В этой статье мы постарались вкратце рассказать, как выбрать event-агентство так, чтобы не разочароваться самим и не удивить участников рынка. А если и удивить, то исключительно профессионально составленным брифом, открытостью для общения с участниками тендера и прозрачными и понятными критериями выбора победителя.

1. Новогодняя вечеринка - праздник или кошмар?
© Next Consulting Group
В этой статье мы постарались вкратце рассказать, как выбрать event-агентство так, чтобы
не разочароваться самим и не удивить участников рынка. А если и удивить, то исключи-
тельно профессионально составленным брифом, открытостью для общения с участниками
тендера, прозрачными и понятными критериями выбора победителя.
Новый Год - самый волшебный праздник в году. Мы все его с нетерпением ждем и го-
товимся к нему. По-разному: кто-то начинает покупать подарки еще летом, кто-то бегает по
магазинам в последние дни декабря. С выбором event-агентства для организации корпоратив-
ной вечеринки такая же ситуация - большинство компаний только сейчас решают, будет ли в
этом году новогодняя вечеринка для сотрудников и, если будет, то неплохо бы быстренько
провести тендер.
Для того, чтобы результаты тендера Вас не разочаровали, и вечеринка еще долго не
снилась Вам в ночных кошмарах, необходимо соблюдать несколько простых правил. Сегодня
мы Вам о них и расскажем. Итак:
1) выбор агентств - участников тендера дело довольно нелегкое - рынок насыщен компа-
ниями разного возраста и качества предоставляемых услуг. На первом этапе составьте спи-
сок из 10-15 компаний. Их можно найти простым поиском в интернете и просто просмотреть
информацию на сайтах;
2) отправьте выбранным компаниям приглашения к участию в предквалификационном от-
боре. Хорошо, если приглашение будет содержать запрос на предоставление информации
о ранее проведенных мероприятиях для клиентов, аналогичных Вашей компании по раз-
меру и уровню внутреннего развития (если Вы работаете в банке, нет смысла запрашивать
информацию о мероприятии, организованном для сотрудников сети супермаркетов);
3) возможно, Вам повезет и мероприятия всех 10-15 компаний покажутся Вам достаточно кре-
ативными и качественно организованными. Что ж, работы на дальнейших этапах тендера у
Вас будет больше, но и выбор будет более широким;
4) окончательный список участников тендера у Вас уже есть. Пришла пора рассылать им
бриф. Этому документу большинство компаний не уделяет достаточного внимания и очень
даже зря. Не повторяйте эту ошибку, - чем больше информации Вы дадите, тем более ка-
чественный ответ получите:
4.1. опишите свою компанию, укажите для кого Вы проводите вечеринку (сотрудники, топ-
менеджмент, VIP клиенты);
4.2. количество участников;
4.3. желаемое место проведения или уровень локации и ее расположение (центр города, в
черте города, пригород);
4.4. если есть пожелания по тематике, не забудьте об этом написать;
4.5. бюджет также указывать необходимо. Цифра должна быть процентов на 10 ниже той
суммы, которую Ваша компания на самом деле готова потратить на мероприятие. Почему?
Вы уверены, что вписали в бриф все-все свои пожелания? Практика показывает, что чаще
всего это не так.
4.6. есть пожелания по музыкальному сопровождению вечеринки? Отлично. Указывайте.
Только это не должен быть один вариант. Звезда, которую Вы хотите увидеть и услышать,
может уже иметь планы на выбранную Вами дату.

2. 5) для многих компаний все еще не является аксиомой необходимость оплаты участия в
тендере. Примите эту необходимость как факт - если Вы хотите получить креативные кон-
цепции и качественно проработанные сметы, укажите в тендерной документации, что Вы
заплатите всем участникам за предоставленные концепции. Укажите сумму, которую Вы
готовы заплатить и что после оплаты предоставленная агентством концепция становится
Вашей интеллектуальной собственностью. Так Вы сможете использовать эти концепции в
будущем.
Если вдруг станет жаль денег, просто подумайте, каких участников Вы хотите видеть в
своих будущих тендерах? Наверняка, сильнейших игроков рынка. Поэтому плата за резуль-
тат недели их напряженного труда сегодня - это инвестиция в Ваше будущее сотрудниче-
ство;
6) не забудьте рассказать о критериях, которые будут использованы при оценке предложений
и выборе победителя тендера;
7) предложения получены, сравнительная оценка проведена и у Вас уже есть тройка лидеров.
Перед тем, как обрадовать их этим известием, посетите хотя бы по одному мероприятию
каждой компании, а потом принимайте окончательное решение;
8) победитель определен и Вас мучает желание не объяснять остальным участникам, почему
они проиграли. Гоните это желание прочь и читайте п.5. Внятное объяснение почему вы-
бран именно этот победитель и в чем ему проигрывают остальные участники - это гарантия
достойного состава участников Ваших будущих тендеров и элементарное проявление ува-
жения к потенциальным деловым партнерам;
9) пока участники работают в поте лица, готовя для Вас интересные предложения, немножко
продублируйте их работу: уточните стоимость аренды желаемых локаций, стоимость и со-
став райдера звезд, условия аренды оборудования и стоимость организации фуршета. На
этапе сравнения предложений Вы решите, что Вам выгоднее отдать в работу агентству, а
что заказать напрямую
Надеемся, что наши советы Вам помогут и Ваш праздник будет незабываемым, в хорошем
смысле.
Если Вы не уверены, что сможете сделать выбор самостоятельно или у Ваших сотрудников нет
времени на проведение тендера по выбору event-агентства, мы с удовольствием поможем с
организацией прозрачного тендера и выбором достойного победителя.