Dokumen tersebut memberikan panduan lengkap tentang penulisan risalah pelaksanaan program 5K (lima K: keteraturan, kerapihan, kebersihan, kelestarian, kedisiplinan). Risalah tersebut harus memuat identitas kelompok kerja, kondisi awal dan rencana perbaikan untuk setiap unsur 5K, pelaksanaan program, analisis capaian target, serta evaluasi kinerja kelompok. Tujuannya adalah membangun budaya 5K yang berkelanjut

1. TEKNIK PENULISAN RISALAHKONVENSI 5 K –

2. Risalah (1)
1.Pelaporan Pelaksanaan 5K
Alur Proses 5K:
P = Plan(perencanaan)
Tahapan ini bukan hanya perencanaan proses namun juga pengidentifikasian terhadap masalaha yang ada
D = Do(Pelaksanaan)
Merupakan tahapan implementasi yang telah dibuat pada tahapan “plan” meskipun masih dalam tahap ‘percobaan’ untuk dapat memilih solusi yang terbaik
C= Check (Pemeriksaan)
Menilai efektifitas implementasi apakah langkah tersebut dapat ditingkatkan
A= Act(Implementasi)
Bukan sekedar implementasi, namun merupakan implementasi atas solusi yang terbukti memberi peningkatan hasil dalam penyelesaian masalah

3. Risalah (2)
3.Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
Keberlanjutan program
program perbaikan yang berkelanjutan merupakan salah satu cara untuk membudayakan Budaya kerja 5K
Indicator Measurement –TUPOKSI
Salah satu indikator penilaian 5K adalah keterkaitan antara tema risalah 5K dengan tupoksi unit yang bersangkutan
Logical Thinking
cara berpikir logis diperlukan agar dalam isi risalah terdapat analisa-anilisa terhadap suatu permasalahan, sehingga dapat ditemukan solusi permasahan yang tepat
Improvement –Innovation Process
pengembangan dan implementasi ide-ide baru akan mempunyai dampak pada perbaikan budaya 5K yang selama ini telah berjalan
Right & Effective Tools
pemilihan cara pemecahan masalah harus bisa diukur apakah cara tersebut akan bisa permasalahan yang ada atau malah cara tersebut bisa memunculkan masalah yang baru.
Organization Impact
pembuatan risalah juga perlu memperhatikan seberapa besar permasalahan yang dimunculkan dalam risalah berdampak pada unit organisasi yang bersangkutan.
Build Habit & Organization Culture
Membangun kebiasaan dan budaya organisasi merupakan proses yang lama sehingga diperlukan risalah yang dapat menggambarkan bagaimana cara membangun kebiasan dan budaya organisasi tersebut

4. COVER / SAMPUL :
-Informasiapa, siapa, dimana, kapan
mengapadantujuan/target
-tuliskan:
1.Thema: tetapkan–Road Map 5 K
Sub-Thema: terkait–TUPOKSI
Judul: Program 5 K
2.Tulisan Kata Kerja/ Verb positif:
misal: …meningkatkan…. %
…menurunkan…. %
3. IdentitasKelompokKerja
a. NamaPOKJA
b. Unit Kerja/ Fungsi
A. Pendahuluan Risalah (1)

5. HALAMAN DALAM RISALAH :
-Informasilebihdetail program 5 K
yang berisikan:
1. Judul:
2. IdentitasKelompokKerja:
2.1.Nama POKJA
2.2.Unit Kerja/ Fungsi
2.3.Pembimbing / Supervisi
2.4.Anggota POKJA
2.5.Informasi Keterlibatan(%)
2.6.Periode Pelaksanaan
2.7.TUPOKSI –related judul
2.8.LOKUS –tertulis/ visual
A. Pendahuluan Risalah (2)

6. Minimal memuat hal-hal sebagai berikut:
Identitas Kelompok Kerja 5K
1)
Nama Kelompok Kerja 5K
:
2)
Unit Tugas
:
3)
Pembimbing/Suvervisi
:
4)
Anggota Kelompok Kerja5K
-Ketua
-Anggota
-Anggota
-Anggota
:
:
:
:
:
5)
KehadiranAnggota Kelompok Kerja 5K
:
Presentasi dari daftar kehadiran pertemuan
6)
Periode Pelaksanaan 5K
:
dari...
s/d...
7)
Tema 5K yang diangkat
:

7. 1.Kondisi dan rencana perbaikan
Berisikan kondisi nyata dari unsur-unsur Budaya Kerja 5K sebelum pelaksanaan penerapan siklus 5K serta langkah dan target rencana perbaikan kinerja Kelompok Kerja 5K
5W1H = What Who When Where Why How
B. Bagian Isi Risalah
NO
OBJEK 5K
URAIANKONDISI NYATA
RENCANA PERBAIKAN & TARGET
1.
Keteraturan
Pergunakan 5W1H
2.
Kerapihan
3.
Kebersihan
4.
Kelestarian
5.
Kedisiplinan

8. No.
Objek 5K
Uraian Tahapandari Penerapan 5K
1.
Keteraturan
-Objek5K
-KetegasanpemilahanKelompokbarangterpakaidantakterpakai
-StatifikasibarangterpakaiSOPKeperluandanKetidakperluan
-PeralatanPenunjang(untukmenyimpanbarang)
-RealisasiAksipencegahanKondisiKeteraturan
2.
Kerapihan
-Kemudahanmengenalibarang/alatyangdigunakan
-Optimalisasisaranadarisaranayangtersedia
-SOPKerapihanyangtelahdisepakatigugus5K
-Realisasiaksipencegahanperlakuanagartetapterjagakebersihan
3.
Kebersihan
-Efetivitascaradanalatyangdigunakanuntukkebersihan
-SOPKebersihanyangtelahdisepakatiterkaitkebersihanbarang,tempatpenyimpanan,lantaidanplafon
4.
Kelestarian
-UpayauntuksinergiperlakuanK1,K2,K3
-SOPuntukKelestarianyangtelahdisepakati
-Realisasiaksipencegahandalamperlakuanuntukkedisiplinan
5.
Kedisiplinan
-Keragaananggotadalamkedisiplinan
-Sopuntukkedisiplinanyangtelahdisepakati
-Realisasiaksipencegahandalamperlakuanuntukkedisiplinan
2. Pelaksanaan Penerapan Budaya Kerja 5K

9. No.
OBJEK 5K
Rencana Target dan Realisasi Perbaikan
Rencana Perbaikan
Target Perbaikan
Realisasi Perbaikan
1.
Keteraturan
2.
Kerapihan
3.
Kebersihan
4.
Kelestarian
5.
Kedisiplinan
3. Analisa dan Realisasi Target Pencapaian 5K

10. NO
URAIAN
SEBELUMPENERAPAN 5K
SESUDAH PENERAPAN5K
1.
PerformanceKelompok Kerja
2.
Kesimpulan Pencapaian
4. Hasil EvaluasiKinerja Kelompok Kerja 5K

11. Bagian penutup risalah ini berisikan hal-hal umum yang dapat dirasakan anggota kelompok kerja 5K setelah penerapan 5K
Jakarta, 2013
Penyusun Risalah Kelompok Kerja 5K
C. Bagian Penutup Risalah