1. Objetivo
Es una herramienta de administracion de
proyectos, flexible, eficaz y facil de utilizar, la
cual permite controlar los proyectos, ayuda a
mantener informados a quienes participan en
ellos y es compatible con la forma de trabajo
de la actualidad

3. El primer paso consiste en establecer el objetivo del proyecto
“Exposición de Relojes”
El objetivo debe ser mensurable, debe definir un fin concreto del
proyecto y debe incluir cualquier suposición acerca del proyecto, así
como sus delimitaciones.
Para evitar problemas posteriores, compruebe que todos los
afectados están de acuerdo con la definición del objetivo.
Definir el Proyecto

4. Una vez que sepa dónde se dirige el proyecto, debe averiguar
la mejor manera de llegar a ese punto. Para ello, tendrá que
recopilar información del proyecto, por ejemplo:
1. La lista de las tareas que han de realizarse
2. Las estimaciones del tiempo que requerirá cada una
A medida que recibe la información, Microsoft Project crea un
plan para realizar el proyecto.
Crear el Plan

5. Los primeros pasos para la creación del plan de un proyecto son:
1. Crear un archivo
2. Designar la fecha de comienzo o de fin del proyecto . Project /
Project Information
3. Ingresar otros datos generales del proyecto
File / Properties
3. Microsoft Project utilizará la fecha actual como fecha de
comienzo.
Establecer la fecha de comienzo del
proyecto

6. Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas, que
constituyen la base sobre la que se construye la programación. Escriba
todas las tareas importantes del proyecto, siguiendo aproximadamente el
orden en que está prevista su realización.
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de tarea, escriba el nombre de una tarea
3. Presione la tecla ENTRAR
4. Indentar
5. Mostar símbolos Tools / Options / View / show outline symbol
6. Mostrar números Tools / Options / View / show outline number
Especificar tareas

7. Microsoft Project le asigna automáticamente una duración de 1 día.
Puede cambiar esta duración para que represente con mayor precisión el
tiempo que la tarea va a requerir
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Duración de la tarea que desea cambiar, escriba la
duración que desee. La duración se puede especificar en minutos,
horas, días o semanas
3. Presione la tecla ENTRAR
Especificar duraciones

8. La mayoría de las tareas requieren que un recurso realice el trabajo.
Un recurso puede ser: una persona, un equipo, un edificio o cualquier
elemento físico necesario para completar una tarea
1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee
vincular
2. Haga clic en Vincular tareas
Microsoft Project crea un vínculo entre tareas de fin a comienzo, donde
una de las tareas ha de finalizar antes de que pueda comenzar la
siguiente. Un vínculo de fin a comienzo puede no resultar adecuado. Por
tanto, puede crear otros tipos de vínculos entre tareas, por ejemplo,
vínculos de comienzo a comienzo o de fin a fin.
Vincular tareas

9. La mayoría de las tareas requieren que un recurso realice el trabajo.
Un recurso puede ser: una persona, un equipo, un edificio o cualquier
elemento físico necesario para completar una tarea
1. Haga clic en Asignar recursos
2. En el campo Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la
tarea.
3. Si el recurso no figura en la lista, escriba su nombre en el campo
Nombre.
4. Haga clic en Asignar.
5. Una marca de verificación que aparece a la izquierda del campo
Nombre indica que el recurso está asignado a la tarea seleccionada.
Asignar Recursos

10. Para revisar el plan del proyecto antes de ajustarlo, puede imprimir la
vista Diagrama de Gantt o cualquier vista de Microsoft Project. También
puede personalizar las vistas antes de imprimirlas.
Ha creado un plan de proyecto inicial, pero tal vez aún no cumpla sus
objetivos. Por ejemplo, si sigue el plan actual, el proyecto puede requerir
un tiempo o un costo excesivos. Para solucionar estos problemas, tendrá
que ajustar el plan del proyecto.
1. Reducir la programación del proyecto
2. Reducir los costos de las tareas
3. Reducir los costos de los recursos
4. Asegurarse de que los recursos pueden realizar el trabajo en el tiempo
disponible
Imprimir el plan del proyecto
Perfeccionar el plan del proyecto

11. Dentro del Project, usted puede insertar tareas que se realizan con una
frecuencia pre-establecida, como reuniones semanales, quincenales, etc.
1. Haga clic en Insertar
(Preferiblemente después de la tarea principal, o sea en la 2da línea)
2. Seleccione Tarea Repetitiva
3. Escriba el nombre de la tarea y especifique la frecuencia
4. Haga clic en OK
Tareas Repetitivas

12. Un hito es una tarea sin duración (cero días) que se utiliza para identificar
sucesos significativos en la programación, como la finalización de una fase
importante.
1. Haga clic en Información de la tarea
2. Haga clic en la pestaña Avanzado
3. Active la casilla Marcar la tarea como hito.
4. Haga clic en OK
Marcar Hitos

13. En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral
Se presentará una pantalla semejante a esta (depende de la versión del Project)
en la cual se hacen los ajustes que necesite
Cambiar el calendario del proyecto

14. Puede incluir notas con cada tarea para realizar un seguimiento de las
suposiciones y otros datos de utilidad. Las notas pueden resultar muy útiles para
recordar las expectativas que había cuando se definió la tarea por primera vez.
1 En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea a la que desee agregar una
nota.
2 Haga clic en Notas de tareas
3 En el cuadro Notas, escriba el contenido de la nota
Insertar Notas

15. Puede crear un hipervínculo para una tarea, para un recurso o para una
asignación. Una vez creado, el hipervínculo aparecerá en el campo Indicadores
1 En una vista de hoja, seleccione una tarea, recurso o asignación
2 Haga clic en Insertar hipervínculo
Insertar Hipervínculos

16. Algunas vistas disponen de una escala temporal en la parte superior que consta
de dos componentes:
1. Una escala temporal principal en la parte superior y
2. Una secundaria debajo de ésta.
Las escalas principal y secundaria se pueden ajustar de forma independiente, lo
cual permite ver el proyecto con el nivel de detalle deseado.
1 En el menú Formato, haga clic en Escala temporal y, a continuación, en la
ficha Escala temporal.
Cambiar escala temporal

17. El Asistente para diagramas de Gantt se compone de una serie de cuadros de
diálogo interactivos que contienen las opciones que se pueden seleccionar para
aplicar formato al Diagrama de Gantt. Cuando termine de seleccionar las
opciones, el Asistente para diagramas de Gantt se encargará de dar formato al
Diagrama de Gantt.
1 En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2 Haga clic en el Asistente para diagramas de Gantt
3 Siga las instrucciones del Asistente para diagramas de Gantt.
Asistente de Gráfico

18. Para resaltar todas las tareas de un determinado tipo, puede cambiar el formato de
las barras que representen a ese tipo de tarea; puede cambiar el tipo, el diseño y el
color de la barra. También puede resaltar un determinado tipo de información del
proyecto agregando dicha información a las barras de tareas. Por ejemplo, puede
agregar los nombres de las tareas, los nombres de los recursos, los porcentajes de
conclusión y las duraciones.
1 En el menú Formato, haga clic en Estilos de barra
2 En la lista Tipo de tarea, haga clic en el tipo de barra de tarea cuyo
formado desea cambiar
3 En Forma de la barra, haga clic en el tipo, diseño, color y trama de división
que desee para el tipo de tarea
Cambiar Color de las Barras
Insertar Leyendas a las barras

19. Antes de Grabar con Línea de Base, puede ver las Estadísticas del Proyecto con
los pasos siguientes:
1 Haga clic en Proyecto
2 Haga clic en Información del Proyecto
3 Haga clic en Estadísticas
Visualizar Estadísticas

20. Establecer línea de base
Una vez completado el proceso inicial de creación de un plan :
•Introducción de tareas
•Establecimiento de dependencias
•Asignación de recursos y
•Ajuste de la programación
Estará preparado para configurar el plan previsto. Comparando la
información del plan previsto con la programación actualizada durante el
transcurso del proyecto, puede identificar y resolver discrepancias. Una
vez finalizado el proyecto, puede utilizar el plan previsto para programar
proyectos futuros similares con mayor precisión.
1 En el menú Herramientas, señale Seguimiento y, a continuación,
haga clic en Guardar línea de base
2 Haga clic en Proyecto completo o en Tareas seleccionadas para
guardar la parte de la programación que desee

21. Los autofiltros son la forma más rápida de ver subconjuntos de tareas o
de recursos. Puede aplicar un Autofiltro a cualquier vista de Microsoft
Project, excepto al Diagrama PERT, al Diagrama PERT de tareas y a las
vistas de formulario
1 En el menú Proyecto
2 Seleccione Filtro para
3 Haga clic en el de su interés
Activar Autofiltro

22. Microsoft Project le permite ver informes
1. 1 En el menú Ver
2 Seleccione Informes
3 Haga clic en el de su interés
Ver Informes