Excel forecast Solution and excel reporting

1. Forecast Solution
Sales
HBG
SUPPLY DEMAND Manager
•year • year
Other •Week • week
X1 X2
countries Supply •type • type Demand PR2
•supplier •customer Input orders
Input
• product • product
• breed •breed
•country • country
X3 •volume kg • price X4
Supply Demand
• volume kg
import import
FORECAST
Total Total
X5
supply Create Demand
forecast
FC_Agg1
Forecast
•Demand / Supply per week/country/product/supplier/customer
= Datawarehouse file •Forecast per week Short Term or Long Term
. reports pivots •Shortage / Surplus per product
X.. = Excel Templates •Pivottables on Supply,Demand,Forecast
22 -05-2009 p. 1

2. Mappen-structuur en bestanden
Forecast Solution : Dit is de hoofddirectory voor de forecast solution, hierin staan de templates en de subdirectories
Datawarehouse : Hierin staan de bestanden waarover gerapporteerd gaat worden. Deze bestanden worden vanuit de Templates Forecast
Creation, Template Demand Import en Template Supply Importautomatisch aangemaakt en beheerd. Hierdoor ontstaat 1 versie van de
waarheid. Bij voorkeur worden deze bestanden niet handmatig aangepast. Het lijkt raadzaam alleen de beheerders van de Forecast Solution
schrijf-rechten te geven! De volgende files worden hier opgeslagen: Total Supply, Total Demand, Forecast en FC_agg1 en Masterdata.
Datawarehouse Backup : Wanneer Demand, supply of Forecast bestanden worden aangemaakt worden de oude versies opgeslagen in deze
directory. Bij fouten kunnen deze eenvoudig worden teruggezet in de directory Datawarehouse door de beheerders.
Demand Input Files: Bestanden die worden opgeslagen vanuit deTemplate Demand Input komen hierin terecht. (idem backup zoals bij
Datawarehouse)
Supply Input Fieles : Bestanden die worden opgeslagen vanuit deTemplate Supply Input komen hierin terecht. (idem backup zoals bij
Datawarehouse)
TIP: Het is eenvoudig om (indien nodig) decentraal te werken, door de directory structuur op een lokale schijf aan te maken en de standaard-
directories in de parameter –tabblad van de templates aan te passen.
De aangemaakte files kunnen dan evt. via email naar de beheerders worden opgestuurd. Het is natuurlijk wel van belang om er voor te zorgen
dat met een recente versie van de templates en de masterdatafile wordt gewerkt.
BACKUP: het blijft van belang om reguliere (dagelijkse) backups te laten maken, conform de backup-procedures van het netwerk.
p. 2

3. X1. Template Supply Input
p. 3

4. 1. Input : Invoerscherm voor de volumes van de supply per week, per land, per type X1
Supply
Parameters die Input
aangeven voor welke Datum dat e file de laatste
land-type- keer is opgeslagen. (deze
tijdscombinatie wordt wordt pas gevuld nadat op
ingevoerd. de button Save File is
gedrukt)
De weken worden bepaald
door de ingave van de
Start en End-week
De buttons bovenaan het invoergedeelte :
copy - kopieer de regel waar je op staat, de hele rij wordt hierbij gekopieerd
delete - verwijder de regel waar je op staat, de hele rij wordt verwijderd
clear - maak de regel leeg waar je op staat
clear all - verwijder alle getallen uit het week-invoergedeelte
Andere invoermogelijkheden:
- copy/paste gegevens van andere Excel-sheets (gebruik bij voorkeur copy values)
- invoertabbladen kunnen worden gekopieerd, belangrijk is dat de parameters
(land, type,jaar) een unieke combinatie vormen ivm de benaming van de te ‘saven’ inputfile).
p. 4

5. X3. Template Supply Import
p. 5

6. X3
Supply
Input - GET DATA : Lees de gereedstaande inputfiles vanuit de Supply Input Directory import
Standaard directory Filter: door de gebruiker op te
De in te lezen geven selecties die bepalen welk
waarin de input files zijn
bestandsnaam, wordt bestand wordt ingelezen
opgeslagen, op te geven in
gebaseerd op de
tabblad Params
gegevens in de filter
Total Data Sheet:
totalen van het
ingelezen bestand
Datasheet
Getdata De gegevens in de inputfile zullen worden ingelezen in het actieve werkblad.
GetData
Getdata haalt alleen de gegevens op, er vindt geen verwerking plaats naar de Total Supply
File. De hulptotalen geven de mogelijkheid om het inputbestand te valideren en te het
proces te volgen.
Total Data Sheet : 1.500 Oranje betekent :
Totaal volume geïmporteerd
Totals Imported : 0 ongelijk is aan het Totaal
Totals in Supply : 0 volume in de Datasheet
p. 6

7. X3
Input - IMPORT : De ingelezen gegevens worden geïmporteerd in een standaard formaat Supply
naar “Import_” tabblad voor verdere verwerking. De weken in de kolommen omgezet naar aparte rijen. import
Totaal van
geïmporteerde data
(wordt bepaald adhv
totaal in “Import_”)
Import
Import De gegevens uit de datasheet worden geïmporteerd naar het tabblad “Import_ST”
of “Import_PS”. In dit proces wordt de layout van de datasheet omgezet naar de standaard
layout zoals hieronder te zien is.
Weeks : TOTAL Groen betekent :
Total Data Sheet : 6.500 Totaal geïmporteerd
Totals Imported : 6.500 =
Totals in Supply : 0 Totaal Data sheet
p. 7

8. X3
Check : Geeft de totalen weer van de huidige Total Supply en de nieuwe Total Supply. Supply
De geïmporteerde worden hier verwerkt, waarna de nieuwe Total Supply kan worden opgeslagen import
Deze velden vormen Welke weken Totaal van geïmporteerde
de filter voor verwerkt worden kun data dat zich bevindt in de
onderstaande tabel. je hier bepalen rijen waar
SOURCE=Piv_Import_ST
Totaal van volume in de
huidige Total Supply file
Groen betekent :
er is data geïmporteerd en
gereed om te verwerken
Er is voor HBG 4000 KG aan ST-volume
Strawberries geïmporteerd
In de huidige Total Supply file is er in wk 22 al
2245 kg ST Strawberries
Vergelijk de getallen in regel Piv_Import_St met die in de regel eronder Piv_Supply_Total.
Er wordt duidelijk hoeveel wat er aan volume in de huidige supply file zit en wat er bij gaat
komen als de stappen 1. process en 2. save new file worden uitgevoerd.
p. 8

9. X5. Template Forecast Creation
p. 9

10. X5
Create
Create Total Forecast 4
forecast
De gegevens van de Demand en Supply file worden gecombineerd tot de Forecast File.
Met “Save Forecast” wordt de Forecast File opgeslagen.
De volgende gegevens worden in de Forecast File weggeschreven en zijn beschikbaar voor rapportage :
De gehele tabel krijgt de Rangenaam “T_Total_Forecast”. Deze rangenaam is evt. te
gebruiken in het ophalen van externe gegevens uit de file of een draaitabel over deze file.
p. 10

11. Forecast Reporting
p. 11

12. Reports - Model
reports
Verander de filters
in ST, PS of *
Klik op plusjes om
detailgegevens te tonen
Om voor alle landen in 1 keer alle
detail te tonen: rechtermuisknop op
een land en kies dan voor gehele
veld uitbreiden
p. 12

13. Reports - Dashboard
Alle pivottables (ook evt. reports
Verander de filters nieuw aangemaakte) zullen
om de grafiek te worden bijgewerkt
veranderen
p. 13

14. Reports - Tips
reports
Voeg zelf een nieuwe
pivottable in mbv dit
menupunt!
Klik hier om een
filter in te brengen
Dit teken geeft aan
dat er een filter
actief is.
Merk op dat er
verschillende
soorten filters
mogelijk zijn!
Om de pivottable automatisch te laten
aanpassen aan de nieuwe tabellen dien je
de tabelnamen FC_all, FC_Agg1 en
FC_Agg2 als tabel/bereik te gebruiken !!
p. 14