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Business Process Management



       Michael Rosemann
Queensland University of Technology



    São Paulo, 7 de Outubro de 2009
Exercício de aquecimento: Como melhorar?




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Primeira Tarefa: Stakeholders e Seus Objetivos




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Matriz de Objetivos dos Stakeholders




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009   4
Melhoria de Processos Através de Investimento em Recursos




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
A Causa Raiz: Processos “Compostos”




                        90 %               90 %      90 %   90 %   90 %




                                                   = 59 %


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Melhoria de Processos – A Prioridade Número 1




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009   Gartner (2009)   9
Objetivos – Agenda – Perguntas




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Objetivos desse Seminário


           • Fazer da melhoria de processos menos que uma arte

           • Entender BPM a partir de seis dimensões diferentes

           • Aprender aplicando idéias em vários pequenos casos

           • Trocar experiências a respeito do tema

           • Aproveitar o dia




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Agenda




           9.30 – 10.00           Facetas de BPM – Experiências Globais

           10.00 – 10.45          Alinhamento Estratégico de BPM

           10.45 - 11.15          Coffee Break

           11.15 – 12.00          Governança em BPM

           12.00 – 12.45          Métodos em BPM

           12.45 – 14.00          Almoço

           14.00 - 14.45          Sistemas de Informação Orientados a Processos

           14.45 – 15.30          Pessoas e Cultura


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Suas Expectativas



                          Com a chegada
                            da nova                expectativas são
                          administração...         sempre altas...




                               então
                            precisamos              baixando as
                            ir direto ao            expectativas.
                            trabalho...




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Os Processos Escondidos


          •    Os processos existem desde o momento em que criamos
              uma organização

          •    No entanto, frequentemente nos falta consciência sobre
                – como nossos processos aparentam ser;
                – como eles são atualmente realizados;
                – como eles podem ser melhorados;

          • As causas raiz são:
                – foco funcional;
                – visões alternativas;
                – falta de habilidade para a gestão
                  de processos.

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
O Escopo Alternativo de BPM



          • Sistema de informação com conhecimento sobre
            processos:
                – foco: automatizar processos

          • Projeto de redesenho de processo:
                – foco: melhorar um processo selecionado

          • Abordagem organizacional:
                – foco: conhecimento organizacional

          • Iniciativa trans-organizacional:
                – foco: rede de valor do negócio




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009           15
Os Componentes Críticos de BPM



                       Contexto Organizacional

                                 Cultura


           Alinhamento                             Pessoas
                               Processo
           estratégico
                              Sucesso do
                               negócio
                  TI                               Métodos
                               Successo

                              Governança




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009             16
Modelo de Maturidade em BPM aponta seis fases para uma
adoção bem sucedida de BPM

O modelo de maturidade na gestão de processos de negócio provê orientações sobre como sua
organização pode endereçar de forma mais fácil os desafios de se tornar uma empresa gerida por
processos.




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
O Modelo de Maturidade de BPM




                                                                                                                      Fatores
       Alinhamento                                               Tecnologia de
                            Governança             Métodos                           Pessoas            Cultura
       Estratégico                                                Informação

                              Tomada de
                                                 Desenho &         Desenho &         Expertise &      Respostas à
       Plano de Melhoria      Decisão em
                                                Modelagem de      Modelagem de      Habilidade em     Mudança em
         de Processos         Gestão de
                                                 Processos         Processos         Processos         Processos
                              Processos

         Capacidade de          Papéis e       Implementação &   Implementação &   Conhecimento de      Valores &




                                                                                                                      Áreas de Maturidade
       Ligação Estratégia   Responsabilidade     Execução de       Execução de        Gestão de        Crenças de
          & Processos       s nos Processos       Processos         Processos         Processos        Processos

                             Ligação entre
                                               Monitoramento &   Monitoramento &     Educação e        Atitudes &
         Arquitetura de       Métricas &
                                                 Controle de       Controle de     Aprendizado em    Comportamentos
          Processos         Desempenho de
                                                 Processos         Processos         Processos        de Processos
                               Processos

        Mensuração de         Padrões de            Melhoria &      Melhoria &      Colaboração e      Atenção da
          Output de           Gestão de            Inovação de     Inovação de     Comunicação em    Liderança para
          Processo            Processos             Processos       Processos        Processos         Processos

                                                  Gestão de         Gestão de
          Clientes &          Controles de                                           Líderes da      Redes Sociais
                                                  Projetos e        Projetos e
       Stakeholders dos        Gestão de                                             Gestão de       para Gestão de
                                                Programas de      Programas de
          Processos            Processos                                             Processos         Processos
                                                 Processos         Processos



Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                                                                            18
Sinais de Maturidade




           O foco da Gestão de Processos de Negócio
            está mudando de questões metodológicas
            para questões culturais, organizacionais e
                           gerenciais.




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
BPM Roadmap
         - Um Grande Banco




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Avaliação de Maturidade de BPM
          - Grande Companhia de Mineração

                                                   Maturidade de Gestão de
                                                    Processo de Negócios




                                                                                                                                  Fatores
    Alinhamento          Governança                Métodos         Tecnologia da            Pessoas              Cultura
    Estratégico                                                     Informação


   Plano de Melhoria    Tomada de Decisão        Desenho e            Desenho e            Expertise e         Resposta a
     de Processos         em Gestão de          Modelagem de         Modelagem de         Habilidade em        Mudança em
                           Processos              Processo             Processo            Processos            Processos


     Capacidade de          Papéis e           Implementação e      Implementação e      Conhecimento de     Valores e Crenças




                                                                                                                                  Áreas de Capacitação
   Ligação Estratégia   Responsabilidades        Execução de          Execução de           Gestão de          de Processos
      & Processos        nos Processos            Processo             Processo             Processos


     Arquitetura de     Link de Métricas e       Controle e            Controle e          Educação e          Atitudes e
      Processos          Performance de        Mensuração de         Mensuração de       Aprendizado em      Comportamentos
                            Processo             Processo              Processo            Processos          de Processos


   Mensuração de        Padrões de Gestão    Melhoria e Inovação   Melhoria e Inovação    Colaboração e          Atenção da
  Output de Processo      de Processos          de Processo           de Processo        Comunicação em        Liderança para
                                                                                           Processos             Processos


       Clientes e          Controles de       Gestão de Projetos   Gestão de Projetos    Líderes da Gestão   Redes Sociais para
    Stakeholders de         Gestão de          e Programas de       e Programas de         de Processos         Gestão de
       Processo             Processos             Processos            Processos                                Processos
                                                    © QUT – BPM Research Group
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009       March 25, 2013 - Slide 21
Avaliação de Maturidade em BPM –
        Questionário




                                                   …



Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Provedor de Serviços Compartilhados para Governo

 Alinhamento   Governança   Métodos   Tecnologia da   Pessoas   Cultura
 Estratégico                           Informação
Resultados no Brasil




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Modelo de Maturidade em BPM
        - Aplicação em uma Empresa de Transporte



                                                   Retirado   Retirado




                Retirado




          Retirado




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                         25
Agenda




           9.30 – 10.00           Facetas do BPM – Experiências Globais

           10.00 – 10.45          Alinhamento Estratégico de BPM

           10.45 – 11.15          Coffee Break

           11.15 – 12.00          Governança em BPM

           12.00 – 12.45          Métodos em BPM

           12.45 – 14.00          Almoço

           14.00 – 14.45          Sistemas de Informação Orientados a Processos

           14.45 – 15.30          Pessoas e Cultura


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Definição de Sucesso em BPM?




               Como você sabe que no horizonte de um
                  ano sua iniciativa de BPM foi bem
                              sucedida?




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Estratégias Identificadas para Aumentar o
         Comprometimento de Executivos


             Alinhe BPM à estratégia via:
             •   Matriz de Objetivos por Stakeholder
             •   Balanced Scorecard / Mapa Estratégico
             •   Visão por Processos
             •   Princípios para o Desenho de Processos
             •   Arquitetura de Processos
             •   Gestão do Portifólio de Processos
             •   Métricas de Processos


             e venda BPM de forma apropriada.

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009          28
Exercício: Dilema de Phil




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009   29
O Círculo Vicioso



                                                      Motivatar
                                                   Projetos de BPM




                     Benefícios                                      Implementação
                      de BPM                                             do BPM



                                                      Levam à
                                                     confiança
                                                    em evidência




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Estratégias Identificadas para Aumentar o
         Comprometimento de Executivos


          •    Demonstrar resultados do negócio (24)
          •    Ganhar patrocínio e envolvimento (16)
          •    Educar sobre BPM (12)
          •    Conectar às diretrizes do negócio (12)
          •    Desenvolver mecanismos de governança (11)
          •    Apresentar uma prova de conceito sobre BPM (10)
          •    Modelo comum para transformação de negócios (9)
          •    Estratégia de comunicação (7)



Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                 31
Diferentes Percepções sobre BPM
        - Abaixo ou Acima da Linha?

                                                   Satisfatório




      Expectativas                                                  Expectativas
     não cumpridas                                                   superadas




                                                   Insatisfatório
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                   32
Contando histórias


            Padrão de histórias de sucesso:
             – compreensíveis
             – contadas do ponto de vista de um único
               antagonista
             – uma certa estranheza, um pouco esquisito
             – encarnar a idéia de mudança o máximo possível
             – devem ser recentes
             – devem ser verdadeiras mas não devem extrapolar (“o conto
               deve ser real”)
             – precisam ser contadas da maneira mais simples possível
             – precisam ter um final feliz

                                                   Steve Denning, 2006
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                          33
Uma história de BPM
        - Contada em um Banco




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009   34
Razões Pelas Quais Nós Não Vendemos bem BPM



          • pessoas de processo não são pessoas de vendas
          • eles falam de modelagem, arquitetura, frameworks, mas
            não de benefícios corporativos
          • eles posicionam BPM como uma atividade separada em
            vez de integrada
          • eles falam uma língua que pessoas de fora não entendem
            (BPMN, Six Sigma, SOA, ITIL, etc.)
          • eles têm responsabilidade pelo desenho de processo e
            não pela implementação
          • eles não individualizam suas mensagens
          • eles não estão interessados em fatores críticos de
            sucesso
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Interesse x Importância

           O Que Importa                           O Que Nós Gostamos
          Apoio da Alta Gestão                     Modelagem de Processos
          Cultura                                  Governança de Processos
          Liderança                                Arquitetura de Processos
          Governança/Framework/Disciplina          Arquitetura Empresarial
          Atingir Expectativas / Entregar Valor Gestão da Mudança
          Habilidades de BPM                       Mensuração de Processos
          Demanda/Necessidade/Apetite por          Vender BPM
          Mudança
          Comunicação                              Pessoas em Processos
          Alinhamento Estratégico                  Futuro de BPM
          Pessoas                                  Regras de Negócios

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Framework de Benefícios do BPM




               Setup                        Estrutura    Implementação        Utilização
        (ex.: ferramenta,                    (as-is,    (organização, TI,   (performance
             método)                         to-be)          cultura)       do processo)




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Framework de Benefícios do BPM




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Notação: Cadeia de Resultados




                Iniciativa A

                                                   Benefício            Benefício
                                                      1                    2
                Iniciativa B



                                                               Iniciativa C
                                             results chain
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Três Casos de Estudo




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Alinhamento Através da Visão por Processos


          • Uma visão por processos consolida os objetivos do
            projeto de melhoria de processos
          • Cria consenso entre os stakeholders
          • Precisa estar alinhada com a visão corporativa
          • Torna-se um atributo do processo




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                41
Visão de BPM no Governo de Queensland, Austrália




        Nosso mantra para avançar...

                 um                                mesmo    melhor
               caminh                              caminh   caminh
                  o                                  o        o




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Alinhamento via Visão por Processos: Exemplo




              Por exemplo:
              “O processo de compra e venda é crítico para alcançar
              um alto índice de satisfação do cliente, que gere novos
              lucros e a continuidade dos negócios. O processo irá, de
              forma eficiente, entregar a informação correta ao cliente e
              aos stakeholders envolvidos, na primeira tentativa, dentro
              do tempo requisitado.”



          …e para o nosso restaurante?


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                            43
Alinhamento por Princípios para Desenho de
        Processos


         •     Conjunto de 3 a 5 princípios que convertam a visão de
              processos em diretrizes mais operacionais
                – ex.: ‘o máximo possível sem papel’, ‘o mais padronizado possível’
         •     Refletir as intenções organizacionais
         •     Ser endossado pelo executivo sênior / dono do processo
         •     Guiar a execução operacional da melhoria de processos




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                      44
Estudo de Caso: Grande Empresa de Seguros

          • Uma das maiores empresas de seguro da Australiasia
          • Direcionadores de mudança:
                – Queda de satisfação do cliente (front-office)
                      • cliente precisa acompanhar o status do pedido
                      • longo tempo de processamento
                – Elevado número de processos de reclamações independentes
                  devido às fusões anteriores (back-office)
          • Patrocinador: Executivo Geral de Reclamações (relatórios
            ao CEO)
                – melhorar a satisfação do cliente
                – padronizar o tratamento dos pedidos
                – ser THH-neutro

          • Cinco semanas para modelar processos (Agosto 2009)
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Estudo de Caso: Empresa de Seguros
        - Visão por Processos




              Um conjunto de processos de reclamações que
             garantem um alto atendimento ao consumidor
             através da prestação de entregáveis simples, com
             níveis de serviços satisfatórios e baixo custo de
             entrega em relação ao acordado com o
             consumidor.




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Estudo de Caso: Empresa de Seguro
         - Princípios para o Desenho de Processos



          • Triagem inteligente no primeiro contato
          • Resolver todas as reclamações simples no primeiro e
            segundo contato
          • Pró-atividade na gestão de reclamações através do
            contato com o cliente
          • Atividades claramente definidas e conhecidas para cada
            processo.
          • Linha de visibilidade bem definida
          • Maximixar os serviços compartilhados através do negócio
            quando não há necessidade de contato com o cliente.

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Estudo de Caso: Empresa de Seguro
          - Atividades

          • Identificar todos os cenários de reclamações (12)
          • Modelagem de mapas agregados de as-is
          • Desenvolver o cenário atual
                – ex. submissão online de reclamações
                – Triagem inteligente conduzindo ao erro 0
          • Definir as métricas e expectativas claras dos processos
          • Desenvolver um plano complementar de recursos
                – Realocar pessoas do back-office para o front-office
          • Propor planos de implementação e comunicação
          • Passar as reclamações “chave” para times de projeto
            separados

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Alinhamento via Métricas de Processos


          • Defina (as poucas e críticas!) métricas de processos que
            refletem de forma apropriada a intenção estratégica
          • Defina claramente cada métrica e como ela pode ser
            medida de maneira eficiente e efetiva
          • Posicione essas métricas nos seus modelos de processos
            de
          • Capture as expectativas do cliente de forma explícita nos
            modelos de processos
          • Garanta a governança adequada, i.e. ownership da
            métrica



Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Constatações em Processos: Análise de Estudo
        - Exemplo: Governo – Processo de Recrutamento




            Equipe 3




            Equipe 2




            Equipe 1




            Pedir receita para propaganda   Checar fontes de informacao      Contactar agencia para infos    Checar por Deployee

            Entrar na base de dados         Checar qualidade                 Preparar descricoes de papeis   Entrar no RASP
                                                                                                             Preparar Aplicacao do kit de
            Preparar propaganda             Carregar PDs em PDs online       Enviar email s de confirmacao
                                                                                                             informacoes
            Rever aparëncia da propaganda   Prover avisos para clientes      Documentar arquivo              Enviar emails de aviso a Regional
                                                                                                             SSA
                                            Gravar em QPS databases/ store
            Retrabalho
                                            PDs


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Constatações em Processos: Impacto
                                             - Exemplo: Governança – Processo de Recrutamento

                                                                                                            Entrar no                               Anúncio aparece no
                                                                                                           RecruitASP                                  Smartjobs &
                                                                                                              Lite                                       Govnet

                                                                                Entrar dado em várias                       Disparado por data de
                                                                                   bases de dados                              início no RASPL                           Economi
                                                                                  despadronizadas                                                                        a de FTE
      Agência de Serviços Compartilhados (ASC)




                                                                 Receber                                Criar template de                               Anúncios
                                                                Formulário                                 anúncio na                                 aparecem na
                                                                em Papel                                imprensa e online                            mídia desejada
                                                                                                                             Disparado por data
                                                                                                                             publicação na mídia


                                                                                                                                                     Anúncio aparece
                                                                                                           Entrar no
                                                                                                                                                     no Smartjobs &
                                                                                                          RecruitASP
                                                                                                                                                         Govnet
                                                                                                             LIte
                                                 Estágio 1




                                                                                  Entrar dados em                           Disparado por data de
                                                                                   uma base de                                 início no RASPL                             4 FTE
                                                                                       dados                                                                             $ 312.000
                                                                                    padronizada
                                                                 Receber                                Criar template de                               Anúncios
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                                                                interativo                              imprensa e online                            mídia desejada
                                                                                                                             Disparado por data
                                                                                                                             publicação na mídia


                                                                                                                                                    Anúncio aparece no
                                                                                                                                                       Smartjobs &
                                                                                                                                                         Govnet
                                                 Estágio 2




                                                                                     Solução de
                                                                                      workflow                              Disparado por data de
                                                                                 automatizada auto-                            início no RASPL                            13 FTE
                                                                                     gerenciada                                                                            $ 1M
                                                                  Receber
                                                                                                                                                        Anúncios
                                                                 Aquisição
                                                                                                                                                      aparecem na
                                                             Integrada/ eForm
                                                                                                                                                     mídia desejada
                                                                 Dinâmico                                                    Disparado por data
                                                                                                                             publicação na mídia



Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Lições Aprendidas neste Estudo de Caso


          • Necessidade de se envolver o pessoal operacional nas
            revisões dos processos.
                – gerentes não estão familiarizados com os detalhes dos processos.
                – supervisores falam mais sobe ‘should-be’ do que ‘as-is’
          • Balanceamento entre o envolvimento do pessoal com o
            comprometimento da equipe
          • Boa informação é crítico – entender os problemas e o caso
            para mudança
          • Necessidade de foco em medição em uma cultura que não
            está habituada a tal
          • Assegurar habilidades adequadas em análises estatísticas
            dentro do time
          • Tensão entre redução do THH e ganho cooperativo
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Alinhamento via Arquitetura de Processos
         - Exemplo: Varejo


                                                      Planej. Est
                                                         EIS

                                                     Controladoria




                                 Contratante                               Marketing


                                 Gestão de                                  Vender
                                  Pedidos

                                 Entrada de                                Saída de
                                                       Armazem
                                 Mercadorias                              Mercadorias


                               Verificação de
                                                                          Faturamento
                                  Faturas

                                  Contas a                                 Contas a
                                   Pagar                                   Receber



                                        Contabilidade Geral e Gestão de Ativos
                                                Contabilidade de Custos
                                                   Recursos Humanos

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                        53
Arquitetura de Processos
         - Seguros


                                                               Gestão
                                                              estratégica
                                                 Desenvolvimento               Relação com
                                                   Corporativo                  Investidores

                           Processos de Gestão
                                             Gestão e                               Desenvolvimento
                                        Avaliação de Riscos                         de Mercado

                                                              Vendas e Marketing

                                              Gestão              Política             Gestão
                                            de Serviços       de Assistência      de Relacionamento

                                                          Recebimentos e Despesas

                                                           Gestão de Ativos
                      Processos de Negócio
                              Finanças/         Jurídico/
                            Controladoria      Auditoria
                                                          Resseguro                  TI          RH

                      Processos de Suporte

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                                      54
Alinhamento via Gestão do Portfólio de Processos
         - Exemplo: Rede de Varejo Australiana


         Foco Primário

                                   Alto
                                                                                                  F




                                    Importância (Prioritário)        D       E                                T




                                                                             C                  G W    Z


                                                                         I       K               A N


                                                                             H               P    U    V      X


                                                                             B       J      Y    M    R


                                                                                                  Q


                                                                                                 L    O
                                  Baixo
                                                                Ruim                                              Bom
                                                                 0                   Desempenho do Processo        4




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                                                        55
Coffee Break




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Agenda




           9.30 – 10.00           Facetas do BPM – Experiências Globais

           10.00 – 10.45          Alinhamento Estratégico de BPM

           10.45 - 11.15          Coffee Break

           11.15 – 12.00          Governança em BPM

           12.00 – 12.45          Métodos em BPM

           12.45 – 14.00          Almoço

           14.00 - 14.45          Sistemas de Informação Orientados a Processos

           14.45 – 15.30          Pessoas e Cultura


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Três níveis da Governança de Processos




                 Governança da Gestão de Processos de Negócio
                        - Provendo maturidade para gestão de processos -


                Governança do Ciclo de vida na Gestão de Processos
                                   - Realizando mudanças no processo -


                              Governança da Execução do Processo
                          - Orientando e controlando as operações diárias -




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                              58
Funcão vs Processo




                                                   Função 1   Função 2   Função 3


    Dono do
                           Processo 1
    Processo 1

    Dono do
                           Processo 2
    Processo 2

    Dono do                Processo 3
    Processo 3




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                    60
Os Principais Atores


                          O quão alto ele se encontra na hierarquia organizacional?

                                                   Patrocinador BPM




                Dono do Processo                                  Gestor do Processo


                     Process Member                                   Process Analyst
                       Process Member                                   Process Analyst
                         Process Member                                   Process Analyst
                           Process Member
                                Participante                                Process Analyst
                                      do Processo                            Analista do Processo




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                                    61
Exemplo: Prestador de Serviços Financeiros
        Responsabilidades do Dono do Processo




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009     62
Qualificação Chave de um Dono de Processo




             Você tem empreendedores suficientes que
                  podem virar donos de processo?




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Papéis típicos de um dono de processo


          • Cooperação nos processos de negócio
                – Ex:. Estratégia, visão, métricas
          • Gestão do desempenho do processo
                – Acompanhar e avaliar as métricas do processo
          • Conduzir o redesenho do processo
                – identificar, levantar, selecionar implementar
          • Comunicação
                – Executivos sênior, stakeholders do processo
          • Facilitar de Workshops
                – Avaliação dos impactos no Processo
          • Administrar a documentação de governança
                – Políticas e processos




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                  64
Dono do Processo


          • Guardião dos conhecimentos e responsabilidades
            associados ao processo
          • Tipicamente alocado nas linhas de negócio
          • Aprova qualquer mudança no processo
          • Consolida os stakeholders/interesses ao longo de um
            processo (portifólio)
          • Dedicação parcial / dedicação integral
          • Possui orçamento/ Não possui orçamento
          • Incentivos potencialmente alinhados com o desempenho
            do processo
          • Pode ser supervisor de donos regionais de processo
          • Apoiado pelo gestor do processo

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                   65
Exemplo: Framework de Tomada de Decisão
         - Grande Fornecedor de Serviços Financeiros
                                                                                                Diretor de
                                                                         Aplicável? Chefe de                 Dono de    Concept/ Opp   Gestor de
                        Protocolo de Mudança em Processos                                       Unidade de
                                                                           (S/N)    Operações                Processo     Owner **     Projetos
                                                                                                 Negócio
      Identificação de oportunidade
      Problemas ou oportunidades identificados

      Problemas ou oportunidades revistos e concept owner definido

      Decisão se é necessário avaliação de impacto
      Avaliação de impacto e Definição da proposta
      Análise de Impacto e avaliação conduzida
      Documento da proposta preparado e submetido
      Revisão da proposta e Acordo
      Proposta de mudança/projeto revisada (metodologia a ser seguida)

      Proposta de mudança/projeto aprovada, negada ou modificada

      Set-up e Planejamento
      Patrocinadores definidos
      Estrutura de governança acordada
      Desenvolvimento do Caso do Negócio e Revisão

      Plano de Mudança desenvolvido e signed off

      Plano de Mudança comunicado e acordado com os stakeholders

      Checklist de implantação da mudança desenvolvido e signed off

      Validade frente à visão por processos
      Caso de negócio preparado e submetido para revisão

      Caso de negócio aprovado, negado ou modificado

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                                                                                   66
Exemplo: Nova Produtos Químicos

           NOVA Liderança
             Executiva                         Executivos Donos do Processo



                                                                                    Lider do Processo
     Cadeia de      Cadeia de      Gestão da         Gestão      Gestão de   BPIM
     Demanda       Suprimentos     produção        financeira     pessoas




                                                                                         Processos Funcionais




                                                                Donos do
                                                                 Processo




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                                       Nova (2005)   67
Exemplo: Polish Telecomunicações
        - Donos do Processos Regionais




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009   68
Modelo de Governança
   Grupo                                                   Composição                                         Objetivo:

   Equipe Executiva                                        •   Diretor & Responsáveis Diretos                 •   Revisão estratégica do focos das áreas
                                                                                                              •   Confirmar o direcionamento

                                                                                                              6 meses

   Comitê Estratégico de Processo                          •   Diretor da unidade de negócio                  •   Revisar o desempenho do Processo
                                                           •   Supervisor de operações                        •   Priorizar o fóco das áreas
                                                           •   Diretor de Riscos & Compliance                 •   Suportar a implementação
                                                           •   Responsável pelo planejamento financeiro
                                                                                                              Trimestral

   Fórum dos Donos de Processos                            •   Supervisor de operações                        •    Rever desempenho / saúde do processo.
                                                           •   Dono do processo                               •    Confirmar a priorização e alocação dos
                                                           •   Representantes selecionados das unidades de        esforços
                                                               negócio                                        •    Informar as equipes das unidades de negócio

                                                                                                              Mensal

   Comitê Consultivo de Processo                           •   Convidados Internos.                           •    Atuar como provocadores para contribuir e
   (formado em regime especial para ondas específicas de
   melhoria de processos selecionados)
                                                           •   Convidados Externos (Inovadores, Fututistas,       para questionar os pressupostos subjacentes
                                                               especialistas em TI)                               às principais mudanças no processo principal

                                                                                                              Sob Demanda

   Equipe de Processos                                     •   Dono do Processo                               •   Grupo de trabalho colaborativo
                                                           •   Especialistas no Processo                      •   Melhoria dos processos identificados
                                                           •   Gestor do Processo (Se aplicável)              •   Promover a excelência dos processos
                                                           •   Analistas do Processo
                                                           •   Recursos Técnicos (determinado conforme        Sob Demanda
                                                               necessário)


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Serviços Típicos de um Escritório de Processos


          •   Avaliação da Maturidade em BPM
          •   Alinhamento Estratégico
          •   Modelagem de Processos
          •   Gestão do Respositório de processos
          •   Melhoria de Processos
          •   Projeto de Sistemas de Informação Orientados a Processos
          •   Automação de Processos
          •   Gestão da Mudança nos Processo
          •   Gestão de Projetos de BPM
          •   Governança de Processos
          •   Conformidade de Processos
          •   Medição de Desempenho de Processos
          •   Investigação e auditoria de Processos
          •   Educação/Treinamento em (Gestão de) processos
          •   Gestão do Portifólio de Processos
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                         70
O Portfólio de demanda vs capacidade de
        entrega




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009   71
Exemplo 1: Departamento do Governo do Estado




                                                       Capacidade
                                                       de Entrega




Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                    72
Exemplo 2: Provedor de Serviços Públicos Australiano

                        Gestão de mudanças em                                                    Governança (10)
                        Processo(8)

                                                     Avaliação de                    Ideal
                                                      Maturidade (1)

                             Vacuum                                                Melhoria de
                                                                                   Processos (5)
                                                Processo de
                                                                                    Conformidade de
    Demanda




                                                 Construção de Sistemas (7)
                                                                                     Processos (11)

                 Processo de                                                                     Modelagem
                                                              Gestão de                          de Processos (3)
                  Desenho
                                                               Projetos (9)
                  de Sistemas (6)
                                      Processo de
                                      Medição (12)
                                                                                                                                    Desejado 2008/Tendância 2009

                                                                                                                      Categoria Significativa
                  No Action                                                   Alinhamento
                                                                               Estratégico (2)                      Categoria menos significativa
                         Investigação de
                          Processo (13)
                                                                 Potential over                                     Capacidade de Planejamento
                                                                                           Educação
                                                                 engineered                (14)
                                                                                                                    Corporativos
                                                                                                                        Outras Capacidades

                                                                                                                      Misturas de Capacidades
                                                     Gestão de                              Gestão do
                                                     Portifólio (15)                        Conhecimento (4)                  Capacidade pode ter resultados mais efetivos se
                                                                                                                              entregues pro diferentes partes da corportação.
                                                                                                                              Tendências serão atingidas através de
                                                                                                                              iniciativas específicas, como educação e

                                                            Capacidade
                                                        Capacidade de Entrega
                                                                                                                              marketing



Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                                                                                                                                73
Nomes de Marcas

           •   Grupo de Melhoria de Processos
           •   Excelência no Negócio
           •   Processos de Negócio & Sistemas
           •   Maturidade do Processo
           •   Serviços de Processos de Negócio
           •   Desenvolvimento Corporativo
           •   Equipe de BPM
           •   Escritório de Processos
           •   Grupo de Melhoria nos Negócios
           •   Grupo de BPM
           •   Escritório de Arquitetura de Processos
           •   Centro de Excelência em BPM

Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009        74
Reportar para….

         •     CFO – Diretor Financeiro
         •     CIO – Diretor de TI
         •     CTO – Diretor de TI
         •     Diretor Global de Serviços
         •     Diretor Global de Processos de Negócio & Aplicações
         •     Gerente de Recursos Humanos
         •     Gerente de Operações
         •     Diretor de Desempenho e Melhorias
         •     Diretor do escritório de projetos
         •     Diretor Executivo de TI
         •     Gerente de Soluções Empresariais (IT)
         •     Presidente de Atendimento ao Cliente



Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009                     75
Comparação entre Demanda – Capacidade de
        Entrega
                                              (D > C)
                 Automação de Processo
       Processo de Gestão de Mudanças
     Processo de gestão de desempenho
                  Melhoria de Processos.
              Processo de Conformidade
                   Avaliação de Processo
                 Modelagem de Processo
                Governança de Processos
       Gestão de Portfólio de Processos
             Gestão de Projetos de BPM
                   Gestão do Repositório
     Projeto de Sistemas de Informação
                 Orientados a Processos
  Educação/Treinamento em Processos
                Alinhamento Estratégico
     Avaliação da Maturidade em BPM


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009        76
Um Framework para
         Operação do Escritório de Processos



                                                   GESTÃO
                                                          PG01 Desdobrar
                                                                                                                                                                     PG06 Avaliar
                                                         Estratégia para os
                                                                                         PG03 Planejar                                                            Resultados de BPM
                                                             Processos                                         PG04 Programar          PG05 Monitorar
                                                                                         Evolução dos
                                                                                                               Serviços de BPM         Serviços de BPM
                                                                                        Serviços de BPM
                                                      PG02 Analisar Demandas                                                                                       PG07 Disseminar
                                                        por Serviços de BPM                                                                                         Cultura de BPM



                                                   SERVIÇOS INTERLIGADOS
                                                                                                           SERVIÇOS CENTRAIS
                                                     SG01 Implantar                                                                                                           SG06 Auditar
                                                                                         SC01 Atualizar                  SC06Monitorar
                                                     Lean e Six Sigma                                                     Monitorar                                             Processos
                                                                                         Cadeia - Atualizar
                                                                                           SC 1 de Valor                 Desempenho de Processos
                                                                                           Cadeia de Valor                Desempenho de Processos
                                                     SG02 Implantar                      SC02 Mapear                     SC07Prover                                             SG07 Gerir
                                                     Modelo de Referência                  Mapear
                                                                                         Processos (AS-IS)                Prover
                                                                                                                         Capacitação em BPM                    Riscos e Controles Internos
                                                                                           Processos (AS-IS)              Capacitação em BPM
                                                     SG03 Especificar                    SC03 Melhorar                   SC08 Verificar                                        SG08 Gerir
                                                     Sistemas                              Melhorar
                                                                                         Processos (TO-BE)                 Verificar
                                                                                                                         Conformidade de Processos            Competências por Processos
                                                                                           Processos (TO-BE)               Conformidade de Processos
                                                     SG04 Automatizar                    SC04 Atualizar                  SC09 Gerir                                             SG09 Gerir
                                                     processos                             Atualizar
                                                                                         Procedimentos e Manuais           Gerir
                                                                                                                         Maturidade dos Procesos              Projetos de Melhorias (PMO)
                                                                                           Procedimentos e Manuais         Maturidade dos Procesos
                                                     SG05 Gerir
                                                                                         SC05 Acompanhar                 SC10Realizar                                           SG10 Gerir
                                                                                           Acompanhar
                                                                                         Implantação de Mudanças          Realizar
                                                                                                                         Benchmarking
                                                     Regras de Negocio                                                                                               Custos por Processos
                                                                                           Implantação de Mudanças        Benchmarking

                                                                                                                TECNOLOGIAS

                                                     ST01 Workflow          ST02 BI     ST03 Simulação    ST04 SOA          ST05 BAM       ST06 BRM         ST07 ECM/GED       ST08 CEP



                                                   SUPORTE
                                                         PS01 Administrar                                      PS03 Administrar          PS04 Administrar
                                                                                      PS02 Administrar                                                              PS05 Administrar
                                                             Métodos e                                           Portfólio de           Recursos Humanos
                                                                                       Papéis de BPM                                                               Orçamento de BPM
                                                            Ferramentas                                        Serviços de BPM                de BPM




                                        www.bpm360.com.br
Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
Agenda




           9.30 – 10.00           Facetas do BPM – Experiências Globais

           10.00 – 10.45          Alinhamento Estratégico de BPM

           10.45 - 11.15          Coffee Break

           11.15 – 12.00          Governança em BPM

           12.00 – 12.45          Métodos em BPM

           12.45 – 14.00          Almoço

           14.00 - 14.45          Sistemas de Informação Orientados a Processos

           14.45 – 15.30          Pessoas e Cultura


Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
BPM Global Trends 2009 - Michael
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  • 7. Melhoria de Processos – A Prioridade Número 1 Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 Gartner (2009) 9
  • 8. Objetivos – Agenda – Perguntas Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 9. Objetivos desse Seminário • Fazer da melhoria de processos menos que uma arte • Entender BPM a partir de seis dimensões diferentes • Aprender aplicando idéias em vários pequenos casos • Trocar experiências a respeito do tema • Aproveitar o dia Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 10. Agenda 9.30 – 10.00 Facetas de BPM – Experiências Globais 10.00 – 10.45 Alinhamento Estratégico de BPM 10.45 - 11.15 Coffee Break 11.15 – 12.00 Governança em BPM 12.00 – 12.45 Métodos em BPM 12.45 – 14.00 Almoço 14.00 - 14.45 Sistemas de Informação Orientados a Processos 14.45 – 15.30 Pessoas e Cultura Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 11. Suas Expectativas Com a chegada da nova expectativas são administração... sempre altas... então precisamos baixando as ir direto ao expectativas. trabalho... Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 12. Os Processos Escondidos • Os processos existem desde o momento em que criamos uma organização • No entanto, frequentemente nos falta consciência sobre – como nossos processos aparentam ser; – como eles são atualmente realizados; – como eles podem ser melhorados; • As causas raiz são: – foco funcional; – visões alternativas; – falta de habilidade para a gestão de processos. Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 13. O Escopo Alternativo de BPM • Sistema de informação com conhecimento sobre processos: – foco: automatizar processos • Projeto de redesenho de processo: – foco: melhorar um processo selecionado • Abordagem organizacional: – foco: conhecimento organizacional • Iniciativa trans-organizacional: – foco: rede de valor do negócio Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 15
  • 14. Os Componentes Críticos de BPM Contexto Organizacional Cultura Alinhamento Pessoas Processo estratégico Sucesso do negócio TI Métodos Successo Governança Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 16
  • 15. Modelo de Maturidade em BPM aponta seis fases para uma adoção bem sucedida de BPM O modelo de maturidade na gestão de processos de negócio provê orientações sobre como sua organização pode endereçar de forma mais fácil os desafios de se tornar uma empresa gerida por processos. Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 16. O Modelo de Maturidade de BPM Fatores Alinhamento Tecnologia de Governança Métodos Pessoas Cultura Estratégico Informação Tomada de Desenho & Desenho & Expertise & Respostas à Plano de Melhoria Decisão em Modelagem de Modelagem de Habilidade em Mudança em de Processos Gestão de Processos Processos Processos Processos Processos Capacidade de Papéis e Implementação & Implementação & Conhecimento de Valores & Áreas de Maturidade Ligação Estratégia Responsabilidade Execução de Execução de Gestão de Crenças de & Processos s nos Processos Processos Processos Processos Processos Ligação entre Monitoramento & Monitoramento & Educação e Atitudes & Arquitetura de Métricas & Controle de Controle de Aprendizado em Comportamentos Processos Desempenho de Processos Processos Processos de Processos Processos Mensuração de Padrões de Melhoria & Melhoria & Colaboração e Atenção da Output de Gestão de Inovação de Inovação de Comunicação em Liderança para Processo Processos Processos Processos Processos Processos Gestão de Gestão de Clientes & Controles de Líderes da Redes Sociais Projetos e Projetos e Stakeholders dos Gestão de Gestão de para Gestão de Programas de Programas de Processos Processos Processos Processos Processos Processos Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 18
  • 17. Sinais de Maturidade O foco da Gestão de Processos de Negócio está mudando de questões metodológicas para questões culturais, organizacionais e gerenciais. Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 18. BPM Roadmap - Um Grande Banco Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 19. Avaliação de Maturidade de BPM - Grande Companhia de Mineração Maturidade de Gestão de Processo de Negócios Fatores Alinhamento Governança Métodos Tecnologia da Pessoas Cultura Estratégico Informação Plano de Melhoria Tomada de Decisão Desenho e Desenho e Expertise e Resposta a de Processos em Gestão de Modelagem de Modelagem de Habilidade em Mudança em Processos Processo Processo Processos Processos Capacidade de Papéis e Implementação e Implementação e Conhecimento de Valores e Crenças Áreas de Capacitação Ligação Estratégia Responsabilidades Execução de Execução de Gestão de de Processos & Processos nos Processos Processo Processo Processos Arquitetura de Link de Métricas e Controle e Controle e Educação e Atitudes e Processos Performance de Mensuração de Mensuração de Aprendizado em Comportamentos Processo Processo Processo Processos de Processos Mensuração de Padrões de Gestão Melhoria e Inovação Melhoria e Inovação Colaboração e Atenção da Output de Processo de Processos de Processo de Processo Comunicação em Liderança para Processos Processos Clientes e Controles de Gestão de Projetos Gestão de Projetos Líderes da Gestão Redes Sociais para Stakeholders de Gestão de e Programas de e Programas de de Processos Gestão de Processo Processos Processos Processos Processos © QUT – BPM Research Group Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 March 25, 2013 - Slide 21
  • 20. Avaliação de Maturidade em BPM – Questionário … Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 21. Provedor de Serviços Compartilhados para Governo Alinhamento Governança Métodos Tecnologia da Pessoas Cultura Estratégico Informação
  • 22. Resultados no Brasil Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 23. Modelo de Maturidade em BPM - Aplicação em uma Empresa de Transporte Retirado Retirado Retirado Retirado Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 25
  • 24. Agenda 9.30 – 10.00 Facetas do BPM – Experiências Globais 10.00 – 10.45 Alinhamento Estratégico de BPM 10.45 – 11.15 Coffee Break 11.15 – 12.00 Governança em BPM 12.00 – 12.45 Métodos em BPM 12.45 – 14.00 Almoço 14.00 – 14.45 Sistemas de Informação Orientados a Processos 14.45 – 15.30 Pessoas e Cultura Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 25. Definição de Sucesso em BPM? Como você sabe que no horizonte de um ano sua iniciativa de BPM foi bem sucedida? Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 26. Estratégias Identificadas para Aumentar o Comprometimento de Executivos Alinhe BPM à estratégia via: • Matriz de Objetivos por Stakeholder • Balanced Scorecard / Mapa Estratégico • Visão por Processos • Princípios para o Desenho de Processos • Arquitetura de Processos • Gestão do Portifólio de Processos • Métricas de Processos e venda BPM de forma apropriada. Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 28
  • 27. Exercício: Dilema de Phil Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 29
  • 28. O Círculo Vicioso Motivatar Projetos de BPM Benefícios Implementação de BPM do BPM Levam à confiança em evidência Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 29. Estratégias Identificadas para Aumentar o Comprometimento de Executivos • Demonstrar resultados do negócio (24) • Ganhar patrocínio e envolvimento (16) • Educar sobre BPM (12) • Conectar às diretrizes do negócio (12) • Desenvolver mecanismos de governança (11) • Apresentar uma prova de conceito sobre BPM (10) • Modelo comum para transformação de negócios (9) • Estratégia de comunicação (7) Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 31
  • 30. Diferentes Percepções sobre BPM - Abaixo ou Acima da Linha? Satisfatório Expectativas Expectativas não cumpridas superadas Insatisfatório Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 32
  • 31. Contando histórias Padrão de histórias de sucesso: – compreensíveis – contadas do ponto de vista de um único antagonista – uma certa estranheza, um pouco esquisito – encarnar a idéia de mudança o máximo possível – devem ser recentes – devem ser verdadeiras mas não devem extrapolar (“o conto deve ser real”) – precisam ser contadas da maneira mais simples possível – precisam ter um final feliz Steve Denning, 2006 Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 33
  • 32. Uma história de BPM - Contada em um Banco Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 34
  • 33. Razões Pelas Quais Nós Não Vendemos bem BPM • pessoas de processo não são pessoas de vendas • eles falam de modelagem, arquitetura, frameworks, mas não de benefícios corporativos • eles posicionam BPM como uma atividade separada em vez de integrada • eles falam uma língua que pessoas de fora não entendem (BPMN, Six Sigma, SOA, ITIL, etc.) • eles têm responsabilidade pelo desenho de processo e não pela implementação • eles não individualizam suas mensagens • eles não estão interessados em fatores críticos de sucesso Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 34. Interesse x Importância O Que Importa O Que Nós Gostamos Apoio da Alta Gestão Modelagem de Processos Cultura Governança de Processos Liderança Arquitetura de Processos Governança/Framework/Disciplina Arquitetura Empresarial Atingir Expectativas / Entregar Valor Gestão da Mudança Habilidades de BPM Mensuração de Processos Demanda/Necessidade/Apetite por Vender BPM Mudança Comunicação Pessoas em Processos Alinhamento Estratégico Futuro de BPM Pessoas Regras de Negócios Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 35. Framework de Benefícios do BPM Setup Estrutura Implementação Utilização (ex.: ferramenta, (as-is, (organização, TI, (performance método) to-be) cultura) do processo) Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 36. Framework de Benefícios do BPM Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 37. Notação: Cadeia de Resultados Iniciativa A Benefício Benefício 1 2 Iniciativa B Iniciativa C results chain Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 38. Três Casos de Estudo Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 39. Alinhamento Através da Visão por Processos • Uma visão por processos consolida os objetivos do projeto de melhoria de processos • Cria consenso entre os stakeholders • Precisa estar alinhada com a visão corporativa • Torna-se um atributo do processo Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 41
  • 40. Visão de BPM no Governo de Queensland, Austrália Nosso mantra para avançar... um mesmo melhor caminh caminh caminh o o o Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 41. Alinhamento via Visão por Processos: Exemplo Por exemplo: “O processo de compra e venda é crítico para alcançar um alto índice de satisfação do cliente, que gere novos lucros e a continuidade dos negócios. O processo irá, de forma eficiente, entregar a informação correta ao cliente e aos stakeholders envolvidos, na primeira tentativa, dentro do tempo requisitado.” …e para o nosso restaurante? Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 43
  • 42. Alinhamento por Princípios para Desenho de Processos • Conjunto de 3 a 5 princípios que convertam a visão de processos em diretrizes mais operacionais – ex.: ‘o máximo possível sem papel’, ‘o mais padronizado possível’ • Refletir as intenções organizacionais • Ser endossado pelo executivo sênior / dono do processo • Guiar a execução operacional da melhoria de processos Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 44
  • 43. Estudo de Caso: Grande Empresa de Seguros • Uma das maiores empresas de seguro da Australiasia • Direcionadores de mudança: – Queda de satisfação do cliente (front-office) • cliente precisa acompanhar o status do pedido • longo tempo de processamento – Elevado número de processos de reclamações independentes devido às fusões anteriores (back-office) • Patrocinador: Executivo Geral de Reclamações (relatórios ao CEO) – melhorar a satisfação do cliente – padronizar o tratamento dos pedidos – ser THH-neutro • Cinco semanas para modelar processos (Agosto 2009) Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 44. Estudo de Caso: Empresa de Seguros - Visão por Processos Um conjunto de processos de reclamações que garantem um alto atendimento ao consumidor através da prestação de entregáveis simples, com níveis de serviços satisfatórios e baixo custo de entrega em relação ao acordado com o consumidor. Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 45. Estudo de Caso: Empresa de Seguro - Princípios para o Desenho de Processos • Triagem inteligente no primeiro contato • Resolver todas as reclamações simples no primeiro e segundo contato • Pró-atividade na gestão de reclamações através do contato com o cliente • Atividades claramente definidas e conhecidas para cada processo. • Linha de visibilidade bem definida • Maximixar os serviços compartilhados através do negócio quando não há necessidade de contato com o cliente. Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 46. Estudo de Caso: Empresa de Seguro - Atividades • Identificar todos os cenários de reclamações (12) • Modelagem de mapas agregados de as-is • Desenvolver o cenário atual – ex. submissão online de reclamações – Triagem inteligente conduzindo ao erro 0 • Definir as métricas e expectativas claras dos processos • Desenvolver um plano complementar de recursos – Realocar pessoas do back-office para o front-office • Propor planos de implementação e comunicação • Passar as reclamações “chave” para times de projeto separados Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 47. Alinhamento via Métricas de Processos • Defina (as poucas e críticas!) métricas de processos que refletem de forma apropriada a intenção estratégica • Defina claramente cada métrica e como ela pode ser medida de maneira eficiente e efetiva • Posicione essas métricas nos seus modelos de processos de • Capture as expectativas do cliente de forma explícita nos modelos de processos • Garanta a governança adequada, i.e. ownership da métrica Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 48. Constatações em Processos: Análise de Estudo - Exemplo: Governo – Processo de Recrutamento Equipe 3 Equipe 2 Equipe 1 Pedir receita para propaganda Checar fontes de informacao Contactar agencia para infos Checar por Deployee Entrar na base de dados Checar qualidade Preparar descricoes de papeis Entrar no RASP Preparar Aplicacao do kit de Preparar propaganda Carregar PDs em PDs online Enviar email s de confirmacao informacoes Rever aparëncia da propaganda Prover avisos para clientes Documentar arquivo Enviar emails de aviso a Regional SSA Gravar em QPS databases/ store Retrabalho PDs Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 49. Constatações em Processos: Impacto - Exemplo: Governança – Processo de Recrutamento Entrar no Anúncio aparece no RecruitASP Smartjobs & Lite Govnet Entrar dado em várias Disparado por data de bases de dados início no RASPL Economi despadronizadas a de FTE Agência de Serviços Compartilhados (ASC) Receber Criar template de Anúncios Formulário anúncio na aparecem na em Papel imprensa e online mídia desejada Disparado por data publicação na mídia Anúncio aparece Entrar no no Smartjobs & RecruitASP Govnet LIte Estágio 1 Entrar dados em Disparado por data de uma base de início no RASPL 4 FTE dados $ 312.000 padronizada Receber Criar template de Anúncios eForm anúncio na aparecem na interativo imprensa e online mídia desejada Disparado por data publicação na mídia Anúncio aparece no Smartjobs & Govnet Estágio 2 Solução de workflow Disparado por data de automatizada auto- início no RASPL 13 FTE gerenciada $ 1M Receber Anúncios Aquisição aparecem na Integrada/ eForm mídia desejada Dinâmico Disparado por data publicação na mídia Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 50. Lições Aprendidas neste Estudo de Caso • Necessidade de se envolver o pessoal operacional nas revisões dos processos. – gerentes não estão familiarizados com os detalhes dos processos. – supervisores falam mais sobe ‘should-be’ do que ‘as-is’ • Balanceamento entre o envolvimento do pessoal com o comprometimento da equipe • Boa informação é crítico – entender os problemas e o caso para mudança • Necessidade de foco em medição em uma cultura que não está habituada a tal • Assegurar habilidades adequadas em análises estatísticas dentro do time • Tensão entre redução do THH e ganho cooperativo Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 51. Alinhamento via Arquitetura de Processos - Exemplo: Varejo Planej. Est EIS Controladoria Contratante Marketing Gestão de Vender Pedidos Entrada de Saída de Armazem Mercadorias Mercadorias Verificação de Faturamento Faturas Contas a Contas a Pagar Receber Contabilidade Geral e Gestão de Ativos Contabilidade de Custos Recursos Humanos Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 53
  • 52. Arquitetura de Processos - Seguros Gestão estratégica Desenvolvimento Relação com Corporativo Investidores Processos de Gestão Gestão e Desenvolvimento Avaliação de Riscos de Mercado Vendas e Marketing Gestão Política Gestão de Serviços de Assistência de Relacionamento Recebimentos e Despesas Gestão de Ativos Processos de Negócio Finanças/ Jurídico/ Controladoria Auditoria Resseguro TI RH Processos de Suporte Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 54
  • 53. Alinhamento via Gestão do Portfólio de Processos - Exemplo: Rede de Varejo Australiana Foco Primário Alto F Importância (Prioritário) D E T C G W Z I K A N H P U V X B J Y M R Q L O Baixo Ruim Bom 0 Desempenho do Processo 4 Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 55
  • 54. Coffee Break Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 55. Agenda 9.30 – 10.00 Facetas do BPM – Experiências Globais 10.00 – 10.45 Alinhamento Estratégico de BPM 10.45 - 11.15 Coffee Break 11.15 – 12.00 Governança em BPM 12.00 – 12.45 Métodos em BPM 12.45 – 14.00 Almoço 14.00 - 14.45 Sistemas de Informação Orientados a Processos 14.45 – 15.30 Pessoas e Cultura Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 56. Três níveis da Governança de Processos Governança da Gestão de Processos de Negócio - Provendo maturidade para gestão de processos - Governança do Ciclo de vida na Gestão de Processos - Realizando mudanças no processo - Governança da Execução do Processo - Orientando e controlando as operações diárias - Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 58
  • 57. Funcão vs Processo Função 1 Função 2 Função 3 Dono do Processo 1 Processo 1 Dono do Processo 2 Processo 2 Dono do Processo 3 Processo 3 Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 60
  • 58. Os Principais Atores O quão alto ele se encontra na hierarquia organizacional? Patrocinador BPM Dono do Processo Gestor do Processo Process Member Process Analyst Process Member Process Analyst Process Member Process Analyst Process Member Participante Process Analyst do Processo Analista do Processo Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 61
  • 59. Exemplo: Prestador de Serviços Financeiros Responsabilidades do Dono do Processo Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 62
  • 60. Qualificação Chave de um Dono de Processo Você tem empreendedores suficientes que podem virar donos de processo? Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 61. Papéis típicos de um dono de processo • Cooperação nos processos de negócio – Ex:. Estratégia, visão, métricas • Gestão do desempenho do processo – Acompanhar e avaliar as métricas do processo • Conduzir o redesenho do processo – identificar, levantar, selecionar implementar • Comunicação – Executivos sênior, stakeholders do processo • Facilitar de Workshops – Avaliação dos impactos no Processo • Administrar a documentação de governança – Políticas e processos Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 64
  • 62. Dono do Processo • Guardião dos conhecimentos e responsabilidades associados ao processo • Tipicamente alocado nas linhas de negócio • Aprova qualquer mudança no processo • Consolida os stakeholders/interesses ao longo de um processo (portifólio) • Dedicação parcial / dedicação integral • Possui orçamento/ Não possui orçamento • Incentivos potencialmente alinhados com o desempenho do processo • Pode ser supervisor de donos regionais de processo • Apoiado pelo gestor do processo Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 65
  • 63. Exemplo: Framework de Tomada de Decisão - Grande Fornecedor de Serviços Financeiros Diretor de Aplicável? Chefe de Dono de Concept/ Opp Gestor de Protocolo de Mudança em Processos Unidade de (S/N) Operações Processo Owner ** Projetos Negócio Identificação de oportunidade Problemas ou oportunidades identificados Problemas ou oportunidades revistos e concept owner definido Decisão se é necessário avaliação de impacto Avaliação de impacto e Definição da proposta Análise de Impacto e avaliação conduzida Documento da proposta preparado e submetido Revisão da proposta e Acordo Proposta de mudança/projeto revisada (metodologia a ser seguida) Proposta de mudança/projeto aprovada, negada ou modificada Set-up e Planejamento Patrocinadores definidos Estrutura de governança acordada Desenvolvimento do Caso do Negócio e Revisão Plano de Mudança desenvolvido e signed off Plano de Mudança comunicado e acordado com os stakeholders Checklist de implantação da mudança desenvolvido e signed off Validade frente à visão por processos Caso de negócio preparado e submetido para revisão Caso de negócio aprovado, negado ou modificado Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 66
  • 64. Exemplo: Nova Produtos Químicos NOVA Liderança Executiva Executivos Donos do Processo Lider do Processo Cadeia de Cadeia de Gestão da Gestão Gestão de BPIM Demanda Suprimentos produção financeira pessoas Processos Funcionais Donos do Processo Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 Nova (2005) 67
  • 65. Exemplo: Polish Telecomunicações - Donos do Processos Regionais Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 68
  • 66. Modelo de Governança Grupo Composição Objetivo: Equipe Executiva • Diretor & Responsáveis Diretos • Revisão estratégica do focos das áreas • Confirmar o direcionamento 6 meses Comitê Estratégico de Processo • Diretor da unidade de negócio • Revisar o desempenho do Processo • Supervisor de operações • Priorizar o fóco das áreas • Diretor de Riscos & Compliance • Suportar a implementação • Responsável pelo planejamento financeiro Trimestral Fórum dos Donos de Processos • Supervisor de operações • Rever desempenho / saúde do processo. • Dono do processo • Confirmar a priorização e alocação dos • Representantes selecionados das unidades de esforços negócio • Informar as equipes das unidades de negócio Mensal Comitê Consultivo de Processo • Convidados Internos. • Atuar como provocadores para contribuir e (formado em regime especial para ondas específicas de melhoria de processos selecionados) • Convidados Externos (Inovadores, Fututistas, para questionar os pressupostos subjacentes especialistas em TI) às principais mudanças no processo principal Sob Demanda Equipe de Processos • Dono do Processo • Grupo de trabalho colaborativo • Especialistas no Processo • Melhoria dos processos identificados • Gestor do Processo (Se aplicável) • Promover a excelência dos processos • Analistas do Processo • Recursos Técnicos (determinado conforme Sob Demanda necessário) Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 67. Serviços Típicos de um Escritório de Processos • Avaliação da Maturidade em BPM • Alinhamento Estratégico • Modelagem de Processos • Gestão do Respositório de processos • Melhoria de Processos • Projeto de Sistemas de Informação Orientados a Processos • Automação de Processos • Gestão da Mudança nos Processo • Gestão de Projetos de BPM • Governança de Processos • Conformidade de Processos • Medição de Desempenho de Processos • Investigação e auditoria de Processos • Educação/Treinamento em (Gestão de) processos • Gestão do Portifólio de Processos Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 70
  • 68. O Portfólio de demanda vs capacidade de entrega Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 71
  • 69. Exemplo 1: Departamento do Governo do Estado Capacidade de Entrega Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 72
  • 70. Exemplo 2: Provedor de Serviços Públicos Australiano Gestão de mudanças em Governança (10) Processo(8) Avaliação de Ideal Maturidade (1) Vacuum Melhoria de Processos (5) Processo de Conformidade de Demanda Construção de Sistemas (7) Processos (11) Processo de Modelagem Gestão de de Processos (3) Desenho Projetos (9) de Sistemas (6) Processo de Medição (12) Desejado 2008/Tendância 2009 Categoria Significativa No Action Alinhamento Estratégico (2) Categoria menos significativa Investigação de Processo (13) Potential over Capacidade de Planejamento Educação engineered (14) Corporativos Outras Capacidades Misturas de Capacidades Gestão de Gestão do Portifólio (15) Conhecimento (4) Capacidade pode ter resultados mais efetivos se entregues pro diferentes partes da corportação. Tendências serão atingidas através de iniciativas específicas, como educação e Capacidade Capacidade de Entrega marketing Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 73
  • 71. Nomes de Marcas • Grupo de Melhoria de Processos • Excelência no Negócio • Processos de Negócio & Sistemas • Maturidade do Processo • Serviços de Processos de Negócio • Desenvolvimento Corporativo • Equipe de BPM • Escritório de Processos • Grupo de Melhoria nos Negócios • Grupo de BPM • Escritório de Arquitetura de Processos • Centro de Excelência em BPM Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 74
  • 72. Reportar para…. • CFO – Diretor Financeiro • CIO – Diretor de TI • CTO – Diretor de TI • Diretor Global de Serviços • Diretor Global de Processos de Negócio & Aplicações • Gerente de Recursos Humanos • Gerente de Operações • Diretor de Desempenho e Melhorias • Diretor do escritório de projetos • Diretor Executivo de TI • Gerente de Soluções Empresariais (IT) • Presidente de Atendimento ao Cliente Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 75
  • 73. Comparação entre Demanda – Capacidade de Entrega (D > C) Automação de Processo Processo de Gestão de Mudanças Processo de gestão de desempenho Melhoria de Processos. Processo de Conformidade Avaliação de Processo Modelagem de Processo Governança de Processos Gestão de Portfólio de Processos Gestão de Projetos de BPM Gestão do Repositório Projeto de Sistemas de Informação Orientados a Processos Educação/Treinamento em Processos Alinhamento Estratégico Avaliação da Maturidade em BPM Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009 76
  • 74. Um Framework para Operação do Escritório de Processos GESTÃO PG01 Desdobrar PG06 Avaliar Estratégia para os PG03 Planejar Resultados de BPM Processos PG04 Programar PG05 Monitorar Evolução dos Serviços de BPM Serviços de BPM Serviços de BPM PG02 Analisar Demandas PG07 Disseminar por Serviços de BPM Cultura de BPM SERVIÇOS INTERLIGADOS SERVIÇOS CENTRAIS SG01 Implantar SG06 Auditar SC01 Atualizar SC06Monitorar Lean e Six Sigma Monitorar Processos Cadeia - Atualizar SC 1 de Valor Desempenho de Processos Cadeia de Valor Desempenho de Processos SG02 Implantar SC02 Mapear SC07Prover SG07 Gerir Modelo de Referência Mapear Processos (AS-IS) Prover Capacitação em BPM Riscos e Controles Internos Processos (AS-IS) Capacitação em BPM SG03 Especificar SC03 Melhorar SC08 Verificar SG08 Gerir Sistemas Melhorar Processos (TO-BE) Verificar Conformidade de Processos Competências por Processos Processos (TO-BE) Conformidade de Processos SG04 Automatizar SC04 Atualizar SC09 Gerir SG09 Gerir processos Atualizar Procedimentos e Manuais Gerir Maturidade dos Procesos Projetos de Melhorias (PMO) Procedimentos e Manuais Maturidade dos Procesos SG05 Gerir SC05 Acompanhar SC10Realizar SG10 Gerir Acompanhar Implantação de Mudanças Realizar Benchmarking Regras de Negocio Custos por Processos Implantação de Mudanças Benchmarking TECNOLOGIAS ST01 Workflow ST02 BI ST03 Simulação ST04 SOA ST05 BAM ST06 BRM ST07 ECM/GED ST08 CEP SUPORTE PS01 Administrar PS03 Administrar PS04 Administrar PS02 Administrar PS05 Administrar Métodos e Portfólio de Recursos Humanos Papéis de BPM Orçamento de BPM Ferramentas Serviços de BPM de BPM www.bpm360.com.br Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009
  • 75. Agenda 9.30 – 10.00 Facetas do BPM – Experiências Globais 10.00 – 10.45 Alinhamento Estratégico de BPM 10.45 - 11.15 Coffee Break 11.15 – 12.00 Governança em BPM 12.00 – 12.45 Métodos em BPM 12.45 – 14.00 Almoço 14.00 - 14.45 Sistemas de Informação Orientados a Processos 14.45 – 15.30 Pessoas e Cultura Seminário Internacional de BPM - Outubro de 2009

Hinweis der Redaktion

  1. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  2. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  3. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  4. When the 4 perspectives are put together, we get the following picture. With the typical activities highlighted in the each phase
  5. When the 4 perspectives are put together, we get the following picture. With the typical activities highlighted in the each phase
  6. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  7. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  8. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  9. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  10. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS In the following we will specify the process modelling task. Especially, we will understand the characteristics of a model, the difference between a meta and a reference model, and how the event-driven process chains (EPC) can be used to design process models.
  11. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS Important: The methodology is NOT JUST A COLLECTION OF DELIVERABLES It is also a collection of processes that describe HOW TO IMPROVE A BUSINESS PROCESS Fully modeled in ARIS – Published to the Web Fully documented and attached to process models Printable Documentation includes links to deliverables Identifies where to work on deliverables Includes tools
  12. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  13. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  14. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  15. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  16. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS CHECK IN McDonald’s rental car F1 pit stop hospital A&E DISNEY RIDE Disney ride emergency evacuation primary school FLIGHT hotel suite Circque du Soleil Tapis Rouge movie theatre LUGGAGE UPS FedEx Amazon circus DEPART Olympics entertainment venue ambulance
  17. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS Not a standard notation!
  18. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS Yellow color diagram is a BPMN diagram. There is another presentation later on the importance of this standard.
  19. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  20. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  21. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  22. Obs : RDM – Requisição de Mudança
  23. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  24. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  25. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  26. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  27. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  28. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
  29. Lecture - 4 March 1999 QUT Brisbane, Dr. Michael Rosemann ITN286 - Process Engineering and EWS
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