Im Durcheinander der überfüllten Kalender verkommen Meetings oft zu nutzlos-empfundener Zeitverschwendung. Und es ist jedem – auf gut österreichisch – „wurscht“. Denken Sie mal an sich selbst: wie war die Performance der letzten Meetings? Wann haben Sie zuletzt eine Teilnahme an einem Meeting abgesagt? Wann haben Sie in den Ablauf eines Meetings eingegriffen?

1. © digitizer.com – Eine Marke der NBD Management GmbH
# 1
MEETING-KULTUR
IN 5 SCHRITTEN
VOM VERSUMPFTEN RITUAL
ZUM PRODUKTIVITÄTSGEWINN

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Wir sind permanent auf der Suche nach
Möglichkeiten zur Steigerung der
Produktivität, zeitgleich verschwenden wir
aber hunderte Arbeitsstunden mit wirkungs-
und ergebnislosen Besprechungen!
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Es ist schizophren:

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Statt weiterhin Geld mit schlechten Meetings
zu verbrennen, nehmen Sie die Digitalisierung
als Anlass, um frischen Wind in Ihre Meeting-
Kultur zu bringen!
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Digitalisierung als Chance

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# 4
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Budgetieren Sie Ihre Zeitressourcen
für Meetings
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Schritte
IN 5 SCHRITTEN VOM
VERSUMPFTEN RITUAL
ZUM PRODUKTIVITÄTS-
GEWINN
Definieren Sie die möglichen
Meetingformate
Stellen die Infrastruktur zur
Verfügung
Qualifizieren Sie
Ihre Mitarbeiter
„Aktivieren“ Sie Ihre
Besprechungsprotokolle

5. © digitizer.com – Eine Marke der NBD Management GmbH
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Ein definiertes und vereinbartes Zeitbudget
hilft bei Besprechungsanfragen auch mal
NEIN zu sagen! Überprüfen Sie, in welchem
Umfang andere über Ihr eigenes Zeitbudget
bestimmen.
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Budgetieren Sie
Ihre Zeitressourcen für Meetings
1.

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// denkanstoß
Ein definiertes und vereinbartes Zeitbudget hilft bei
Besprechungsanfragen auch mal NEIN zu sagen! Überprüfen
Sie, in welchem Umfang andere über Ihr eigenes Zeitbudget
bestimmen.

7. © digitizer.com – Eine Marke der NBD Management GmbH
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Kommunizieren Sie vorweg an alle
Teilnehmer, um welches Meetings es sich
handelt!
• Update-Meetings
• Workshop-Meetings
• Entscheidungs-Meetings
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Definieren Sie die möglichen
Meetingformate
2.

8. 8
// denkanstoß
An welchen Meetings haben Sie im letzten Monat
teilgenommen? Was war Ziel & Zweck?
Nicht alles, was ausgetauscht werden soll, muss persönlich
übermittelt werden. Nutzen Sie interne Blogs (z.B. im
Intranet)

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Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten
Tools zur Nutzung, Verwaltung von Dokumenten
• Pinstriped
• Google Docs
Tools für die Verwaltung von Tasks
• Trello
Tools für die Durchführung des Webmeetings, der Webkonferenz
• GoToMeeting
• WebEx
• Skype for Business
• Sli.do
• Google Hangouts
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Stellen die Infrastruktur zur
Verfügung
3.

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// denkanstoß
Definierten Sie die Durchführung mittels Websession als
Standard, und Meetings in Besprechungsräumen nur für
Ausnahmefälle mit besonderer Begründung!
Meetings werden dadurch kürzer und Sie sparen vor allem
Reisezeiten/-kosten!

11. © digitizer.com – Eine Marke der NBD Management GmbH
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Stellen Sie sicher, dass nur qualifizierte
Personen zu Meetings einladen und diese
leiten.
Akzeptieren Sie keine Amateure!
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Qualifizieren Sie Ihre Mitarbeiter
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12. © digitizer.com – Eine Marke der NBD Management GmbH
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Richtige Auswahl der Teilnehmer
Vorbereitung und Organisation des Meetings
Zielklärung und Zieldefinition
Visualisierung in Besprechungen – das richtige Arbeiten mit Moderationsmedien
Techniken zur Ideensammlung, -bewertung und Entscheidungsfindung
Erkennen gruppendynamischer Prozesse
Mit Fragen führen, die Gruppe steuern
Umgang mit Störungen und kritischen Situationen
Maßnahmen formulieren, Verantwortlichkeiten festlegen, Umsetzung
sicherstellen
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Welche Fähigkeiten sind als Leiter bzw.
Moderator von Meetings notwendig?

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// denkanstoß
Hand auf’s Herz: Verfügen Ihre Mitarbeiter über die
entsprechenden Fähigkeiten zur Organisation und
Durchführung von Arbeitsgruppen und Meetings?

14. © digitizer.com – Eine Marke der NBD Management GmbH
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Nur durch ein von allen Teilnehmern
akzeptiertes Protokoll kommt ein Meeting zu
einem wirklichen Abschluss.
Es geht darum, die nötigen Handlungen
auszulösen.
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„Aktivieren“ Sie Ihre
Besprechungsprotokolle
5.

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// denkanstoß
Schreiben Sie ein Ergebnis-Protokoll direkt im Meeting (z.B.
mit Google Docs funktioniert das auch bei einem
Webmeeting)!
Das steigert die Verbindlichkeit!

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Peter Huber
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