Tiga kalimat ringkasan dokumen tersebut adalah: Dokumen tersebut membahas tentang webinar menyusun uraian jabatan yang mencakup pengenalan pembicara, tujuan, overview letak uraian jabatan, metode dan perangkat analisis jabatan, komponen uraian jabatan, dan cara membuat serta menetapkan uraian jabatan.

1. Free Webinar
Seri MSDM Aplikatif
- Menyusun Uraian Jabatan -
Kode Unit Kompetensi
M .70SDM01.010.2 SKKNI MSDM 2020
Dadang Budiaji, MM
Praktisi & Konsultan SDM
Via Zoom
Sabtu, 22 Agustus 2020
Pkl. 09 – 11 AM (WIB)
1

2. Perkenalan Pembicara
Dadang Budiaji, MM.
o Alumni MM Unpad (2004) dan HI Fisip Unpad (1988)
o Certified HR Manager (BNSP, 2019)
o Praktisi Manajemen SDM (1990 – Now)
o Dosen, Trainer, Konsultan Manajemen SDM (1992 – Now)
o Aktif pada organisasi PMSM Jawa Barat, Apindo Jawa Barat,
o AMA Bandung, Dewan Pengupahan Kota Bandung,
Untuk diskusi & konsultasi, silahkan kontak via:
WA: 0816620647; email: dadangbudiaji@gmail.com
2

3. Objectives:
Peserta
dapat …
1. Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang
dibutuhkan dalam menyiapkan, merancang, dan menyusun
uraian jabatan sesuai dengan struktur organisasi yang diterapkan.
2. Menetapkan metode dan perangkat analisis jabatan dalam
bentuk dokumen tertulis.
3. Mengidentifikasi informasi pekerjaan dari setiap jabatan dari
berbagai narasumber di dalam organisasi.
4. Menganalisis data dan jabatan berdasarkan metode dan
perangkat analisis jabatan yang ditetapkan.
5. Menentukan komponen uraian jabatan sesuai format job
description yang telah ditetapkan.
6. Membuat uraian jabatan setiap posisi jabatan berdasarkan data
dan informasi jabatan yang telah dikumpulkan.
7. Menetapkan uraian jabatan berdasarkan Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang berlaku di organisasi.
3

4. Overview:
Dimana Letak Uraian Jabatan?
4

5. 3 Jenis Analisis Dalam Perencanaan Tenaga Kerja
Perencanaan
Tenaga Kerja
Jumlah
Analisis Beban
Kerja
(Demand)
Formasi Personil
Analisis
Angkatan Kerja
(Supply)
Ketersediaan
Personil
Jenis
Analisis Pekerjaan
(Profil Job & SDM)
Uraian Jabatan &
Spesifikasi
Jabatan
G A P
Kebutuhan
Jumlah
Personil
5

6. Mengapa
Uraian
Jabatan
Diperlukan?
6

7. CORPORATE
STRATEGY
BUSINESS
PROCESS
ORGANIZATIONAL
STRUCTURE
JOB ANALYSIS
PROCESS
OUTPUTS:
JOB DESCRIPTION
&
JOB SPESIFICATION
JOB EVALUATION
PROCESS
OUTPUTS:
JOB VALUE
OTHER VARIABLES:
Company ability to pay
Workforce market
Minimum wage
WAGE STRUCTURE
&
WAGE SCALE
PROCESS FRAMEWORK
•Fair
•Motivate
•Competitive
•Compliance
3 COMPONENTS:
Pay For Person: Basic Wage
Pay For Position: Job Allowance
Pay For Performance: Reward
7

8. Metode Dan Perangkat
Analisis Jabatan
8

9. Apa analisis
jabatan itu?
Proses pengumpulan data dan informasi
tentang pekerjaan (5W+2H) sehingga darinya
dapat disusun uraian jabatan & spesifikasi
jabatan
Inputs
• 5W + 2H ttg
Job
• Metode &
Perangkat
• Responden
Proses
• Pengumpulan
data
• Penyusunan
informasi jabatan
• Verifikasi data
• Penetapan hasil
analisis jabatan.
Outputs
• Uraian
Jabatan &
• Spesifikasi
Jabatan
9

10. Apa saja tugas
seorang Analis
Jabatan?
1. Mengumpulkan data jabatan dari responden di lingkungan
perusahaan berdasarkan prosedur yang berlaku untuk
diproses lebih lanjut;
2. Mengidentifikasi data jabatan berdasarkan macam, jenis,
dan sifat jabatan serta membuat daftar rekapitulasi data
jabatan sesuai dengan jenis jabatan sebagai bahan analisis
jabatan;
3. Menganalisis data jabatan sesuai dengan prosedur dan
metode penyusunan untuk bahan penyusunan informasi
jabatan, analisa beban kerja, evaluasi jabatan agar
memperlancar pelaksanaan tugas;
4. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain yang
menangani penyusunan informasi jabatan, analisa beban
kerja, dan evaluasi jabatan sesuai dengan prosedur yang
berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas;
5. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan
prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggungjawaban.
10

11. 11

12. Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011
Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan 12

13. Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
13

14. Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011
Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan 14

15. Informasi Jabatan
15

16. Apa 5W+2H
tentang
pekerjaan
itu?
What? Apa nama jabatannya? Apa nama unit kerjanya? Apa misi
jabatan ini? Apa saja tugas, kewajiban, tanggung jawab dan
wewenangnya? Apa bahan dan perangkat kerja yang
diperlukan?
Why? Mengapa tugas-tugas tsb harus dijalankan?
Where? Dimana posisi jabatan itu pada struktur organisasi? Dimana
lokasi kerja dan lingkungannya?
When? Kapan tugas-tugas itu dilakukan? Harian, Mingguan, Bulanan,
Triwulanan, Tahunan? Rutin? Insidentil?
Who? Siapa atau orang yang bagaimana (kompetensi dan komitmen
yang dituntut) yang dapat menjalankan job ini dengan efektif?
Ia Melapor pada siapa? Membawahi siapa, berapa banyak?
Berkoordinasi dengan siapa saja?
How? Bagaimana atau dengan cara apa tugas-tugas itu dijalankan?
How Much/
How Long?
Berapa kapasitas, beban dan target yang harus dicapai,
dalam batasan waktu berapa lama?
16

17. Analisis Data
Dan Jabatan
17

18. Apa masalah
yang biasa
ditemukan?
18

19. Kurangnya
Dukungan
Manajemen
• Masalah terbesar muncul ketika seorang analis
pekerjaan tidak mendapatkan dukungan yang tepat
dari manajemen.
• Manajemen puncak perlu mengkomunikasikannya
kepada manajer tingkat menengah dan karyawan
untuk meningkatkan output atau produktivitas
proses.
• Jika komunikasi tidak tepat, karyawan mungkin
akan menganggapnya dan mengartikannya salah
dan mulai mencari pilihan lain yang tersedia.
• Mereka mungkin menduga bahwa akan ada
pemberlakuan pemecatan atau tindakan terhadap
mereka.
• Untuk menghindari keadaan seperti itu, manajemen
puncak harus secara efektif mengkomunikasikan
pesan yang benar ke yang berkewajiban terhadap
mereka
19

20. Kurangnya
Kerjasama
dari
Karyawan
• Jika kita berbicara tentang mengumpulkan
data pekerjaan yang otentik dan akurat,
hampir tidak mungkin untuk mendapatkan
data yang nyata dan asli tanpa dukungan
karyawan.
• Jika mereka tidak siap untuk bekerja sama, itu
adalah pemborosan waktu, uang dan usaha
manusia untuk melakukan proses analisis
pekerjaan.
• Kebutuhannya adalah untuk memberlakukan
para pekerja agar percaya diri dan
mengkomunikasikan bahwa ini akan segera
selesai untuk menyelesaikan masalah
mereka.
20

21. Ketidakmampuan
untuk
Mengidentifikasi
Kebutuhan Analisis
Pekerjaan
• Jika tujuan dan kebutuhan proses
analisis pekerjaan tidak diidentifikasi
dengan benar, seluruh latihan
penyelidikan dan melakukan penelitian
adalah sia-sia.
• Manajer harus memutuskan sebelumnya
mengapa proses ini dilakukan, apa
tujuannya dan apa yang harus dilakukan
dengan data yang dikumpulkan dan
dicatat.
21

22. Adanya Bias
pada Job
Analyst
• Pendekatan yang seimbang dan
tidak bias adalah suatu keharusan
ketika melakukan proses analisis
pekerjaan.
• Untuk mendapatkan data yang nyata
dan asli, seorang analis pekerjaan
harus tidak memihak dalam
pendekatannya.
• Jika tidak dapat dihindari, lebih baik
untuk melakukan outsourcing proses
atau menyewa analis pekerjaan
profesional.
22

23. Menggunakan
Sumber Data
Tunggal
• Seorang analis pekerjaan perlu
mempertimbangkan lebih dari satu
sumber data untuk mengumpulkan
informasi yang benar.
• Mengumpulkan data dari satu
sumber dapat mengakibatkan
ketidakakuratan dan karena itu,
mengagalkan seluruh tujuan
dalam melakukan proses analisis
pekerjaan.
23

24. Masalah
lain?
• Dari yang terlibat dalam proses analisis
pekerjaan seperti kurangnya waktu dan
sumber daya,
• Distorsi dari yang berkewajiban,
• Kurangnya komunikasi yang tepat,
• Kuesioner yang tidak tepat dan bentuk-
bentuk lain,
• Tidak adanya verifikasi dan peninjauan
proses analisis pekerjaan, dan
• Kurangnya penghargaan atau
pengakuan untuk memberikan informasi
yang asli dan berkualitas.
24

25. Temuan
Untuk
Perbaikan
Yang Biasa
Ditemukan
Oleh Analis
Jabatan
• Uraian Jabatan sudah tidak sesuai dengan
struktur organisasi atau sebaliknya
• Uraian jabatan tidak sesuai dengan kebijakan
dan prosedur yang berlaku
• Ada duplikasi tugas atau ada tugas yang
tidak jelas siapa pemiliknya
• Ada tugas yang seharusnya tidak muncul di
jabatan tertentu atau sebaliknya
• Ada seorang pemegang jabatan memegang
lebih dari satu jabatan
• Ada tugas-tugas yang tidak ada hubungan
dengan jabatan yang dipegang
25

26. Komponen
Uraian Jabatan
26

27. Ada Komponen Wajib & Komponen Pelengkap
Wajib:
oUraian Jabatan:
o Uraian Tugas
oSpesifikasi Jabatan:
o Kemampuan yang dituntut
Pelengkap:
Ikhtisar, Misi Jabatan, Wewenang,
Tanggung Jawab, Kewajiban, Peta
Jabatan, Dimensi Jabatan,
Pendidikan, Pelatihan, Pengalaman,
Sertifikasi Kompetensi, Kompetensi
(KSA), Profil psikologis, Korelasi
dan koordinasi, KPI dan Target,
Lingkungan dan resiko kerja, dll
meliputi 5W+2H dari jabatan tsb.
27

28. Nama Jabatan : Staf Rekrutmen
Dept / Bagian : HR / Rekrutmen
Tgl pembuatan : 22 Agustus 2020
Uraian Jabatan
• Akan melakukan …
• Melakukan seleksi administrative atas
lamaran-lamaran yang masuk
• Melakukan test dan wawancara terhadap
kandidat yang lolos seleksi administratif
• Menjelaskan isi dokumen perjanjian kerja
Spesifikasi Jabatan
• Harus punya kemampuan …
• Memahami job desc. dan job spec. dari
jabatan yang lowong
• Menguasai prosedur test psikologi dan
wawancara seleksi karyawan
• Memahami hak dan kewajiban karyawan
sesuai isi perjanjian kerja dan peraturan
perusahaan dan dapat menjelaskannya
dengan efektif
Contoh Format Uraian Jabatan Paling Sederhana
28

29. Membuat
Uraian Jabatan
29

30. Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
30

31. Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
31

32. Sumber: Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan
32

33. Menetapkan
Uraian
Jabatan
Perlu dituangkan dalam sebuah dokumen
resmi, dapat berbentuk sebuah Surat
Keputusan
Ditetapkan dan ditandatangani oleh Anggota
Direksi, bisa Presiden Direktur atau Direktur
HR
Pada setiap lembar dokumen Uraian Jabatan
ada lembar pengesyahan oleh Manager Dept
ybs dan Manager HR Dept
Tanggal penetapan dan edisi penerbitan /
revisi perlu dicantumkan
33

34. Referensi
• SK Mennaker No. 149 Th 2020 Tentang Penetapan SKKNI
MSDM
• Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 12
Tahun 2011 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis
Jabatan
• Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 20
Tahun 2015 Tentang Uraian Tugas Jabatan Pelaksana Di
Lingkungan Badan Kepegawaian Negara
• Modul Pelatihan Manajemen Personalia, Ippm-jakarta
• Http://Www.Kuet.Ac.Bd/Webportal/Ppmv2/Uploads/151
0019834job%20rotation.Pdf
• Https://Www.Hrhelpboard.Com/Performance-
management/Job-analysis.Htm
34