Ebook hướng dẫn các cách thức Làm việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong giai đoạn nghỉ phòng chống dịch COVID-19

1. CÔNG
THỨC
LÀM VIỆC
TỪ XA
!"#$% &'$ () *+* *,-.$ /"0*
12 1"0* 3,4 $%,-56 (7 8-96 *,:$%; 3<
*+* *=$% 3> ,7$% 1?@ 3,. %-#- () +A &B$%
*=$% 3+* /76 (-5* 3< CDE
Biên dịch bởi

2. 03
08
15
20
24
Lầm tưởng khi nghe về làm việc từ xa?
Làm việc từ xa luôn bị nghi vấn? Có đúng không?
Trao đổi & Cộng tác
Những cách thức tốt nhất trong cộng tác và thảo luận trực tuyến.
Những công cụ của kỷ nguyên số
Phần mềm tốt nhất áp dụng cho làm việc từ xa.
Văn hóa doanh nghiệp
Xây dựng 1 đội ngũ thành công, nhưng ở các chi nhánh khác nhau.
Cơ hội & Tuyển dụng
Nơi bạn có thể tìm kiếm công việc từ xa, cùng với những lời khuyên.
Những nội dung chính trong ebook này:
1
!"#$ %&' (')' *+ ,-. $"/$) 01$) 23 2'&$ 045 $67 )89

3. 01
02
03
Sản phẩm chúng tôi làm ra tốt hơn.
Bằng cách sử dụng Trello như là một khách hàng, chúng tôi hòa
quyện rất nhiều quan điểm khác nhau và đẩy giới hạn của các tính
năng hợp tác lên mức cao nhất có thể.
Đội ngũ của chúng tôi mạnh hơn.
Chúng tôi đã có thể tìm nguồn lực và tuyển dụng một số người giỏi
nhất trong lĩnh vực này vì chúng tôi có thể hỗ trợ họ làm việc từ mọi
nơi họ mong muốn.
Mục tiêu của chúng tôi rõ ràng hơn.
Chúng tôi có một thương hiệu riêng biệt bởi vì chúng tôi có một đội
ngũ gắn kết. Bằng cách theo đuổi các tiêu chuẩn tốt nhất về trao đổi
và cộng tác, chúng tôi luôn cho phép những nỗ lực sáng tạo của
mình được chia sẻ trên toàn tổ chức.
Việc thêm từ ngữ "từ xa" vào danh sách các giá trị doanh nghiệp của chúng tôi rất dễ
dàng vì nó phản ánh nỗ lực lớn hơn mà chúng tôi đang dành cho Trello mỗi ngày:
Chúng tôi muốn cải thiện cách mọi người làm việc. Có nhiều lý thuyết tuyệt vời về lý
do vì sao việc làm việc từ xa lại đáng giá như vậy, nhưng thú vị hơn nữa là những kết
quả mà chúng tôi đã đạt được:
"Oh, và tất cả chúng tôi đều được ăn bánh. Mọi người đều nhận được một chiếc
bánh giao đến chỗ ngồi vào đúng ngày sinh nhật của họ.”
- Michael Pryor, đồng sáng lập Trello
“
Thông điệp từ Michael Pryor, đồng sáng lập của Trello:
2

4. &
“
"Lý thuyết là đúng, nhưng
những người ngồi làm
việc từ xa không thể dự
họp, và sẽ không nắm
được rất nhiều thông tin."
3
LẦM TƯỞNG
LỜI KHUYÊN
Khi chủ đề bàn về làm việc từ xa xuất hiện,
không hiếm hoi khi mọi người ngay lập tức
trở nên hoài nghi, với những câu nói như là:
"Chẳng bao giờ
làm được trong cái
hệ thống này."
"LÀM SAO
BIẾT HỌ
CÓ THỰC
SỰ LÀM
VIỆC HAY
KHÔNG?"
Tất cả các tuyên bố này được suy luận ra từ các giả
định sai hoặc từ những thất bại trong triển khai. "Làm
việc từ xa" mang tiếng xấu trong khi trên thực tế có
thể dễ dàng xác định ngay những lý do gây ra vấn đề.
Công thức cho việc làm từ xa bắt đầu từ trên đỉnh. Khi
các nhà lãnh đạo xác định đúng văn hóa doanh
nghiệp, sửa chữa các hành vi không phù hợp và áp
dụng các quy tắc và công cụ hỗ trợ chuẩn xác, thì
những hiệu ứng tốt sẽ lan truyền thành một trải
nghiệm thành công cho tất cả mọi người trong doanh
nghiệp.
Thật vậy chăng?

5. Luôn có một quan niệm rằng nếu bạn không thể nhìn thấy một ai đó đang ngồi ở bàn làm việc, thì họ
đang không làm gì cả.
Bất kỳ người nào, bất kể vị trí hay vai trò, đều có thể chùng xuống, không làm việc nếu người quản lý
không truyền đạt đúng kỳ vọng và thời hạn. Nếu ai đó hiểu đầy đủ những công việc mà họ phải chịu
trách nhiệm (mục tiêu) và khi nào cần hoàn thành (thời hạn), và họ làm việc theo đó (với việc cập nhật
trạng thái thường xuyên), thì họ chắc chắn sẽ không bị cho là lười nhác trong công việc, dù họ đang
không ngồi ở văn phòng. Những hành động khen thưởng cho kết quả làm việc sẽ thúc đẩy và giữ chân
những người có khả năng làm việc hiệu quả ở bất cứ đâu.
Lời khuyên: Ngoài công cụ để trò chuyện nhanh, người quản lý cũng nên gặp gỡ hàng tuần định kỳ
qua cuộc gọi video với nhân viên trực tiếp của họ để trả lời những thắc mắc và nắm rõ về bất kỳ trở
ngại nào trong công việc.
- Chất lượng giấc ngủ của bạn sẽ giảm vì sử dụng thiết bị điện tử trước khi ngủ làm
giảm melatonin."
“
4
!": $%&'%( %()*+ ,-. /+01
23 45 678 ,)*+ %&91:$
Không làm việc trên giường ngủ.
-
-
-

6. Rất nhiều nhân viên làm việc từ xa cảm thấy
như họ liên tục cần phải "được nhìn thấy"
trong các không gian làm việc kỹ thuật số của
họ để chứng minh rằng họ đang làm việc. Họ
cảm thấy cần phải có mặt trong mọi cuộc
thảo luận hoặc không để cho một tin nhắn
không được trả lời trong hơn một vài phút.
Áp lực này gia tăng sự lo lắng không cần
thiết. Thay vì có thể làm công việc một cách
tập trung, họ liên tục lo lắng về cách đóng
góp của họ có được ghi nhận hay không.
Ẩn trong những quan niệm này là suy nghĩ
rằng những người làm việc từ xa là người
ngoài, hay có sự khác biệt so với các đồng
nghiệp khác của họ. Nếu những người làm
việc từ xa đang cảm thấy áp lực này có thể
nhìn thấy được, thì có khả năng xuất phát từ
cảm nhận rằng họ không được coi trọng ở
mức tương đương với nhân viên làm việc tại
văn phòng.
Lời khuyên: Những lo lắng này được cải
thiện khi khái niệm "làm việc từ xa" được
bình thường hóa trên toàn doanh nghiệp.
Những đồng nghiệp này không khác biệt
hoặc thiếu tương tác (thậm chí họ có thể ít bị
làm phiền hơn). Mọi người nên thể hiện
những khoảng thời gian nào làm việc lên lịch
của họ hoặc cập nhật trạng thái trong công
cụ chat để thể hiện nếu như họ đang rảnh.
Người làm việc từ xa thức dậy và đi làm mỗi
ngày giống như bao người khác, ngoại trừ
việc họ đến chỗ làm gần hơn!
5
!"# $%&'%(
%()*+ ,-.
/+01 23 45
,67% 8&9+
1&:%( .+%&
&; <5%(
,-. /+01=$

7. 6
#3: "LÀM VIỆC TỪ XA NGHĨA LÀ
ĐÁNH MẤT VĂN HÓA CÔNG TY."
!"# $% &'()* +,-&' #.& ,/&, 0- ,1&, 2/0 3*45 #6 78 31 ,9 $: 5-&' #; #,*<= >* $? '@&
+<# >A&' &',*4BC D*E= >F 5G&' >H&' 3I* #,?5 #< 2/ $J +,-&' 5F &,K&' 5="5 #L8M >N*
3=* 3O #LM&' B,P&' Q& ,MR5 #.& 'S= T ,/&, 28&' '*K8 &,K&' #,/&, 3*U& 2/0 3*45 #6 78V
#=; &,*U&V 3I* +< ,MW5, 3/ #,)* '*8& ,:B 2XV &,K&' +,MY&, +,@5 '*8M #*<B 7Z ,"* &/; 5F
#,[ 3S& >(:5 $@B 7<BC
!"# $%&'()! "#$% %& '() '*+, -.# '/# 012111 '34 (#$5 6(# 4784 479 '*,47 :;' 6(<'
'=>47 '?% :@' -A# :@'B %?% 6(C4 :D: (E6 '(847 F5+ G#HI, *J' %C4 '(#K' -) LMN HO47
:A# F5+4 ($ G/# 4(947 '(P4( G#Q4 R(?%2 ST4 %& '() '(#K' UV6 %?% (,T' -;47 LMN HO47
-;# 4(&: W 'I+: X5#UH#47 W F5+ G#HI, -) 6(?' (5N '(K :T4( %Y+ ZUP: G#$% '[ L+ZB 4(=
%(#+ ] 4(+5 LI: G^4 6(_47 %Y+ XT4 (,@% 7#/# '(#$5 '(< %=47 %Y+ 4(+52
!"#$ %&'( %)* (&+$, %-. /0 1.)% (2 34% (&56$, 17 (8( 39: $;$, (<: 1=$ &>< (-$, %?
@A3 1.B( %C D< %":$, EF::G $A?H IE3 %"<$, JK /L F.)% %&#3 (&. %.)%H

8. Làm việc từ xa có nghĩa là bạn có được rất nhiều thời gian yên tĩnh để tập trung
làm việc. Nhưng công việc luôn gây mệt mỏi! Xây dựng 5 phút nghỉ trong ngày của
bạn: đi bộ xung quanh khuôn viên, gọi cho mẹ của bạn, cho mèo của bạn ăn. Hãy
tự chăm sóc bản thân để bạn vẫn còn tinh thần và sức lực vào những ngày cuối
tuần để tận hưởng thời gian cá nhân của bạn."
- Sarah Goff-Dupont, soạn giả bài viết kỹ thuật, Atlassian, làm việc từ xa tại Minnesota
Tự điều chỉnh tốc độ làm việc.
“
7
!"# $%&'%( %()*+ ,-. /+01
23 45 ,61 %-7 18%( 9:%&;$
!"#$ %& %'() *+ ),- *.(" /0() 12, 34 5, *6 789( 2 ("' :' "; <=( <'() $/- 7>, :?$ @A8 "B,
("5(" @"6() 1C$ @D 7E@ ('FG H,I8 ('J $"#$ 7' <5, 7K:G
!"# #$%&' &()&' *+*( ,-. /01* #2 34 567* #+& #(-&( &(8# ,- 59# '0: ,-. /01* &'(0;.
&'9#< '0=&' &(6 >(0 (? ,-. /01* #$%&' /@& A(B&'C D()&' &'6:0 ,-. /01* #2 34 567*
>(EFG& >(H*( IEFG# 5J&( K/- #(L&' M+%N &()&' >(%O&' #(:0 '04& (? ,-. /01*< &'(P #$64
#(H*( (7A< /- #(%+# >(Q0 >(L&' '04& ,-. /01* *R4 (? >(0 S-&( #(:0 '04& *(% *E"* T=&' '04
5U&(C VW #+*( M01# '0)4 *E"* T=&' /- *L&' /01* /X& $8# >(O #(0< &'4F *O >(0 /@& A(B&' *R4
MY& Z &'4F #$%&' &(- MY&[
!"# $%&'()! "#$% &'( )*+,- )#.( /0, *1, #23 *4,# *5( 672 6.6 )#8,# 9(:, ;#.6 )*%,-
,-83 <8= 9(>6 )*:, /4,- )#?,- )(, ,#@=A ,B( 6@ )#C 6#D2 ,#E,- )#?,- )(, FG2, )*H,-
;#.6I JKG ;#?,- *' <(>G 6@ 2( L@ #(>, L2,- MN, )23 -(OP /+, #23 ;#?,-A /+, 6@ )#C ;(C=
)*2 ;Q )#R 6?,- 9(>6 LC /(K) 6#S6 6#S,T

9. &TRAO ĐỔI
CỘNG TÁC
Giao tiếp và trao đổi công việc từ xa đòi hỏi hai điều cơ bản: sự cân nhắc
kỹ lưỡng và thích ứng với văn phòng ảo.
Khi nhiều đội ngũ chuyển sang nền tảng kỹ thuật số và làm việc từ xa, điều
quan trọng cần nhớ là các thể loại giao tiếp trong văn phòng có thể không
phù hợp sử dụng trực tuyến.
Đặt ra một số quy tắc cơ bản và rõ ràng khi giao tiếp nhóm sẽ đảm bảo
nhóm của bạn làm việc hiệu quả và vui vẻ.
Điều quan trọng là thiết lập các quy tắc giao tiếp trao đổi theo mô hình
đội nhóm bao gồm toàn bộ thành viên các nhóm và mong muốn của họ
trực tiếp trong quá trình xây dựng.
Khi nào chúng ta sử dụng phần mềm chat? Tại sao chúng ta phải thông
qua email? Tại thời điểm nào chúng ta nhấc điện thoại? Những câu trả lời
này phải là một câu trả lời chung và là một câu trả lời phản ánh những nỗ
lực của cả nhóm so với chỉ của một người."
- Beat Buhlmann, Tổng Giám Đốc khu vực EMEA, Evernote
“
8

10. Khi bạn trao đổi qua nền tảng kỹ thuật số, bạn không bao giờ biết người kia đang làm gì
vào lúc đó. Họ có thể ở bàn làm việc giống như bạn, hoặc họ có thể đang vội vã đến một
cuộc họp bán hàng, nên chỉ trả lời một câu OK và không nói thêm chi tiết vì họ không có
thời gian.
Không hiểu bối cảnh của người khác, bạn có thể nghĩ rằng người đó không quan tâm đến
vấn đề bạn đưa ra, khi họ thực sự chỉ chạy để bắt một chiếc taxi ở đâu đó (hy vọng là họ
bắt được).
Với thông tin về bối cảnh của người đó, thật bất ngờ, những câu trả lời
cộc lốc có ý nghĩa: Không phải là đồng nghiệp của bạn không quan
tâm, họ chỉ đang tập trung chuyện quan trọng hơn vào lúc này.
Thêm tựa đề trước những thông điệp của bạn thực sự có thể giúp ngăn chặn bất kỳ thông
tin sai lệch nào khi đang vội. Hãy cho các thành viên khác biết khi nào bạn đang rất tập
trung với một dự án và không thể trả lời các câu hỏi ngay được. Dư thông tin luôn tốt hơn
là đoán.
Công cụ có thể che mất
ý định và con người
thật của những người
liên quan.
TRUYỀN TẢI
ĐÚNG
NỘI DUNG
“
”9

11. “ ”
HIẾT LẬP
QUY TẮC
Ví dụ: nếu bạn có một bản cập nhật dự án không cần hoàn thành gấp,
việc kéo mọi người vào trao đổi thảo luận có thể gây mất tập trung và
vô tình đưa họ ra khỏi trạng thái tập trung cao độ mà họ đã cố gắng có
được cả ngày.
Thông tin này có cần gấp không?
Nếu có, dùng chat. Nếu không, Trello.
T
10
Nếu bạn thuộc một nhóm làm việc từ xa, rất có thể nhóm của
bạn đã có danh sách các công cụ yêu thích. Câu hỏi quan trọng
để tự hỏi mình là làm thế nào và khi nào sử dụng các công cụ
này để truyền đạt thông tin. Tất cả những cân nhắc này có thể
được rút gọn thành một câu hỏi đơn giản giúp bạn tiết kiệm
được rất nhiều thời gian và công sức suy nghĩ.

12. 01
02
03
04
VSVIDEO
GỌI
Hãy hiểu 4 sự thật sau:
Chúng ta không thể nhìn thấy được người khác qua
công cụ: hãy luôn nhớ ở phía bên kia là một con
người với đủ mọi cảm xúc.
Nếu bạn thực sự muốn truyền đạt một thông điệp
rõ ràng, hay đóng góp ý kiến xây dựng chân thành,
hãy giao tiếp qua video.
Do thiếu tín hiệu bằng lời nói và cảm xúc: Một
người có thể cảm nhận cuộc trò chuyện như một
cuộc tranh luận gay gắt trong khi người kia coi đó
chỉ là thảo luận đơn thuần.
Sự bực bội hình thành theo thời gian do những vấn
đề tiềm ẩn không được giải quyết. Trao đổi qua
nền tảng kỹ thuật số sai cách có thể gây ra hiểu lầm
và tổn thương cảm xúc.
Cách dễ nhất để xử lý vấn đề này là
thực sự nhìn vào con người của các
thành viên trong nhóm thông qua
việc nhìn thấy khuôn mặt của họ
trong một cuộc gọi video.
Sẽ không có sự hiểu lầm.
11
DÙNG
CHAT

13. - Justine Jordan, Phó Giám Đốc Marketing, Litmus
Để hợp tác làm việc thành công,
có một tôn chỉ:
Trừ khi mọi người ở trong cùng một phòng, tất cả các cuộc họp
đều tổ chức qua hội nghị video trực tuyến.
Tất cả chúng tôi đều ít nhất một lần trong đời tham gia vào một cuộc họp chỉ để
nghe một căn phòng đầy tiếng ồn, tiếng vang và các cuộc trò chuyện bên lề ở đầu
bên kia. Đó là một trải nghiệm tệ hại. Vì vậy, khi một người tham gia họp từ xa, thì
mọi người đều phải tham gia như vậy.
Chúng tôi luôn thực hiện theo cách sau để giảm thiểu gián
đoạn và đảm bảo các cuộc gọi chất lượng cao, hiệu quả:
Trang bị cho mỗi nhân viên tai nghe tốt để ngăn chặn chất lượng âm thanh xấu.
Ưu tiên tốc độ kết nối internet nhanh và ổn định cho cả văn phòng địa phương và
những nơi tham gia từ xa. Lập ra quy tắc cuộc gọi video (và làm theo nó!). Tắt tiếng
khi bạn không nói, bật hình ảnh video của bạn để mọi người nhìn thấy và tránh
nhận cuộc gọi khi đang ở trong một quán cà phê ồn ào.
CUỘC HỌPChẳng ai thích những cuộc họp, nhưng không có gì hiệu quả hơn một cuộc họp mà
tất cả các bên liên quan đều biết những gì đang được thảo luận, cuộc họp sẽ kéo
dài bao lâu và cần chuẩn bị những gì.
Làm thế nào bạn đạt được điều này?
NẾU...
Bạn muốn tất cả những người
tham gia cuộc họp cảm thấy
đóng góp ý kiến của họ là
ngang nhau...
THÌ...
Đừng tập hợp những người làm
cùng văn phòng vào chung một
phòng họp và gom tất cả những
người làm việc từ xa vào một
nhóm lớn khác.
VÌ
Sẽ rất khó để theo dõi các cuộc
hội thoại cả bằng trực quan (cố
gắng xem ai nói chuyện với
nhau) và nghe rõ (với khoảng
cách khác nhau từ micrô).
12

14. “ ”
Bạn muốn tăng sự gắn kết nhóm của bạn ...
Dành một phần của cuộc họp cho việc trò chuyện về các chủ đề
không liên quan đến công việc, chơi trò chơi nhóm và tán gẫu về
một vài tin đồn của công ty.
- Giữ cho mọi thứ tích cực bằng cách bao gồm một phần thời
gian để các thành viên trong nhóm nêu bật những đóng góp và
thành tích của nhau.
- Tán gẫu giúp mọi người cảm thấy kết nối và là một phần của
công ty.
NẾU...
THÌ
VÌ
Họp trực tuyến qua video
tại hội sở của Trello.
Mỗingườinênđượccảmnhậnvàđốixử
ngangbằngnhautrong mỗicuộchọp.
13

15. - Các thành viên trong
nhóm cần biết cấu trúc,
nhịp độ và mục tiêu của
cuộc họp.
- Bất cứ ai cũng có thể
thêm một thẻ vào danh
sách cần thảo luận bất cứ
lúc nào trong cuộc họp.
Hội nghị trực tuyến video là
con đường kết nối những con người
với nhau, mặt đối mặt.
NẾU THÌ VÌ
Bạn muốn tránh các
cuộc họp nơi mọi
người bị lạc trôi vào
những cuộc độc thoại
dường như vô tận ...
Sử dụng bảng Trello
để tạo nên cấu trúc và
sắp xếp sự tham gia
công bằng.
“
”
14

16. © UNICEF/UN056164/Sokhin
9 múi giờ.
17 con người.
190 quốc gia.
Xem làm thế nào UNICEF thúc đẩy công việc
đến những biên giới xa nhất của mình trong
chương trình hỗ trợ nhân đạo và cứu trợ bão.
Bấm vào đây để xem thêm

17. Công cụ trở nên quan trọng hơn trong
công tác làm việc từ xa vì chúng là nền
tảng để giao tiếp.
Bạn không thể đi đến bàn của ai đó để
nói chuyện với họ; bạn cần phải điều
chỉnh các công cụ để trở thành văn
phòng ảo của bạn. Rốt cuộc, nếu công
nghệ không tiến bộ như ngày nay, làm
việc từ xa thậm chí sẽ không thể trở
thành hiện thực được.
Dưới đây, một loạt các loại công cụ
quan trọng nhất bạn cần xem xét sử
dụng cho làm việc từ xa, cũng như một
số khuyến nghị cụ thể:
TẤT CẢ
CÔNG CỤ
GIÚP
LÀM VIỆC
TỪ XA
THÚ VỊ
15

18. ỨNG
DỤNG
CHAT
Tại Zapier, chúng tôi nhận ra
rằng giao tiếp minh bạch là
chìa khóa cho công tác làm
việc từ xa thành công. Gần
như tất cả các cuộc trò chuyện
của chúng tôi diễn ra trong các
kênh Slack mở, vì vậy bất kỳ ai
cũng có thể tham gia và đọc về
những gì đang xảy ra giữa các
đội ngũ dự án và phòng ban.
Điều đó đặc biệt hữu ích khi
làm việc theo nhóm trên các
múi giờ khác nhau. Khi các
thành viên trong nhóm thức
dậy, họ có thể dễ dàng hiểu
được nội dung và tiếp tục
luồng công việc thay vì không
biết chuyện gì đã xảy ra trong
khi họ đang ngủ."
- Wade Foster, TổngGiámĐốc, Zapier
“
16
Slack đang là công cụ thống trị
trong lĩnh vực trò chuyện trực
tuyến và đã được chứng minh là
một công cụ hấp dẫn và thú vị để
sử dụng cho liên lạc nhóm, đặc
biệt là các nhóm làm việc từ xa.
Các tính năng "xã hội" như biểu
tượng cảm xúc và tích hợp ảnh
GIPHY là một cách tích cực để các
công ty từ xa giao tiếp một cách tự
nhiên hơn.
Giao tiếp qua các kênh chat Slack
cũng là một cách quan trọng để
đảm bảo không có thông tin nào
bị bỏ qua. Giao tiếp từ xa tất
nhiên là không đồng bộ: có nghĩa
là việc Slack lưu các bản ghi sẽ loại
bỏ sự bực bội của việc phải hỏi đi
hỏi lại về một câu chuyện. Điều đó
cũng có nghĩa là mọi người đều có
thể nhận được thông tin và thậm
chí đóng góp vào việc ra quyết
định (trong thời gian riêng của
họ!).

19. Khi các giao tiếp thông thường bắt đầu
biến đổi, trở nên khó hiểu hoặc thậm chí
căng thẳng lên, hãy nhảy vào trò chuyện
qua video. Giống như cách bạn tìm kiếm
đồng nghiệp trong môi trường văn phòng
để thảo luận về một vấn đề quan trọng,
trò chuyện qua video giúp việc bắt chước
tương tác này dễ dàng hơn nhiều.
Hội nghị truyền hình tốt là một trong
những nền tảng của một công ty cộng tác
từ xa hiệu quả và chúng tôi đã thử tất cả.
Dưới đây là khuyến nghị của chúng tôi:
PHẦN MỀM
HỘI NGHỊ
TRUYỀN HÌNH
17
Zoom đã được chứng minh là phần
mềm hội nghị truyền hình đáng tin
cậy nhất trên tất cả các hình thức kết
nối qua Internet, đặc biệt là khả năng
đáp ứng cho hàng trăm người tham
gia trong các cuộc họp toàn công ty.
Tính năng "gallery view" là tính năng
bắt buộc cho các cuộc họp từ xa với
nhiều người tham dự. Bạn cũng có
thể sử dụng công cụ trò chuyện trong
các cuộc họp để thiết lập một danh
sách các biểu tượng cảm xúc để
người tham gia sử dụng đối với thông
tin được trình bày.
Thậm chí có những hình nền tùy
chỉnh thú vị mà bạn có thể thêm vào
để tạo chủ đề bắt đầu cuộc trò
chuyện tuyệt vời hơn cho những
người tham gia!

20. &CỘNG TÁC
TRẠNG THÁI
(Không, nhưng
nghiêm túc mà
nói, bạn nghĩ
chúng tôi sẽ nói
gì? :P)
18
Khi bạn cần xem tiến độ, cập nhật trạng thái công việc nhanh chóng và tất
cả các tài nguyên có liên quan đến một dự án hoặc nhóm làm việc, Trello là
văn phòng ảo của bạn. Tất cả các thông tin được cập nhật theo thời gian
thực và tồn tại ở đó 24/7, vì vậy các thành viên trong nhóm có thể chọn nội
dung, thông tin liên lạc và trạng thái của bất kỳ yêu cầu hay dự án, chương
trình họp hoặc các mục khác một cách thuận tiện.
Trello, nhân tiện, sẽ không thân thiện với người dùng nếu như nó không
được sử dụng bởi chính những đội ngũ từ xa làm ra nó.
Đăng ký dùng miễn phí ngay!

21. &TRAO ĐỔI THẢO LUẬN
LƯU TRỮ THÔNG TIN
(Nội bộ): Cho dù đó là các chính sách phác
thảo sơ bộ, ghi chú cuộc họp hoặc bài viết
blog để chia sẻ với nhóm của bạn,
Confluence là một công cụ cộng tác và giao
tiếp nội bộ tuyệt vời. Sử dụng nó cho các
dự án hoặc như một cuốn sổ tay nhân viên.
Nó giúp các nhóm chia sẻ ý tưởng, xây
dựng cộng đồng và hoàn thành công việc
trong một không gian làm việc mở và mang
tính chia sẻ, bất kể múi giờ.
(Đối ngoại): Khi nói đến việc cộng tác với
những người bên ngoài công ty, như các
cộng tác viên dự án tự do hoặc những
đối tác và nhà cung cấp, Google Docs là
tiêu chuẩn. Khả năng đồng thời chỉnh
sửa, nhận xét và trò chuyện qua lại của
công cụ này là hoàn hảo. Ngoài ra, cài
đặt phân quyền mạnh mẽ giúp chia sẻ
thông tin riêng tư hoặc công khai một
cách dễ dàng.
19

22. TẠO RA
VĂN HOÁ
LÀM VIỆC TỪ XA
Một trong những mối quan tâm lớn nhất khi nhìn nhận về công tác làm việc từ xa là
nhận thức. Những văn phòng làm việc bình thường đã dựa vào lợi thế địa điểm để
xây dựng văn hóa doanh nghiệp quá lâu rồi, đến nỗi dường như chúng ta thấy ảm
đạm khi nghĩ về một tháng 12 mà không có bữa tiệc Giáng sinh nào tại văn phòng.
Chìa khóa để xây dựng các mối quan hệ từ xa tuyệt vời là chủ đích. Bạn cần cố gắng
nhiều hơn để tìm ra những sở thích chung, có những cuộc gặp gỡ ý nghĩa và thực sự
hiểu được quan điểm của mỗi người. Kết quả có thể là một sự gắn kết lâu dài của
những người bạn thật sự mà bạn có thể tin cậy, bất kể chuyến đi của bạn có thể đưa
bạn đi đâu.
Tạo ra một văn hóa làm việc từ xa nhưng gắn kết phụ thuộc vào hai điều:
À, và đừng quên sử dụng thật nhiều và
1. Một bộ quy tắc rõ ràng được đồng lòng thống nhất và
ủng hộ trên toàn công ty.
2. Một hệ thống các cuộc họp, sự kiện và thói quen giúp
mọi người luôn giao tiếp liên lạc với nhau.
20

23. 01
02
03
04
05
NHỮNG
QUY TẮC
LÀM VIỆC
TỪ XA
CẦN NHỚ
Khi bạn nghĩ về một văn hóa làm
việc sôi động, tự duy trì, bạn có thể
không nghĩ đến các quy tắc. Nhưng
trong trường hợp này, các quy tắc là
các chuẩn mực xã hội cung cấp cho
người tham gia trải nghiệm đáng
mong đợi. Điều đặc biệt về định
mức là chúng được thỏa thuận
chung. Với 100% sự đồng thuận, các
quy tắc này tạo dựng niềm tin, sự
hiểu biết và tính hỗ trợ.
Nghe có vẻ là một nơi
làm việc tuyệt vời,
đúng không?
Đồng cảm là tất cả:
Luôn luôn phán xét ý định một cách tích cực.
Cách thể hiện hay ý nghĩa có thể bị hiểu nhầm
qua công cụ chat, vì vậy, luôn nghĩ chủ đích của
đồng nghiệp một cách tích cực sẽ giúp bạn tránh
bất kỳ hiểu lầm tiềm ẩn nào.
Đối xử minh bạch:
Luôn cho phép mọi người được truy cập vào
thông tin quan trọng: các thông báo hay quyết
định, biên bản họp hội nghị truyền hình và luôn
ghi chú lại để chia sẻ trong không gian mở.
Không ngại chia sẻ:
Hãy yêu thích việc giao tiếp và chia sẻ với các
thành viên ở những múi giờ khác nhau. Luôn có
kế hoạch và không bao giờ ra quyết định ở những
phút cuối cùng. Nó có vẻ như làm cho công việc
nhiều thêm, nhưng nó thực sự có tổ chức hơn.
Cấu trúc rõ ràng:
Thiết lập một quy trình, cấu trúc và chương trình
thảo luận cho các cuộc họp và cập nhật để mọi
người có thể theo dõi bất kể vị trí của họ. Chỉ định
một người chủ trì cuộc họp và ghi chép để đảm
bảo các quyết định được ghi lại bằng văn bản.
Khác biệt nhưng bình đẳng:
Chấp nhận thực tế cơ bản rằng: Tất cả các thành
viên làm việc từ xa đều bình đẳng, nhưng kinh
nghiệm của họ khác nhau. Nó rất tốt cho các
đồng nghiệp cùng vị trí. Nếu đó là một sự kiện tổ
chức tại công ty, hãy cung cấp lợi ích thay thế cho
những người ở xa không thể có mặt.
Để có cái nhìn sâu sắc hơn về việc cân bằng giữa các thành viên ở
văn phòng và từ xa, hãy xem 6 khuyến cáo của Trello tại đây.
21

24. Hãy cho những người hướng ngoại và
hướng nội cơ hội ngang nhau để trò
chuyện với đồng nghiệp của họ theo
những cách có ý nghĩa nhất.
GIAO TIẾP
XÃ HỘI
Ồ, XIN CHÀO BẠN!
Khi quy mộ công ty mở rộng, bạn chẳng
có thể đảm bảo mọi người biết hoặc đã
nói chuyện với mọi người khác.
Chương trình "Ồ, xin chào bạn!", một
cuộc nói chuyện 15 phút hàng tuần giữa
các thành viên trong nhó, kết nối qua
video, và đặc biệt là, chỉ trò chuyện.
Sau đó, một màn hình chụp các thành
viên và điểm nổi bật được ghi lại. Làm
thế nào khác bạn có thể biết rằng Bobby
thà không xem mỗi khi đội bóng yêu
thích thi đấu vì cứ mội lần anh ấy xem là
đội bóng thua.
Việc này được sắp xết,
mang đến đầy năng lượng
tích cực và công bằng. Lịch
trình được thiết lập sẵn và
bạn có thể nhìn thấy mặt
từng người qua màn hình
video. Hãy thử làm điều
đó trong một căn phòng
của 100 người!
Tìm hiểu thêm
Việc này tiết lộ những mối
quan tâm chung và khơi
mào cho những cuộc trò
chuyện tại tiệc công ty
hàng năm. Điều này cho
phép mọi người nói
chuyện ngoài công việc và
xây dựng các mối quan hệ
cá nhân đáng tin cậy.
Tìm hiểu thêm
Dưới đây là ba loại tương tác xã hội mà bạn có thể dễ dàng thiết
lập cho nhóm làm việc từ xa của mình:
HỌP MẶT CÔNG TY
Vứt bỏ các bài phát biểu cập nhật
hàng quý truyền thống. Đây phải là
một buổi gặp mặt mở cho tất cả các
câu hỏi, thảo luận và các bài thuyết
trình nhóm (ngắn) được tổ chức ít
nhất mỗi tháng một lần.
Mỗi buổi họp mặt công ty tại Trello
mở ra với một đánh giá về các giá trị,
ưu tiên và các ngày kỷ niệm của nhân
viên. Sau đó, nhân viên mới được giới
thiệu về bản thân. Phần còn lại được
lấp đầy với các hoạt động thảo luận
được lên kế hoạch và lấy ý kiến trong
công ty từ trước.
Vì sao làm như vậy? Vì sao điều này hiệu quả?
22

25. NHỮNG CHUYẾN DU LỊCH?
Những chuyến đi nghỉ dưỡng đến một địa điểm xa lạ và kết hợp "team-building" toàn
công ty là những trải nghiệm tuyệt vời, nhưng cũng rất tốn kém. Đó không phải là giải
pháp duy nhất cho công ty của bạn.
Bạn cũng có thể có được trải nghiệm này bằng một cuộc phiêu lưu cả nhóm tự chọn, và
được công ty tài trợ. Tại Trello, điều này chuyển thành một ngày nghỉ hè cho toàn bộ
công ty, trong đó các thành viên văn phòng thì đến bãi biển, và những người làm việc từ
xa nhận được một khoản trợ cấp để chi tiêu cho cuộc phiêu lưu vui vẻ của riêng họ.
Kết quả? Chúng tôi gắn kết tất cả mọi người lại với nhau bằng một #hashtag chung và
một bảng chia sẻ Trello chứa đầy những tóm tắt và hình ảnh dành cho buổi họp mặt
công ty tiếp theo. Mọi người đều có cơ hội bình đẳng (nhưng khác nhau) để tận hưởng
niềm vui, và sau đó kể lại những câu chuyện của họ. Tìm hiểu thêm
Làm việc từ xa, linh hoạt sắp xếp cuộc sống; sống ở đâu và như thế nào bạn
muốn là điều tuyệt vời! Sự linh hoạt này là một thế mạnh của phong cách
làm việc độc đáo này.
Quan trọng không kém là có được thời gian gặp mặt với nhóm của bạn. Nếu
bạn có cơ hội, hãy gặp gỡ các thành viên trong nhóm, cùng nhau ăn bánh và
chia sẻ những trải nghiệm đáng nhớ.
Stephen Olmstead, Phó Giám Đốc Đối tác Thiết kế, InVision
23

26. TÌM (VÀ NHẬN) VIỆC LÀM TỪ
XA HOÀN HẢO
Năm 2016, 43% người Mỹ có việc làm cho biết họ dành ít nhất một thời
gian để làm việc từ xa. Đó là một con số rất lớn!
Cơ hội làm việc từ xa không những dễ dàng tìm kiếm hơn, chúng đang được
phát triển bởi các công ty với mục tiêu xây dựng văn hóa làm việc từ xa (và
tìm kiếm các ứng viên phù hợp để phát triển điều đó).
TÌM KIẾM Ở ĐÂU...
Đó là một thách thức để tìm ra những cơ hội làm việc từ xa thực sự giữa những mẩu
quảng cáo công việc làm tại nhà mơ hồ và thiếu tin cậy. Đây là một số nơi để bắt đầu:
Công ty của bạn:
Nếu bạn cảm thấy rằng khả năng làm việc của
bạn có thể được cải thiện rất nhiều bằng cách
này, hãy trao đổi với người quản lý của bạn.
Bạn có thể dẫn đầu về văn hóa làm việc từ xa!
FlexJobs:
FlexJobs chọn lọc các cơ hội làm việc từ xa
phù hợp với kỹ năng, kinh nghiệm và quốc gia
làm việc của bạn với một khoản phí nhỏ.
Remote.com:
Tạo hồ sơ và để các cơ hội tiềm năng đến với
bạn nhờ vào sự chọn lọc của công nghệ trí tuệ
nhân tạo giữa ứng viên và công ty.
Stack Overflow:
Nếu bạn là một lập trình viên mong muốn
nâng cao trình độ, đây là điểm dừng của bạn.
Thêm tiêu chí về công nghệ và giờ làm việc
linh hoạt để tìm thấy cơ hội cho mình.
"Thuê nhân viên làm từ xa có nghĩa là bạn có
thể có được những người giỏi nhất cho công việc
- không chỉ là một người đang sống trong thành
phố của bạn.
Nếu công ty của bạn không bao gồm các tùy
chọn làm việc từ xa ngay bây giờ hoặc trong
tương lai, bạn đang tự cắt giảm một nửa số ứng
cử viên chất lượng và bỏ qua những người có thể
là giỏi nhất trong lĩnh vực."
- Rachel Ferrigno, Giám Đốc Marketing,
Stack Overflow
Các địa chỉ tìm kiếm việc làm từ xa hàng đầu khác bao
gồm Remote OK, We Work Remotely, Remotive,
Remote.co, và Jobspresso.
24

27. BẠN ĐÃ SẴN SÀNG
LÀM VIỆC TỪ XA
CHƯA?
Sau cùng, việc chọn làm việc
từ xa chỉ để chạy theo xu
hướng thời đại sẽ không
giúp bạn hài lòng. Nếu đối
với bạn, vai trò đó quan
trọng cả về sự nghiệp cũng
như về lối sống, thì bạn
đang đi đúng hướng.
Hãy giúp mình là chính mình:
Bạn không muốn lo lắng về sự gián đoạn
trong khi cố gắng trình bày những tính cách
tốt nhất của bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn có
một kết nối internet tốt, một nơi yên tĩnh để
thực hiện cuộc phỏng vấn (không ngồi trong
quán cà phê!).
Giao tiếp, trao đổi nhiều:
Nền tảng của các nhóm làm việc từ xa là sự
giao tiếp liên lạc. Hãy cung cấp càng nhiều
thông tin chi tiết cần thiết cho công việc. Nỗ
lực giao tiếp này cho thấy bạn đáng tin cậy khi
làm việc từ xa.
Suy nghĩ như một người làm việc từ xa:
Đặt mình vào vị trí người phỏng vấn của mình và dự
đoán những gì sẽ giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn.
Cung cấp các ví dụ về công việc của bạn cho thấy kết
quả, tính toàn vẹn, động lực, sự đồng cảm và cách bạn
thêm giá trị như một thành viên đáng tin cậy của họ.
Hiểu biết về công cụ làm việc:
Bạn nên tập sử dụng và quản lý tất cả các loại công cụ,
phần mềm cộng tác như ứng dụng trò chuyện, hội nghị
truyền hình, email, lịch và các nền tảng quản lý dự án,
bởi vì chắc chắn bạn sẽ được hỏi về chúng.
01
02
03
04
HÃY CHUẨN BỊMột cuộc phỏng vấn việc làm từ xa có thể sẽ hơi khác cuộc
phỏng vấn tại văn phòng truyền thống. Cách bạn tiếp cận và
tương tác với một nhóm tuyển dụng công việc từ xa sẽ tách
bạn ra khỏi những thói quen làm việc bình thường.
Sau đây là một số lời khuyên:
25

28. Làm việc từ xa là một sự thay đổi
quan trọng trong cách xã hội của
chúng ta vận hành, mở ra cánh cửa
cho nhiều cá nhân trước đây không
thể đi qua.
Những người không đủ khả năng
hoặc điều kiện để di chuyển đến nơi
làm việc, những người không thể tuân
thủ ngày làm việc 9h đến 5h truyền
thống vì họ phải chăm sóc gia đình
của họ. Công việc làm từ xa đã tạo ra
cơ hội mới cho họ và hiệu ứng này sẽ
chỉ phát triển mạnh hơn trong tương
lai.
Chúng tôi đang định hình lại tương lai
của làm việc và chúng tôi đảm bảo
rằng mọi thứ sẽ tốt hơn cho mọi
người.
- LeifSinger,Giám đốc sảnphẩm, Automattic
“
”26

29. ..
.
.
. ..
Ebook này đã được tạo ra hoàn toàn từ xa bởi hai người
sống cách nhau 4828 km. Chúng tôi cũng đã nhận được rất
nhiều ý kiến đóng góp từ các các thành viên trên cả nước:
Chúng tôi dành tặng cuốn sách này cho tất cả những
người làm việc từ xa, những nỗ lực tiên phong đã giúp
chúng tôi học hỏi, phát triển, kết nối và đồng cảm theo
một cách hoàn toàn mới.
Và với tất cả đồng nghiệp ở xa của chúng tôi tại Trello:
Cảm ơn các bạn! Nếu không có sự trung thực và lời
khuyên của các bạn, chúng tôi sẽ không bao giờ có được
ngày hôm nay.
Biên soạn & chỉnh sửa: Leah Ryder và Lauren Moon, theo một số thống kê của Stella Garber
Thiết kế: Lauren Moon
Minh họa: Christopher “Tinypants” Dang
Xin gửi lời cảm ơn đặc biệt đến: Samantha Gobert
Dịch thuật: Candylio - Đại diện Giải pháp cấp Vàng của Atlassian tại Việt Nam
27