Как эффективно работать с электронной почтой (Gmail, Outlook и др.)

2.  Как отфильтровать важную почту.
 Какие горячие клавиши есть в Gmail.
 Как разделить корпоративную и внутреннюю почту.
 Как настроить функции отложенной отправки и задержки
отправки в Gmail.
 Какие полезные дополнения существуют для Gmail.

3. При проверке электронной почты пользуйтесь правилом 2 минут.
 Если вы можете ответить на письмо за 120 секунд - отвечайте на
письма сразу.
 Так вы разгрузите не только ваш почтовый ящик, но и
оперативную память вашего мозга
 Вы сэкономите силу, время и энергию.
 Вы сохраните не только ваше время, но и время вашего
корреспондента.

5. Если вы получаете больше 50 писем в день, как большинство
менеджеров, особенно важно фильтровать всю входящую почту на
важную и срочную, и прочую.
Эту задачу хорошо решает «умный» алгоритм Gmail – Priority Inbox.
Он показывает наверху самые важные письма (от коллег) и
игнорирует рассылки или спам.
Также вы можете разбить окно с входящими сообщениями на
несколько областей, например, «важные и непрочитанные»,
«отмеченные звездочками», «все прочие».

6. 1. Откройте Gmail.
2. Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу.
3. Выберите «Настройки».
4. Откройте вкладку Папка «Входящие».
5. В разделе Тип папки «Входящие» выберите «Приоритетные».
6. Нажмите кнопку «Сохранить изменения» в нижней части
страницы.

7.  Отправляйте письма в один клик и просматривайте письма в
режиме чата.
 Mailbox и подобные программы сортируют вашу почту и
автоматически убирают большую часть спама.
 Функция «Snooze» позволяет выбрать момент, когда
неактуальное в данный момент письмо попадет вторично в ваш
почтовый ящик.

8. Пользуйтесь горячими клавишами для быстрой навигации в почте.
 В почтовом сервисе Gmail c помощью кнопок со стрелками вы
можете быстро выбрать необходимое сообщение или перейти к
написанию письма.
 При открытой цепочке писем, клавиши N и P позволяют
перемещаться к предыдущему или следующему сообщению.
 Для того чтобы открыть или закрыть письмо используйте
клавишу Enter.

10. Если во время отпуска вы хотите действительно отдохнуть, а не
разбираться с входящими письмами, установите автоответчик.
В Gmail для этого нужно во вкладке «Настройки» задать
необходимые даты и написать текст сообщения.

11. Если вам регулярно приходят письма из цепочки с длинной
«историей», которые вам не интересны, вы можете скрыть цепочку
таких писем. В почтовом сервисе Gmail, например, нужно выбрать
цепочку и поместить ее в раздел игнорируемых сообщений с
помощью быстрой клавиши M.
Если новые письма не адресованы лично вам, то они будут
попадать не в папку «Входящие», а сразу в архив.

13. С помощью системы ярлыков вы можете распределять письма по
категориям, например: «работа», «семья», «ключевой клиент»,
«Алекс», «командировки».
Одному письму можно присваивать несколько ярлыков.

15. Если вы получаете всю вашу почту на один почтовый ящик, вы
легко можете разделить поток входящих на «внешнюю» и
«внутреннюю» почту.
Для этого в почтовых настройках создайте фильтр, который
содержит название домена вашей компании и два типа ярлыков:
«inbox» и «outside».
Теперь вы можете просматривать внутрикорпоративную и
внешнюю почту отдельно.

16. Если каждое ваше письмо становится началом длительного диалога
с подчиненными или коллегами, то лучший способ избавиться от
этого — сразу предусмотреть основные варианты развития событий
и дать инструкции, как поступать в том или ином случае.
Например:
Если отчет будет готов в 14-00, отправьте его Александру,
если отчет будет готов до 18-00, отправьте его Мэри,
если вы не успеваете сегодня закончить отчет, свяжитесь с Мэри по
телефону.

18. Если вам нужно выслать напоминание о начале совещания,
приглашение на встречу или уточнить задачу, которую вы
поставили вашим сотрудникам, то вы можете написать само
сообщение в заголовке письма.
В этом случае вашему адресату не потребуется открывать письмо, а
достаточно будет лишь просмотреть темы сообщений.

20. Если вы пишите много писем в течение дня, не перечитываете
отправляемые письма и боитесь допустить ошибку, то вам
поможет функция отмены отправки электронного письма,
реализованная в Gmail.
Вы сможете отменить отправление e-mail в течение 5 секунд с
момента отправки, исправить замеченную ошибку и отправить его
повторно.

22. Сервис «Бумеранг» (www.boomeranggmail.com) позволяет
отложить отправку письма на необходимое вами время. Вы пишете
сообщение в обычном режиме, после чего нажимаете на кнопку
«Later» и с помощью календаря устанавливайте момент отправки.
Так, письмо, написанное в пятницу вечером, не будет погребено
под ворохом корреспонденции, пришедшей за выходные, а придет
вашему адресату в понедельник утром.

24. Вы можете превратить полученное письмо в руководство к
действию и обеспечить мониторинг поручений, которые вам
необходимо выполнить. С помощью этой функции вы можете
составлять список дел и определять очередность выполнения
задач.
Чтобы перенести письмо в «Задачи», воспользуйтесь
расширенными функциями почты (кнопка «Еще») или сочетанием
клавиш Shift+T.

25. Если в полученном письме содержится информация о дате и
времени проведения интересующего вас мероприятия, то,
воспользовавшись кнопкой «Добавить в календарь», вы
автоматически переносите его в Google-календарь.
Дополнительно, в Google-календаре вы можете настроить
напоминание о предстоящем событии, которое придет вам на
почту.

27. В большинстве почтовых сервисов вы можете помечать сообщения
различными маркерами.
Например, в Gmail вы можете отмечать желтыми звездочками
письма, на которые необходимо ответить, зелеными галочками
письма, не требующие действий от вас, но статус которых
необходимо контролировать, восклицательными знаками письма,
которые требуют немедленных действий.
Таким образом, просто бросив взгляд на содержимое вашего
почтового ящика, вы сможете легко расставить приоритеты в
работе в электронной почтой.

28. Используйте полезные дополнения для работы с электронной
почтой.
Используйте расширение «Send from Gmail» браузера Chrome для
отправки писем без входа в почтовый ящик. В этом случае, если
вам в голову пришла блестящая идея и вы хотите поделиться ей со
своими сотрудниками, вы не будете отвлекаться на чтение
входящих писем.

29. Плагин Rapportive позволит вам видеть при ответе на письмо
доступные аккаунты собеседника в адресной книге Google, Skype,
Facebook, Linkedin, Twitter.
Используйте систему почтовых напоминаний. С помощью
специализированных сервисов, таких как followupthen.com, вы
можете получить нужное письмо в определѐнное вами время.

30.  Ответьте на вопрос: «Сколько времени вам требуется на работу с
электронной почтой?» Разбейте этот интервал на 2-3 равных
промежутка.
 Используйте для проверки почты моменты снижения вашей
активности, перерывы в работе, проверяйте почту в начале
рабочего дня, после обеда и в конце рабочего дня.
 Установите свой собственный график проверки электронной
почты. Поставьте себе напоминание на компьютер или телефон.
 Не проверяйте вашу почту в «неположенное» время.

31. 16,000 сотрудников
смотрят курсы Eduson.tv
для обучения продажам,
маркетингу, финансам,
презентациям и пр.
Аналитика
для HR
682
видео
Высокая
эффективность
Карьерный
рост
Диплом по
завершении
У нас преподают лекторы ведущих университетов мира и успешные практики: