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tekom Jahrestagung / IntranetMacher
Stuttgart, 10. November 2015
Nicholas Wrulich – Business Development
Das Mitarbeiterportal – die 10 wichtigsten Funktionen
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USABILITY
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FOKUS AUF RELEVANZ, KONSISTENZ UND NUTZEN
Knowledge Management
Social MediaCollaboration
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Intranet
1. Auf das Wesentliche beschränken
2. Erlernte und gängige Standards einsetzen
3. Orientierung mit klarer Navigationsstruktur
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IMPLEMENTIERUNG & LAUNCH
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ü Schneller Go-Live der Kernlösung
„Minimal Viable Product“
ü „Lernen“ von der Zielgruppe
ü Iterativer Ausbau
ü Kosteneffizienz
ü Zukunftssichere Skalierung
MIT DEM „LEAN STARTUP PRINZIP“ SICHER STARTEN
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MASSNAHMEN ENTSCHEIDEN ÜBER GUTE TREFFER
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= §  CRM
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RESPONSIVE
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DIE RICHTIGE ANTWORT FÜR MOBILE UNTERNEHMEN
§  Jederzeit Zugang von überall
„Mobile Produktivität“
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ZENTRALE BENUTZERVERWALTUNG / SSO
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NUR EINMAL EINLOGGEN – ÜBERALL DRIN
§  Verbesserte User Experience
§  Ein Login/Passwort für alle Applikationen
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PERSONALISIERUNG
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NUR RELEVANTE INFOS TEILEN, FINDEN UND ENTDECKEN
1.  Vorgegebene Personalisierung
2.  Wählbare Personalisierung
3.  Individualisierung
Der	
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GESCHÄFTSPROZESSE NACHHALTIG DIGITALISIEREN
Anwendungsbeispiele:
§  Urlaubsplanung
§  Recruitment
§  Arbeitszeiterfassung
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§  Reisekostenabrechnung
§  Reisebuchungen
§  Bestellwesen
§  Besprechungsraumplanung
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DOKUMENTENMANAGEMENT
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PRODUKTIVITÄT STEIGERN: WO, WER, WANN, WIE, WELCHE VERSION ...
Wichtige Features:
§  Flexible Pflege der Metadaten
§  Versionierung
§  Zugangsberechtigungen
§  Check-in, Check-out bei Bearbeitung
§  Co-Autoren/gemeinsame Bearbeitung
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§  Email-Updates bei neuen Dokumenten
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Dokumente effektiv im Portal verwalten	
  
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KOMMUNIKATION
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ZUSAMMENARBEIT UND AUSTAUSCH FÖRDERN
Sterne	
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WER MISST, MISST OFT MIST
§  Zugriffs- und Besucherzahlen (Vorsicht!)
§  % Intranet-Nutzer & „Power User“
§  Beliebte Suchbegriffe
§  Qualitative Faktoren (z.B. Zufriedenheit mit
den Intranet Funktionen ...)
§  Mitarbeiterprofile (ausgefüllt/vollständig)
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Wir entwickeln homogene Portale und realisieren Self-Service Business Intelligence Lösungen.
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HERAUSFORDERUNGEN
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Heterogene Systemlandschaft
Uneinheitlich gewachsene Legacy-
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ü Ausgezeichnete Bedienoberfläche
ü Schnelle Implementierung mit gebrauchsfertigen Portlets
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ü Responsive Design
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Das Mitarbeiterportal die 10 wichtigsten Features - und wie ihnen Liferay dabei hilft

  • 1. creating digital answers Seite 1 creating digital answers tekom Jahrestagung / IntranetMacher Stuttgart, 10. November 2015 Nicholas Wrulich – Business Development Das Mitarbeiterportal – die 10 wichtigsten Funktionen
  • 2. creating digital answers Seite 2 USABILITY
  • 3. creating digital answers Seite 3 FOKUS AUF RELEVANZ, KONSISTENZ UND NUTZEN Knowledge Management Social MediaCollaboration Social Intranet 1. Auf das Wesentliche beschränken 2. Erlernte und gängige Standards einsetzen 3. Orientierung mit klarer Navigationsstruktur 4. Individualisierung ermöglichen
  • 4. creating digital answers Seite 4 IMPLEMENTIERUNG & LAUNCH
  • 5. creating digital answers Seite 5 ü Schneller Go-Live der Kernlösung „Minimal Viable Product“ ü „Lernen“ von der Zielgruppe ü Iterativer Ausbau ü Kosteneffizienz ü Zukunftssichere Skalierung MIT DEM „LEAN STARTUP PRINZIP“ SICHER STARTEN Daten/ KPIs Ideen MVP Minimierung von Aufwand und Durchlaufzeit Lernen Implementieren Messen
  • 6. creating digital answers Seite 6 SUCHE
  • 7. creating digital answers Seite 7 MASSNAHMEN ENTSCHEIDEN ÜBER GUTE TREFFER IN OUT = §  CRM §  PIM §  ... Inhalte Benutzerführung Qualität der Ergebnisse
  • 8. creating digital answers Seite 8 RESPONSIVE
  • 9. creating digital answers Seite 9 DIE RICHTIGE ANTWORT FÜR MOBILE UNTERNEHMEN §  Jederzeit Zugang von überall „Mobile Produktivität“ §  Content muss priorisiert werden
  • 10. creating digital answers Seite 10 ZENTRALE BENUTZERVERWALTUNG / SSO
  • 11. creating digital answers Seite 11 NUR EINMAL EINLOGGEN – ÜBERALL DRIN §  Verbesserte User Experience §  Ein Login/Passwort für alle Applikationen
  • 12. creating digital answers Seite 12 PERSONALISIERUNG
  • 13. creating digital answers Seite 13 NUR RELEVANTE INFOS TEILEN, FINDEN UND ENTDECKEN 1.  Vorgegebene Personalisierung 2.  Wählbare Personalisierung 3.  Individualisierung Der  Betriebsarzt   kommt  heute...  das   muss  XYZ  wissen.   Ich  brauche  die  Sales   Pipeline  für  das   nächste  Quartal.   Wow,  ich  wusste   nicht,  dass  wir  dies   als  Vorlage  haben!   Das  spart  mir  Zeit.   Push   Pull   Discover  
  • 14. creating digital answers Seite 14 EFFEKTIVE WORKFLOWS
  • 15. creating digital answers Seite 15 GESCHÄFTSPROZESSE NACHHALTIG DIGITALISIEREN Anwendungsbeispiele: §  Urlaubsplanung §  Recruitment §  Arbeitszeiterfassung §  Rechnungen §  Reisekostenabrechnung §  Reisebuchungen §  Bestellwesen §  Besprechungsraumplanung §  ... Effektive Workflows im Portal integriert  
  • 16. creating digital answers Seite 16 DOKUMENTENMANAGEMENT
  • 17. creating digital answers Seite 17 PRODUKTIVITÄT STEIGERN: WO, WER, WANN, WIE, WELCHE VERSION ... Wichtige Features: §  Flexible Pflege der Metadaten §  Versionierung §  Zugangsberechtigungen §  Check-in, Check-out bei Bearbeitung §  Co-Autoren/gemeinsame Bearbeitung §  Templates §  Workflows §  Email-Updates bei neuen Dokumenten §  Offline-Zugang §  ... Dokumente effektiv im Portal verwalten  
  • 18. creating digital answers Seite 18 KOMMUNIKATION
  • 19. creating digital answers Seite 19 ZUSAMMENARBEIT UND AUSTAUSCH FÖRDERN Sterne  &  Likes   Blogs,  Wikis,   Foren   Chats  &  IM   Gruppenräume   &  CommuniMes   Kommentare  
  • 20. creating digital answers Seite 20 ANALYTICS
  • 21. creating digital answers Seite 21 Definieren   Messen  Anpassen   WER MISST, MISST OFT MIST §  Zugriffs- und Besucherzahlen (Vorsicht!) §  % Intranet-Nutzer & „Power User“ §  Beliebte Suchbegriffe §  Qualitative Faktoren (z.B. Zufriedenheit mit den Intranet Funktionen ...) §  Mitarbeiterprofile (ausgefüllt/vollständig) §  Aktive Beteiligung (Posts, Likes, etc.)
  • 22. creating digital answers Seite 22 WER WIR SIND
  • 23. creating digital answers Seite 23 Wir entwickeln homogene Portale und realisieren Self-Service Business Intelligence Lösungen. Personalisierte Portale Social Communities CMS Integration Responsive Design Self-Service BI UNSER FOKUS
  • 24. creating digital answers Seite 24 KUNDEN MIT DENEN WIR ARBEITEN
  • 25. creating digital answers Seite 2525   HERAUSFORDERUNGEN
  • 26. creating digital answers Seite 26 Heterogene Systemlandschaft Uneinheitlich gewachsene Legacy- Systeme und Anwendungen Bedienung vieler Kanäle Adressierung unterschiedliche Vertriebswege und Stakeholder Vielschichtige Prozesse Betriebliche Prozesse erfordern hohen Zeitaufwand und viele manuelle Schritte Kommunikation und Inhalte Kein zentrales CMS, digitale Kommunikation erfolgt häufig einseitig ohne Rückkanal Fehlende Personalisierung Verschiedene Inhalte können nicht zielgruppengerecht dargestellt werden Uneinheitliches Reporting Inkongruente Reports aufgrund unterschiedlicher Datenquellen Datenaufbereitung & Visualisierung Fehlende Dashboards - Implementierung erfordert aufwendige Analyse und IT Komplexe Benutzeroberflächen Unverständliche Benutzerführung und schulungsintensive Anwendungen HERAUSFORDERUNGEN UNSERER KUNDEN
  • 27. creating digital answers Seite 27 empulse / ALLE INRANET FUNKTIONEN ü Ausgezeichnete Bedienoberfläche ü Schnelle Implementierung mit gebrauchsfertigen Portlets ü Umfangreiche Suchfunktionen ü Responsive Design ü Single Sign On ü Personalisierung ü Workflow Framework ü Document Management ü Content Management ü Portlets für Zusammenarbeit & Kommunikation
  • 28. creating digital answers Seite 28 Vielen Dank! empulse GmbH Große Sandkaul 2 50667 Köln Nicholas Wrulich nicholas.wrulich@empulse.de +49 221 / 66 99 05 0 28 Follow us: @empulse_cologne
  • 29. creating digital answers Ihre  Meinung  ist  uns  wichMg!  Sagen  Sie  uns  biSe,  wie  Ihnen  der  Vortrag   gefallen  hat.  Wir  freuen  uns  auf  Ihr  Feedback  per  Smartphone  oder  Tablet   unter   h#p://FTIM03.honestly.de     oder  scannen  Sie  den  QR-­‐Code   Das  Bewertungstool  steht  Ihnen  auch  noch  nach  der  Tagung  zur  Verfügung!  

Hinweis der Redaktion

  1. Im Web ist Usability ein notweniger Bestandteil, um zu überleben. Wenn eine Webseite kompliziert zu nutzen ist, wird sie verlassen. Die Intranet Usability ist für die Mitarbeiterproduktivität entscheidend. Best practise: Wird 10% des Design-Budgets eines Intranet-Projekts in Usability investiert, so werden die Intranet Qualitätskennzahlen verdoppelt!
  2. Usability ist bei Intranet Projekten in allen Funktionsbereichen wichtig: Wie wird der Content organisiert und dargestellt (Knowledge Management) Wie wird der Austausch zwischen Mitarbeitern ermöglicht (Social Media) Wie werden die Prozesse und Workflows abgebildet (Collaboration)    II. Wichtige allgemeingültige Grundsätze zur Usability: Auf das Wesentliche beschränken Erlernte und gängige Standards einsetzen („Erwartungskonformität“, „Principle of Least Surprise““). Orientierung mit klarer Navigationsstruktur Individualisierung ermöglichen (Vorlieben, z.B. Maus/Tastatur, Sprachausgabe)   III. Besonders Wichtig: Usability Testing  
  3. Bei der Umsetzung/dem Start von Intranet Projekten hat sich aufgrund unserer Erfahrung ein Prozess besonders bewährt, nach dem wir bei allen Projekten arbeiten. Zum Glück muss im Gegensatz zu einem Raketenstart nicht schon alles zu 100% konzipiert werden, sondern...
  4. ....wir arbeiten nach dem Lean-Startup-Ansatz, das heißt:   Der Go-Live bei Intranet Projekten erfolgt schnell mit der Kernlösung (Minimal Viable Product bzw. Minimales funktionsfähiges Produkt). Danach wird von der Zielgruppe gelernt und Funktionen iterativ ausgebaut Das Vorgehen ist kosteneffizient und zukunftssicher.
  5. Die Intranet Suche ist wohl eines der erfolgskritischsten Funktionen überhaupt. Durchschnittlich sind nach Studien Mitarbeiter bis zu 2h täglich mit der Suche nach relevanten Informationen beschäftigt. Das entspricht ¼ ihrer Arbeitszeit >> von Jan-März nur Suche
  6. Die Maßnahmen zur Optimierung der Suche sind nicht nur technisch, sondern umfassen: Die Optimierung der Inhalte und Meta-Daten: „Garbage In – Garbage Out“ Die Optimierung der Benutzerführung: Google ist hier Standard! (Gleiche Erwartungen an ein Intranet) Die Optimierung der Egebnisqualität: z.B. auch die Indexierung von Dokumenten und Files / Externen Systemen.
  7. In einer heutigen mobilen Welt mit iphones und Tablets ist eine Optimierung aller Inhalte für Mobile Geräte oft notwendig und entscheidend.
  8. Dass sich die Inhalte Responsive darstellen lassen, erhöht signifikant die „Mobile Produktivität“ der Mitarbeiter (Abrufen von Inhalten „on the road“ oder Zu Hause) Zusätzlich muss der Content Responsive priorisiert werden, damit die wichtigsten Informationen mobil sofort verfügbar sind (> das hilft auch die Usability zu erhöhen)
  9. Wieder im Sinner der Intranet-Usability spielt eine Zentrale Benutzerverwaltung und damit einhergehend die Sigle Sign-On Funktion eine wichtige Rolle.
  10. Der Intranet –Nutzer muss sich mit SSO nur einmal morgens in die Applikation reinloggen und hat Zugang zu allen Intranet Funktionen. Dies ist eine riesen Erleichterung und man braucht sich nicht viele verschieden Passwörter merken.
  11. Personalisierung bedeutet: Aus der Fülle an Informationen und Prozessen, möglichst präzise dem Nutzer das zur Verfügung zu stellen, was er gegenwärtig sucht und benötigt. Insofern ist die Personalisierung wieder eine Subfunktion einer guten Usability.
  12. Relevante Information kann im Intranet auf 3 verschiedenen Kommunikationsebenen betrachtet werden: Inhalte werden „verteilt“, „gesucht“ oder „entdeckt“ Die Personalisierung kann jeweils hierbei (a) vorgegeben werden, (b) frei wählbar sein oder Individualisiert werden (z.b. Widgets)
  13. Eines der großen Herzstücke des Intranets ist es, effektive Workflows abzubilden und so die Zusammenarbeit effektive zu verbessern. Das Abbilden von Workflows ermöglicht essentielle Kosteneinsparungseffekte für Unternehmen und kann als das „hard cost“ Argument eines Intranets gesehen werden.
  14. Die Anwendungsfälle für die Abbildung von Workflows sind extrem vielfältig Hier sind nur ein paar Beispiele aufgeführt, wie z.B. die Urlaubsplanung und diverse HR-Prozesse
  15. Nicht weniger wichtig und von tragender Bedeutung ist auch ein transparentes und klar organisiertes Dokumentenmanagement Jeder kennt die Situation (oft bei einem selbst) oder im Unternehmen: wo ist das richtige Dokument, was ist gerade aktuell, wer ist verantwortlich, etc.
  16. Ein Dokumentenmanagement steigert die Produktivität oft erheblich . Z.B. eine klare Versionierung und Zugangsberechtigung kann effektiv organisiert werden. Der Bearbeitungs-Workflow von Dokumenten (Check-in/Check-out oder Co-Autoren) läuft sonst oft in Unternehmen eher chaotisch und ungeordnet.
  17. Neben der Optimierung von Workflows und Dokumenten, sind die Funktionen zur Kommunikation und Austausch von tragender Bedeutung. Die sozialen Medien werden heute auch als „die neuen Fertigungslinien“ bezeichnet.
  18. Hier einige Beispiele der Förderung der Zusammenarbeit und des Austauschs. Mit Gruppenräume und Communities werden z.B. Aufgaben, Termine und Meilensteine verwaltet. Ein Blog kann z.B. als CEO-Blog oder Fachblog eingerichtet werden. Als Wiki kann ein Unternehmensglossar oder eine IT-Support Wissensdatenbank fungieren. Ein Rating (Sterne/Likes) kann z.B. Einfluss auf die Suchergebnisse haben (hoch geratete Inhalte oben...) Kommentare: Entwicklung hin zu einer Dialogkultur! Diskussionen, wenn auch kontrovers ruhig zulassen. (Z.B. über den CEO Blog)
  19. Viele Unternehmen setzen zu wenig Priorität auf die Messung und Optimierung des Intranets
  20. Bei der Messung ist mit Vorsicht vorzugehen, denn „wer misst, misst oft Mist“- Zum Beispiel zeigen die Zugriffs- und Besucherzahlen (abgesehen von einer Datenschutzproblematik) nicht den Nutzwert einer Information im Intranet an. Was man auch unter die Lupe nehmen kann, sind z.B. Beliebte Suchbegriffe und Qualitative Faktoren (wie z.B. die Zufriedenheit mit Funktionen).
  21. Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass empulse alle die gerade aufgeführten Funktionen optimal unterstützt. Viele Funktionen sind „out-of-the-box“ bereits integriert und müssen nur noch angepasst / scharfgeschalten werden. Zudem gibt es eine ganze Reihe von Protlets für Workflows und zur Abbildung von Kommunikations-Funktionen.