"Voorheen een dag, nu een ochtend werk" - Referentiecase ODH. Drie medewerkers vanuit verschillende posities vertellen over de grote stap om vanaf de start van de nieuwe uitvoeringsdienst volledig digitaal en zaakgericht te werken en hoe dit werd gerealiseerd. De verwerking van honderden documenten door vier medewerkers van de Documentaire Informatie Voorziening, kostte voorheen een dag. Tegenwoordig kunnen zij dit in een ochtend verwerken dankzij Kofax door ICreative.

1. Referentie Case
ICreative bv
Oortlaan 2, Ede
info@icreative.nl
+31 (0) 318 493 150
De Omgevingsdienst Haaglanden (ODH) is sinds april 2013 een nieuwe regionale
uitvoeringsdienst in Zuid-Holland. De organisatie, waarin medewerkers van negen
gemeenten en de provincie bij elkaar zijn gebracht, is voortgekomen uit de behoefte om
taken op het terrein van vergunningverlening en toezicht in de regio te bundelen en op
deze manier de kwaliteit te verbeteren en de efficiency te verhogen. Alle inkomende en
uitgaande post moet stuk voor stuk goed geregistreerd en digitaal verwerkt worden. Dit
werd in het begin met zeer beperkte middelen gedaan. Hierdoor groeide snel de wens
naar een betere en snellere manier van werken. “Waar het verwerken van inkomende
post voorheen een dag in beslag nam, kunnen we het nu in een ochtend afhandelen.”
Gekozen producten:
Kofax KTM t.b.v. Scanstraat
Aantal medewerkers:
250
Te verwerken pagina’s:
150.000
1 | Pagina

2. DE DIGITALE VERTAALSLAG BIJ ODH
ODH is een van de vijf regionale uitvoeringsdiensten in de provincie Zuid-Holland. Een nieuwe organisatie
die in juli 2012 werd opgericht en in negen maanden up and running moest zijn. In het totaal werken er
nu 250 medewerkers dagelijks aan een duurzame levensomgeving in de regio Haaglanden. Hans Seinen,
Informatiemanager bij ODH: “De oprichting van de ODH was speciaal, omdat alles ‘from scratch’ opgebouwd
moest worden. Er was echt helemaal niets. Extra bijzonder was het uitgangspunt van de organisatie om meteen
volledig digitaal en zaakgericht te gaan werken. Geen wonder dat collega’s en vakgenoten onze ontwikkelingen
met veel interesse volgen.”
In de ‘oude’ situatie ontving ODH honderden documenten per post, die door de vier medewerkers van
Documentaire Informatie Voorziening (DIV) uit de enveloppen werden gehaald en ontniet om vervolgens
op een multifunctional gescand te worden. Veelal liet de kwaliteit van de scan helaas te wensen over. DIV-medewerkster
Bouchra Iteban: “Het gescande bestand zetten we op een netwerkschijf en registreerden we met
enkele registratiegegevens in een separaat Excel-bestand op een andere schijf. Deze documenten zijn overigens
zeer gevarieerd van aard: van tankcertificaten tot controlebrieven en reacties op afgelegde bezoeken. Kortom:
monotoon maar nauwkeurig werk, en door de vele handelingen foutgevoelig en tijdrovend. Het verwerken van
de inkomende post kostte gewoon de hele dag. Daarom moest er een efficiëntere werkmethode komen.” Hans
voegt toe: “Je werkt op een manier waarop het nog nét uit te voeren is. Je wilt eigenlijk volledig en nauwkeurig
registeren, maar in de opstartfase van de nieuwe organisatie was dat geen haalbare kaart.”
2 | Pagina

3. DIGITAAL WERKEN
Per dag verwerkt ODH vele honderden documenten die allemaal met behulp van een multifunctional moesten
worden ingescand. In principe hielden de DIV’ers de multifunctional binnen de ODH de hele dag bezet, dit
vaak tot ontevredenheid van andere collega’s. Chantal Langenhuizen, Projectleider Project Scanstraat, vult
aan: “Er werden op een gegeven moment zelfs uren ingeroosterd waarop wij de documenten mochten scannen.
We hebben toen het initiatief genomen het anders aan te gaan pakken. Digitaal werken, dát is altijd het
uitgangspunt geweest. Maar het ontbrak ons aan een gedegen infrastructuur.”
Een bijkomend feit: de gemeenten hielden er allemaal hun eigen manier van werken op na. In november 2012
is Chantal gestart om duidelijke afspraken met de afdeling DIV te maken. “Het scannen van dossiers kwam
ter sprake. In het verleden hebben gemeenten allemaal eigen werkprocessen ontwikkeld om documenten te
bewaren. Zo was de ene gemeente al helemaal gedigitaliseerd, en bewaarden andere gemeenten nog alles in
mappen in kasten. Een diversiteit aan analoge en reeds digitale archieven dus waarmee onze ODH-mensen
moesten gaan werken.”
DRIE PARTIJEN
ODH ging op zoek naar een partij die
het scan- en registratieproces van
inkomende en uitgaande documenten
handen en voeten ging geven. Chantal:
“Na een gedegen selectietraject hebben
we voor ICreative met hun Kofax-oplossing
gekozen. Samen met de
projectleider van ICreative werden de
eerste stappen bepaald.
We begonnen het project met een
uitvoerige definitiestudie. Tijdens
deze studie hebben ODH en ICreative
de verwachtingen, voorwaarden en
eisen op elkaar afgestemd. Vanuit ODH
hebben we duidelijk aangegeven dat
we een organisatie in ontwikkeling
zijn en dat alle hulp en aanvullende
ideeën van harte welkom zijn. Na een
intensieve periode van ontwikkelen en
optimaliseren zijn we op 25 november
2013 live gegaan. Het traject dat we
samen met ICreative hebben bewandeld,
is een succes geworden.”
Naam:
Chantal Langenhuizen
Functie:
Projectleider Project Scanstraat
3 | Pagina

4. 80% HERKENNING
De Kofax-consultant van ICreative heeft de
vier DIV’ers ingewerkt en bij hem konden
zij altijd voor vragen terecht. Het nieuwe
proces is overzichtelijker dan ooit: alle
documenten worden door twee scanners
gehaald en de inhoud wordt automatisch
door de Kofax-software herkend en in
SharePoint opgeslagen. Met name Hans
heeft samen met ICreative aan deze
‘herkenning’ gewerkt. “Door de juiste
instellingen in de OCR-module worden niet
alleen eenvoudig herkenbare gegevens
zoals een datum en het ODH-briefnummer
feilloos herkend. Ook het KvK-nummer
en de juiste naam en adresgegevens
worden bijvoorbeeld opgepikt. Een leuk
traject om uit te voeren. Zo wordt 80%
van de informatie die we nodig hebben
automatisch geregistreerd. Om ervoor
te zorgen dat een binnengekomen brief
met verschillende bijlagen als één
poststuk wordt behandeld, maken we
gebruik van scheidingsvellen. Voordat de
verschillende documenten in de scanner
worden gelegd, plaatsen onze DIV’ers
deze vellen tussen de documenten. Kofax
zorgt er in het scanproces voor dat alles
‘bij elkaar’ blijft.
Daarnaast is de validatie door ODH-medewerkers
in Kofax vele malen
makkelijker gemaakt door gebruik te
maken van de keuzelijsten die centraal
in SharePoint worden beheerd. Zo’n
keuzelijst is bijvoorbeeld de lijst
medewerkers van ODH. Een ander
voorbeeld van zo’n keuzelijst is de lijst met
postvakken waar de post in terecht komt.
Het toevoegen van nieuwe postvakken
kunnen we nu eigenhandig verzorgen,
hiervoor hoeft ICreative niet meer naar
Den Haag te reizen. En zo zijn er nog wel
een aantal bijkomende voordelen dat het
nieuwe systeem ons biedt.”
Naam:
Hans Seinen
Functie:
Informatiemanager
4 | Pagina

5. VERADEMING
Wat vier DIV-medewerkers voorheen een dag kostte, dat kunnen zij nu in een ochtend verwerken. Nu houden
zij tijd over voor andere DIV-werkzaamheden. Een ware verademing? Bouchra klinkt instemmend. “Een
positieve ontwikkeling, zeer zeker. Tot nu toe is de nieuwe oplossing een DIV-feestje geweest, maar straks
profiteert de hele organisatie ervan. Dan wordt alle inkomende post volautomatisch naar de behandelende
afdeling doorgezet. En ook de uitgaande post, zoals besluiten of een bevestiging van een controle die heeft
plaatsgevonden, wordt via Kofax automatisch op de juiste plek in SharePoint opgeslagen.”
DE VOLGENDE STAP
Voor zover de eerste fase van het project. De tweede fase wordt een optimalisatieproces waar de puntjes op
de i worden gezet. Chantal: “Intern zullen we in deze fase bekijken of bepaalde velden anders moeten worden
ingericht. Blijven optimaliseren is key, maar ook uitbreiding staat op onze agenda. Wat gaan we bijvoorbeeld
met interne memo’s doen? Dat soort vraagstukken zullen dan aan de orde komen. Daarnaast hebben we ook
nog 300 meter aan fysiek archief van de gemeenten in beheer. De digitalisering van dit archief is ook in de
aanbesteding meegenomen. ICreative heeft daar ook over meegedacht. Alle middelen daarvoor staan paraat.”
Hans sluit af: “Een succesvol project. Als je nagaat wat er in de afgelopen periode allemaal op ons pad is
gekomen, mogen we gerust zeggen dat het uitermate intensief is geweest maar dat de inrichting bij ODH nu als
een huis staat. Dit door de goede samenwerking met ICreative. Digitaal verwerken en een verbeterde efficiency
zijn nu regel, en geen uitzondering meer.”
Naam:
Bouchra Iteban
Functie:
DIV-medewerkster
OVER ICREATIVE
ICreative is de Nederlandse Purchase-
2-Pay en integraal Document
Flow specialist die multinationals,
nationale bedrijven en instellingen
bedient. Als Basware & Kofax
partner adviseert, implementeert en
onderhoudt ICreative oplossingen
voor factuurverwerking, dynamisch
document beheer, e-procurement,
e-invoicing, personeelsdeclaraties,
budgetbeheer en gerelateerde
financiële processen. Dit doet ICreative
met marktleidende oplossingen van
Basware, Kofax en EasyDistribution.
Deze sterke en unieke combinatie,
samen met de jarenlang opgebouwde
proces- en materiedeskundigheid,
maakt ICreative de belangrijkste
leverancier in Nederland.
5 | Pagina