Prepara tu presentación en 25 pasos. Iván Carnicero

Prepara tu
Presentación en
25 Pasos
Ivan Carnicero

Prepara tu Presentación en 25 Pasos 2
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Si te has descargado esta guía es porque tú quieres ser profesional cuando presentas.
Quieres evitar esa impresión de ponente que improvisa sin éxito, que aburre, que apenas
consigue nada de lo que pretende pese a las horas que dedica a preparar su presenta-
ción.
Quieres ser más rápido y eficaz cuando preparas tus presentaciones. No quieres tener
esa sensación de “¿por dónde empiezo” y la peor todavía “creo que me estoy dejando
algo…”
Espero que esta guía te sirva de orientación para ordenar y organizar tu trabajo. Es un
sistema no temporizado porque creo que, si cada presentación es un mundo, la vida de
cada ponente es un universo.
Así que dedica a la preparación el tiempo que tú quieras (¡o puedas!). Mi guía te ayudará a
que las horas, días o semanas que inviertas sean lo más eficientes posible.
Además, encontrarás al final un check-list que puedes imprimir cada vez que te encar-
guen una presentación. Úsalo como herramienta y verás cómo facilita tu trabajo.
¡A prepararse!

Prepárate para el éxito
“Las improvisaciones son mejores cuando se las
prepara.”
William Shakespeare

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La fase más costosa en tiempo y esfuerzo, así como la habitualmente más olvidada, es
la de la planificación. Preparar una presentación adecuadamente aumenta el éxito en la
misma.
Los imprevistos pueden suceder, y suceden. Sin embargo, está en nuestra mano reducir
al mínimo la probabilidad de que ocurran, con una buena planificación.
¿Cuánto tiempo dedicarías a preparar tu presentación?
Y ¡ojo!, preparar tu presentación no consiste en hacer un PowerPoint.
En realidad es imposible estipular un tiempo estándar. Pero sí podemos asegurar que
cuanta más prevención más oportunidades de éxito.
Dependiendo de tu nivel de exigencia, el tiempo destinado a la preparación nunca será
suficiente o, en el mejor de los casos, será suficiente cuando tengas la absoluta certeza
de que vas a arrasar.
Podemos distinguir tres fases en la planificación, cada una consecuencia de la anterior:
La primera tarea pasa por definir claramente el mensaje que ayudará a conseguir el obje-
tivo. Es importante que ese mensaje sea concreto, simple y adaptado al tipo de audiencia
en que queremos influir. Si usamos un lenguaje incomprensible para ella, o condensa
demasiado contenido en pocos minutos, es muy fácil que el público desconecte.
Recuerda: escuchar no es lo mismo que leer. Por eso es preciso redactar un mensaje para
ser escuchado: directo y sencillo.

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También debes tener en cuenta cuánta información deseas transmitir. Generalmente,
una presentación debería encerrar una idea principal y un par de secundarias que apo-
yen a la principal. Todo debe girar en torno a esas ideas y recurrir a ellas continuamente
para que, al terminar, esas ideas sean conclusiones resonando en la cabeza de nuestros
oyentes.
Una vez, tengas claro el eje central de tu idea te tocará
escribir el argumento de tu presentación.
Tras elaborar el contenido de tu presentación, prepara los recursos que te ayudarán a
reforzar el mensaje para conseguir tu objetivo. Es vital que estos recursos no sean llama-
tivos o incoherentes, o distraerán y alejarán a la audiencia de tu mensaje.
Son muchos los recursos a tener en cuenta y que pueden, en multitud de ocasiones, con-
vertirse en claves del éxito o del fracaso de una idea por muy buena o mala que ésta sea.
Los recursos que un ponente puede y debe controlar a la hora de presentar empiezan
por él mismo: su voz, sus movimientos, su mirada son algunos de ellos. Aunque otros
elementos pueden mejorar considerablemente el impacto que la presentación ejercerá
sobre el público, como el espacio, el tiempo, los elementos audiovisuales o la interacción
con la gente.
Repasa todos estos recursos, incluido el Powerpoint, que
no es el centro de tu presentación, sino un recurso más.
Finalmente, es fundamental diseñar una herramienta que te permita evaluar la eficacia
de la presentación y saber si generaste el impacto o reacción deseada.
Sin una evaluación desaparece la posibilidad de medir la efectividad del proyecto, de me-
jorarlo o de corregirlo. Necesitamos un sistema que mida el retorno.

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A menudo será sencillo. Si pretendes convencer a tu audiencia de que tome una decisión,
la propia decisión revelará tu eficacia. En otros momentos será difícil y quizás deberás
crear encuestas posteriores, por ejemplo.
En cualquier caso, no pierdas de vista esta parte de la presentación, porque hará que la
siguiente vez sea mejor.
Si no evalúas tus resultados, nunca mejorarás en tus pre-
sentaciones.
Como los buenos viajeros, aprende a disfrutar de la planificación tanto o más que del
propio viaje.

Sistematiza la acción
”Si tuviera ocho horas para talar un árbol, dedicaría
seis a afilar el hacha.”
Abraham Lincoln

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En el siguiente cuadro te resumo las acciones involucradas en la preparación de una pre-
sentación. Como mapa de viaje puede serte muy útil complementando a la guía.
A continuación compartiré contigo un método a seguir para crear tus presentaciones.
Éste es mi orden, el que me resulta útil para no dejarme detalles cuando me enfrento a
una presentación.
Tú eres libre de adaptarlo a tu manera de trabajar. Se trata de estar cómodo y trabajar
con ganas para conseguir un resultado satisfactorio.

Sigue los 25 pasos
”Antes que toda otra cosa la preparación es la clave
del éxito.”
Alexander Graham Bell

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1. Marca tu objetivo
Delimita claramente la finalidad del proyecto, qué esperas de tu audiencia, qué emocio-
nes o reacciones deseas obtener de los oyentes.
El objetivo nunca es que el orador quede bien, que el mensaje se entienda o que a la au-
diencia le guste tu presentación.
La presentación no es el fin en sí mismo, sino un instrumento de comunicación para
conseguir algo. Ese algo debe determinarse imperiosamente antes de empezar a trabajar
la charla. Y es que durante el proceso de definición del objetivo podrías entrever que la
presentación no es el mejor instrumento para conseguir dicho objetivo. De ser así, aún
estarías a tiempo de cambiar de estrategia y ahorrarte la pérdida de tiempo y esfuerzo
que conlleva realizar una presentación ineficaz.
Más sobre por qué marcar un objetivo en
http://speakerslab.com/como-se-si-mi-discurso-ha-sido-eficaz

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2. Averigua cosas sobre tu audiencia
Es para ellos para quien llevas a cabo tu trabajo, ¿en serio no te interesa saber quiénes
son?
Cuanto más los conozcas más fácil resultará ponerte en su piel para anticipar sus reac-
ciones y adaptar tu mensaje.
Por un lado, averigua sus expectativas y motivos: por qué vienen, quién les convoca, qué
saben de antemano, qué relación tienen con la institución a la que representas o en la
que hospedas tu presentación.
También te ayudará conocer datos sobre ellos: sus edades, por qué vienen, en qué traba-
jan, cuáles son sus intereses, qué relaciones existen entre ellos, de dónde proceden.
Tu labor es tratar de obtener una radiografía lo más completa posible. Si alguien organiza
el evento y cuenta contigo, esa persona puede ayudarte.
Sobre todo, recuerda que la mayor parte del pánico escénico reside en el miedo a lo
desconocido, así que cuanto más averigües sobre quienes vienen, menos desconocidos
serán.

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3. Haz tu lista de ideas
Es la hora de recopilar información. Anota cuanto se cruce en tu cabeza que pudieras
incluir en tu presentación.
Piensa en aquello que puede serte útil: conceptos, vídeos, casos, anécdotas, ejemplos,
preguntas, noticias, soluciones, datos, gráficos, factoides.
Por ahora tu misión es acumular material —ya tendrás tiempo para filtrar más adelan-
te—, porque es difícil brillar cuando tu punto de partida son cuatro ideas dispersas que
apenas se tocan entre sí.
La genialidad surge mientras buceas entre un océano de ideas.

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4. Agrúpalas en bloques
Probablemente hayas decidido recopilar todo lo importante o interesante, pero no siem-
pre es lo necesario para conseguir tu objetivo. Lo primero que necesitas es detectar tus
ideas principales.
En todo relato siempre hay unas ideas principales, íntimamente ligadas con el objetivo, y
unas ideas secundarias con la función de apoyar, justificar y enriquecer las principales.
Te propongo un ejercicio para seleccionar tus ideas: piensa cómo agrupar toda la infor-
mación reunida en bloques. Y para ello necesitas un ejercicio de mind-mapping.
Agrupa tus ideas en tres, cuatro o cinco montones diferenciados. Piensa en la idea princi-
pal y las secundarias a la hora de construir los grupos.
Siéntete libre de trabajar descabelladamente con tus ideas durante este paso. ¡Es un mo-
mento creativo! Así que cuanto más flexible seas, conseguirás resultados más originales.
Intenta no tirar por la vía fácil, esa que desemboca en chascarrillos, argumentos y carac-
terísticas que conoce todo el mundo y que a todo el mundo aburre. En cambio, anota los
resultados más interesantes (por útiles o por llamativos) y sigue combinando las ideas un
rato extra, incluso cuando creas que tienes en tu mano las ganadoras.

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5. Localiza las ideas principales
Piensa en cuál es la idea principal de cada bloque, en cuál de esas ocurrencias engloba o
resume al resto.
Quizás acabes con dos grupos, quizás tres, quizás muchos más. Marca la idea principal
de cada grupo y habrás encontrado los bloques relevantes para tu presentación.
Ahora empecemos con las restricciones.
Hemos finiquitado la fase de echar a volar la imaginación y comienza la de concretar:
independientemente de los bloques que obtuvieras, destaca solo un máximo de cuatro.
Si tienes más de cuatro bloques frena un instante y sigue analizando. Quizá podrías jun-
tar algunos grupos o quizá son poco esenciales y sería mejor eliminarlos.
Encomiéndate a este esfuerzo porque tu audiencia no podrá asimilar y retener demasia-
da información al transmitirla oralmente. Tu misión en este paso es asegurar que caben
tus ideas principales en la poca información que puedes brindar a tu público. Por eso, la
clave reside en que tus mensajes sean pocos y directos.

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6. Estructura tu presentación
Para que tu audiencia digiera tu discurso tendrás que encontrar un hilo argumental que
relacione las ideas principales entre sí. Si ellos encuentran el sentido aquello que les es-
tás presentando, tu mensaje será fácilmente comprendido, retenido y recordado.
Piensa que tu audiencia carece de mando a distancia con el que pausar, avanzar o re-
troceder como cuando ve una película. Si se lo complicamos, perderá el hilo.Y eso no te
interesa, ¿verdad?
Recuerda que tras tu presentación hay un objetivo a conseguir con tu audiencia. Una vez
definidos tus dos, tres o cuatro bloques principales, analiza qué relación tienen entre
ellos. Algunas relaciones clásicas son:
Problema/Solución es la Reina de las Estructuras, un tipo de presentación infalible, pero
si tu tema da para otra estructura, ¡adelante!
Todo cuanto sorprenda a la audiencia juega a tu favor.

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7. Escribe la historia
Ya hemos establecido una estructura. Ahora viene lo más trabajoso y, sin embargo, lo
que te creará más satisfacción.
Elaborarás una historia. Será el texto que te acompañará en la presentación y captará la
atención de tu público; tu herramienta para conseguir tu objetivo.
Recréate en la escritura de ese mensaje. Haz que esté íntimamente ligada a la solución
de la situación crítica que hemos creado y debemos resolver, y refuérzalo en la conclu-
sión.
Como la intención es esa, es mala idea comenzar presentando un producto para luego
continuar explicando qué problemas soluciona.
Siempre es más efectivo presentar los problemas primero y acabar hablando de la solu-
ción presentando nuestro producto, por ejemplo.
¿Y cuántas páginas tienes que escribir? Una referencia en la que confiar es acercarse a las
100 palabras por minuto que dure tu presentación.
Más sobre cómo persuadir con storytelling en
http://speakerslab.es/trucos-de-storytelling-para-tus-presentaciones/

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8. Añade una apertura y un cierre
La apertura es tu tarjeta de presentación y tiene el objetivo de conectar a la audiencia con
el contenido de la presentación.
Algunas cosas que evitar durante una apertura son:
• Las auto-presentaciones (¡siempre es mejor ser presentado!).
• Los agradecimientos.
• Los mensajes de modestia (“me sorprende que haya tanta gente interesada en escu-
charme”, “espero hacerlo bien”).
• Enseñar las tripas de la presentación (“con el discurso de hoy pretendo…”, “montamos
esta presentación para…”, “intentaremos transmitirles…”).
• Y las justificaciones (“me han dicho que tenía que hacerlo”, “me he preparado durante
muchos meses el tema”…).
La apertura deber ir al grano para conectar cuanto antes con el público, y cuanto más
cerca esté el arranque del saludo mejor.
En el cierre los nervios son menos que al inicio, por eso se le otorga tanta importancia.
Sin embargo, es completamente determinante, ya que un mal cierre puede arruinar la
presentación.
El cierre siempre debe contener la conclusión con la que pretendes que la audiencia se
marche. Si hubiera una ronda de preguntas, guárdate siempre la conclusión de tu presen-
tación para el final.
Cierra con un “muchas gracias” o apóyate con la comunicación no verbal, pero nunca,
nunca, digas “ya he terminado” o similares.

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9. Ajusta tu ritmo leyendo en voz alta
Aquello de las 100 palabras por minuto es una orientación, una referencia. Pero solo
cuando leas tu presentación en voz alta podrás obtener una estimación aproximada de
cuánto durarás sobre el escenario.
Así pues, cronómetro en mano y ¡a leer!
Eso sí, no leas de cualquier manera. Lee en voz alta, como si tuvieras a tu audiencia de-
lante. Eso te permitirá saber de entrada si tu charla es demasiado larga o corta.
Aunque es un buen indicador de partida, tampoco te lo tomes exactamente al pie de la
letra. Durante la presentación no leerás nada (si acaso, el teleprompter a modo de apun-
tador) y, por supuesto, tampoco debes aprenderte tu discurso de memoria.
Pero este ejercicio te servirá para esclarecer si existen ideas o detalles sin cabida porque
se comen el tiempo o, por el contrario, si resulta que te falta material y tu presentación
se queda muy corta de duración.

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10. Crea el contenido de tu Power-
Point
Es demasiado habitual que la audiencia tenga que elegir entre leer la pantalla y escuchar
al ponente. La mayoría de las personas son visuales y elegirán leer. Entonces el ponente
pasa a ser un elemento secundario y se convierte en la banda sonora de aquello que el
público está observando.
Si eso ocurre, el ponente deja de controlar la presentación para convertirse en un obstá-
culo que distrae a un público que trata de leer, tapando la pantalla o pasando de diaposi-
tiva antes de tener tiempo de leerla.
Para evitar esta situación, el PowerPoint debe usarse como apoyo visual para conceptos
clave que refuerzan el discurso sin quitarte protagonismo.
El PowerPoint no debería ser, en ningún caso:
• El guion de la presentación. Éste, debe estar en tu ficha de ponente.
• El repositorio de datos. Podrían incluirse en la documentación.
• El lugar para los esquemas complejos. Cuanto más complejo sea, más explicación
necesitará y, al final, todo girará en torno a la pantalla.

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11. Afina el diseño de las diapositivas
Si podemos expresar nuestra idea con una foto, una palabra o un símbolo… ¿Para qué
añadir nada? El arquitecto Miles van der Rohe decía que “Menos es más”. Opta por su
lema a medida que construyas tu PowerPoint.
• Restringe tus opciones: Escoge una o dos fuentes, un máximo de tres colores básicos
y utiliza siempre los mismos.
• Evita los fondos y efectos que dificulten la lectura del texto. Las sombras y efectos 3D
ensucian la diapositiva. Elimina lo prescindible.
• Usa imágenes atractivas y de calidad, sin pixelar o deformadas, y evita los cliparts y
su aura de chapucería.
• Diseña slides limpias e impactantes. Evita logos, títulos, subtítulos, márgenes, líneas
y cuanto cargue visualmente sin ofrecer nada nuevo.
• Anota las buenas combinaciones de colores de diseño que veas en revistas, publici-
dad, etc. Prioriza la legibilidad y la comodidad del ojo sobre tu diapositiva.
Pensar en qué sentirá tu audiencia cuando vea tu presentación te ayudará a diseñar tus
slides.
Más sobre cómo mejorar tu PowerPoint en
http://speakerslab.com/powerpoint-arruine-presentacion

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12. Compártelo con un diseñador para
que te asesore
Si el diseño no es lo tuyo, seguro que conoces a alguien que puede echarte una mano
a construir tu PowerPoint o, al menos, a darte su opinión cuando le enseñes el que tú
confeccionaste.
No se trata de hacer virguerías. Se trata de que estéticamente esté equilibrado y sea
atractivo. Con un solo vistazo, quien trabaje en el mundo audiovisual te dará unos cuan-
tos consejos concisos para mejorar tu trabajo.
Aprovecha esa información porque en dos o tres presentaciones podrás aplicar tú mismo
esos trucos que te darán un resultado más profesional.
Recuerda que una presentación de impacto requiere de un esfuerzo extra y que éste te
será recompensado diferenciándote de otros ponentes.
¡Esa es la clase de impresión con clase y excelencia que buscas causar en tu audiencia!

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13. Trabaja tu voz leyendo en voz alta
Tu mensaje es cada vez más redondo. Aun así, recuerda que la principal herramienta para
transmitirlo no es el PowerPoint, sino tú mismo.
Dedica un tiempo a leer el discurso, recréate para descubrir cómo dotar al discurso del
ritmo que atrape a la audiencia, captando su atención y conduciéndola a la venta, la moti-
vación, la alarma o cualquiera que sea tu propósito.
Pon atención a frases que te complican la vida. Si te atascan, quítalas. Busca las mejores
entonaciones y empieza a acomodarte con tu discurso.
Se trata de que lo hagas tuyo y seas lo más natural posible. Recuerda que tu audiencia
está a cierta distancia. Habla un poco más lento, un poco más alto y un poco más claro
que en una conversación normal.
Más sobre cómo utilizar tu voz en
http://speakerslab.com/claves-uso-voz-presentacion

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14. Léesela a otros para mejorarla
Otro ejercicio positivo será leérselo a otras personas para ver qué tal entienden ellas lo
que han oído.
Pueden orientarte con tu comunicación y con la entonación que puede transformar por
completo el sentido de una frase, además de también es una forma estupenda de poner
a prueba tu mensaje.
Pregúntale a tus interlocutores qué entendieron, qué es lo más importante, qué recuer-
dan más o mejor y a qué conclusiones llegaron y qué impresiones conclusiones e impre-
siones grabaste en ellos.
Esos datos te brindarán muchísima información y te será útil para dar un giro de timón si
fuera necesario.
Recuerda que aunque estés practicando ante una audiencia de mentirijilla, sus emocio-
nes y sensaciones son reales. Asimismo, intenta escoger personas que coincidan con el
perfil de tu futuro público para que sus sensaciones sean lo más parecidas posible a las
que experimentarán aquellas personas a las que hables finalmente.

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15. Crea tus fichas y ensaya con ellas
Ni se te ocurra salir con el discurso tal cual esté escrito. No porque quieras demostrar
nada, sino porque tratar de ajustarse exactamente con las mismas palabras al discurso
te va a complicar la tarea y sonarás totalmente artificial. No te interesa.
Solo necesitas un guion resumido, algo que quepa en un formato máximo de Din-A5.
Debe ser manejable y permitirte ver todo el contenido en un vistazo rápido.
Prepáralo unos días antes y utilízalo para ensayar, no lo estrenes el día de la presenta-
ción.
Te recomiendo esto porque habrás adquirido memoria visual suficiente, sabiendo a qué
altura de tu hoja o tablet debes recurrir para cada uno de tus puntos, y las sensaciones
táctiles te ayudarán en el momento real, llevándote más cerca de aquellos momentos del
ensayo en tu casa o despacho donde te sentías a salvo.

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16. Ensaya delante de un espejo
Cuando comunicamos, lo hacemos a través de más que palabras. Nuestra voz, nuestros
gestos, nuestra mirada o nuestra manera de vestir, por poner algunos ejemplos, tam-
bién lanzan mensajes claros a nuestro interlocutor. Esos mensajes silenciosos parten de
nuestro subconsciente y pueden revelar nerviosismo, duda o dejadez.
Hasta ahora solo has puesto en práctica tu voz. Es hora de analizar el resto de tu comu-
nicación no verbal.
Ese análisis solo podrás realizarlo viéndote reflejado en un espejo. Fíjate en tu postura,
en tus manos, en tus expresiones faciales. Analízate como si fueras otra persona. ¿Cómo
te ves? ¿Te ves convincente? ¿Te ves inseguro? ¿Te ves ansioso? ¿Te ves soso?
Cambia aquello que no te convence, un detalle cada vez. Repite con cada cambio hasta
que sientas que has encauzado tus gestos y coletillas físicas. Luego repite tres o cuatro
veces más y asegúrate de que tienes tus espaldas cubiertas.

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17. Añade las diapositivas a tu ensayo
Si te he pedido que ensayes sin PowerPoint es para no condicionar tu presentación a
ese elemento auxiliar. Si trabajas siempre con las diapositivas tu cerebro se acomodará y
dejará que las pantallas marquen el ritmo.
¡Qué poca convicción emana del ponente que solo habla tras cada pantalla en función de
lo que ésta muestra!... Y qué pereza da escucharlo, ¿no?
Si vas a usar PowerPoint, su contenido debe estar en tu cabeza. Deberías ser capaz de
presentar sin mirar una sola vez tus diapositivas.
Esa es una de las razones por las que siempre recomiendo que tengas pocas diapositivas
y con poco contenido.
Recuerda: el PowerPoint no es tu guía; es parte de tu escenografía.
Más sobre cómo apoyarse en PowerPoint adecuadamente en
http://speakerslab.es/5-razones-leer-diapositivas-te-perjudica

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18. Grábate y analiza posibilidades de
mejora
Ya tienes tu texto, tu comunicación y tu PowerPoint. Ahora grábate. ¿Qué mejor ejercicio
de empatía con la audiencia que verte como espectador?
Eso sí, este ejercicio va más allá de grabarte y regodearte en tu interpretación. ¡Márcate
unos ítems para observar!:
• ¿Dominas tú el PowerPoint o a la inversa?
• ¿Tu postura es erguida, relajada y segura?
• ¿Tus movimientos son controlados y firmes?
• ¿La expresión de tu cara refuerza tu mensaje?
• ¿Tus manos se mueven por encima de la cintura con gestos de apoyo no repetitivos?
• ¿Utilizas la mirada y la sonrisa adecuadamente?
Más sobre el lenguaje del cuerpo en
http://speakerslab.es/los-peores-errores-de-lenguaje-corporal-en-las-presentaciones

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19. Piensa si tus participantes necesi-
tarán documentación de apoyo
¿Cuál es el fallo habitual? Hacer un único documento (un PowerPoint) que sirve de pre-
sentación visual, de guion para el ponente (que lo tiene impreso con sus notas) y de
documentación de apoyo para el público (que también lo tiene impreso).
Hay que entender que estos tres elementos tienen funciones y usuarios diferentes. Así
que ¿cómo puede ser que el mismo documento sirva para los tres casos?
Respuesta: no sirve.
Entiendo que es trabajoso, pero estamos creando presentaciones de valor que requieren
de un esfuerzo extra para destacar y convertirse en una presentación que no sea una
más del montón.
Así que si crees que tu audiencia necesita información por escrito prepara un documento
especialmente para ellos.

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20. Decide qué medios técnicos usarás
Haz una previsión de qué medios necesitarás. No cuentes con que la organización sepa
qué usarás porque a menudo será precisamente al contrario y tendrás que conformarte
con lo que tengan.
Eso sí, si tú decides lo que necesitas y lo pides con antelación es más fácil que te lo con-
sigan.
No esperes al día de la presentación para pedir un cable para conectar tu iPad porque
probablemente te quedes sin cable, sin iPad y sin posibilidades de proyectar tu estupen-
da presentación audiovisual.
Más sobre la ayuda de la Vista Moderador en
http://speakerslab.com/vista-moderador-powerpoint

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21. Guarda tus diapositivas en difer-
entes formatos y sitios
Hasta cuando lleves tu ordenador, puede fallar. Y si falla tendrás que recurrir a otro
ordenador. Es el momento perfecto para descubrir que,¡ay! ¡Qué aquí no está instalada la
última versión de Office!
Lleva tus diapositivas en diferentes formatos. Abiertos como los de OpenOffice, cerrados
como los *.pps de Office, en HTML5, en PDF…
¡La previsión te ahorrará más de un gran disgusto!
Por la misma razón, ni se te ocurra llevarlo todo solo en un pendrive. Puedes enviarte el
material de tu presentación al correo, dispones de Dropbox, Google Drive o Slideshare
para almacenar material en Internet, las memorias SD son baratísimas e incluso existen
unos trastos muy útiles llamados Chromecast. Usa todas las alternativas en tu mano
para tener un plan b (y c, y d, y z, si hiciera falta), por si falla tu primera intención.

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22. Visita la sala para ver lo que te vas
a encontrar
Visitar el espacio con anterioridad ayuda a reducir el estrés propio de la presentación y a
organizar el espacio.
La disposición de la audiencia puede cambiar mucho la dinámica de la sesión. Si se prevé
un debate dentro de la presentación, por ejemplo, las sillas en fila dificultarán que se
genere. Sin embargo, una disposición en semicírculo ayudarán.
Por otro lado, revisa el mobiliario con el que contarán los participantes: sillas de brazo,
butacas, pupitres, etc. Así sabrás si tendrán posibilidad de tomar notas y si estarán más
o menos cómodos. Eso también puede ayudarte a estimar el tiempo que pueden estar
ante nosotros sin impacientarse.
También es importante conocer si el lugar cuenta con tarima o no, si hay atril o mesa,
cuánto espacio existe para moverse. Toda esta información es vital para prever la comu-
nicación no verbal más adecuada.
Además, es una ventaja conocer la acústica o el tamaño de la sala, y te indicarán cuánto
deberás elevar la voz o si serán necesarios equipos de audio.
Piensa en la disposición de la sala ideal. Recuerda qué OBJETIVO te marcaste al principio
como tu brújula para tomar todas de las decisiones.

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23. Haz una prueba con los medios
técnicos
Los elementos técnicos permiten mejorar la profesionalidad de la ponencia. Sin embargo,
pueden acabar convirtiéndose en una desventaja, pues cuantos más elementos introdu-
ces, más posibilidades de error entran en juego y hay que valorar.
Si tienes la oportunidad, es recomendable supervisar personalmente todos los elemen-
tos técnicos. Y no sólo ahora. El día de la presentación ve con tiempo suficiente al lugar
del evento antes de que tu público comience a llegar. Repite cuanto puedas los siguientes
pasos:
• Prueba los micrófonos previamente si los hay. Mejor que sean de corbata que de
mano; las manos ocupadas restan naturalidad gestual.
• Prueba el ordenador que usarás, el mando para pasar las diapositivas, comprueba
cómo funciona el proyector y qué iluminación necesitarás para evitar reflejos en la panta-
lla.
• Mira cómo regular la temperatura. Necesitas que eso también juegue a tu favor. Si
hace demasiado calor la gente se adormece y si hace frío la gente estará deseando salir.
Una temperatura inadecuada puede hacerte perder toda la atención del público.
Por mi experiencia te diría que las cosas de la técnica son las que suelen jugar las peores
pasadas. Intenta probar todo con anterioridad y tener, en el momento de la verdad, la
manera de contactar con el responsable de estos temas para solventar cualquier posible
fallo lo antes posible.

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24. Define tu aspecto como ponente
La primera impresión en una presentación es especialmente importantísima. El tiempo
entre el contacto visual con el público hasta que interactúas con él suele ser largo.
Durante ese rato, el público piensa una y otra vez sobre cómo va a ser la presentación en
función de la imagen del ponente.
Por lo general, se busca la neutralidad para que nada sea más protagonista que el propio
mensaje.
Haz una lista y destaca de tu armario qué ropa te pondrás. Piensa qué aspecto te favore-
ce, qué peinado usarás, qué maquillaje aplicarás, la clase de accesorios que encajarán o si
usarás o no reloj, por ejemplo.
Cuantos más detalles anotes ahora menos cosas de las que despistarte después.
Más sobre cómo vestirte en
http://speakerslab.com/como-visto-presentacion-publico

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25. ¡Descansa y prepárate para una
presentación de éxito!
Si has llegado hasta aquí haciendo todas las tareas, no tienes nada que temer. Tu presen-
tación saldrá genial.
Ahora concéntrate en descansar y estar fresco. Olvídate de realizar tareas estresantes y
dale un respiro a tu cerebro. Elige una película ligera, una novela que no te enganchará,
da un paseo largo y tranquilo o cualquier cosa que sea placentera para ti.
Ni se te ocurra quedarte repasando las notas hasta las tantas. Quizá eso te funcionara en
los exámenes, pero te garantizo que en las presentaciones no funciona: tienes que estar
100% despierto, fresco y rápido en cada minuto.
Cena ligero para no pasar una mala noche e intenta dormir las horas que el cuerpo te
pide.
¡Buenas noches y relájate, que mañana te espera un triunfo!

Utiliza tu Checklist
“El éxito no se logra sólo con cualidades especiales.
Es sobre todo un trabajo de constancia, de método
y de organización.”
J.P. Sergent

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Presentación:
Fecha de exposición:
Marca tu objetivo.FF
Averigua cosas sobre tu audiencia.FF
Haz tu lista de ideas.FF
Agrúpalas en bloques.FF
Localiza las ideas principales.FF
Estructura tu presentación.FF
Crea una historia.FF
Añade una apertura y un cierre.FF
Ajústala a tu tiempo leyéndola en voz alta.FF
Crea el contenido de tu powerpoint.FF
Afina el diseño de las diapositivas.FF
Compártelo con un diseñador para que te asesore.FF
Trabaja tu voz leyéndola en voz alta.FF
Léela a otras personas para mejorarla.FF
Crea tus fichas para ensayar con ellas.FF
Practica tu comunicación no verbal delante de un espejo.FF
Añade las diapositivas a tu ensayo.FF
Grábate y analiza posibilidades de mejora.FF
Piensa si tus participantes necesitarán documentación de apoyo.FF
Decide qué medios técnicos utilizarás.FF
Guarda tus diapositivas en diferentes formatos.FF
Visita la sala para ver cómo es.FF
Haz una prueba con los medios técnicos.FF
Define el aspecto con el que vas a presentar.FF
¡Descansa y prepárate para una presentación de éxito!FF

Ve a por todas
"El éxito consiste en vencer el temor al fracaso."
Charles Augustin Sainte-Beuve

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Probablemente, si has llegado con interés hasta este punto, es que eres lo suficiente-
mente responsable con tus proyectos. De hecho, muy posiblemente, con tu posición
profesional o tu experiencia personal hayas desarrollado ciertas habilidades y trucos que
evitan que tus presentaciones sean catastróficas.
Pero aun así, quieres hacerlo mejor. ¿Adivino si te digo que echas de menos la conexión
con el público? Es lo que le pasa a la mayoría que presenta aceptablemente.
¿Por qué estas personas, pasan el trámite pero no consiguen presentaciones brillantes?
Porque no arriesgan. Se encorsetan en sus formatos habituales, hacen lo que ven que el
de al lado ha hecho y ofrecen presentaciones en serie, las del montón.
Es imposible que una presentación del montón cautive al público.
Cuando la audiencia está harta de ver el típico powerpoint, con la típica estructura y la
típica retahíla de convencionalismos, tiene que luchar internamente por prestar atención
porque su cerebro le dice: “esto no es importante, no me parece nada nuevo, ya sabemos
lo que es, podemos prescindir de esto”.
Pero romper con lo habitual, con lo que todo el mundo hace, requiere un riesgo. Como
con todo en la vida. ¿Pero ese riesgo es tan grande?
Seamos racionales, analicemos las posibles consecuencias de tu atrevimiento y nos
daremos cuenta de que no pueden ser tan graves. Al contrario, las ventajas suelen ser
mayores que los riesgos porque la audiencia está deseando que alguien piense en ellos,
que se lo hagan pasar bien, que lo ilusionen…
Si el público percibe que nos hemos “currado” una presentación pensando en lo que ellos
necesitan en vez de en lo que el ponente le parece cómodo, lo va a agradecer y va a ser
muchísimo más benévolo de lo que lo sería en una presentación del montón.
Así que depende de ti: ¿no quieres hacer un esfuerzo por
dejar de estar en las del montón y pasar al de las brillantes?

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Ivan Carnicero, experto en comunicación y formador
por vocación, ayuda a empresas y profesionales que
necesitan mejorar sus estrategias de comunicación
para construir el futuro que desean.
Está especializado en la creación y exposición de
contenidos en presentaciones en público utilizando las
más actuales técnicas.
Desde SpeakersLab.es, investiga, divulga y ofrece
servicios para afrontar presentaciones comerciales,
corporativas o inspiradoras con el mayor éxito.
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