eBook fuer Gruender und Selbstaendige - Steuern und Recht - von eSteuerPartner - Steuerberater.Online.

1. Harald Zankl ▪ Holger Kock aus Steuern & Recht Rechtsformwahl ▪ mit Sonderteil: GmbH/UG Sozialversicherung ▪ Umsatzsteuer ▪ GewSt ▪ ESt KSt ▪ Einnahmenüberschussrechnung vs. Bilanz www.eSteuerPartner.de

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3. GründerBasics – Tipps & Infos aus der Praxis für die Praxis http://jo.my/ebook Dieses Buch kann hier als eBook frei heruntergeladen werden QR QR-Codes mit einer QR-App scannen oder den daneben stehenden Link verwenden. Wir haben gute Erfahrungen mit der QR-App i-nigma gemacht: http://jo.my/i-nigma 1. Auflage 11/2013 Alle Rechte vorbehalten. Diese Auflage des Buchs/eBooks darf unverändert frei kopiert, weitergegeben und elektronisch oder online zugänglich gemacht werden. Veräußerung oder vergleichbares Erzielen eines Entgelts ist nur mit schriftlicher Zustimmung durch eSteuerPartner gestattet. Trotz sorgfältiger Recherche können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Für den Inhalt wird daher keine Haftung übernommen. Dieses Werk ersetzt keine Beratung im Einzelfall – die wir aber natürlich gerne erbringen. www.eSteuerPartner.de

4. Lieber Leser, i egleite als „e“teue Pa t e stä dig G ü de ei de U setzu g ih e Idee . Als Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer sehen wir bei der Gründung selbst und später auch im laufenden Geschäft, welche Fragen auftauchen und wo Fallstricke lauern. Wir wollen in diesem eBook praxisrelevante Fragen beantworten und eine Hilfestellung anbieten. Unser Anspruch ist, in knapper Form Tipps und Hinweise aus der Praxis zu geben und das Augenmerk für mögliche Probleme zu schärfen. Viele der Themen erreichen sehr schnell einen Komplexitätsgrad, der den E fah u gsho izo t ei es G ü de s ü e steigt. We die „Ei sätze höhe e de , gilt: jemanden fragen, der sich auskennt. Au h „alte U te eh e fü hse ha e a h Jah e i Ges häft die ot e dige Erfahrung und können viele Fragen beantworten – für Gründer ist netzwerken daher besonders wichtig! Viel Erfolg wünschen die eSteuerPartner Harald Zankl Rechtsanwalt / Steuerberater Holger Kock Wirtschaftsprüfer / Steuerberater Wir sind dankbar für Anregungen & Hinweise: info@esteuerpartner.de Material aus unseren regelmäßigen Gründer-Workshops und weitere Infos für Gründer gibt es auf www.esteuerpartner.de/gruender http://jo.my/gb41 Zu den eSteuerPartner-Gründerseiten www.eSteuerPartner.de

5. Über die Autoren RA/StB Harald Zankl WP/StB Holger Kock Harald Zankl (Jahrgang 1976) ist Rechtsanwalt und Steuerberater. Zunächst Finanzbeamter in der Bayerischen Finanzverwaltung (Abschluss als DiplomFinanzwirt im Jahr 2000), danach Jurastudium an der Ludwig-MaximiliansUniversität in München. Mehrjährige Tätigkeit im Bereich der steuerlichen Gestaltung und Beratung, u.a. bei den international führenden bzw. national tätigen Sozietäten Freshfields Bruckhaus Deringer sowie RP Richter & Partner (heute: Baker Tilly Roelfs). Holger Kock (Jahrgang 1972) ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Studium der Europäischen Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule Trier und der University of West London mit Doppeldiplom als Diplom-Betriebswirt und Master of Arts. Seit 2001 Steuerberater, seit 2002 Wirtschaftsprüfer. Langjährige Tätigkeit bei Arthur Andersen und später bei Ernst & Young, einer der international führenden Steuerberatungsgesellschaften. www.eSteuerPartner.de

6. Über eSteuerPartner Wir beraten deutschlandweit und nutzen unsere langjährige Erfahrung. Wir sind "onlineaffin" und nutzen moderne Technologien im Internet: Steuerberater.Rechtsanwälte.Online. Unterlagen sind in unserem web-Portal „e“teue O d e .de i e zugä gli h. Unsere Leistungen Wir verstehen uns als umfassender Partner für Selbständige, d.h. für Freiberufler und Gewerbetreibende sowie für Unternehmen und Gründer. Unser Leistungsportfolio deckt in Steuern & Recht die Themen ab, die von der Gründung bis zu Umwandlung und Umstrukturierung eine Rolle spielen - ggf. arbeiten wir direkt mit Spezialisten aus unserem Netzwerk zusammen, z.B. im Sozial- und Arbeitsrecht. Unsere Leistungen:        Zusammenarbeit online über unser web-Portal „eSteuerOrd er.de“ u d Verarbeitung von gescannten Belegen Gründungsberatung: wir helfen Ihnen bei Rechtsformwahl und Finanzierung Gesellschaftsrecht, z.B. Gestaltung von GmbH/UG-Satzungen Laufende Steuerberatung & Gestaltungen Buchführung Gestaltung und Beratung von Testamenten & Erbrecht, Nachfolge und Schenkungen, sowie Optimierung von Erbschaft- und Schenkungsteuer Gebührenrechner online www.esteuerpartner.de – Angebot einfach anfordern www.esteuerpartner.de Gebührenrechner Steuerberatung & Angebot www.erbrechtmuenchen.net Unsere Infoseite zum Special Schenkungen & Erbschaftsteuer www.eSteuerPartner.de Erbrecht, unter

7. Inhaltsverzeichnis 1. Phasen einer Gründung und Überblick ..................................................................... 1 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2. Rechtsformwahl und Rahmenbedingungen .............................................................. 2 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 3. Kurzüberblick Rechtsformen ................................................................................ 2 GmbH vs. UG (haftungsbeschränkt) ..................................................................... 3 Gewerbe vs. Freier Beruf ...................................................................................... 4 Gewerbeanmeldung ............................................................................................. 5 De „G ü du gs-F age oge des Fi a za ts .................................................... 6 Gewerbesteuer ..................................................................................................... 7 Sonderteil GmbH/UG: Gründen, Führen, Steuern & Recht ........................................ 9 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. 3.15. 3.16. 4. Phase 1: Vorplanung............................................................................................. 1 Phase 2: Setup ...................................................................................................... 1 Phase 3: Laufendes Geschäft ................................................................................ 1 Phase 4: Erweiterung, Anpassung, Exit ................................................................ 2 Grundregeln und Fremdvergleich ........................................................................ 9 Gründungsvorgang ............................................................................................. 10 Geschäftsführung: Pflichten und Haftung .......................................................... 13 Buchführung & Bilanzierung ............................................................................... 15 Jahresabschluss: Pflicht zur Offenlegung/Hinterlegung ..................................... 15 Aufgaben der Gesellschafter: Beschlüsse ........................................................... 16 Beschluss: Bestellung und Abberufung des Geschäftsführers ............................ 18 Beschluss: Weisung an die Geschäftsführung .................................................... 19 Beschluss: Entlastung der Geschäftsführung ..................................................... 20 Beschluss: Feststellung des Jahresabschlusses und Ergebnisverwendung ......... 20 Offene Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis ...................................... 20 Verdeckte Gewinnausschüttung – Steuerfalle ................................................... 22 Gesellschaftsrecht – Übertragbarkeit der Anteile und Vesting .......................... 23 Liquidation und Insolvenz: Überblick ................................................................. 23 Liquidation – der überschaubare Fall ................................................................. 24 I sol e z: die „“ hla ge g u e ........................................................................ 25 Praxisthemen GmbH/UG A–Z ............................................................................... 26 4.1. 4.2. 4.3. Angaben auf Geschäftsbriefen ........................................................................... 26 Auslagenersatz ................................................................................................... 26 Darlehen / Gesellschafterdarlehen .................................................................... 27 www.eSteuerPartner.de

8. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 5. Sozialversicherung 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 6. Doppelstockmodell............................................................................................. 28 (verdeckte) Einlagen in die GmbH/UG ............................................................... 28 Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt ............................................................ 29 Sozialversicherung des Geschäftsführers ........................................................... 30 Übernahme von Wirtschaftsgütern von Gesellschaftern ................................... 30 Umwandlung einer UG in eine GmbH ................................................................ 31 A–Z ....................................................................................... 32 Allgemeine Hinweise Sozialversicherung ........................................................... 32 Minijob ............................................................................................................... 33 Gehaltsabrechnung ............................................................................................ 34 GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung ................................................ 34 Scheinselbständigkeit ......................................................................................... 35 Sozialversicherungsprüfung ............................................................................... 36 Statusfeststellungsverfahren .............................................................................. 36 Steuern .................................................................................................................. 37 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. Organisation, Fristen & Aufbewahrungspflicht .................................................. 37 Einkommensteuer .............................................................................................. 39 Körperschaftsteuer ............................................................................................. 41 Einkommensbesteuerung Geschäftsführergehalt .............................................. 43 Besteuerung Gewinnausschüttungen GmbH/UG ............................................... 44 Gewerbesteuer ................................................................................................... 44 Buchführung & Bilanzierung vs. Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) .......... 45 Umsatzsteuer I: Überblick, Voranmeldung, Termine ......................................... 48 Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug, Rechnungsstellung ....................................... 50 Umsatzsteuer III: Kleinunternehmer .................................................................. 52 Umsatzsteuer IV: Steuerschuld, Soll- vs. Ist-Versteuerung................................. 54 Verfahrensrecht: Steuerbescheide & Einspruch................................................. 56 www.eSteuerPartner.de

9. 1. Phasen einer Gründung und Überblick Eine Gründung bzw. ein Start-Up kann man in verschiedene Phasen einteilen. Für jede Phase sind verschiedene Überlegungen wichtig. Na hfolge d ei ku zes „ est of : 1.1. Phase 1: Vorplanung     Versicherungsstatus klären: Krankenversicherung, Rentenversicherung, Haftpflicht, Berufsunfähigkeit, ggf. Rechtsschutz Finanzierung/Businessplan/Markenrechte Arbeitsagentur: Gründungszuschuss prüfen (Antrag nur Selbstständigkeit möglich), Förderungsmöglichkeiten und Coachings vor Steuerlich beachten: Betriebsausgaben sind auch vor Gründung möglich (Anlaufkosten) – Belege und Quittungen aufheben 1.2. Phase 2: Setup     Vorprüfung: Tätigkeit gewerblich / freiberuflich? Erlaubnis notwendig? Rechtsformwahl, ggf. besondere/r Gesellschaftsstruktur und -vertrag Sonstige notwendige Verträge (AGB, Arbeitsverträge, ggf. Ehevertrag) Nochmals: betriebliche Versicherungen (Betriebshaftpflicht) 1.3. Phase 3: Laufendes Geschäft  Orga, Orga, Orga! Es sammeln sich sehr schnell Termine, Aufgaben und Fristen. 1 www.eSteuerPartner.de

10.    Wichtig: von Anfang an wichtige Dokumente geordnet sammeln – scannen hat si h e äh t, eil a die „Belege oft e s hi ke uss. Kei e “tapel anlegen – saubere Ablage in Ordner. Steuertermine im Blick behalten und darauf hin planen: welche Dokumente werden gebraucht? Wer macht wann was? Besonders wichtig: Umsatzsteuer-Voranmeldung und Einzugsermächtigung für das Finanzamt. Laufendes Controlling der Zahlen, v.a. Cash Flow-Planung der Geldein- und ausgänge (kurzfristig/mittelfristig). Besonders wichtig: laufende Rücklagen für Steuerzahlungen! 1.4. Phase 4: Erweiterung, Anpassung, Exit    2. Neue Finanzierung / Innovationszyklus Strategische Vorsorgeüberlegungen: Rücklagen Notfallplan: Vollmachten für den Falle eines Falles, Logindaten hinterlegen, Testament, Patientenverfügung Rechtsformwahl und Rahmenbedingungen Mit Beginn des geschäftlichen Tätigwerdens müssen sich Gründer für einen rechtlichen Rahmen entscheiden. Sehr oft ist dies die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder deren kleine Schwester, die so genannte „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) , kurz: die UG. Nachfolgend ein kurzer Überblick über verschiedene Möglichkeiten im Bereich der Rechtsformwahl: 2.1. Kurzüberblick Rechtsformen Als einzelner Gründer kann man ohne weiteres als Einzelunternehmen tätig werden, ggf. mit Eintragung im Ha dels egiste als „ei get age e Kauf a e.K. . Grundsätzlicher Nachteil ist hier die persönliche Haftung für alle Unternehmensschulden und -verbindlichkeiten. Besteht das Gründer-Team aus mehreren Personen, wird praktisch immer eine Gesellschaft für die Tätigkeit gegründet. 2 www.eSteuerPartner.de

11. Personengesellschaften Kapitalgesellschaften / Körperschaften Gesellschaft bürgerl. Rechts (GbR) GmbH/UG Kommanditgesellschaft (KG) Aktiengesellschaft (AG) GmbH/UG & Co. KG Genossenschaft (e.G.) Offene Handelsgesellschaft (OHG) Grundsätzlich werden Personen- und Kapitalgesellschaften unterschieden. Bei Neugründungen für kleinere Projekte wird oft eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gewählt, da diese Personengesellschaft recht einfach ohne Notar gegründet werden kann. Der Gesellschaftsvertrag muss hier auch nicht zwingend schriftlich niedergelegt werden, das ist aber dringend zu empfehlen. Nachteil der GbR: die Gesellschafter haften neben der Gesellschaft mit ihrem Privatvermögen. Jeder Gesellschafter haftet für die kompletten Schulden. Der Gläubiger kann sich den haftenden Gesellschafter frei aussuchen. Dieser kann sich die gezahlten Gesellschaftsschulden dann von seinen Mitgesellschaftern anteilig ersetzen lassen und trägt damit das Risiko einer Insolvenz der anderen Gesellschafter. 2.2. GmbH vs. UG (haftungsbeschränkt) Nach unserer Erfahrung klare Favoriten bei Neugründungen sind die GmbH und die UG. Mischformen wie die GmbH/UG & Co. KG sind steuerlich manchmal günstiger (z.B. bei hohen Anlaufverlusten, wegen Verrechnungsmöglichkeiten beim Gesellschafter), aber insgesamt eher die Ausnahme. Eine GmbH/UG kann auch von ei e ei zige Gesells hafte geg ü det e de „Ei -Mann-Gesells haft . Die UG wiederum ist gesellschaftsrechtlich eine Sonderform der GmbH mit einigen Ausnahmen:  Firmierung  Gewinnrücklage ¼  Volleinzahlung Stammkapital  Stammkapital ab 1 Euro 3 www.eSteuerPartner.de

12.     Kürzeste erlaubte Firmierung im Geschäftsverkehr haftu gs es h ä kt – keine weitere Abkürzung zulässig! ist „UG Gewinne müssen immer zu ¼ in der Bilanz in eine Rücklage eingestellt werden (insoweit ist keine Gewinnausschüttung erlaubt). Der Gewinn bestimmt sich allerdings nach Abzug von Geschäftsführergehältern. Mit der Rücklage kann das Stammkapital irgendwann zur GmbH aufgestockt werden. Erst dann entfällt diese Pflicht zur Rücklagenbildung. Stammkapital für eine UG ab 1 Euro möglich (GmbH: 25.000 Euro Minimum). Empfehlung: etwa 800 bis 2.000 Euro, so dass die UG einen Grundbestand an Finanzmitteln hat. Unter ca. 300 Euro verlangt das Handelsregister oft einen Kostenvorschuss vor der Eintragung, was Zeit kostet.  Weitere Infos beim Gründungsvorgang, Tz. 3.2. Stammkapital muss bei der UG immer voll eingezahlt werden. Bei der GmbH reichen zunächst 12.500 Euro. Die Gesellschafter müssen ggf. den Rest nachschießen. Vorteil der GmbH/UG: die Haftung ist beschränkt auf das Gesellschaftsvermögen. Ein Durchgriff auf das Vermögen von Gesellschafter oder Geschäftsführer ist nur ausnahmsweise möglich.  Siehe auch: Umwandlung UG in GmbH, Tz. 4.9. und Geschäftsführung: Pflichten und Haftung, Tz. 3.3. 2.3. Gewerbe vs. Freier Beruf Die Abgrenzung Gewerbe vs. Freier Beruf zielt im Wesentlichen auf die Gewerbesteuer ab. Nur ein Gewerbe unterliegt dieser Sondersteuer. Die „ge e esteue ef eite freien Berufe sind im Steuerrecht eng gefasst (§ 18 EStG). Die meisten sind Dienstleistungs-Katalogberufe wie (selbstständige!) Ärzte, Heilpraktiker, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wissenschaftler, Künstler, Schriftsteller, Journalisten, Lehrer, Notare, Ingenieure, Architekten, beratende Volks- und Betriebswirte und die diesen ähnlichen Berufe. Grundvoraussetzung ist nicht unbedingt ein einschlägiger Uni-Abschluss, aber eine nachweisbare, ähnliche Ausbildungshöhe, sowie ein entsprechendes Tätigkeitsbild. Bei Künstlern und 4 www.eSteuerPartner.de

13. Desig e uss ei e ge isse „Gestaltu gshöhe o liege , die das Fi a za t ggf. per Gutachten prüfen lässt. Freiberufler erzielen so genannte Einkünfte aus selbstständiger Arbeit. Andere selbständige Tätigkeiten sind praktisch immer gewerblich, d.h. steuerlich werden Einkünfte aus Gewerbebetrieb erzielt, die der Gewerbesteuer unterliegen. (Nur) Gewerbebetriebe sind Zwangsmitglied in der lokalen Industrie- und Handelskammer (IHK). Die IHK bietet Unterstützung in rechtlichen und wirtschaftlichen Fragen, kostet aber einen umsatzabhängigen Jahresbeitrag. Mindestbeitrag ist meist ca. 150 Euro. Mehr Info zum IHK-Beitrag gibt es bei der IHK direkt: http://jo.my/gb02 Info zu Beiträgen IHK München 2.4. Gewerbeanmeldung Gewerbebetriebe (also auch eine GmbH/UG) müssen formal bei der örtlichen Gemeinde eine Gewerbeanmeldung mit Angabe der genauen Tätigkeit machen. Man sp i ht au h o „Ge e es hei . Koste pu kt je a h Ge ei de a. -65 Euro. Von der Gewerbeanmeldung erhält das Finanzamt einen Abdruck und verschickt daraufhin einen Fragebogen an den Gründer. Freie Berufe müssen keine Gewerbeanmeldung machen. Sie müssen aber dem Finanzamt anzeigen, dass sie gestartet haben. Folge: das Finanzamt verschickt einen Fragebogen. 5 www.eSteuerPartner.de

14. 2.5. Der „Gründungs-Fragebogen“ des Finanzamts Je nach konkreter Gründung heißt der Fragebogen etwas anders, z.B. „Frage oge zur Auf ah e ei er ge er li he , sel stä dige frei erufli he Tätigkeit“ oder „Frage oge zur steuerli he Erfassu g / Grü du g ei er Körpers haft“. Abgefragt werden aber praktisch die gleichen Angaben. Wesentlich sind dabei:   Angaben zu den voraussichtlichen Einkünften. Auf dieser Basis werden Vorauszahlungen festgesetzt. Angaben zur Umsatzversteuerung. Wenn keine Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird, sollte auf jeden Fall die IstVersteuerung beantragt werden.  Siehe auch: Umsatzsteuer, Tz. 6.8. ff Zum Gründungsfragebogen des Finanzamts haben wir als Ausfüllhilfe einen ausführlichen bebilderten Online-Artikel im InfoBlog auf unserer website: http://jo.my/gb03 InfoBlog-Artikel auf eSteuerPartner.de zum Gründungsfragebogen (Ausfüllhilfe) Das Finanzamt stellt den Fragebogen auch online zum Ausfüllen zur Verfügung. Vorteil: der Fragebogen ist auch ausgefüllt downloadbar, man muss nicht die Papierversion, die das Finanzamt schickt, mühsam ausfüllen: http://jo.my/gb04 Online-Version Fragebögen Finanzamt 6 www.eSteuerPartner.de

15. 2.6. Gewerbesteuer Gewerbebetriebe unterliegen mit ihrem Gewinn (sog. Gewerbeertrag) der Gewerbesteuer. Natürliche Personen und Personengesellschaften haben dabei einen Freibetrag von 24.500 Euro, der immer vom Gewerbeertrag abgezogen wird. Keinen Freibetrag haben GmbH/UG. Die Gewerbesteuer berechnet sich mit Gewerbesteuer = Gewerbeertrag x Messzahl 3,5 % x Hebesatz Beispiel: Messzahl (immer) 3,5 % x Hebesatz 490 % = Steuersatz von 17,15 % Den Hebesatz legt jede Gemeinde individuell fest, vom gesetzlichen Minimum 200 % bis zu 490 %. Hier gibt es durchaus Sparpotenzial. Es wird eine tatsächliche Betriebsstätte, z.B. Büro, vor Ort verlangt. Ein Briefkasten reicht nicht. Bei mehreren Betriebsstätten wird ggf. die Gewerbesteuer aufgeteilt (Zerlegung). Bei der GmbH/UG kommt es bei Start-Ups oft auf de „O t de Ges häftsleitu g a , e es keine Angestellten gibt. Der Aufenthaltsort der Geschäftsführer bei den wesentlichen Entscheidungen ist maßgeblich. Formal muss für einen Gewerbebetrieb (z.B. eine GmbH/UG) beim zuständigen Finanzamt eine Gewerbesteuer(jahres)erklärung abgegeben werden. Das Finanzamt stellt dann den Gewerbeertrag fest und rechnet mit der Messzahl 3,5 % den Gewerbesteuermessbetrag aus. Diesen erhält die Gemeinde mitgeteilt. Die Gemeinde rechnet mit ihrem Hebesatz die Gewerbesteuer aus und verschickt dann den Gewerbesteuerbescheid, in dem die Zahllast steht. Vorsicht: wenn etwas im Bereich Gewerbesteuer rechtlich falsch behandelt wird, ist praktisch immer ein Einspruch beim Finanzamt notwendig (gegen den Gewerbesteuermessbescheid), nicht erst bei der Gemeinde!  Siehe auch: Steuerbescheide & Einspruch, Tz. 6.12. Als Anhaltspunkt für überschlägige Berechnungen wird oft ein Gewerbesteuersatz von ca. 15 % verwendet. Zusammen mit Körperschaftsteuer und Soli ergibt sich damit als Faustregel eine Steuerbelastung von ca. 30 % auf den Gewinn einer GmbH/UG. 7 www.eSteuerPartner.de

16. München 490 % Pullach 260 % Grünwald 240 % Nürnberg 447 % Berlin 410 % Stuttgart 420 % Augsburg 435 % Köln 475 % Hamburg 470 % Überblick Hebesätze Gewerbesteuer Bei natürlichen Personen wird die Gewerbesteuer mit einem Hebesatz 380 % auf die Einkommensteuer angerechnet und insoweit neutralisiert. Befindet sich der Betrieb in einer Gemeinde mit einem solchen Satz oder darunter, ist die Gewerbesteuerbelastung also unter dem Strich Null. Liegt der Satz darüber, bedeutet die Gewerbesteuer eine echte Belastung. GmbHs/UGs sind nicht begünstigt und zahlen Gewerbesteuer auf ihren Gewinn. Gewerbebetriebe unterliegen der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht, wenn der Gewinn 50.000 Euro oder der Umsatz 500.000 Euro übersteigt (§ 141 AO). Das Finanzamt fordert bei Überschreitung zu einem bestimmten Datum zur Buchführung auf (Bescheid). GmbHs/UGs sind ohne Grenzen immer buchführungs- und bilanzierungspflichtig (da Handelsgewerbe, §§ 238, 2 HGB i.V.m. § 140 AO). Wichtig: Buchführung meint eine doppelte Buchführung mit einem dafür vorgesehenen Programm. Mit Excel allein ist keine Buchführung möglich!  Siehe auch: Buchführung & Bilanzierung vs. EÜR, Tz. 6.7. Freiberufler haben nie Pflicht zur Buchführung, dürfen das aber freiwillig tun. Hintergrund: der Gesetzgeber unterstellt bei Freiberuflern Verhältnisse, die überschaubarer sind als bei Gewerbetreibenden. Mit Blick auf kleine UGs ist das sicher nicht mehr zeitgemäß. 8 www.eSteuerPartner.de

17. 3. Sonderteil GmbH/UG: Gründen, Führen, Steuern & Recht Nachfolgend wollen wir das „Leben einer GmbH/UG von der Gründung bis zur Liquidation durchspielen und zu den einzelnen Phasen einige Hinweise geben.  Siehe auch: GmbH vs. UG, Tz. 2.2. 3.1. Grundregeln und Fremdvergleich Die GmbH/UG ist als juristische Person rechtlich eigenständig und unabhängig von den Gesellschaftern und Geschäftsführern. Die Gesellschafter und/oder Geschäftsführer dürfen daher Verträge mit der GmbH/UG haben, z.B. an diese Waren liefern oder Leistungen erbringen (z.B. Beratung, Verkaufsgeschäfte). Zu beachten ist allerdings beim Abschluss solcher Verträge, ob es der handelnden Person erlaubt ist, den Vertrag abzuschließen. Ein Geschäftsführer darf z.B. nur dann ei Ges häft de G H/UG it si h sel st a s hließe , e e „ o de Beschränkungen des § BGB ef eit ist eist gege e , gl. dazu das Handelsregister der jeweiligen Gesellschaft oder die Satzung). Beispiel: Der Anstellungsvertrag eines Geschäftsführers bedarf beim Abschluss eines Gesellschafterbeschlusses (Details siehe unten). Auch wenn die GmbH/UG von nur einer Person gegründet wurde, die dann zugleich Ges häftsfüh e i d = „Ei -Mann-G H , ist diese T e u g u edi gt zu beachten. Die Gesellschaft darf nicht benachteiligt werden. Vertragsbedingungen müssen wie unter fremden Dritten sein „f e dü li h , es ist also immer der „F e d e glei h zu ea hte . Das gilt eso de s i Be ei h des Ve öge s. Es gilt die Grundregel: Jeder Zahlungsvorgang braucht Verträge/Dokumente. Das gilt besonders zwischen GmbH/UG und Gesellschafter oder Geschäftsführer, z.B. bei Darlehen, Gehältern, Verkaufsgeschäften. Fremdvergleich beachten! Ansonsten droht steuerlich eine sogenannte vGA – verdeckte Gewinnausschüttung – und gesellschaftsrechtlich ein Haftungsfall. Verträge dürfen an sich auch mündlich 9 www.eSteuerPartner.de

18. geschlossen werden. In der Praxis drohen allerdings erhebliche Nachweisprobleme und auch steuerliche Risiken, da mündliche Verträge oft gerade nicht fremdüblich sind. Das Finanzamt schaut dann besonders genau hin. Daher gilt wie sonst auch: Verträge immer schriftlich niederlegen! Vereinbarungen immer im Voraus, klar & eindeutig regeln.  Siehe auch: verdeckte Gewinnausschüttung - Steuerfalle, Tz. 3.12. 3.2. Gründungsvorgang Zur Gründung einer GmbH/UG brauchen die Gesellschafter einen Termin beim Notar. Ein Gesellschafter kann dabei einen anderen vertreten, er braucht dazu aber wiederum eine notariell beurkundete Vollmacht. Die Gesellschafter können auch, wenn es anders nicht geht, an verschiedenen Terminen zu verschiedenen Notaren gehen (Mehraufwand und -kosten). Im Termin beim Notar wird der Gesellschaftsvertrag der GmbH/UG (Satzung) beurkundet. Wichtige, vorab zu klärende Punkte sind dabei:     Firma (Name der Gesellschaft) Zweck der Gesellschaft Höhe des Stammkapitals und Aufteilung in Geschäftsanteile Geschäftsführer Zentrale Bestandteile der GmbH/UG-Satzung 10 www.eSteuerPartner.de

19. GmbH  Notar Beurku du g Satzu g, Gesells hafter ersa lu g: x   Sta dardsatzu g Notar e tfällt ei Musterprotokoll :   Ba kko to: IHK: ortsa hä gig a  Jahresa s hluss: je a h U fa g, a  UG       Ha delsregister: a. € tl. a. € a. € Bu hführu g: je a h U fa g, a Notar Musterprotokoll: a. Ha delsregister: a. Ba kko to 8€ € a. € a. tl. € pro Jahr € € tl. a. € IHK ortsa hä gig a a. € Buchführung: je nach Umfang, ab ca. 50 € tl. Jahresa s hluss: je a h U fa g, a € pro Jahr  Gründungskosten & laufende Kosten a. Die Kosten für Buchführung & Jahresabschluss je nach Größe und Umfang der Gesellschaft können mit den Preisreglern auf www.eSteuerPartner.de abgeschätzt werden: www.eSteuerPartner.de Preisregler Steuerberaterkosten für Buchführung & Jahresabschluss Ei e UG i d eist de Koste ege it de „Muste p otokoll geg ü det. Das Musterprotokoll ist eine gesetzlich vorgegebene Mindestsatzung für Gründungen mit 1 bis 3 Gesellschaftern und kann für eine GmbH oder eine UG verwendet werden. Notare haben für GmbH-Gründungen (oder auch UGs) aber auch Standardsatzungen mit etwas umfangreicheren Regelungen parat. Für eine GmbH wird meist diese Notar-Standardsatzung verwendet. 11 www.eSteuerPartner.de

20. Wichtig: im Musterprotokoll fehlen einige wichtige Standardregelungen, z.B. zur Einziehung eines Geschäftsanteils bei Insolvenz eines Gesellschafters – es ist also genau zu prüfen, ob das Musterprotokoll in der konkreten Situation ausreicht! Anwälte und Steuerberater können hier hilfreich sein. Spätestens wenn der Unternehmenswert steigt, sind Änderungen dringend anzuraten. http://jo.my/gb05 Musterprotokoll als pdf Beim Notar wird auch bestimmt, wer Geschäftsführer der GmbH/UG sein wird. Die Geschäftsführer sind für die meisten Anmeldungen ans Handelsregister verantwortlich. Na h Beu ku du g de “atzu g gi t es die G H/UG „i.G. , also i G ündung. Die Gesellschaft darf mit diesem Zusatz auch schon nach außen hin auftreten. Als nächstes zahlen die Gesellschafter ihre Einlage auf den jeweiligen Geschäftsanteil zu Händen der Geschäftsführer ein (meist auf das neu eröffnete Bankkonto der Gesellschaft). Stammkapital so wählen, dass es durch 2, 3 und 4 teilbar ist, das erleichtert Ein- und Austritt von Gesellschaftern: Stammkapital GmbH: z.B. 25.008 Euro Stammkapital UG: z.B. 1.008 Euro Ist dies geschehen, teilt der Geschäftsführer dem Notar mit, dass das Stammkapital vorhanden ist, woraufhin der Notar die vorbereitete Anmeldung ans Handelsregister weitergibt. In der Praxis stellt der Notar meist eine Fax-Vorlage für die Rückmeldung zur Verfügung. Das Handelsregister braucht dann noch ca. 1 bis 4 Wochen und trägt die Gesellschaft ein. Die Gesellschaft ist damit voll entstanden, de )usatz „i.G. ka u weggelassen werden. 12 www.eSteuerPartner.de

21. Zur Vermeidung von Haftungsrisiken sollten bis zur Eintragung im Handelsregister keine größeren Geschäfte getätigt werden. 3.3. Geschäftsführung: Pflichten und Haftung Der Geschäftsführer ist als Organ der Gesellschaft derjenige, der für sie handelt (§ 35 GmbHG). Er muss darauf achten, dass die Gesellschaft ihre rechtlichen und steuerlichen Pflichten erfüllt. Für den Geschäftsführer ist es wichtig, bei seinem Handeln immer klarzustellen, dass er für die GmbH/UG auftritt. Dann wird nur diese rechtlich verpflichtet, nicht der Geschäftsführer selbst. Als juristische Person haftet im Normalfall nur die Gesellschaft mit ihrem Vermögen. Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden (§ 43 Abs. 1 GmbHG) Verstößt der Geschäftsführer gegen diese Sorgfaltspflicht, haftet er sehr schnell persönlich für entstehende Verbindlichkeiten der Gesellschaft. 13 www.eSteuerPartner.de

22. Pflichten des Geschäftsführers   Geschäftsführung im eigentlichen Sinn + allgemeine Treuepflicht  Erhaltung der Zahlungsfähigkeit   Stellung eines Insolvenzantrags  Erhaltung des Stammkapitals  Organisation der Buchführung & Jahresabschluss  Einberufung Gesellschafterversammlung Anmeldungen zum Handelsregister: Gründung, Kapitalerhöhungen, Satzungsänderungen, Auflösung, Aktualisierung der Gesellschafterliste Steuerliche Pflichten: z.B. Umsatzsteuervoranmeldung, Jahreserklärungen Der Hauptfall, in dem ein Geschäftsführer selbst haftet, tritt meist bei Zahlungsnot ein. Der Geschäftsführer sollte spätestens dann Rechtsrat einholen, weil die Situation verzwickt werden kann. Kein Gläubiger darf benachteiligt werden. Dazu kommen Sonderregelungen für Steuerschulden. Haftu g des Ges häftsführers ei…       …Ni hte füllu g steue li he Pfli hte (Steuerausfälle) …fals he Ve si he u g zgl. “ta ei lage G ü du g …Rü kzahlu g o “ta ei lage P üfu g Voll e tigkeit des Rückzahlungsanspruchs, § 19 Abs. 5 GmbHG) Strafrechtlich: Untreue § 266 StGB möglich! …zu späte “tellu g ei es Insolvenzantrags (§ 15a InsO) …u e e htigte Auszahlu g t otz Ü e s huldu g Zahlungsunfähigkeit Und generell bei Sorgfaltspflichtverletzungen, z.B.  Bezahlung für nicht erbrachte Leistungen  Keine Kontrolle der anderen Geschäftsführer-Ressorts  Privatentnahmen von Gesellschaftsmitteln  Darlehensgewährung ohne Sicherheiten ode Gibt es mehrere Geschäftsführer, sollten die Aufgabenbereiche in einer Vereinbarung klar abgegrenzt und dokumentiert werden (Ressorts – z.B. Kaufmännische Leitung und Steuern, Vertrieb, Entwicklung). Tritt ein persönlicher Haftungsfall auf, haftet nur 14 www.eSteuerPartner.de

23. der ressortverantwortliche Geschäftsführer. Die anderen Geschäftsführer haben jedoch Kontroll- und Überwachungspflichten gegenüber den anderen Ressorts. Der Gesellschafter haftet im Grundsatz nur mit seiner Einlage. Er muss den Geschäftsführer grundsätzlich nicht kontrollieren, sollte es aber. Aber: Gesellschafter haftet z.B.     bei unvertretbar erhöhtem Gründungsaufwand auf Erstattung von verbotenen Stammkapital-Rückzahlungen ei „existe z e i hte de Ei g iff i das Ve öge bei Vermögensvermischung, d.h. mangelnde Trennung von Gesellschaft und Gesellschafter 3.4. Buchführung & Bilanzierung GmbH und UG sind immer buchführungspflichtig, d.h. alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah im Rahmen einer doppelten Buchführung aufgezeichnet werden. Den Gesellschaftern gegenüber sind die Geschäftsführer verpflichtet, innerhalb eines halben Jahres nach Ablauf des Geschäftsjahrs einen Jahresabschluss vorzulegen. In der Praxis verlängert sich diese Frist üblicherweise. Grenze ist oft die Abgabefrist für die Jahres-Steuererklärungen. Gesetzliche Frist für Körperschaft-, Umsatz- und Gewerbesteuererklärungen ist der 31. Mai des Folgejahres. Die Frist ist auf Antrag verlängerbar. Bei Beauftragung eines Steuerberaters verlängert sich die Frist automatisch auf den 31.12. des Folgejahres.  Siehe auch: Buchführung & Bilanzierung vs. EÜR, Tz. 6.7. 3.5. Jahresabschluss: Pflicht zur Offenlegung/Hinterlegung Die Bilanz muss in einer verkürzten Version beim Bundesanzeiger zur Offenlegung eingereicht werden. Kleine Gesellschaften dürfen seit 2012 ihre Bilanz wahlweise auch nur noch hinterlegen und müssen sie nicht mehr direkt offenlegen. 15 www.eSteuerPartner.de

24. Hinterlegung beim Bundesanzeiger ist möglich, wenn maximal 2 von 3 dieser Grenzen überschritten werden (§ 264a HGB):    350.000 Euro Bilanzsumme 700.000 Euro Umsatzerlöse Durchschnittlich 10 Arbeitnehmer Unterschied: bei einer Hinterlegung muss ein Interessierter einen kostenpflichtigen Antrag auf Einsicht stellen, um die Bilanz ansehen zu können. Offengelegte Bilanzen sind dagegen online frei suchbar und zugänglich. Bilanzen müssen spätestens 1 Jahr nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahrs offengelegt/hinterlegt werden. Bei verspäteter Offenlegung/Hinterlegung wird ein Bußgeld ab 250 Euro fällig! Offen gelegt wird nur die Bilanz und der gesetzliche Anhang, nicht die Gewinn- und Verlustrechnung. Je kleiner die Gesellschaft, desto weniger gegliedert ist die Bilanz. 3.6. Aufgaben der Gesellschafter: Beschlüsse Während die Geschäftsführer das Tagesgeschäft verantworten, kümmert sich die Gesellschafterversammlung um wichtige und grundlegende Entscheidungen. Gesetzlich geregelt ist dies in § 46 GmbHG. In der Satzung der Gesellschaft können hierzu aber auch konkrete Sonderregelungen stehen. Die Geschäftsführer dürfen allerdings nicht vollständig entmachtet werden. 16 www.eSteuerPartner.de

25. Aufgaben der Gesellschafter (§ 46 GmbHG):     Feststellung des Jahresabschlusses und Beschluss über Ergebnisverwendung Bestellung/Abberufung/Entlastung von Geschäftsführern und Prokuristen Überwachung der Geschäftsführung Einforderung von Einlagen Die E ts heidu ge e de i de Gesells hafte e sa lu g als „Bes hluss gefasst und protokolliert. Nur für satzungsändernde Beschlüsse ist eine notarielle Beurkundung sowie 3/4-Mehrheit notwendig (§ 53 GmbHG). Grundsätzlich müssen einige Formvorschriften beachtet werden, z.B. ist zur Gesellschafterversammlung schriftlich einzuladen, wenn in der Satzung nichts anderes bestimmt wird. Es muss eine genaue Tagesordnung mit bestimmten Beschlussvorschlägen übersandt werden. Die Gesellschafter müssen sich auf die konkret anstehenden Beschlüsse vorbereiten können. Eine Mindestfrist von 1 Woche ist einzuhalten. Der/die Geschäftsführer haben die Gesellschafterversammlung einzuberufen. Meist geschieht dies als Jahresversammlung, bei der der Jahresabschluss präsentiert und über die Ergebnisverwendung beschlossen wird. Unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, muss eine Gesellschafterversammlung einberufen werden, wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 49 GmbHG). Die Gesellschafter selbst können nur ausnahmsweise zu einer Versammlung laden, wenn eine Aufforderung durch mindestens 10 % der Anteilseigner, eine Gesellschafterversammlung einzuberufen, von der Geschäftsleitung ignoriert wurde (§ 50 GmbHG). Alle Gesellschafter können sich immer auch als „“po ta e sa lu g zusa e fi de u d Bes hlüsse fasse . V.a. in kleineren GmbHs/UGs hat es sich eingebürgert, dass im (einstimmigen und vollzähligen) Gesellschafterbeschluss auf die Einhaltung der Formvorschriften 17 www.eSteuerPartner.de

26. verzichtet wird. Damit können ad hoc-Versammlungen formgültig abgehalten und Beschlüsse relativ frei gefasst werden. Eine Vorlage für ein Protokoll gibt es hier: http://jo.my/gb06 Word-Vorlage für Protokoll einer Gesellschafterversammlung GmbH/UG Bei ei e Ei pe so e gesells haft gi t es statt „Bes hlüsse so ge a te „E ts hlüsse . Ü e diese ist u e zügli h ei e Niede s h ift a zufe tige § A s. 3 GmbHG). Beschlüsse werden mit der Mehrheit der Stimmrechte gefasst. Das ist eine einfache Mehrheit von über 50 % (Abweichung durch Satzung möglich), außer bei satzungsändernden Beschlüssen, dann: mehr als ¾ der Stimmrechte plus notarielle Beurkundung (§ 53 GmbHG). Je 1 Euro Stammkapital gibt es eine Stimme. Ein Gesellschafter kann per Vollmacht (in Textform, also z.B. mindestens per E-Mail) eine andere Person zur Abstimmung ermächtigen. Die Satzung kann hierzu auch abweichende Regeln vorsehen. Nichtige/fehlerhafte Gesellschafterbeschlüsse können angefochten werden. Es gilt hier ausnahmsweise das Aktienrecht (§ 241 ff AktG). Die Anfechtung muss durch Klage vor dem zuständigen Landgericht am Sitz der Gesellschaft spätestens innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung geltend gemacht werden. 3.7. Beschluss: Bestellung Geschäftsführers und Abberufung des Die Gesellschafterversammlung bestellt den/die Geschäftsführer und beruft ihn/sie wieder ab. Der Geschäftsführer ist Organ der Gesellschaft und vertritt sie nach außen. Er kann dabei ermächtigt werden, Geschäfte mit sich selbst abzuschließen, z.B. Kauf ei es Gege sta des o de G H fü si h sel st. E ist da „ o de Beschränkungen des § BGB ef eit . 18 www.eSteuerPartner.de

27. Es handelt sich dabei um gesellschaftsrechtliche Vorgänge, also ob die Person Geschäftsführer wird oder es nicht mehr ist. Daneben wird mit dem Geschäftsführer meist auch noch ein Arbeits- oder Dienstvertrag abgeschlossen, in dem die Vergütung, Dienstwagen usw. geregelt wird. Für den Abschluss ist ebenso die Gesellschafterversammlung zuständig. Werden hier Fehler gemacht, ist der Vertrag (meist) dennoch gültig, kann aber ohne Kündigung jederzeit beendet werden. Ansonsten unterliegt der Vertrag den gesetzlichen (oder vereinbarten) Kündigungsfristen. Es ist immer darauf zu achten, dass bei Abberufung (= Gesellschaftsrecht) eine Kündigung (= Arbeits-/Vertragsrecht) nicht vergessen wird. Meist gibt es dazu auch Regelungen in den Geschäftsführerverträgen.  Siehe auch: Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt, Tz. 4.6. 3.8. Beschluss: Weisung an die Geschäftsführung Die Gesellschafter können auch Beschlüsse fassen, die konkrete Handlungsanweisungen an die Geschäftsführung beinhalten. Eine Weisung ist allerdings nur mit einem solchen Beschluss für die Geschäftsführer verbindlich und geht i ht „ei fa h so . Führt er einen solchen konkreten Beschluss aus, ist der Geschäftsführer praktisch aus der Haftung entlassen, weil er keine eigene Entscheidung trifft. Diese Enthaftung hat allerdings Grenzen, denn der Geschäftsführer muss klarerweise prüfen, ob der Beschluss und die Weisung, die er ausführen soll, gegen das Gesellschaftsrecht oder sonstige Gesetze verstößt, z.B. gegen  das Verbot der Rückzahlung des Stammkapitals  die Pflicht zur Stellung eines Insolvenzantrags  Vorschriften in der Satzung der Gesellschaft!  strafrechtliche Tatbestände (Unterschlagung, Betrug, Bestechung..) 19 www.eSteuerPartner.de

28. 3.9. Beschluss: Entlastung der Geschäftsführung Mit diesem Beschluss verzichtet die Gesellschafterversammlung auf (erkennbare) Schadensersatzansprüche und Kündigungsgründe gegenüber dem Geschäftsführer für den Entlastungszeitraum. Wird meist in der Jahresversammlung ausgesprochen. Eine Einschränkung ist möglich. 3.10. Beschluss: Feststellung des Jahresabschlusses und Ergebnisverwendung In der Jahresversammlung unterbreiten die Geschäftsführer üblicherweise den Jahresabschluss und einen (vorher intern abgestimmten) Vorschlag zur Ergebnisverwendung. Die Gesellschafterversammlung stellt dann den Jahresabschluss formal fest. Mit der Feststellu g au h „Ge eh igu g ist de Jah esa s hluss sozusage offiziell. Die Ergebnisverwendung bezieht sich auf den Jahresüberschuss und regelt, was mit diesem passiert, z.B. Ausschüttung an die Gesellschafter oder Vortrag in die nächsten Jahre. Daneben können weitere Ergebnisbeschlüsse gefasst werden, die sich auf bestimmte Bilanzpositionen beziehen:  Einstellung in Gewinnrücklagen  Vortrag auf neue Rechnung: Gewinnvortrag / Verlustvortrag   Auflösung von Gewinnrücklagen Entnahmen aus Kapitalrücklagen Bei einer UG muss ¼ des Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage eingestellt werden. Insoweit darf der Jahresüberschuss nicht ausgeschüttet werden (§ 5a GmbHG). Der Jahresüberschuss bestimmt sich immer nach Abzug aller Auf e du ge „Bet ie sausga e , ozu z.B. das Ges häftsfüh e gehalt gehö t. 3.11. Offene Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis Eine Ausschüttung aus einer Körperschaft sollte gut überlegt werden. Nachfolgend kurz die wichtigsten Punkte, die in der Praxis oft nicht ganz klar sind: 20 www.eSteuerPartner.de

29.   Gewinnausschüttung ist ein gesellschaftsrechtlicher Vorgang, durch den die Körperschaft (GmbH/UG) eigene Vermögensmittel an die Gesellschafter weitergibt. Die Mittel müssen „i de Bila z buchungstechnisch vorhanden sein (z.B. Jahresüberschuss, Gewinnvorträge). Keine Rolle spielt dabei der Kontostand der Gesellschaft – dies ist eine Frage, ob und wie tatsächlich bezahlt werden kann. Gewinnausschüttungen ziehen den Soforteinbehalt von Kapitalertragsteuer nach sich (25 % plus Soli 5,5 % hierauf = insgesamt 26,375 %). Es darf immer nur der Betrag nach Abzug der Steuern an die Gesellschafter überwiesen werden, nicht der Betrag, der im Ausschüttungsbeschluss steht. Beispiel: Die Gesellschafterversammlung beschließt, vom Jahresüberschuss 20.000 Euro an die beiden 50:50 beteiligten Gesellschafter auszuschütten. Dann sind davon Kapitalertragsteuer + Soli einzubehalten und ans Finanzamt anzumelden und zu zahlen: 20.000 Euro x 26,375 % = 5.275 Euro. Die Gesellschafter erhalten jeweils: 20.000 Euro – 5.275 Euro : 2 = 7.362,50 Euro.     Die Kapitalertragsteuer ist an dem Tag der Auszahlung an die Gesellschafter beim Finanzamt anzumelden und abzuführen – Ausschüttungen müssen also vor dem Beschluss geplant werden. Der Beschluss kann auch ein späteres Zahlungsdatum vorsehen – Achtung: wenn kein Datum genannt ist, gilt der nächste Tag als Zahlungstag. Für die Anmeldung gibt es ein eigenes Formular (www.elster.de). Die GmbH/UG muss für die Gesellschafter Steuerbescheinigungen über die (Brutto)Ausschüttung und die dafür gezahlte Kapitalertragsteuer/Soli fertigen. Für den Gesellschafter sind Gewinnausschüttungen einkommensteuerlich Kapitalerträge wie auch Dividenden aus Aktien und Zinsen. Der Gesellschafter muss die Gewinnausschüttung in seiner Einkommensteuer-Erklärung daher nicht unbedingt angeben (Abgeltungsteuer – wie bei Bankzinsen). Er wird es allerdings tun, wenn sein Steuersatz unterhalb von 25 % liegt, da er dann nur diesen Satz zahlen muss und eine Rückerstattung der Kapitalertragsteuer erhält (wie bei Bankzinsen). In der Einkommensteuer des Gesellschafters besteht eine Optionsmöglichkeit: statt Abgeltungssteuersatz kann zum „Teileinkünfteverfahren optiert werden (= 40 % sind steuerfrei, es gilt dann der persönliche ESt-Satz des Gesellschafters). Voraussetzung: 21 www.eSteuerPartner.de

30. Beteiligung von mindestens 1 % an der GmbH/UG und Tätigkeit für die Gesellschaft (z.B. Geschäftsführer) oder Beteiligung von mindestens 25 % an der Gesellschaft. Achtung: Option bindet für 5 Jahre, wenn sie nicht widerrufen wird. Nach Widerruf ist die Option für diese Beteiligung nicht mehr möglich. Ist ein Steuerberater mandatiert, unbedingt die Ausschüttung zuvor absprechen!  Siehe auch: Besteuerung Gewinnausschüttungen, Tz. 6.5. Es darf unterjährig auch eine Vorabausschüttung beschlossen werden. Es werden dabei Vorauszahlungen auf den voraussichtlichen Jahresüberschuss der Gesellschaft geleistet. Vorsicht: wird zuviel ausgeschüttet, entsteht eine Rückzahlungspflicht, die steuerlich kompliziert und ungünstig werden kann. Eine Gewinnausschüttung kann auch disquotal erfolgen, d.h. es kommt dabei nicht unbedingt auf die Höhe der gehaltenen Anteile des Gesellschafters an. Achtung: es gibt dabei Steuerrisiken. In der Praxis wird daher regelmäßig quotal ausgeschüttet. 3.12. Verdeckte Gewinnausschüttung – Steuerfalle Ne e diese es hlosse e „offe e Ge i auss hüttu ge gi t es so ge a te „ e de kte Ge i auss hüttu ge GA . Ei e GA e tsteht, e ei Gesellschafter (oder nahe stehende Person) etwas erhält, was er als völlig Fremder nicht erhalten hätte. Bei der Beurteilung wird daher der sogenannte „F e d e glei h he a gezoge . vGAs sollten soweit möglich vermieden werden, da sie zu unangenehmen Steuerfolgen führen können. vGA-Defi itio : „Ei e Ver öge s i deru g oder erhi derte Ver öge smehrung bei der Gesellschaft, die sich auf den Gewinn ausgewirkt hat und keine (beschlossene) offe e Ge i auss hüttu g ist“ Beispiel 1: ein Gesellschafter kauft von der GmbH ein Betriebsfahrzeug für die Hälfte des üblichen Marktpreises. 22 www.eSteuerPartner.de

31. Steuertechnisch wird dann so getan, als ob der Gesellschafter die andere Hälfte als Gewinnausschüttung erhalten hat. Er (und die GmbH) versteuern diese Hälfte. Beispiel 2: ein Gesellschafter-Geschäftsführer erhält ein unangemessen hohes Gehalt, eine rückwirkende Gehaltszahlung oder eine zu hohe Tantieme. In diesen Fällen wird steuertechnisch das Gehalt gekürzt und so getan, als ob es eine Gewinnausschüttung gewesen wäre. Folge: die GmbH kann diesen Gehaltsteil nicht vom Gewinn abziehen (= Mehrsteuer bei der GmbH; Kapitalertragsteuereinbehalt wie bei offener Gewinnausschüttung – siehe oben). Bei der Einkommensteuerveranlagung des Geschäftsführers wird der Arbeitslohn zum Teil in Einkünfte aus Kapitalvermögen umgewandelt.  Siehe auch: Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt, Tz. 4.6. 3.13. Gesellschaftsrecht – Übertragbarkeit der Anteile und Vesting    GmbH/UG-Anteile sind ohne weiteres durch notariellen Vertrag veräußerbar. Anteile sind vererblich und gehen auf die gesetzlichen Erben über. Abweichungen können testamentarisch geregelt werden. Veräußerbarkeit und Vererblichkeit werden in der Praxis oft im Gesellschaftsvertrag/Satzung ausgeschlossen oder eingeschränkt, z.B. durch so genanntes Vesting oder Vinkulierungen. Meist geht es dann auch um die Regelung einer Abfindung. Ei e „ isslie ige Gesells hafte i d a u s h e los. Meist ist eine Klage erforderlich. Daher ist es besonders wichtig, sich vorher im Klaren zu sein, mit wem man Gesellschaften gründet! „Ei e Gesells haft ist ie ei e Ehe – ur oh e Ki der“ 3.14. Liquidation und Insolvenz: Überblick Mit „I sol e z i d o ale eise de Fall ezei h et, e es de U te eh e so schlecht geht, dass es nicht mehr zahlen kann oder überschuldet ist (genauer: 23 www.eSteuerPartner.de

32. siehe u te . Vo „Li uidatio i d dagege normalerweise gesprochen, wenn die Gesellschafter beschließen, das Unternehmen zu beenden, ohne es zwingend zu müssen. Beispiel: die Gesellschafter wollen sich neu orientieren und beschließen deshalb, die Gesellschaft aufzulösen. 3.15. Liquidation – der überschaubare Fall Um eine GmbH/UG zu beenden, müssen die Gesellschafter die Liquidation zunächst formal beschließen. Dieser Gesellschafterbeschluss wird über den Notar dann im Handelsregister bekannt gemacht. Der Liquidationsbeschluss sollte wenn möglich mit Wirkung auf das Wirtschaftsjahresende gefasst werden. Zwischenbilanzen auf den Beschlusstag werden so vermieden. Alternativ kann ein Beschluss zur Fortgeltung des Wirtschaftsjahrs wie bisher helfen. Die GmbH/UG firmiert ab da als „i.L. – in Liquidation. Ab jetzt geht es darum, die Vermögenswerte zu realisieren und alle Schulden zu begleichen. Es startet das „“pe jah – ein Jahr lang kann die Gesellschaft nicht endgültig gelöscht werden und besteht weiterhin fort. Im Bundesanzeiger (ggf. auch in anderen Blättern, je nach Satzungsregelungen) ist 1x eine Anzeige zu schalten (früher: 3x), in der auf die Liquidation hingewiesen wird: der so genan te „Gläu ige auf uf . Damit werden die Gläubiger der Gesellschaft aufgefordert, sich zu melden und Ansprüche geltend zu machen. Sind alle Schulden bereinigt, wird das Gesellschaftsvermögen an die Gesellschafter verteilt, eine Liquidationsschlussrechnung wird erstellt und dann die Löschung im Handelsregister beantragt. Bei der Vermögensverteilung ist steuerlich zu berücksichtigen, ob (Stamm-) Einlagen zurückgezahlt werden oder Gewinne ausgeschüttet werden. Insgesamt kann man ab dem Liquidationsbeschluss der Gesellschafter ca. 1 ½ Jahre Zeitbedarf rechnen, in dieser Zeit ist die Gesellschaft weiterhin buchführungs- und bilanzierungspflichtig! 24 www.eSteuerPartner.de

33. 3.16. Insolvenz: die „Schlangengrube“ Geschäftsführer einer GmbH/UG sollten die Finanzen immer genau im Blick haben. Richtig gefährlich wird es im Insolvenzfall (oder kurz davor) für den Geschäftsführer. Er muss entscheiden, wem er wie viel auszahlt. Die Situation kann unübersichtlich werden. Grundregel: jeder Gläubiger erhält gleiche Anteile. Vorsicht: es gibt Sonderregeln für Steuerschulden – spätestens jetzt sollte professionelle Hilfe her, da persönliche Haftung droht! Wenn die Gesellschaft in eine Insolvenzsituation gerät, besteht eine Pflicht zur Stellung eines Insolvenzantrags: Wird eine juristische Person zahlungsunfähig oder überschuldet, haben die Mitglieder des Vertretungsorgans oder die Abwickler ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung, einen Eröffnungsantrag zu stellen (§ 15a Abs. 1 InsO). Zahlungsunfähigkeit liegt vor, wenn die GmbH/UG nicht mehr in der Lage ist, fällige Zahlungspflichten zu erfüllen. Eine bloße Zahlungsstockung ist noch kein Insolvenzantragsgrund. Zahlungsstockung liegt vor, wenn eine Liquiditätslücke von unter 10 % der Gesamtverbindlichkeiten innerhalb von 3 Wochen beseitigt werden kann. Bei zunächst drohender Zahlungsunfähigkeit kann, muss aber kein Insolvenzantrag gestellt werden. Überschuldung wird anhand eines Vermögensstatus (Überschuldungsbilanz) geprüft. Übersteigen in dieser speziellen Bilanz die Verbindlichkeiten das Aktivvermögen + Stammkapital, ist Insolvenz zu beantragen. Darlehensgeber können zur Vermeidung einer Insolvenz einen Rangrücktritt hinter alle anderen Gläubiger erklären, sodass das Darlehen nicht in der Überschuldungsbilanz als Verbindlichkeit steht. 25 www.eSteuerPartner.de

34. 4. Praxisthemen GmbH/UG A–Z 4.1. Angaben auf Geschäftsbriefen Besti te A ga e si d auf jede Ges häfts ief zu a he . Mit „Ges häfts ief ist der gesamte externe Schriftverkehr gemeint, also auch Fax und E-Mail. Geschäftsbrief kann auch eine Rechnung sein, wenn sie das erste Schriftstück zwischen den Vertragsparteien darstellt. Kein Geschäftsbrief sind Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis, also Flyer, Werbung usw. Auch innerhalb einer bestehenden Geschäftsverbindung kann auf die Angaben verzichtet werden. Ansonsten sind folgende Angaben verpflichtend:    Ei zelkaufleute: Fi a u d Re htsfo zusatz ie „e.K. , O t de Handelsniederlassung, Registergericht und Handelsregister-Nummer GmbHG/UG: Rechtsform und Sitz der Gesellschaft, Registergericht und Handelsregister-Nummer, alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen Bei GmbHG & Co. KG, wenn keine natürliche Person persönlich haftet: Firmenangaben zu den Gesellschaftern Geregelt in: § 37a HGB, § 35a GmbHG, § 125a HGB, § 177a HGB, § 80 AktG 4.2. Auslagenersatz Mit Auslagenersatz ist der Fall gemeint, dass ein Gesellschafter, Geschäftsführer oder ein Angestellter Ausgaben für die Gesellschaft tätigt, z.B. Kauf von Computerzubehör, und dies aus eigener Tasche verauslagt. Er stellt dann üblicherweise (formal bezeichnet) einen „A t ag auf E stattu g o Auslage , heftet die Originalbelege (z.B. Rechnungen) bei und erhält das Geld auf sein Konto überwiesen. Wichtig: bereits bei der Auslage selbst unbedingt darauf achten, dass die Gesellschaft auf der Rechnung steht – nur so ist Vorsteuerabzug möglich!  Siehe auch: Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug und Rechnungsstellung, Tz. 6.9. 26 www.eSteuerPartner.de

35. Im Antrag selbst am beste das Wo t „Re h u g e eide . U satzsteue fällt i ht an, weil keine steuerpflichtige Leistung zwischen dem Auslegenden und der Gesellschaft stattfand. 4.3. Darlehen / Gesellschafterdarlehen Ein Darlehen kann die GmbH/UG sowohl erhalten als auch selbst ausreichen. Empfehlenswert ist eine schriftliche Abfassung der Bedingungen zu Verzinsung, Laufzeit, Tilgung, Besicherung und Rückzahlungsmodus. Sind Gesellschafter am Vertrag beteiligt, sollte die Grundregel einer im Voraus getroffenen, klaren und eindeutigen Vereinbarung und Schriftform unbedingt beachtet werden. Vorsicht bei unverzinslichen längerfristigen Darlehensschulden der GmbH/UG: steuerlich sind solche Schulden in der Bilanz abzuzinsen (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 EStG – Link: http://jo.my/gb07). Daraus ergibt sich zunächst ein steuerpflichtiger Gewinn. Unverzinsliche Darlehen sind kurzfristig (bis 12 Monate) allerdings möglich und können nach und nach verlängert werden. Holt sich der Gesellschafter unverzinslich Geld bei der GmbH/UG, sind die gesparten Zinsen eine vGA. Hier müssen immer fremdübliche Zinsen vereinbart werden – Zinsen sind dabei umso höher, je weniger Sicherheiten gestellt werden können.  Siehe auch: verdeckte Gewinnausschüttung - Steuerfalle, Tz. 3.12. Bei „Klei da lehe o allerdings überschaubar. e ige tause d Eu o si d die steue li he Risike Darlehen des Gesellschafters an die GmbH/UG sind im Fall einer Insolvenz nachrangig, d.h. der Gesellschafter erhält erst nach allen anderen wieder Geld aus der Gesells haft. Oft i d au h ei „Ra g ü kt itt s ho zu o e ei a t, u die Situation der Gesellschaft zu verbessern, da das Darlehen dann aus einer insolvenzrechtlichen Überschuldungsbilanz verschwindet. 27 www.eSteuerPartner.de

36. 4.4. Doppelstockmodell Das „Doppelsto k odell si he t ei e fast steue f eie Ve äuße u g o Gesellschaften. Dabei wird eine operative GmbH (oder UG) bereits durch eine oder eh e e UGs als Gesells hafte geg ü det. E st „hi te diese UGs stehe die natürlichen Personen. Nachteil: höhere jährliche Kosten, da für alle Gesellschaften Jahresabschlüsse und Steuererklärungen gemacht werden müssen. Ausführlich beschrieben haben wir das Doppelstockmodell auf unserer website: http://jo.my/gb08 Ausführlicher Artikel zum Doppelstockmodell im InfoBlog auf www.esteuerpartner.de 4.5. (verdeckte) Einlagen in die GmbH/UG “tatt du h Da lehe , ka ei e G H/UG au h „ei fa h so Mittel o Gesellschafter erhalten. Der Gesellschafter überweist der GmbH/UG dabei einfach Geld auf das betriebliche Konto. Da es sich dabei nicht um eine formale Kapitale höhu g ha delt, ist die Ei lage i ht offe , so de i d „ e de kt genannt. 28 www.eSteuerPartner.de

37. Die verdeckte Einlage wird aus dem zu versteuernden Einkommen der GmbH/UG wieder herauskorrigiert und löst keine Steuern aus. I Rah e de „geso de te Feststellu g des steue li he Ei lageko tos ei de Jah essteue e klä u g ist die Einlage unbedingt mit anzugeben, um bei späterer Liquidation eine steuerfreie Kapitalrückzahlung zu erhalten. 4.6. Geschäftsführer: Anstellung und Gehalt Die Bestellung zum Geschäftsführer muss durch die Gesellschafterversammlung beschlossen werden. Mit der Bestellung wird der Geschäftsführer zum Organ der Gesellschaft. Der zu bestellende Geschäftsführer darf beim Beschluss mitstimmen (wenn er zugleich Gesellschafter ist). Die Bestellung ist ein gesellschaftsrechtlicher Vorgang. Ein Anstellungsvertrag ist nicht unbedingt erforderlich und kann entfallen, wenn kein Gehalt gezahlt werden soll. In der Praxis gibt es viele Gesellschafter-Geschäftsführer, die zu i dest i de G ü du gsphase „koste los a eite . Notwendig wird der Anstellungsvertrag aber spätestens bei Gehaltszahlung. Der Anstellungsvertrag ist ein arbeits-/dienst-/werkvertraglicher Vorgang, je nach genauer Ausgestaltung. Den Anstellungsvertrag muss die Gesellschafterversammlung mit dem Geschäftsführer abschließen. Sie kann auch einen zweiten Geschäftsführer per Beschluss dazu ermächtigen. Schließt ein zweiter Geschäftsführer ohne Ermächtigung mit dem neuen Geschäftsführer den Anstellungsvertrag, ist er zwar vorübergehend gültig, kann aber leicht beendet werden. Doppelter Nachteil für den neuen Geschäftsführer: er kann lei hte „ ausfliege u d t ägt zuglei h au h ei GA-Risiko, wenn er ein Gesellschafter ist. Wichtig: auch Vertragsänderungen unterliegen diesen Regeln! Höhe der Vergütung Die Höhe der Vergütung ist grundsätzlich mit einem Fremdvergleich zu prüfen. Jeder Einzelfall wird auf Angemessenheit z.B. in Bezug auf die Branche, Tätigkeit, Größen-, Umsatz- und Gewinnsituation der Gesellschaft geprüft. Dafür gibt es ausführliche Nachschlagewerke und Gutachten (oft verwendet: die käuflich zu erwerbende Kienbaumstudie: http://jo.my/gb09). 29 www.eSteuerPartner.de

38. Kurzgefasst soll das Gehalt eines Gesellschafter-Geschäftsführers maximal 50 % des Jahresüberschusses der GmbH/UG betragen (Ausnahmen bei Gründungen und personenbezogenen Unternehmen möglich). Dazu darf ein Fremdvergleich keine Überhöhung ergeben. Dann ist es steuerlich unbedenklich. Tantiemen dürfen maximal 25 % des Gesamtgehaltes betragen (75:25-Regel, Ausnahmen möglich). Die Gesellschaft soll mindestens eine Verzinsung ihres Stammkapitals von 12-18 % erreichen. vGA sind auch immer die sonst wegen Steuerfreiheit gern gezahlten Überstunden-, Feiertags- oder Nachtzuschläge. Gehaltsänderungen und Verzicht Bei geplanten Gehaltsänderungen ist die steuerliche Situation immer genau zu prüfen, insbesondere wenn verzichtet werden soll. Unproblematisch ist hier nur ein Verzicht in die Zukunft. Ansonsten möglichst nicht verzichten, sondern nur die Zahlung aufschieben (Stundung). Gehaltssprünge vermeiden (Fremdvergleich!), lieber konstant anpassen oder eine Gewinntantieme vereinbaren, um das Gehalt an den Unternehmenserfolg zu koppeln. Achtung: Umsatztantiemen sind steuerlich praktisch unzulässig und sollten vermieden werden! 4.7. Sozialversicherung des Geschäftsführers  Siehe: GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung, Tz. 5.4. 4.8. Übernahme Gesellschaftern von Wirtschaftsgütern von Oft beginnen die späteren GmbHG/UG-Gesellschafter mit ihrem Projekt schon vor der Gesellschaftsgründung und kaufen Wirtschaftsgüter, z.B. Laptops, Büromöbel. Es stellt si h da die F age, ie a diese „i die Gesells haft hi ei eko t. Vorsicht: Oft geht durch den Kauf vor Gründung die Vorsteuer verloren, wenn die Gesellschafter ansonsten keine Unternehmer sind. Größere Anschaffungen daher unbedingt planen u d ögli hst s ho „als Gesells haft“ kaufe ! 30 www.eSteuerPartner.de

39. Einfachste Möglichkeit des Weges in die Gesellschaft: ein einfacher Kaufvertrag zwischen GmbH/UG und dem Gesellschafter über einen realistischen (!) Preis. Die GmbH/UG kann aus dem Kaufvertrag (bzw. der Rechnung dazu) aber nur dann die Vorsteuer ziehen, wenn der verkaufende Gesellschafter Umsatzsteuer gesondert ausweist und dies auch darf. Der Gesellschafter muss dazu selbst Unternehmer sein.  Siehe auch: Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug und Rechnungsstellung, Tz. 6.9. Bei größerem Umfang kann überlegt werden, die Wirtschaftsgüter bei der Gründung (oder später) als Sacheinlage einzubringen. Dieser Weg wird in der Start-Up-Praxis selten begangen, da er zu Mehraufwand und –kosten führt. Vorsicht ist geboten, wenn das Geschäftsmodell schon länger läuft, Umsätze erzeugt u d also „et as ert“ ist! Da darf auf kei e Fall oh e eitere Prüfu g mit einer GmbH/UG weitergemacht werden. Es besteht das Risiko, dass der Geschäftswert durch eine Einlage in die GmbHG/UG realisiert wird und zu versteuern ist. 4.9. Umwandlung einer UG in eine GmbH Anders als oft behauptet, wandelt sich eine UG nicht automatisch in eine GmbH, wenn das (in der Bilanz gezeigte) Eigenkapital inklusive der Pflichtrücklage die 25.000 Euro-Grenze für eine GmbH überschreitet. Um in ei e G H „u fi ie e zu kö e , ist das Stammkapital auf den Wert von 25.000 Euro zu erhöhen. Es ist dazu immer ein Kapitalerhöhungsbeschluss der Gesellschafterversammlung notwendig, den der Notar nach Erfüllung der neuen Kapitaleinlagepflichten zum Handelsregister anmelden muss. Dieser Beschluss ändert die Satzung und ist notariell zu beurkunden. Es gibt dafür 3 Möglichkeiten: 1. Kapitalerhöhung und Einlage in bar 2. Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln 3. Sachkapitalerhöhung Möglichkeit 1 ist unproblematisch, wenn die Gesellschafter das neue Stammkapital aufbringen können. Strittig ist allerdings, ob es reicht, auf die 25.000 Euro insgesamt 31 www.eSteuerPartner.de

40. nur 12.500 Euro einzuzahlen (wie bei einer GmbH-Neugründung) oder ob das Gebot zur Volleinzahlung bei einer UG hier auch noch gilt. Möglichkeit 2 klingt verlockend, weil so das Kapital für eine GmbH in der UG „a gespa t e de ka . G oße Na hteil: ei e sol he Kapitale höhu g ist gesetzlich geregelt (§§ 57c ff. GmbHG – Link: http://jo.my/gb10) und hat diese Voraussetzungen:     Letzter Jahresabschluss muss von der Gesellschafterversammlung festgestellt sein, ein Ergebnisverwendungsbeschluss muss vorliegen. Kapitalerhöhungsbeschluss setzt eine durch einen Wirtschaftsprüfer geprüfte Bilanz voraus (echter Kostennachteil). Es kann die letzte Jahresbilanz verwendet werden, wenn sie durch einen Wirtschaftsprüfer geprüft war und der Stichtag nicht länger als 8 Monate zurückliegt. Es darf kein Verlustvortrag bilanziert sein. Möglichkeit 3 setzt Sachwerte voraus, die die Kapitalerhöhung abdecken. Es findet eine formale Bewertung statt, so dass dieser Weg in der Praxis eher selten gangbar sein wird. 5. Sozialversicherung A–Z 5.1. Allgemeine Hinweise Sozialversicherung Die Sozialversicherung hat sich zu einem der Fallstricke Nr. 1 für Gründer (und auch später) entwickelt.    Wichtig: bei Gründungsvorhaben immer den Versicherungsstatus klären. Ansprechpartner: DRV-Bund für Rente, www.drv-bund.de und z.B. AOK für Krankenversicherungsfragen, www.aok.de. Im Gegensatz zu früher muss auch ein (hauptberuflich) Selbständiger krankenversichert sein. Ohne geht es nicht. Nebenberufliche Selbständigkeit ist im Hauptberuf als Angestellter mitversichert, wenn dieser überwiegt. Die Grenze bewegt sich bei etwa 50 % bzw. 19,25h pro Woche. 32 www.eSteuerPartner.de

41.  Für Selbständige gibt es 2 Möglichkeiten: freiwillig gesetzlich versichert oder privat. Sonderfall: Künstlersozialversicherung (KSK) für Künstler und verwandte, kreative Berufe. http://jo.my/gb11 Merkblatt, guter Gesamtüberblick über Themen bei nebenberuflicher Selbständigkeit 5.2. Minijob Seit 1.1.2013 ist die Minijob-Grenze 450 Euro pro Monat. Ab 2013 hat auch das System zu den eigenen Rentenversicherungs-Beiträgen gewechselt: seitdem ist der Minijobber grundsätzlich zu eigenen Beiträgen verpflichtet, außer er wählt dies ab (opt-out). Vorteil der Beiträge: die spätere Rente wird höher – hoffentlich. Vorteil Minijob: neben dieser Rentenversicherung entstehen keine Sozialversicherungsbeiträge. Der Arbeitgeber leistet allerdings pauschale Abgaben und eine Pauschalsteuer. Optional statt Pauschalsteuer: Besteuerung nach individuellen Abzugsmerkmalen des Arbeitnehmers möglich. Nur damit ist in der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers auch eine Erstattung der bezahlten Lohnsteuer möglich (z.B. bei gesamtem Jahreseinkommen unterhalb des Grundfreibetrags von 8.130 Euro). Die Pauschalsteuer kann nicht erstattet werden. Eine Minijob kann auch kurzfristig ausgeübt werden (2 Monate oder 50 Arbeitstage), dann zahlt auch der Arbeitgeber keine Sozialversicherungsbeiträge. Gute weiterführende Infos gibt es auf dem offiziellen Angebot der www.minijobzentrale.de, z.B. Überblick über die Abgaben bei einem Minijob: http://jo.my/gb12. 33 www.eSteuerPartner.de

42. 5.3. Gehaltsabrechnung Eine Gehaltsabrechnung wird dann notwendig, wenn Gehalt in irgend einer Form an Angestellte (u.a. den Geschäftsführer) gezahlt wird. Mit der Gehaltsabrechnung werden die Zahlbeträge an den Angestellten, die Sozialversicherung und das Finanzamt festgelegt. “teue li h kö e ei „“o de ezüge z.B. Fi e age , Zuschüsse, Gutscheine usw.) einige Fallen versteckt sein. Die Gehaltsabrechnung ist Grundlage einer Sozialversicherungsprüfung und muss genau überlegt sein, insbesondere wenn sie mit einem einfachen Internet-Tool erstellt wird. Besonders bei Erstanmeldung von Angestellten und Geschäftsführern ist auch auf die richtige Schlüsselung der Tätigkeit zu achten.  Siehe auch: Statusfeststellungsverfahren, Tz. 5.7. 5.4. GmbH/UG-Geschäftsführer: Sozialversicherung Für einen Geschäftsführer einer GmbH/UG greifen Sonderregelungen im Bereich der Sozialversicherung, wenn er maßgeblichen Einfluss auf die Gesellschaft hat. Dann wird er faktisch in der Sozialversicherung als Selbständiger angesehen und auch so behandelt. Meist ist es ge ade )iel, de /die Ges häftsfüh e „aus de Gesetzli he zu i ge . Denn das ist in jungen Jahren billiger. Der Geschäftsführer muss sich dann privat kranken- und pflegeversichern. Alternativ kann er freiwillig weiter gesetzliche Beiträge zahlen. Vorteil freiwillig gesetzliche Versicherung: stabile Beiträge auch im Alter, aber erkauft mit höheren Anfangsbeiträgen. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung ist der Geschäftsführer dann vollständig ef eit. Vo si ht: es sollte de o h pla äßig ögli hst f üh A spa u ge „fü die Re te ge a ht e de – je früher, desto höher ist der Zinseszinseffekt auch bei anfangs kleinen Rücklagen. Auch geringe Sparleistungen bewirken über 35 Jahre einen Effekt! Den notwendigen, maßgeblichen Einfluss auf die Gesellschaft hat zunächst der Alleingesellschafter einer GmbH/UG. Dieser wird zwingend wie ein Selbständiger behandelt. Einziger Ausweg: er ist nicht nur (hauptberuflich) als Geschäftsführer tätig, so de hat ei e „e hte A gestellte e uf. Da i d die Ges häftsfüh e 34 www.eSteuerPartner.de

43. Tätigkeit als Nebenberuf gewertet. Dies ist allerdings nur möglich, wenn er „ü e iege d aus de Haupt e uf e die t Ei zelfallp üfu g du h die Krankenkassen). Je geringer der Anteil an der GmbH/UG, desto mehr steigen die Anforderungen, um den Geschäftsführer als sozialversicherungsfrei behandeln zu können. 50 %-Anteile sind in der Regel kein Problem. Darunter sollte der Vertrag so aussehen, dass ohne die Stimme des jeweiligen Gesellschafters kein Gesellschafterbeschluss möglich ist (Vetorecht). Wi htig: das The a „S hei sel stä digkeit“ gi t es au h ei a gestellte Geschäftsführern einer GmbH/UG, wenn die Gesellschaft nur für einen Auftraggeber tätig ist, siehe unten! Startet ein Gesellschafter-Geschäftsführer mit seiner (entgeltlichen) Geschäftsführertätigkeit, so ist ein obligatorisches Statusfeststellungsverfahren (dazu siehe unten, Tz. 5.7.) durchzuführen. Dieses wird über die erste Gehaltsabrechnung gestartet. Vorteil: Rechtssicherheit. 5.5. Scheinselbständigkeit Scheinselbständigkeit ist eines der Schwerpunktthemen im Rahmen einer Sozialversicherungsprüfung. Betroffen sind v.a. zwei Fälle. In beiden Fällen muss der Arbeitgeber die rechtlichen Grundlagen genau prüfen, um Fehleinschätzungen zu vermeiden: Fall 1: Verdecktes Arbeitsverhältnis An sich liegt hier vom Gesamtbild der Tätigkeit ein Arbeitsverhältnis vor. Gemessen wird dies im Wesentlichen an dem Grad der tatsächlichen Eingliederung in den Bet ie , z.B. Weisu gsge u de heit, U lau s egelu g us . De „A eit eh e schreibt allerdings Rechnungen und ist formal selbständig. Meist weiß in diesem Fall zumindest der Arbeitgeber, dass keine echte Selbständigkeit vorliegt. 35 www.eSteuerPartner.de

44. Fall : „Gesetzli he S hei sel stä digkeit“ Selbstständige Tätigkeit liegt in diesem Fall an sich vor, der Selbständige ist von der Betriebseingliederung und vom Tätigkeitsbild her nicht nur ein verdeckter Arbeitnehmer. Aber es handelt sich um Personen, die   regelmäßig selbst beschäftigen und keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind. Bei Gesellschaften wird dabei auf die Tätigkeit der Gesellschaft abgestellt, d.h. dieses Pro le lässt si h i ht dur h „) is he s haltu g“ ei er G H/UG umgehen! Folge: Rentenversicherungspflicht, oft 4 Jahre rückwirkend. 5.6. Sozialversicherungsprüfung Wird – anders als die steuerliche Betriebsprüfung – sehr häufig durchgeführt. Etwa alle 4 Jahre ist damit zu rechnen, oft auch früher. Es wird die korrekte sozialversicherungsrechtliche Behandlung von Löhnen und Gehältern geprüft, vor allem die Themen Scheinselbständigkeit, Geschäftsführer und LohnSonderleistungen (wie Fahrtkostenzuschüsse, Benzingutscheine, Sachleistungen). 5.7. Statusfeststellungsverfahren Das Statusfeststellungsverfahren dient dazu, mögliche Zweifel im Hinblick auf den genauen sozialversicherungsrechtlichen Status (Pflicht ja/nein) auszuräumen. Die Clearingstelle der Rentenversicherung prüft anhand eines Fragebogens und der abgeschlossenen Verträge (z.B. Arbeits-/Dienst-/Gesellschaftsvertrag), ob Versicherungspflicht vorliegt oder nicht. Es ergeht ein Bescheid, der bindend für die Sozialversicherungsträger ist. Großer Vorteil: auch wenn das Verfahren eher unangenehm ist, sorgt es frühzeitig für Rechtssicherheit. Eine Sozialversicherungsprüfung wird standardmäßig auch in kleineren Fällen alle paar Jahre durchgeführt. Wird dann ein falscher Status entdeckt, 36 www.eSteuerPartner.de

45. drohen hohe Nachzahlungen, denn die monatlichen Beiträge summieren sich auf Dauer. Als freiwilliges Statusfeststellungsverfahren kann ein Antrag von Arbeitgeber oder Arbeitnehmer bei begründeten Zweifeln zum Status gestellt werden. Verpflichtend ist das Verfahren für Gesellschafter-Geschäftsführer und ita eite de Ehegatte a zustoße „o ligato is he “tatusfeststellu g . Dies i d im Rahmen der Gehaltsabrechnung über die Schlüsselung einer besonderen Kennzahl getan. http://jo.my/gb13 Info & Antragsformulare zum Statusfeststellungsverfahren 6. Steuern 6.1. Organisation, Fristen & Aufbewahrungspflicht Wichtige steuerliche Fristen:  U satzsteue o a eldu g „U“t-VA : o atli h, quartalsweise oder jährlich, immer zum 10. des Folgemonats – Dauerfristverlängerung (+ 1 Monat) möglich.    Details siehe: Umsatzsteuer I: Überblick & Termine, Tz. 6.8. Jahres-Steuererklärungen Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer: 31.5. des Folgejahres. Bei Gewinnausschüttungen aus GmbH/UG: Kapitalertragsteuer-Anmeldung auf den Zahlungstag.  Siehe auch: Gewinnausschüttung – Überblick Steuerpraxis, Tz. 3.11. 37 www.eSteuerPartner.de

46.  Wenn Angestellte beschäftigt werden: Lohnsteueranmeldung auf den 10. des Folgemonats, monatlich, quartalsweise, jährlich möglich. Fristverlängerungen   Mit Begründung für Jahreserklärungen von 31.5. auf 30.9. eher unproblematisch. Weitere Verlängerung möglich. Eine Verlängerung über den 31.12. hinaus sollte direkt mit dem Finanzbeamten besprochen werden. Steuerberater haben für Mandanten eine generelle Fristverlängerung auf den jeweiligen 31.12. In der Praxis besonders wichtig ist eine gute Ablage eingehender und ausgehender Belege und Dokumente, also Rechnungen und ggf. Aufträge. In der Praxis bewährt hat sich ein Scan des eingehenden Papiers und eine vollständige elektronische Ablage. Das Papier wird später für das Finanzamt noch gebraucht, nicht vernichten! Achtung: Rechnungen per E-Mail von Anfang an aus dem E-Mail-Postfach „ u te si he . “o spielt si h de P ozess ei u d es ko t i ht zu späte e Suchaktionen. Für Steuerberater und Prüfungen sind immer kompakte Zusammenstellungen notwendig. Empfehlung: chronologisch sortieren, Aufbewahrungspflichten beachten: Aufbewahrungspflicht, Handling     Aufbewahrungspflicht: grundsätzlich 10 Jahre für Geschäftsunterlagen. Empfehlung: besser 12 Jahre und mehr aufbewahren. Elektronisch eingehende Belege müssen elektronisch aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck reicht nicht. Die elektronische Aufbewahrung muss unveränderbar sein (d.h. CD-ROM oder Dokumentenmanagementsystem). In der Praxis erfolgt in kleineren Fällen regelmäßig aber keine Beanstandung. Für Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug): gibt es ein Papieroriginal, ist es verpflichtend aufzubewahren. 38 www.eSteuerPartner.de

47. 6.2. Einkommensteuer Die Einkommensteuer besteuert das komplette Einkommen einer inländischen natürlichen Person (unbeschränkte Steuerpflicht, abhängig vom Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, § 1 EStG – Link: http://jo.my/gb19). Ausländer sind meist nur mit ihren inländischen Einkünften (beschränkt) steuerpflichtig. Personengesellschaften werden nicht direkt besteuert, sondern das Einkommen wird für die Gesellschaft insgesamt ermittelt und auf die dahinter stehenden Gesellschafter verteilt (Feststellungsverfahren und -bescheid). Diese versteuern dann auch diesen Teil in ihrem persönlichen Einkommensteuerbescheid. Das Einkommen setzt sich aus verschiedenen Einkünften zusammen. Die Einkunftsarten sind im Einkommensteuergesetz (EStG) abschließend festgelegt (§ 2 EStG – Link: http://jo.my/gb14). Gewinneinkünfte 1. Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft 2. Einkünfte aus Gewerbebetrieb 3. Einkünfte aus selbständiger Arbeit Überschusseinkünfte 4. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit 5. Einkünfte aus Kapitalvermögen 6. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung 7. Sonstige Einkünfte Einkunftsarten in der Einkommensteuer Einnahmen außerhalb dieser Einkunftsarten sind nicht steuerbar, z.B. ein Lottogewinn oder Glücksspielgewinne. Zu versteuern sind dann nur die späteren Erträge, z.B. Zinsen. Bei den Gewinneinkünften (1-3) wird der „Gewinn ermittelt: Gewinn = Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben  Siehe auch: Buchführung & Bilanzierung vs. EÜR, Tz. 6.7. 39 www.eSteuerPartner.de

48. Bei den Überschusseinkünften (4-6) wird der „Überschuss ermittelt: Überschuss = Einnahmen - Werbungskosten Grundsätzlich sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Einkünften stehen, steuerlich abziehbar (Veranlassungsprinzip). Ausgaben, die privat veranlasst sind, sind steuerlich nicht abziehbar, z.B. Kosten für Nahrung, Kleidung, sonstige Lebensführung. Eine Aufteilung der Ausgaben in privat und beruflich ist nur dann möglich, wenn es einen objektiven Maßstab gibt (sog. Aufteilungs- und Abzugsverbot, § 12 EStG – Link: http://jo.my/gb15). Gibt es einen Maßstab, muss nicht unbedingt genau gerechnet werden. Eine Schätzung ist möglich. Aufteilbar wegen objektiven Maßstäben sind z.B. Fahrtkosten (Fahrtenbuch), Telefo koste Ei zel e i du gs a h eis ode “ hätzu g, z.B. „ % P i ata teil , Dienstreisen mit einzelnen privaten Tagen (Kostenteilung anhand der Tage). Mittlerweile wird auch bei Computern u.ä. per Schätzung aufgeteilt. Manche der eigentlich privat veranlassten Ausgaben werden im EStG ausdrücklich als abzugsfähig bestimmt: Sonderausgaben (§ 10ff EStG – Link: http://jo.my/gb16)    Kirchensteuer Spenden Versicherungen: z.B. Krankenversicherung, Berufsunfähigkeit, Haftpflicht privat und Kfz (nicht Kasko), Rentenversicherung, Lebensversicherung Außergewöhnliche Belastungen (§ 33ff EStG – Link: http://jo.my/gb17)  Selbst getragene Arztkosten (Hauptfall)  Scheidungskosten  Kosten bei Unglücksfällen, Katastrophen  Kosten bei Behinderung Höchstbeträge, Pauschalen und Sonderregeln beachten! 40 www.eSteuerPartner.de

49. Das zu versteuernde Einkommen wird im Einkommensteuerbescheid festgelegt und besteuert. Der Steuersatz verläuft ansteigend mit zunehmendem zu versteuernden Einkommen (zvE) und bewegt sich – nach einem Grundfreibetrag von 8.130 Euro – von 14 % (Eingangssteuersatz) bis normal 42 % (ab zvE 52.882 Euro), und maximal 45 % „Rei he steue a z E . Eu o . Dazu ko t je eils de Solidaritätszuschlag (Soli) mit 5,5 % nochmals auf die Einkommensteuer.  Siehe auch: Verfahrensrecht: Steuerbescheide & Einspruch, Tz. 6.12. 6.3. Körperschaftsteuer Die Körperschaftsteuer ist die Einkommensteuer der Körperschaften, also z.B. GmbH/UG, Aktiengesellschaften, Vereine, Genossenschaften. Unbeschränkt steuerpflichtig macht diese ein Sitz oder Geschäftsleitung im Inland (§ 1 KStG – Link: http://jo.my/gb20). Bei Sitz und Geschäftsleitung im Ausland werden nur die inländischen Einkünfte besteuert. Das Körperschaftsteuergesetz (KStG) verweist in großen Teilen auf das EStG, v.a. für die Gewinnermittlung. Körperschaften haben allerdings in den allermeisten Fällen nur Einkünfte aus Gewerbebetrieb (Ausnahme: Vereine), die dann auch der Gewerbesteuer unterliegen. Die Gewinnermittlung der Körperschaften erfolgt immer durch Buchführung & Bilanzierung, nicht durch eine EÜR, Ausnahme wiederum: Vereine.  Siehe auch: Buchführung & Bilanzierung vs. EÜR, Tz. 6.7. Überblick über Sonderregelungen für Körperschaften:  Veräußerungsgewinne aus Anteilen an anderen Körperschaften sind zu 95 % steuerbefreit (§ 8b Abs. 2, 3 KStG – Link: http://jo.my/gb18). Dies ist die Grundlage für das Doppelstock-Modell (vgl. Tz. 4.4. und ausführlicher Online-Artikel: http://jo.my/gb08). Das Doppelstockmodell hat dann Vorteile, wenn der Veräußerungsgewinn angespart oder reinvestiert werden soll, v.a. wenn er besonders hoch ist. Beispiel: eine GmbH hat eine Projekt-UG für eine smartphone-App gegründet. Die smartphone-App schlägt ein und wird verkauft, indem die GmbH alle Anteile an der Projekt-UG an Google verkauft. 41 www.eSteuerPartner.de

50. Folge: Veräußerungsgewinn aus dem Verkauf ist bei der GmbH zu 95 % steuerbefreit. 5 % unterliegen der KSt und GewSt mit ca. 30 % (d.h. der Steuersatz auf den gesamten Gewinn beträgt ca. 1,5 % = 5 % x 30 %).       Die gleiche 95 %ige Steuerbefreiung gilt für laufende Dividenden oder Gewinnausschüttungen, die eine Körperschaft von einer anderen Körperschaft auf ihre Beteiligung erhält. Voraussetzung seit 2013: die empfangende Körperschaft ist zu mindestens 10 % an der anderen beteiligt. Ve luste ei e Kö pe s haft e de „a gespa t u d it zukü ftige Gewinnen verrechnet. Ein Gesellschafterwechsel führt recht schnell zu einem Untergang der Verluste (§ 8c KStG - http://jo.my/gb21). Vorsicht ab 25 % Anteilswechsel und bei Kapitalerhöhungen! Körperschaften können Organschaften bilden, bei denen der gesamte Gewinn einer Gesellschaft an eine andere abgeführt wird. Voraussetzung: Gewinnabführungsvertrag, nur im Inland möglich, nicht grenzüberschreitend. Vorteil: einfacher Ausgleich von Verlusten (§ 14ff KStG - http://jo.my/gb22). Einlagen (nicht: Darlehen) in eine Körperschaft sollten unbedingt in der Körperschaftsteuererklärung des Zahlungsjahres angegeben werden „geso de te Feststellu g des steue li he Ei lageko tos . Bei ei e späteren Liquidation zählen die Einlagen als Eigenkapital, das steuerfrei zurückgezahlt werden kann. Der Steuersatz in der Körperschaftsteuer ist immer 15 % plus Soli 5,5 % = 15,825 %. Dazu kommt die Gewerbesteuer mit einem Steuersatz von 7 % bis 17,15 %.   Siehe auch: Gewerbesteuer, Tz. 2.6. Siehe auch: verdeckte Gewinnausschüttung - Steuerfalle, Tz. 3.12. 42 www.eSteuerPartner.de

51. 6.4. Einkommensbesteuerung Geschäftsführergehalt Das Geschäftsführergehalt wird – soweit es nicht überhöht und dann eine verdeckte Gewinnausschüttung ist – als Betriebsausgaben bei der GmbH/UG abgezogen und mindert dort den Gewinn. Für den Geschäftsführer wird eine Gehaltsabrechnung gefertigt, Lohnsteuer (und ggf. Sozialversicherung) wird einbehalten, er erhält dann sei „Netto aus ezahlt. Beim Geschäftsführer sind die Einnahmen aus dem Gehalt in den meisten Fällen „Ei kü fte aus i htsel stä dige A eit ehe selte : Ei kü fte aus sel stä dige Arbeit oder Gewerbebetrieb) und werden so in seiner Einkommensteuererklärung versteuert. Te h is h „spa t ei Ges häftsfüh e gehalt “teue auf E e e de Gesells haft = ca. 30 % u d „kostet de pe sö li he Ei ko e steue satz des Gesells hafte s = bis zu 45 % plus Soli). Belässt man das Geschäftsführergehalt in der Gesellschaft, kann man den Betrag nur durch eine Gewinnausschüttung (an einen Gesellschafter) direkt herausbekommen, die als Einkünfte aus Kapitalvermögen beim Gesellschafter versteuert wird. Leihweise sind natürlich auch Darlehen möglich. Vergleich Besteuerung Zahlung GF-Gehalt vs. bloße Gewinnausschüttung Gehaltszahlung Gewinnausschüttung 100 100 - 50 -0 50 100 Gewinn der GmbH vor Gehalt Abzug GF-Gehalt Zu versteuerndes Einkommen GmbH Körperschaftsteuer Gesellschaft: 0 15 K“t/Ge “t „auf Gehalt x 0 50 % Gewinnausschüttung aus GmbH Einkommensteuer Gesellschafter: 0 13,2 ESt+Soli auf Gewinnausschüttung 26,4 % 22,16 0 Versteuerung Gehalt (42 % + Soli = 44,3 %) 22,16 28,2 Gesa tsteuer a solut „auf Gehalt“, i l. KSt 44,32 % 56,40 % Gesamtsteuer in % (auf das Gehalt von 50) 43 www.eSteuerPartner.de

52. Die genaue Gestaltung des ob und wie eines Geschäftsführergehalts im Vergleich zur Gewinnausschüttung (oder keiner Ausschüttung) erfordert immer eine genaue Planung. Statt eines Geschäftsführergehalts kommt auch in Betracht, ein (selbständiges) Beratungshonorar zu vereinbaren – Gesellschaften untereinander vereinbaren oft auch Managementserviceverträge. Faustregel: je geringer der persönliche Einkommensteuersatz des Geschäftsführers, desto eher lohnt sich die Gehaltsvariante. 6.5. Besteuerung Gewinnausschüttungen GmbH/UG Gewinnausschüttungen aus der GmbH/UG mindern nicht die Körperschaft- und Gewerbesteuer der GmbH/UG. Gewinnausschüttungen unterliegen zusätzlich beim Gesellschafter nochmals der Besteuerung:   Ist der Gesellschafter wiederum eine GmbH/UG, sind Gewinnausschüttungen körperschaft- und gewerbesteuerpflichtig: o Bei einer Beteiligung von unter 10 %: Steuersatz ca. 30 % o Bei einer Beteiligung ab 10 %: 95 %-ige Steuerbefreiung, Steuersatz ca. 1,5 % Ist der Gesellschafter eine natürliche Person, zahlt er Einkommensteuer: o Grundsätzlich Abgeltungsteuer 25 % plus Soli = 26,375 % o Optio al: sog. „Teilei kü fte e fah e it % Steuerbefreiung und Anwendung des persönlichen Einkommensteuersatzes, wenn Beteiligung mindestens 25 % oder 1 % plus berufliche Tätigkeit für die Gesellschaft. Die Option bindet für 5 Jahre (§ 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG – Link: http://jo.my/gb23).  Siehe auch: Gewinnausschüttung - Steuerpraxis, Tz. 3.11. 6.6. Gewerbesteuer  Siehe: Gewerbesteuer, Tz. 2.6. 44 www.eSteuerPartner.de

53. 6.7. Buchführung & Bilanzierung Überschussrechnung (EÜR) vs. Einnahmen- Um den Gewinn (vgl. oben, Tz. 6.2.) zu ermitteln, gibt es neben der Schätzung durchs Finanzamt zwei Möglichkeiten:   Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) oder Buchführung und Bilanzierung. Buchführung & Bilanzierung ist dabei die aufwändigere Methode und wird meist nicht freiwillig, sondern nur bei Buchführungspflicht verwendet:     Buchführungspflichtig sind alle Kaufleute nach dem HGB (§ 242 HGB: http://jo.my/gb26 , außer Kleingewerbetreibende mit Umsatz maximal 500.000 Euro und Gewinn maximal 50.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren (§ 241a HGB: http://jo.my/gb24) Buchführungspflichtig sind immer alle Kapitalgesellschaften, also v.a. GmbH/UG Buchführungspflichtig nach der Abgabenordnung sind Gewerbetreibende, die o bereits nach anderen Gesetzen (v.a. HGB) buchführungspflichtig sind oder o einen Gewinn über 50.000 Euro pro Jahr oder o Umsätze von über 500.000 Euro pro Jahr erzielen. o Das Finanzamt fordert bei späterer Überschreitung der Grenzen formal zur Buchführung auf. o Vgl. dazu §§ 140, 141 AO: http://jo.my/gb25 Nicht buchführungspflichtig sind Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn „Bu hfüh u g ei t da ei i e ei e te h is he, doppelte Bu hfüh u g mit dem bekannten Soll/Haben-Buchen. Eine solche kann nicht mit Excel erstellt werden, da unveränderbar gebucht werden muss. Man braucht ein spezielles Programm, ggf. in Form einer OnlineApp. Aus der Buchführung wird dann der Jahresabschluss entwickelt, indem die bebuchten Konten schrittweise zu den folgenden Rechenwerken abgeschlossen und zusammengefasst werden: 45 www.eSteuerPartner.de

54. Der „Jahresa s hluss“ esteht aus     Bilanz = Darstellung des Aktivvermögens (positives Vermögen, z.B. Bankguthaben und Gegenstände) und Passivvermögens (Schulden/Verbindlichkeiten) auf den 31.12. oder ein abweichendes Wirtschaftsjahr Gewinn- und Verlustrechnung, GuV (= Erträge und Aufwendungen im Wirtschaftsjahr ergeben den Jahresüberschuss/Gewinn) I der Bila z ird re h eris h u ter „Eige kapital“ zu . . ebenso der Gewinn aus der GuV gezeigt Anhang = kurze, gesetzlich geregelte Beschreibung der Bilanzierungsmethoden und bestimmter Posten und Vorgänge Lagebericht = formaler Geschäftsbericht, nur bei größeren Gesellschaften Wesentliches Ziel von Buchführung & Bilanzierung ist es, den Gewinn zu ermitteln, der in einem Wirtschaftsjahr wirtschaftlich erzielt wurde. Auf den Gewinn wirken sich hier alle Vorgänge unabhängig von der Zahlung aus. Beispiel: Der bilanzierungspflichtige Handwerker H repariert im Dezember den Fußboden eines Kunden und stellt am 15.12. eine Rechnung, die am 30.01. bezahlt wird. Zum 31.12. wirkt sich die Rechnung bereits gewinnerhöhend aus (Forderung). Dies gilt umgekehrt natürlich z.B. auch für am 31.12. noch nicht bezahlte Materialeinkäufe (Verbindlichkeiten). Ohne Buchführungspflicht kann der Gewinn per EÜR ermittelt werden: Die EÜR entspricht grob gesprochen der GuV im Rahmen von Buchführung & Bilanzierung. Es kommt dabei aber – anders als bei der Buchführung – auf den tatsächlichen Zahlungsfluss an. Ohne Zahlung gibt es noch keine steuerlich wirksame Einnahme und Ausgabe (= sog. Zuflussund Abflussprinzip, § 11 EStG: http://jo.my/gb27). Zugleich wird damit auch das Steuerjahr (Veranlagungszeitraum) bestimmt, in dem die Zahlung zu erfassen ist. Beispiel: Der nicht bilanzierungspflichtige Unternehmensberater U will seine Steuerlast für 2013 nicht weiter erhöhen. Er stellt seine letzten Rechnungen im Jahr erst spät, am 31.12.2013. Die in 2014 erfolgenden Zahlungen werden bei ihm erst in die Einkommensteuererklärung 2014 eingerechnet. 46 www.eSteuerPartner.de

55. Ausnahme: sog. wiederkehrende Leistungen werden – zahlungsunabhängig – in dem Jahr steue li h i ksa , zu de sie i ts haftli h gehö e . Dies gilt a e u , e sie „ku ze )eit Tage o / a h Jah es e hsel gezahlt e de . Beispiel: Künstler K zahlt seine monatliche Ateliermiete für Dezember 2013 erst am 5.1.2014. Diese Mietzahlung ist noch als Betriebsausgabe im Jahr 2013 steuerlich wirksam. Besonderheit: Absetzung für Abnutzung (AfA) Die AfA (oder Abschreibung) gibt es sowohl bei Buchführung & Bilanzierung, als auch bei der EÜR. Das Grundprinzip: Ausgaben für Wirtschaftsgüter, die länger als 1 Jahr betrieblich nutzbar sind, dürfen nicht sofort bei Zahlung (EÜR) bzw. Anschaffung (Bilanz) gewinnwirksam abgezogen werden. Sie müssen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (ND) verteilt werden. Es wirkt sich also in jedem Jahr nur ein Teil steuerlich aus. Für die ND gibt es amtliche AfA-Tabellen. Beispiel: ein neues Kfz wird über 6 Jahre abgeschrieben, Büromöbel über 13 Jahre. http://jo.my/gb28 Link zur amtlichen AfA-Tabelle Besonderheit: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)  Angeschaffte Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von maximal 410 Euro (immer netto, § 6 Abs. 2 EStG: http://jo.my/gb29) dürfen sofort abgeschrieben werden, auch wenn die Nutzungsdauer mehr als 1 Jahr ist. Voraussetzung: das Wirtschaftsgut muss selbständig nutzbar sein, also nicht nur in Kombination mit anderen. Beispiel: standalone-Multifunktionsdrucker mit Fax, Kopierfunktion usw. ist selbständig nutzbar, ein normaler Drucker nicht.  Bei Anschaffungskosten von 150 Euro bis 1.000 Euro kann optional ein sog. Sammelposten mit Abschreibung über 5 Jahre gebildet werden. Meist nicht 47 www.eSteuerPartner.de

56. sinnvoll, da bei Wahl dieser Option alle diese Wirtschaftsgüter verpflichtend in den Sammelposten aufgenommen werden müssen. http://jo.my/gb30 Ausführlicher Artikel im eSteuerPartner-InfoBlog zur EÜR http://jo.my/gb31 Ausführlicher Artikel im eSteuerPartner-InfoBlog zur Bilanz 6.8. Umsatzsteuer I: Überblick, Voranmeldung, Termine Mit der Umsatzsteuer wird ein Gründer spätestens konfrontiert, wenn er den „G ü du gs-F age oge des Fi a za ts ausfülle soll. Do t geht es .a. u die Themen Kleinunternehmer ja/nein, Ist- oder Soll-Versteuerung und USt-ID-Nummer.  Siehe auch: Gründungs-Fragebogen, Tz. 2.5. Die Umsatzsteuer trifft nur den Unternehmer, also Personen, die auf selbstständiger Basis Leistungen erbringen (§ 2 UStG - http://jo.my/gb32). Generell werden von der Umsatzsteuer alle Arten von Leistungen, also Warenlieferunge „Liefe u ge u d Die stleistu ge „so stige Leistu ge e fasst. Der allgemeine Steuersatz beträgt derzeit 19 %, für bestimmte Leistungen ermäßigt 7 %. Ermäßigt sind z.B. (vgl. § 12 Abs. 2 UStG – http://jo.my/gb33 ):  Eintritt in Theater, Museen, Konzerte, Schwimmbäder  Lieferung von vielen Lebensmitteln  Überlassung von Urheberrechten  Lieferung von Büchern und Zeitschriften 48 www.eSteuerPartner.de

57.    Leistungen von Vereinen im Zweckbetrieb (nicht: wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) Personenbeförderungen mit Taxi und Linienverkehr Hotelübernachtungen (ohne Nebenleistungen) Einige Leistungen sind steuerfrei, meist unter bestimmten Voraussetzungen. Wichtige Beispiele sind (vgl. § 4 UStG – http://jo.my/gb34 ):   Warenlieferungen: Ausfuhr in die EU und Ausland Umsätze mit Zahlungsmitteln, Forderungen, Wertpapieren  Umsätze, die bereits unter die Grunderwerbsteuer fallen  Ärztliche Leistungen   Vermietung von Grundstücken (wenn nicht nur kurzfristig) Unterrichtsumsätze von Schulen und selbstständigen Lehrern Umsatzsteuer-Voranmeldung Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer muss die geschuldete Umsatzsteuer selbst berechnen und pünktlich an das Finanzamt zahlen (Umsatzsteuer-Voranmeldung, USt-VA). Voranmeldungen sind bei Neugründungen grundsätzlich im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich abzugeben. Später beurteilt sich dies nach der Umsatzsteuer des Vorjahres:    Bis zu 7.500 Euro Umsatzsteuer: Quartalsweise Abgabe der USt-VA Ab 7.500 Euro Umsatzsteuer: Monatliche USt-VA Unter 1.000 Euro Umsatzsteuer: Finanzamt kann von USt-VA befreien. Dann ist nur eine Jahreserklärung notwendig. Termin für die Abgabe der USt-VA und die Zahlung der darin berechneten Steuer ist jeweils der 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums. Eine Einzugsermächtigung für das Finanzamt sichert die pünktliche Zahlung. Ansonsten drohen Säumniszuschläge (Zinssatz 6 % pro Jahr). USt-VA sind elektronisch abzugeben (www.elster.de). 49 www.eSteuerPartner.de

58. http://jo.my/gb36 Formular Einzugsermächtigung Finanzamt Dauerfristverlängerung Auf Antrag genehmigt das Finanzamt eine dauerhafte Fristverlängerung für die Abgabe der USt-VA von einem Monat. Der Preis dafür: der Unternehmer muss eine Sonder-Vorauszahlung von 1/11 der Umsatzsteuer des Vorjahres zahlen. Die SonderVorauszahlung wird am Jahresende wieder mit der geschuldeten Umsatzsteuer verrechnet (vgl. §§ 46ff UStDV – http://jo.my/gb35). Beispiel: Bei monatlichen Voranmeldungen ist die USt-VA für April bis zum 10. Mai abzugeben und die USt zu zahlen. Mit Dauerfristverlängerung verlängert sich Abgabe und Zahlung auf den 10. Juni. Umsatzsteuer-Jahreserklärung Bis zum 31.05. des Folgejahres muss der Unternehmer außerdem die UStJahreserklärung abgeben. Maßgeblich ist in der Umsatzsteuer immer das Kalenderjahr. Zusammenfassende Meldung, ZM In der ZM müssen innergemeinschaftliche Vorgänge erklärt werden (vgl. § 18a UStG: http://jo.my/gb39). Termine: bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendermonats (bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen) oder bis zum 25. Tag nach Ablauf eines Kalendervierteljahrs (bei reverse-charge-Umsätzen, vgl. Tz. 6.11.). 6.9. Umsatzsteuer II: Vorsteuerabzug, Rechnungsstellung Ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer (nicht: Kleinunternehmer) ist zum sog. Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet: er kann sich Umsatzsteuer, die er selbst an einen anderen Unternehmer gezahlt hat, z.B. bei Wareneinkäufen, vom Finanzamt zurückholen. „Der U ter eh er kalkuliert etto“ 50 www.eSteuerPartner.de

59. Technisch geschieht das im Rahmen der USt-Voranmeldung, bei der die Umsatzsteuer auf die eigenen Ausgangsleistungen und die Vorsteuer aus Leistungseinkäufen miteinander verrechnet werden. Es ist tatsächlich so, dass der Unternehmer auch Geld zurück erhält, wenn in einem Voranmeldungszeitraum wenige Ausgangsleistungen erbracht wurden, aber ein hoher Einkauf stattfand. Hinweis: Reine Beteiligungsgesellschaften haben mangels unternehmerischer Tätigkeit kein Vorsteuerabzugsrecht. Ggf. ist eine Strukturierung von anderen unternehmerischen Leistungen notwendig, um ein Vorsteuerabzugsrecht zu erhalten. Rechnungen Rechnungen müssen enthalten:           den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder USt-IDNummer das Ausstellungsdatum eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer) die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, sowie Minderungen Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung Bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstück: Hinweis auf Aufbewahrungspflicht in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistu gse pfä ge die A ga e „Guts h ift . Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung im Original. Der Unternehmer selbst sollte natürlich ebenso darauf achten, dass er 51 www.eSteuerPartner.de

60. korrekte Ausgangsrechnungen verschickt. Diese müssen die oben genannten Angaben enthalten (§ 14, 14a UStG). Ausnahme: sog. Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 Euro Gesamtbetrag (z.B. Barquittungen, Kassenbons). Bei diesen reicht das Folgende (§ 33 UStDV): Kleinbetragsrechnungen müssen enthalten:      den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers das Ausstellungsdatum die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung. Gutschriftsverfahren Der Normalfall ist: der Leistende schreibt nach Leistungserbringung eine Rechnung. In manchen Fällen verfügt aber der Leistungsempfänger allein über die richtigen Informationen, um die Rechnung zu erstellen, z.B. bei Provisionen oder Kommissionsverkäufen. Dann schreibt der Leistungsempfänger dem Leistenden eine Rechnung und zahlt sie sel st a de Leiste de aus. Ei e sol he Re h u g heißt „Guts h ift u d uss au h so bezeichnet werden (siehe oben). Gutschrift ist ein umsatzsteuerlicher Fachbegriff. Hier nicht zu verwechseln mit der Storno-Rechnung, die auch oft als Gutschrift bezeichnet wird. 6.10. Umsatzsteuer III: Kleinunternehmer Bei Einnahmen (= vereinnahmte Beträge) von maximal 17.500 Euro kann die Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer genutzt werden (§ 19 UStG: http://jo.my/gb37). Der Unternehmer spart sich dann die Umsatzsteuererklärung, darf aber keine Vorsteuer abziehen. Genauer: 52 www.eSteuerPartner.de