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Contrataciones con el estado

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Contrataciones con el estado

  1. 1. Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas CONTRATACIONES CON EL ESTADO LUIS ALFARO PEÑA [email_address] NOVIEMBRE del 2011
  2. 2. <ul><li>Plan Estratégico Inst. </li></ul><ul><li>Plan Operativo Inst. </li></ul><ul><li>Determinación de necesidades </li></ul><ul><li>Presupuesto Institucional </li></ul><ul><li>Plan Anual de Contrataciones </li></ul><ul><li>Expediente de contratación </li></ul><ul><li>Designación del Comité Especial </li></ul><ul><li>Elaboración de las Bases. </li></ul><ul><li>Convocatoria. </li></ul><ul><li>Registro de participantes </li></ul><ul><li>Consultas </li></ul><ul><li>Observaciones </li></ul><ul><li>Presentación de propuestas </li></ul><ul><li>Evaluación y calificación </li></ul><ul><li>Otorgamiento de la Buena Pro </li></ul><ul><li>Formalización del Contrato - Suscripción </li></ul><ul><li>Garantías </li></ul><ul><li>Adelantos </li></ul><ul><li>Adicionales y reducciones </li></ul><ul><li>Ampliaciones y prórrogas </li></ul><ul><li>Subcontratación </li></ul><ul><li>Intervención Econó-mica de Obra </li></ul><ul><li>Resolución </li></ul><ul><li>Penalidades </li></ul><ul><li>Recepción y conformidad </li></ul><ul><li>Liquidación </li></ul>Actos Preparatorios Selección Ejecución Contractual
  3. 4. ¿Por qué hacer un plan de compras? <ul><li>Visión del gobierno </li></ul><ul><li>Gestión interna de los servicios </li></ul>
  4. 5. Visión del gobierno <ul><li>Hacer más transparente el mercado de las compras públicas </li></ul><ul><ul><li>Reducir asimetrías de información </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilitar la planificación comercial de los proveedores del estado </li></ul></ul><ul><li>Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público </li></ul><ul><ul><li>Transparencia </li></ul></ul><ul><ul><li>Eficiencia </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Descuentos por volumen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Menores costos de proceso </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Control </li></ul></ul>
  5. 6. Gestion interna de los Servicios <ul><li>Planificar las compras permite: </li></ul><ul><ul><li>Generar contratos de suministro </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Obtener descuentos por volumen </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Reducir los tamaños de pedido sin perder poder de negociación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Reducir los costos de administración </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Reducir el fraccionamiento de las compras </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejorar la programación de actividades </li></ul></ul><ul><ul><li>Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejorar la planificación financiera </li></ul></ul>
  6. 7. El PAC como instrumento de gestión logística <ul><li>Finalidades: </li></ul><ul><li>Programar </li></ul><ul><li>Difundir </li></ul><ul><li>Evaluar </li></ul><ul><li>Características: </li></ul><ul><li>Obligatorio </li></ul><ul><li>Integral </li></ul><ul><li>Público </li></ul><ul><li>Formal </li></ul>Directiva Nº 005-2009-OSCE/CD (10/06/09)
  7. 8. Elaboración del PAC <ul><li>Las Entidades determinarán sus requerimientos de bienes, servicios y obras en función de sus metas presupuestarias y los programarán de acuerdo a sus prioridades. </li></ul><ul><li>Las Entidades utilizarán el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE. Se adoptará el Catálogo de las Naciones Unidas. </li></ul>
  8. 9. Elaboración del PAC y su relación con el PIA Usuarios definen requerimientos Consolidación de cuadro de necesidades SEACE LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD Aprobación de PIA Difundir: Dentro de los 5 días hábiles de aprobado Segundo Momento (15 días hábiles siguientes) Primer Momento Plan Anual Aprobación
  9. 11. Modificación del PAC <ul><li>El PAC podrá ser modificado de conformidad con la asignación presupuestal o en caso de reprogramación de las metas institucionales: </li></ul><ul><li>Cuando se tenga que incluir o excluir procesos de selección </li></ul><ul><li>Cuando el valor referencial difiera en más del 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección. </li></ul><ul><ul><li>Aprobación y difusión de las modificaciones se hará en la forma prevista para su aprobación inicial. </li></ul></ul>
  10. 12. Evaluación de la ejecución del PAC <ul><li>El Titular evaluará semestralmente ejecución del PAC. </li></ul><ul><li>Podrá adoptar medidas correctivas para alcanzar metas y objetivos del POI y, también disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas. </li></ul>
  11. 13. Beneficios para las áreas de abastecimiento <ul><li>Programar las compras </li></ul><ul><li>Administrar la carga de trabajo </li></ul><ul><li>Administrar las competencias del equipo </li></ul><ul><li>Priorizar las oportunidades de mejoramiento </li></ul><ul><li>Generar nuevas estrategias de suministro </li></ul>
  12. 14. Problemas comunes en la planificación de compras <ul><li>Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información / Tdr / Et </li></ul><ul><li>Falta de información /elaboración Ct </li></ul><ul><li>Nivel de agregación de productos inadecuado </li></ul><ul><li>Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la demanda </li></ul><ul><li>Falta de análisis de oportunidades </li></ul><ul><li>Falta de mecanismos de programación de actividades </li></ul><ul><li>Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación </li></ul>
  13. 15. La planificación de compras <ul><li>Planificar compras significa definir: </li></ul><ul><ul><li>Qué se comprará (a nivel de ítem) </li></ul></ul><ul><ul><li>Cuándo se necesitará </li></ul></ul><ul><ul><li>Qué cantidad se comprará </li></ul></ul><ul><ul><li>Se debe definir e identificar además: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Periodicidad de la compra </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tiempos de respuesta de proveedores </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Restricciones legales </li></ul></ul></ul>
  14. 17. Definición de Expediente de Contratación <ul><li>Conjunto de documentos en el que aparecen todas las actuaciones referidas a una determinada contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato. </li></ul>
  15. 18. Expediente de Contratación <ul><li>Contenido (Artículo 10º Reglamento) </li></ul><ul><ul><ul><li>Características técnicas y cantidad </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Estudio de posibilidades que ofrece el mercado </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Valor referencial </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Disponibilidad Presupuestal </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tipo de proceso de selección </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Modalidad de selección </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sistema de contratación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Modalidad de contratación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Fórmula de reajuste, de ser el caso. </li></ul></ul></ul>
  16. 19. Expediente de contratación <ul><li>Plazo de ejecución y entrega </li></ul><ul><li>Proceso según relación de items /etapa /tramos /paquetes /lote </li></ul><ul><li>Tipo de proceso de selección </li></ul><ul><li>Inclusión Plan Anual </li></ul><ul><li>Aprobación del Expediente </li></ul><ul><li>Designación del Comité Especial </li></ul><ul><li>Notificación del encargo a los miembros del comité especial </li></ul>
  17. 20. Expediente de contratación <ul><li>Elaboración y aprobación de bases </li></ul><ul><li>PROCESO DE SELECCION </li></ul><ul><li>Convocatoria </li></ul><ul><li>Consultas y absolución de consultas </li></ul><ul><li>Actas </li></ul><ul><li>Propuestas técnicas y económicas </li></ul><ul><li>Acta de evaluación y otorgamiento de Buena Pro / Declaratoria de Desierto </li></ul><ul><li>Buena pro </li></ul>
  18. 21. Expediente de contratación <ul><li>EJECUCION CONTRACTUAL </li></ul><ul><li>Contrato / documentación firma de contrato </li></ul><ul><li>Documentación de la ejecución contractual </li></ul><ul><li>Mecanismos de evaluación del cumplimiento </li></ul><ul><li>Penalidades /Mecanismos de aplicación </li></ul><ul><li>Liquidación contrato / Conformidad prestación y Pago </li></ul><ul><li>Garantías y seguros </li></ul><ul><li>Resolución de contrato </li></ul><ul><li>Adicionales </li></ul><ul><li>Reducciones </li></ul><ul><li>Prestaciones complementarias </li></ul>
  19. 22. Expediente de contratación <ul><li>EJECUCION CONTRACTUAL </li></ul><ul><li>Registro ordenado de los contratos </li></ul><ul><ul><li>Vigencia </li></ul></ul><ul><ul><li>Garantías </li></ul></ul><ul><ul><li>Término del contrato </li></ul></ul><ul><ul><li>Cláusulas de prorroga </li></ul></ul><ul><ul><li>Texto del contrato </li></ul></ul><ul><li>Historial de los contratos vigentes </li></ul><ul><ul><li>Estados de pago </li></ul></ul><ul><ul><li>Incidentes </li></ul></ul><ul><ul><li>Modificaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Informes / reportes de avance </li></ul></ul><ul><li>Registro ordenado de los documentos de garantía </li></ul><ul><ul><li>Vigencias </li></ul></ul><ul><ul><li>Lugar de almacenamiento </li></ul></ul>
  20. 23. Inicio Área Usuaria / Requerimiento Órgano encargado de las contrataciones (OEC) Estudio de posibilidades que ofrece el mercado Definición de características técnicas (C.T.) y valor referencial (V.L.) Determinación del tipo de proceso de selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC. Prohibición de Fraccionamiento
  21. 24. ABASTECIMIENTO ESTRATEGICO
  22. 25. Aspectos Medio Ambientales y Sociales COMPRAS VERDES Que estamos haciendo Donde estamos Adonde queremos llegar
  23. 26. Focalizar estrategias Infraestructura Equipamiento Proyectos Insumos de producción Materiales y servicios de uso común Mantención Reparación Operaciones Clasificación de las compras Directas MRO Operación Inversión
  24. 27. Focalizar estrategias
  25. 28. COSTOS DE TRANSACCIÓN <ul><li>Definición </li></ul><ul><li>Sector Público / Sector Privado </li></ul><ul><li>Cuales son </li></ul><ul><li>Los puedo eliminar? </li></ul>
  26. 29. <ul><li>MERCADO DE PROVEEDORES </li></ul>
  27. 30. GENERAR UN PORTAFOLIO DE PROVEEDORES (LISTADO INTERNO) Lista amplia de proveedores Proveedores potenciales Proveedores Listado interno) <ul><li>Identificación de criterios básicos para identificación de proveedores </li></ul><ul><li>Generar lista de proveedores </li></ul><ul><ul><li>actuales </li></ul></ul><ul><ul><li>alternativos </li></ul></ul><ul><ul><li>no tradicionales </li></ul></ul><ul><li>Identificación de criterios de aceptabilidad </li></ul><ul><li>Análisis de información pública </li></ul><ul><li>Envío de RFI ( Request for Information ) </li></ul><ul><li>Identificación de criterios para su determinación </li></ul><ul><li>Pedidos de información específicos </li></ul><ul><li>Benchmarking externo </li></ul><ul><li>Visitas y reuniones con los clientes </li></ul>La búsqueda de proveedores nuevos/no tradicionales será clave sobre todo en aquellos rubros en los que organización se encuentre en una posición desventajosa
  28. 31. Determinación de las Características Técnicas
  29. 32. Características técnicas <ul><li>Sobre la base del PAC, el área usuaria debe requerir los bienes, servicios y obras. Ella será la responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras, así como la finalidad pública de dicha contratación. </li></ul>
  30. 33. Determinación de características técnicas <ul><li>Reglamentos Sectoriales: Obligatorios si cuentan con el refrendo del MEF. </li></ul><ul><li>Normas Técnicas Nacionales de la Comisión de Reglamentos Técnicos de INDECOPI: Facultativos </li></ul><ul><li>Restricción : </li></ul><ul><li>No alusión a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños o tipos particulares, salvo estandarización. </li></ul>
  31. 34. Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado
  32. 35. Estudio de mercado: Fundamentos <ul><li>Objetivo </li></ul><ul><ul><li>Convertirse en compradores informados </li></ul></ul><ul><ul><li>Ayudar a definir la estrategia de licitación y los temas que deberán ser abordados </li></ul></ul><ul><li>Beneficios </li></ul><ul><ul><li>Ayuda a determinar la disponibilidad del bien o servicio </li></ul></ul><ul><ul><li>Ayuda a reconocer las alternativas que ofrece el mercado </li></ul></ul><ul><ul><li>Ayuda a especificar mejor las necesidades </li></ul></ul><ul><ul><li>Sirve para mantenerse al tanto de innovaciones y de las tendencias del mercado </li></ul></ul><ul><ul><li>Ayuda a determinar la estrategia de licitación </li></ul></ul><ul><ul><li>Genera interés en los proveedores por participar de la licitación </li></ul></ul>
  33. 36. Estudio de mercado: Contenidos <ul><li>Visión del mercado </li></ul><ul><ul><li>Estructura organizacional del mercado </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nacional / Regional / Internacional </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Oferta / Demanda </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Precios </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Condiciones actuales del mercado </li></ul></ul></ul><ul><li>Análisis de la logística </li></ul><ul><ul><li>Análisis de costo-beneficio </li></ul></ul><ul><ul><li>Estructura de costos </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Desagregación de la cadena de servicios/bienes </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Barreras de entrada / salida </li></ul></ul></ul>
  34. 37. Estudio de mercado: Cuando hacerlo <ul><li>Antes de la licitación </li></ul><ul><ul><li>Antes de comenzar, el estudio de mercado sirve para detectar las alternativas de solución disponibles </li></ul></ul>
  35. 38. Estudio de mercado: Recomendaciones <ul><li>Revise estudios previos. Considere información de otras instituciones. </li></ul><ul><li>Involucre a todos los actores relevantes en el proceso de adquisición. </li></ul><ul><li>Contacte a los especialistas en la materia, tanto en el gobierno como en la industria. Analice estrategias y mejores prácticas. </li></ul>
  36. 39. Estudio de las posibilidades que ofrece el mercado <ul><li>Basándose en las características técnicas definidas por el área usuaria, el OEC debe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado para determinar: </li></ul><ul><ul><li>El valor referencial </li></ul></ul><ul><ul><li>Pluralidad de marcas y/o postores </li></ul></ul><ul><ul><li>Distribución de la buena pro </li></ul></ul><ul><ul><li>Información que pueda servir para establecer factores de evaluación </li></ul></ul><ul><ul><li>La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos. </li></ul></ul>
  37. 40. <ul><li>Servicios de Cobranzas o Recuperaciones </li></ul><ul><li>De acuerdo al porcentaje que se fije en las bases, sobre el monto máximo a cobrar o recuperar </li></ul><ul><li>Honorarios de éxito: </li></ul><ul><li>El V.R. es la suma del honorario fijo más el honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito. </li></ul>VALOR REFERENCIAL
  38. 41. <ul><li>Para establecer el valor referencial se debe tomar en cuenta lo siguiente: </li></ul>Valor referencial
  39. 42. Fuentes <ul><li>1. Valor histórico : </li></ul><ul><li>Precio contratado por la Entidad respecto del requerimiento del bien o servicio de igual característica técnica. </li></ul><ul><li>2. Cotizaciones : </li></ul><ul><li>Condición básica: Existencia de mercado competitivo </li></ul><ul><li>Constituyen una sola fuente </li></ul><ul><li>Método para discriminar cotizaciones </li></ul>
  40. 43. Fuentes <ul><li>3. Precios SEACE </li></ul><ul><li>Las consultas realizadas en el SEACE se harán respecto de valores adjudicados (con buena pro consentida) con otras entidades distintas al requirente. </li></ul><ul><li>4. Estructura de costos : </li></ul><ul><li>Lo determina la Entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del bien, servicio u obra a contratar. </li></ul><ul><li>Ejemplo: Servicio de limpieza </li></ul>
  41. 44. Resumen ejecutivo <ul><li>Finalidad: </li></ul><ul><li>Dar a conocer el análisis realizado por la Entidad para la determinación del valor referencial. </li></ul><ul><li>Momento de elaboración: </li></ul><ul><li>Luego del estudio de posibilidades que ofrece el mercado. </li></ul>
  42. 45. Contenido del resumen ejecutivo <ul><li>a) Fuentes empleadas (como mínimo 2 fuentes distintas) </li></ul><ul><li>Imposibilidad de consultar a más de una fuente debe ser sustentada. </li></ul><ul><li>b) Criterios, procedimientos y/o metodología utilizada. </li></ul><ul><li>c) Valor referencial y antigüedad. </li></ul><ul><li>d) Información adicional. </li></ul><ul><li>Comunicado Nº 002-2009-OSCE/PRE </li></ul>
  43. 46. Valor referencial <ul><li>El OEC debe determinar el valor referencial. </li></ul><ul><li>El OEC puede solicitar el apoyo que requiera del área usuaria, la que estará obligada a brindarlo bajo responsabilidad. </li></ul>
  44. 47. Valor referencial <ul><li>Metodología: </li></ul><ul><li>Mayor Valor </li></ul><ul><li>Menor Valor </li></ul><ul><li>Promedio </li></ul><ul><li>Moda </li></ul><ul><li>Estructura de costos: consultorías, vigilancia limpieza. </li></ul><ul><li>Ninguna de las anteriores </li></ul><ul><ul><ul><li>En todos los casos debe sustentarse la metodología aplicada para determinar el valor referencial que debe incluir 2 fuentes </li></ul></ul></ul>
  45. 48. Antigüedad del valor referencial <ul><li>En ejecución y consultoría de obras: 6 meses </li></ul><ul><li>En bienes y servicios: 3 meses </li></ul><ul><li>Obras que cuenten con expediente técnico: </li></ul><ul><li>Se computa desde la fecha de determinación del presupuesto de obra consignada en el expediente técnico. </li></ul><ul><li> </li></ul><ul><li>Bienes, servicios y consultoría de obras: </li></ul><ul><li>Se computa desde la aprobación del expediente de contratación. </li></ul>
  46. 49. Además debe contener <ul><li>En obras : </li></ul><ul><ul><li>Expediente técnico (planos, especificaciones técnicas, memoria descriptiva, presupuesto de obra) </li></ul></ul><ul><ul><li>Declaración de viabilidad SNIP, de corresponder. </li></ul></ul>
  47. 50. Aprobación del Expediente <ul><li>Cada Entidad determina procedimientos y plazos para su elaboración y aprobación. </li></ul><ul><li>Será aprobado por el funcionario competente, de acuerdo a sus normas de organización interna. </li></ul><ul><li>En el caso de proceso de selección desierto : </li></ul><ul><li>Nueva convocatoria deberá contar con una nueva aprobación del expediente, solo en caso se haya modificado algún extremo. </li></ul>
  48. 51. Custodia del expediente <ul><li>OEC tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del expediente de contratación, salvo en el período en el que dicha custodia está a cargo del Comité Especial. </li></ul>
  49. 52. <ul><li>!Muchas Gracias </li></ul><ul><li>por su atencion ! </li></ul>

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