Manejo de bienes

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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. OBJETIVO Y ALCANCE
1.1 OBJETIVO
1.2 ALCANCE
2. MARCO LEGAL
3. DEFINICIONES
4. CLASIFICACIÓN DE BIENES
4.1BIENES Y MATERIALES DE CONSUMO
4.2BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)
4.3OTROS ACTIVOS
5. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES
DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS
6. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES
DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
7. UTILIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ACTIVOS POR LOS USUARIOS
8. IDENTIFICACIÓN DE BIENES
8.1PLAQUETEO
8.2CODIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS
8.2.1 Procedimiento administrativo para codificación y plaquetización de bienes
devolutivos
8.3CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO
8.3.1 Procedimiento administrativo para la codificación de bienes de consumo
9. INGRESOS O ALTAS DE ALMACÉN
9.1ADQUISICIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
9.2INGRESOS DE BIENES AL ALMACÉN
9.2.1 Procedimiento administrativo
9.3CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESOS DE INGRESO AL ALMACÉN
10. PERMANENCIA DE LOS BIENES EN LA ENTIDAD
10.1 TRASLADO DE BODEGA A BIENES EN SERVICIO Y SALIDAS DE
CONSUMO

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10.1.1 Procedimiento administrativo para la salida de bienes en bodega o
inventarios
10.1.2 Traslado entre dependencias o usuarios (Bienes devolutivos)
10.1.3 Actualización de software
10.2 TOMA FÍSICA O INVENTARIO
10.2.1Inventario de bienes devolutivos
10.2.1.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes devolutivos
10.2.2 Inventario de bienes de consumo
10.2.2.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes de consumo
10.2.3 Acta o informe final de la toma física en el almacén
10.2.4 Informe a emitir para formalizar el proceso de toma física en la Entidad
(bienes devolutivos)
10.2.5 Inventario para entrega de almacenes
10.2.6 Control para el manejo de los bienes en servicio
10.3 ASEGURAMIENTO DE BIENES
10.3.1 Pólizas de seguros para bienes devolutivos y otros
10.3.2 Procedimiento para asegurar bienes devolutivos
10.3.3 Procedimiento en el caso de siniestros y reclamaciones ante la compañía de
seguros
11. EGRESO O SALIDA DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD
11.1 SALIDA DE PRENDAS CORRESPONDIENTES A DOTACIONES O
UNIFORMES
11.2 SALIDA POR HURTO, CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR
11.3 EGRESO O SALIDA DEFINITIVA BIENES POR BAJA
11.3.1Acta de baja
11.3.2Procedimiento para baja de bienes
11.4 DESTINO FINAL DE BIENES DADOS DE BAJA
11.4.1Venta
11.4.2Donación
11.4.3Destrucción
11.4.4Casos particulares – baja de bienes (Software tipificados como inservibles)
12. CONTROL DE CAMBIOS
13. ANEXOS
13.1 PAZ Y SALVO DE INVENTARIOS, (AB-fr-01)
13.2 MODELO DE NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO
13.3 MODELO DE NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN DE BIENES DEVOLUTIVOS
13.4 MODELO DE NOTA DE SALIDA DE BIENES DE CONSUMO
13.5 MODELO DE NOTA DE SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS
13.6 COMPROBANTE DE ENTREGA DE DOTACIÓN DE CALZADO (AB-fr-02)
13.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES – CAPITULO X
13.8 REQUISICIONES (AB-fr-03)

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INTRODUCCIÓN
Este Manual constituye un instrumento orientador de las actividades relacionadas con la
administración de bienes, particularmente los referidos a los elementos de consumo y
devolutivos y por lo tanto, los principios, normas y procedimientos aquí establecidos serán
conocidos y aplicados obligatoriamente por los funcionarios responsables de dichas
actividades y demás tareas que le son inherentes
Cada vez que sea necesario será evaluado y actualizado formalmente conforme lo
establecido en el procedimiento de Control de documentos.

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1. OBJETIVO Y ALCANCE
1.1 OBJETIVO
Dotar al personal de la entidad de una herramienta para el registro, manejo, custodia,
conservación, administración, protección, recibo, traslado y salida definitiva de los bienes e
inventarios de la Entidad, como mecanismo de control y gestión de los recursos públicos.
1.2 ALCANCE
El presente manual aplica al COPNIA Nacional y todos los Seccionales.
2. MARCO LEGAL
Tipo Número Titulo Fecha
Ley 57
Por la cual se expide el Código Civil Colombiano Mayo 26 de
1873
Ley 80
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de
la Administración Pública
Octubre 28
de 1993
Ley 610
Por la cual se establece el trámite de los procesos de
responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías.
Agosto 15
de 2000
Ley 222
Por la cual se modifica el Libro II del Código de Comercio, se
expide un nuevo régimen de procesos concursales y se dictan
otras disposiciones.
Diciembre
20 de 1995
Resolución 354
Por la cual se adopta al reglamento de contabilidad pública,
se establece su conformación y se define el ámbito de
aplicación
Septiembre
5 de 2007
Resolución 355
Por el cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública Septiembre
5 de 2007
Resolución 356
Por el cual se adopta el manual de procedimientos del
Régimen de Contabilidad Pública
Septiembre
5 de 2007
3. DEFINICIONES
3.1 BIENES

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Los bienes consisten en cosas corporales o incorporales. Corporales son las que tiene un
ser real y pueden ser percibidas por los sentidos, como una casa, una mesa o un libro.
Incorporales, las que consisten en simples derechos, como las líneas telefónicas, el software
y las servidumbres activas.
Las cosas corporales se dividen en muebles e inmuebles.
3.2 NOTA DE ENTRADA DE ALMACÉN
Documento que acredita la entrada real de un bien o elemento a la entidad, siendo el único
soporte administrativo para el movimiento de los registros en el almacén y contabilidad.
3.3 NOTA DE SALIDA DE ALMACÉN
Documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y
real del almacén o bodega de bienes, y el traslado de la responsabilidad de su uso,
conservación y custodia del responsable de almacén e inventarios al funcionario que los
recibe.
3.4 MUEBLES
Muebles son los que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí
mismos, como los animales (que por eso se llaman semovientes), sea que sólo se muevan
por una fuerza externa, como las cosas inanimadas.
Se exceptúan las que siendo muebles por su naturaleza se reputan inmuebles por su
destino, según el artículo 658 del Código Civil Colombiano.
4. CLASIFICACIÓN DE BIENES
Todos los bienes corporales muebles e inmuebles que la entidad adquiera para el desarrollo
de su cometido estatal, deberán clasificarse como bienes devolutivos o como bienes de
consumo. Esta clasificación obedecerá necesariamente a las características propias de cada
bien, guardando consistencia con las normas de contabilidad pública vigentes para las
entidades de naturaleza pública.
Para el efecto del desarrollo de sus funciones y de este manual, la entidad debe acatar la
clasificación contable establecida por el Contador General de la Nación de conformidad con
lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y por los procedimientos señalados en
el mismo.
4.1 BIENES Y MATERIALES DE CONSUMO
Corresponden a todo aquellos bienes adquiridos o recibidos en donación que cumplen con
cualquiera de las condiciones a continuación expuestas:

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§ Todos aquellos que se consumen o extinguen por el primer uso que se hace de ellos
y van contabilizados directamente contra cuentas del grupo de costos o gastos. Ej.
Útiles de papelería y oficina, papelería impresa o elementos de aseo y cafetería.
§ Los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen y
entran a formar parte constitutiva de otros. (Ejemplo: Repuestos, mouse, teclado).
§ Todos aquellos bienes que se extinguen en el desarrollo de un proceso
administrativo. Ej. Matrices plásticas para la elaboración de tarjetas profesionales.
§ Todos aquellos bienes muebles o inmuebles cuya vida útil es menor a un año.
§ Todos aquellos adquiridos en procesos de remodelación de inmuebles que no
incluyan prolongaciones, ampliaciones y aumento en volumen de las antiguas
unidades.
§ Materiales para la prestación de servicios son aquellos adquiridos a cualquier titulo
por la Entidad, que tiene la característica de ser temporales y cuya finalidad es ser
consumidos en forma directa por parte del ente público, en el desarrollo de su función
administrativa o cometido estatal
4.2 BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO)
El grupo lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de
importación, construcción y montaje, con la intención de emplearlos en forma permanente
para la producción o suministro de otros bienes y servicios o utilizarlos en la administración
del ente público y que no estén destinados para la venta, siempre que su vida útil probable
exceda de un año.
Estos bienes deben reconocerse por su costo histórico o de adquisición y reexpresarse
aplicando métodos de reconocido valor técnico.
El valor de los bienes recibidos en permuta, traspaso, cambio, o donación corresponderá al
valor convenido por las partes o en forma alternativa, el estimado mediante avalúo técnico
de conformidad con las disposiciones legales vigentes.
El costo de las adiciones, mejoras y reparaciones que aumenten la vida útil del bien o
amplíen la capacidad constituye un mayor valor al activo. Las restantes erogaciones
deberán ser reconocidas contablemente como gastos.
§ Activos fijos de menor cuantía
Son los bienes, que con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden ser
depreciados en el mismo año en que se adquiere o incorpora teniendo en cuenta los montos

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que anualmente defina la Contaduría General de la Nación. La depreciación total de estos
bienes debe registrarse en el mismo mes de la adquisición o incorporación del activo.
§ Depreciaciones y amortizaciones
La depreciación o amortización debe reconocerse mediante la distribución racional y
sistemática del costo de los bienes durante su vida útil estimada, con el fin asociar la
contribución de este activo al desarrollo de las funciones de la entidad. Por regla general el
reconocimiento de la depreciación o amortización afecta el gasto o costo según
corresponda, no obstante tratándose de entidades contables públicas del gobierno general,
como es el caso del COPNIA, dicho reconocimiento afecta directamente el patrimonio (Ver
Régimen de Contabilidad Pública).
Las propiedades planta y equipo son objeto de depreciación mientras que los derechos o
intangibles lo son de amortización. La depreciación o amortización deben siempre calcularse
para cada activo individualmente considerado.
El área Contable hará las depreciaciones o amortizaciones de los activos utilizando el
método de línea recta en forma coherente al uso o deterioro del activo, pero de manera
uniforme y teniendo en cuenta la vida útil de cada línea de activos tal como lo establecen
las normas contables.
Al utilizar el método de línea recta se pueden considerar como referencia las siguientes
vidas útiles:
BIEN VIDA ÚTIL
Edificaciones 50 años
Máquinas y equipos 15 años
Muebles, enseres y equipos de oficina 10 años
Equipo comedor cocina 10 años
Equipo comunicación 10 años
Equipo cómputo 5 años
Para el caso de derechos se deben tomar como referencia los siguientes periodos de
amortización:
DERECHOS/INTANGIBLES
TIEMPO DE
EXTINCIÓN
Líneas telefónicas 25 años
Software 5 años
Seguros Duración
del contrato
Los activos nuevos que se encuentren en bodega no son susceptibles de depreciación o
amortización hasta tanto no entren en operación.

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En caso de adquirirse activos fijos usados, deberá calcularse la vida útil restante del bien
teniendo en cuenta la vida estimada y el tiempo que llevaba de uso el activo al momento de
su adquisición.
§ Valorizaciones
El valor de las propiedades, planta y equipos es objeto de actualizaciones periódicas
mediante la comparación entre el valor de mercado del bien y su valor registrado en libros.
Las actualizaciones de las propiedades, planta y equipo deben efectuarse con una
periodicidad de tres años a partir de la última realizada, y el registro debe quedar
incorporado en el periodo contable respectivo. No obstante, si con anterioridad al
cumplimiento de este plazo, el valor en libros de las propiedades planta y equipos
presentan cambios representativos con respecto al costo de reposición o valor de
realización debe hacerse una actualización. Se exceptuaran de actualización los bienes
muebles cuyo costo histórico individualmente considerado sea inferior a 35 S.M.M. L.V. y de
aquellos ubicados en zona de alto riesgo.
§ Bienes muebles en bodega
De acuerdo con el estado y características de los bienes, pueden ser susceptibles de
afectarse las siguientes cuentas
- 1620 Maquinaria, planta y equipos en montaje:
Para el registro de los bienes que requiere de una instalación previa para
ponerlos en condición de utilización.
- 1635 Bienes muebles en bodega:
En esta cuenta se registran los valores de los bienes muebles, adquiridos a
cualquier título, que tienen la característica de permanentes y cuya finalidad es
ser utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración, por
parte del ente público, en desarrollo de su función administrativa o cometido
estatal. En esta cuenta no se deben registrar los bienes que se retiran del
servicio, temporal o definitivamente.
§ Bienes devolutivos en servicio
Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de propiedad del
ente público, que se encuentran en uso de dependencias, funcionarios y terceros, para el
desarrollo de su función administrativa o cometido estatal.
- 1605 Terrenos
- 1640 Edificaciones
- 1655 Maquinaria y equipos
- 1665 Muebles y enseres y equipos de oficina
- 1670 Equipos de comunicación y computación

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- 1680 Equipos de comedor, despensas y hotelería
§ Casos particulares - Propiedad, planta y equipo
- Bienes inmuebles sin legalizar
Cuando por cualquier circunstancia externa o interna, no se tenga la evidencia
documental que garantice la veracidad de algunas operaciones que deben ser
objeto de incorporación como el caso de los bienes o inmuebles o la existencia de
derechos y obligaciones, de los cuales se tengan indicios sobre su propiedad o
afectación de la situación patrimonial del ente público, y por ende la de la Nación,
deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta tanto se disponga de los
documentos que lo acrediten.
Una vez se tenga los documentos que acrediten la titularidad de los inmuebles, se
cancelarán las Cuentas de Orden, y se registrará el bien en el grupo de
Propiedad, Planta y Equipos.
- El equipo completo como unidad contable
Se registra la máquina como un todo, que incluye los componentes básicos
indispensables para su funcionamiento, C.P.U, monitor, mouse, teclado,
tarjetas de memoria, unidad de cd room, fax, software OEM entre otros.
Administrativamente y para los registros de almacén se asignara un código o
placa principal y en el programa de control de bienes se relacionarán las series
o códigos de identificación de dichos componentes. Físicamente la placa se
adhiere al equipo y una copia en cada uno de sus componentes.
4.3 OTROS ACTIVOS
§ Libros
Para la clasificación de los libros se debe tener claridad si son del tipo colecciones
especializadas, como enciclopedias, las cuales deben registrarse en la cuenta de BIENES
DE ARTE Y CULTURA.
Si se trata de libros de tipo código de suscripción renovable anualmente, manuales,
instructivos, revistas y cartillas, estos se deben registrar en la cuenta del GASTO a que
corresponda de acuerdo con la materialidad del mismo.
§ Software
Conjunto de programas de computador utilizados para el control, clasificación y manejo de
datos con propósito general o especifico, almacenados y distribuidos en cualquier medio
físico. El Régimen de Contabilidad Pública contempla la cuenta de intangibles y la sub
cuenta SOFTWARE para su registro contable. Este tipo de bien se amortiza de acuerdo con
la tabla establecida en este procedimiento.

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§ Líneas telefónicas
Representan los derechos adquiridos por la entidad para la utilización de un número
telefónico asignado por una empresa de telecomunicaciones prestadora del servicio.
5. RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO Y CONTROL GENERAL DE BIENES DE
CONSUMO Y DEVOLUTIVOS
Los bienes de consumo y devolutivos como componentes de la posición financiera reflejada
en los Estados Financieros, requieren un manejo y control riguroso en forma permanente ya
que constituyen un componente básico del patrimonio, que periódicamente es sujeto de
evaluación por parte de los entes que dictaminan dichos estados.
El enfoque de control debe estar orientado a:
§ Que los inventarios físicos estén correctamente valorizados.
§ Que la información contable en pesos sea equivalente al inventario físico.
§ Que los activos asignados a cada seccional o área queden bajo la responsabilidad de
los funcionarios, no solo en cuanto a su custodia, sino también en cuanto al manejo y
conservación.
§ Que los aplicativos permanezcan conciliados mes a mes entre si, y con las
existencias físicas.
§ Que la codificación de control físico esté unificada, controlada permanentemente y
debidamente sistematizada.
§ Que exista un control riguroso en cuanto a transferencias y movimientos de activos
dentro y fuera de la entidad, en todos los seccionales que se encuentren funcionando.
§ Que los responsables del manejo y control actúen coordinadamente en cuanto a las
funciones que les compete para el manejo de los activos fijos.
Los conteos periódicos programados, en coordinación con las áreas responsables, deben
reportarse oportunamente a contabilidad con el propósito de actualizar permanentemente los
registros contables en el aplicativo contable.
6. ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES PARA EL MANEJO DE BIENES
DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
La Entidad tendrá un área o funcionario, encargado de mantener actualizadas las
novedades, movimientos y saldos de bienes en inventario, en bodega, servicio o en poder
de terceros, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables.
El funcionario encargado del área será responsable por la recepción, organización, custodia,
manejo, conservación, administración y suministro de los bienes de propiedad a cargo de la
Entidad. Igualmente también será responsable de:
§ Coordinar las actividades que en desarrollo de sus funciones tengan relación con las
áreas de compras y de contabilidad.

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§ Recibir, revisar, codificar, plaquetear e ingresar bienes a bodega, previa
confrontación de sus características, marcas, modelos, series tamaños y cantidades,
contra los soportes que ordenan o sustenta las operaciones de ingreso
§ Almacenar y embarcar o despachar bienes en forma técnica y oportuna, además de
proteger los elementos bajo su custodia contra hurto, daño o deterioro.
§ Atender con prontitud los requerimientos de bienes de las diferentes dependencias,
de acuerdo con los procedimientos y normas establecidas.
§ Llevar un sistema de registro que permita controles actualizados y exactos de las
existencias de bienes en el almacén y bodegas.
§ Elaborar informes y rendir cuentas trimestralmente para Contabilidad o cuando lo
requieran los organismos de control fiscal y administrativo, sustentados con los
soportes de los movimientos realizados durante el periodo.
§ Reportar oportuna y adecuadamente al área de Contabilidad, los resúmenes de los
saldos y movimientos y la documentación relacionada con las novedades del
Almacén y Bodega.
§ Informar y adelantar los procedimientos establecidos para dar de baja los bienes
inservibles y los no útiles u obsoletos; de conformidad con los procedimientos
señalados en este manual.
§ Realizar conteos selectivos de autocontrol para confrontar las existencias físicas
contra los registros de los sistemas de kárdex y contables.
§ Planear, coordinar y realizar el inventario físico total, en forma anual o en el periodo
fijado por la administración y conciliar el resultado con las cifras contables.
§ Informar de manera oportuna a la aseguradora sobre la entrada de nuevos bienes,
los movimientos que los mismos presentan al interior de la entidad y la baja de los
mismos para que sean descargados de las pólizas.
El manejo de los bienes del COPNIA esta centralizado en la Sede Nacional en el área
Administrativa, que responderá por la ejecución y coordinación de todas las actividades
referentes a las políticas adoptadas en este documento y demás procesos que se
implementen referentes al tema.
Así mismo, las diferentes áreas y Seccionales deben asumir la responsabilidad directa del
manejo y control físico para apoyar los requerimientos de control exigidos por la Entidad en
cuanto a movimientos, transferencias, salidas, reingresos y demás situaciones que se
puedan presentar.
Servicios Generales y Almacén es el encargado de mantener actualizado el inventario de
bienes de consumo y de bienes devolutivos, mediante la ejecución oportuna de las
actividades de recepción, registro, almacenaje y de despacho de dichos elementos, dentro
de un marco de control que garantice la debida custodia y conservación. La labor de
Servicios Generales y Almacén se apoyará con la utilización de los medios informáticos
dispuestos por la Entidad, y así mismo, en las recomendaciones que el área Contable

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llegare a proponer para mejorar la gestión administrativa o disipar dudas acerca de
procedimientos para la administración y control de bienes corporales muebles e inmuebles.
7. UTILIZACIÓN Y MANEJO DE LOS ACTIVOS POR LOS USUARIOS
El adecuado manejo de todos los bienes del COPNIA, sean estos de consumo o devolutivos,
es responsabilidad de todos los funcionarios de la Entidad en la medida en que los mismos
hagan parte de su cuenta personal o les hayan sido entregados como suministros de los
procesos que tiene a su cargo. En caso de establecerse responsabilidades por daño o
pérdida, se procederá a descontar por nómina el valor que contabilidad establezca para el
activo afectado.
Cada funcionario conocerá la relación de activos que se encuentran a su cargo, la cual debe
estar registrada en los diferentes sistemas utilizados por la Entidad para el control y registro
de bienes.
El funcionario al tomar posesión de su cargo recibe de parte del responsable del área
Administrativa, un listado con la relación de bienes que conforman su nuevo puesto de
trabajo. Al momento del retiro de la Entidad, el funcionario se pondrá en contacto con el
encargado del área Administrativa, a fin de legalizar la entrega de los bienes que estaban a
su cargo. Verificada la información por el encargado de Servicios Generales y Almacén y la
conformidad con el inventario, se entrega al funcionario su “Paz y salvo de inventarios” AB-
fr-01 (ver anexo 13.1)
Cabe resaltar que el funcionario al que se entrega un determinado inventario de bienes,
asume la responsabilidad de su cuidado y por ello, se obliga a entregar el mismo al finalizar
la relación laboral con la Entidad. Si lo anterior no se cumple, el COPNIA suspenderá
temporalmente el proceso de pago de la liquidación de prestaciones sociales hasta tanto no
haya constancia de que esta situación ha sido subsanada por el funcionario que entrega el
cargo. La expedición de dicha constancia siempre estará en cabeza del funcionario
encargado de almacén o quien cumpla sus funciones.
8. IDENTIFICACIÓN DE BIENES
Tanto los bienes de consumo como los bienes devolutivos, sean estos de mayor o menor
cuantía, deben tener asignado un código de identificación que permita ingresar la
información sobre el mismo en los diferentes programas para el registro y control de activos,
y además, realizar un seguimiento detallado en cuanto a su ubicación y funcionario
responsable de su uso, custodia y cuidado.
Este proceso de identificación permite además, para el caso de bienes devolutivos, abrir
una ficha de historial sistematizada de cada uno de los bienes en uso al interior de la
Entidad, que permita su plaquetización y seguimiento de actividades de mantenimiento
realizadas en él.

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8.1 PLAQUETEO
Es un procedimiento exclusivo de almacén y se realiza al recibir el bien o activo. Este
procedimiento debe realizarse antes de entregar cualquier bien devolutivo a las áreas o
Seccionales responsables. Todos los activos fijos que ingresan deben tener su registro de
inventario (plaqueta) en un lugar visible. Es procedente que a partir de un inventario físico
total, plaquetear todos los activos, sistematizar el control numérico y así unificar la
numeración.
8.2 CODIFICACIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS
Para crear un activo en SIIGO, el programa exige un código de 9 posiciones numéricas
conformado así:
Primera parte Segunda parte
X X X X - X X X X X
(4 dígitos) (5 dígitos)
La primera parte del código corresponde al CÓDIGO DE GRUPO, o divisiones necesarias
de los activos fijos de acuerdo a sus características físicas. Se pueden crear hasta 9.999
grupos. Ejemplo: muebles, vehículos, equipo de cómputo.
Cada grupo tiene asignadas todas las cuentas que el activo puede requerir para realizar
movimientos contables con el mismo.
La segunda parte del código corresponde al consecutivo de elementos, en donde por cada
grupo se pueden crear hasta 99.999 activos.
CÓDIGO DE BARRAS: SIIGO permite ingresar dentro de la ficha de identificación del activo
un código de 20 posiciones numéricas para identificar mediante el sistema de barras cada
uno de los activos.
PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE
CÓDIGO DE GRUPO CONSECUTIVO
GRUPO CLASE CONSECUTIVO
2 dígitos 2 dígitos 5 dígitos
XX X X X X X X X
Equipo de comunicación Teléfono Teléfono No. Xx
PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO
Grupo: Código que indica el grupo de la Propiedad Planta y Equipo al cual se hace
referencia. Ej. Muebles, Equipo de Oficina, Equipo de Comunicación, etc.

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Clase: Código que agrupa elementos con características físicas similares, dentro de un
grupo de propiedad Planta y Equipo.
SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO
Consecutivo: Número consecutivo que identifica un elemento en particular dentro de
cualquiera de los grupos que componen la Propiedad Planta y Equipo.
DETALLE DE GRUPOS
Código Nombre
11 Oficinas
12 Parqueaderos
13 Muebles y Enseres
14 Equipo de Oficina
15 Equipo de Comunicación
16 Equipo de Cómputo
17 Equipo de Cafetería
18 Libros
19 Intangibles
DETALLE DE GRUPOS Y CLASES
Grupo Clase Nombre
11 Oficinas
01 Oficinas
12 Parqueaderos
01 Parqueaderos o garajes
13 Muebles y Enseres
01 Silla giratoria - Profesionales
02 Silla giratoria - Auxiliares
03 Silla fija interlocutora
04 Silla tándem
05 Silla cafetería
06 Poltronas y sofás
07 Estantes
08 Archivadores rodantes y fijos
09 Bibliotecas
10 Mesa circular
11 Mesa sala de juntas
12 Mesa cafetería
13 Escritorios
14 Mueble para computador

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15 Mesas auxiliares
16 Puesto de trabajo - Gerencial
17 Puesto de trabajo - Operativo con panel
18 Puesto de trabajo - Operativo sin panel
19 Puesto de trabajo - Profesionales
20 Puesto de trabajo - Secretarial
21 Cartelera
22 Cortinas y persiana
23 Cuadros y objetos decorativos (incluye lámparas)
24 Mueble de cocina, tipo C y cafetería
25 Mesón de atención al público
26 Percheros
27 Papeleras y basureras
28 Dispensadores de agua
99 Otros enseres
14 Equipo de Oficina
01 Maquinas de escribir
02 Calculadoras
03 Fotocopiadoras y accesorios
04 UPS, reguladores y estabilizadores
05 Aires acondicionado
06 Cajas de seguridad
07 Protectores y sellos de cheques
08 Equipo de archivos (Destructoras de papel -
cosedoras grandes y perforadoras industriales
09 Alarma
10 Extintores
11 Equipo de limpieza y aseo
12 Equipo audiovisual
15 Equipo de comunicación
01 Teléfono
02 Telefax
03 Planta telefónica
04 Correo de Voz
05 Auriculares y diademas
06 Citófonos
07
Equipo de comunicación para redes e Internet
(concentradores, switches, hubs)
16 Equipo de cómputo
01 Servidores
02 Computadores

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03 Portátiles
04 Impresoras
05 Scanner
06 Lector de código de barras
07 Monitores
17 Equipo de cafetería
01 Hornos
02 Greca
03 Nevera
04 Cafeteras
05 Estufas
18 Libros
01 Libros generales
19 Intangibles
01 Líneas
02 Software y adiciones
8.2.1 Procedimiento administrativo para codificación y plaquetización de bienes
devolutivos:
1. Con la confirmación de la compra, el encargado de Servicios Generales y
Almacén verifica en el módulo de activos fijos del programa SIIGO la existencia
de grupo y clase para codificar el bien. En caso de no existir, solicita al
administrador del sistema en contabilidad la creación del grupo y/o clase a través
de e-mail o memorando interno.
2. Contabilidad responde al encargado de Servicios Generales y Almacén sobre la
creación del grupo y/o clase por medio de e- mail indicando la asignación
3. Si el tipo de bien se encuentra creado en el programa SIIGO, el encargado del
almacén procede a crear el elemento en el sistema siguiendo la numeración
consecutiva para elementos del mismo grupo y clase. Dado que la creación de
bienes en el programa SIIGO afectará directamente los procesos contables de
depreciación, el encargado de Servicios Generales y Almacén debe imprimir un
pantallazo con los datos de los bienes creados y anexarlo a la nota de entrada
para posterior revisión por parte del área Contable.
4. Cada elemento debe crearse de manera individual en el programa SIIGO
5. Paralelamente, el encargado de Servicios Generales y Almacén abre la hoja de
vida del elemento en el programa de control para mantenimiento, utilizando el
código consecutivo generado por el programa SIIGO.
6. Genera impresión de la plaqueta de identificación.
7. Coloca la placa de identificación sobre el elemento de acuerdo con las
instrucciones contenidas en este manual.

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8. Para los elementos recibidos directamente en otros Seccionales, el encargado de
Servicios Generales y Almacén proyecta memorando dirigido al Secretario
Seccional con indicaciones precisas para plaquetizar y envía las placas de
identificación que se deben adherir a cada uno.
8.3 CODIFICACIÓN DE BIENES DE CONSUMO
Para crear un activo en SIIGO, el programa exige un código de 13 posiciones
numéricas conformado así:
Primera parte Segunda parte Tercera parte
X X X - X X X X - X X X X X X
(3 dígitos) (4 dígitos) (6 dígitos)
PRIMERA PARTE DEL CÓDIGO
Línea: Conformado por tres dígitos, en los cuales se agrupan elementos de consumo
con características y usos relacionados.
SEGUNDA PARTE DEL CÓDIGO
Grupo: Conformado por cuatro dígitos, especifica un grupo de productos con
características similares dentro de una misma línea.
TERCERA PARTE DEL CÓDIGO
Consecutivo: Conformado por seis dígitos, consecutivo que identifica un elemento en
particular.
LÍNEAS Y GRUPOS
Línea: 011 Matrices PVC
Grupo: 0001 Tarjetas VIS
Línea: 012 Útiles y papelería
Grupo: 0001 Elementos de oficina
0002 Fólderes y carpetas
0003 Papelería sin membrete
0004 Cartuchos, cintas y toner

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Línea: 013 Mantenimiento
Grupo: 0001 Tubos
Línea: 014 Aseo y cafetería
Grupo: 0001 Papel, paños toallas
0002 Limpiadores y jabones
0003 Escobas, traperos y otros
0004 Café, azúcar, sal, etc.
0005 Drogas botiquín
Línea: 015 Dotaciones
Grupo: 0001 Dotaciones
Línea: 016 Papelería impresa
Grupo: 0001Papelería impresa
8.3.1 Procedimiento administrativo para la codificación de bienes de consumo
1 Con la información de la compra, el encargado del almacén verifica en el módulo de
inventarios del programa SIIGO la existencia del código para el bien al que se
pretende dar entrada, y en caso de no existir solicita su creación al administrador
del programa.
2 Contabilidad responde sobre creación del código para el bien por medio de correo
electrónico o memorando interno.
3 El encargado de Servicios Generales y Almacén procede al ingreso de los bienes
por código según producto.
4 Cada elemento de consumo debe crearse individualmente en el sistema SIIGO para
ingresar la información referente al bien.
9. INGRESOS O ALTAS DE ALMACÉN
9.1 ADQUISICIÓN DE BIENES DEVOLUTIVOS Y DE CONSUMO
Como regla general esta función está centralizada en la Sede Nacional por lo que ninguna
dependencia o Seccional se encuentra autorizado para adquirir este tipo de bienes, a

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excepción de los casos en que los directivos del COPNIA autoricen la adquisición particular
de recursos de la caja menor.
En el caso de la adquisición de bienes de consumo con recursos de Caja Menor,
correspondientes a papelería y elementos de aseo y cafetería, estos deben contar con la
correspondiente autorización por parte del COPNIA Nacional, si los mismos no se
encuentran en el listado de bienes de consumo aprobados para adquirir por caja menor.
9.2 INGRESOS DE BIENES AL ALMACÉN
El ingreso o entrada de bienes según su origen, puede producirse por adquisiciones,
donaciones, bienes recibidos en comodato, leasing con opción de compra, reposición,
recuperación, sentencias y por traspaso entre entidades, entre otros.
El ingreso material y real de los bienes al almacén se considera perfeccionado cuando el
encargado de almacén recibe los bienes y firma la nota de entrada, documento oficial válido
como soporte para valorizar y legalizar los registros en el almacén y efectuar los registros en
contabilidad.
9.2.1 Procedimiento administrativo
La recepción de bienes es realizada por el funcionario responsable del manejo del
almacén e inventarios o por un funcionario debidamente autorizado, en el sitio en donde
se haya pactado la entrega según el contrato o la orden de compra.
1. Previa a la entrega del bien por parte del proveedor, el encargado de almacén e
inventarios recibe la orden de compra, copia del contrato y demás soportes
necesarios de parte del área de Compras y Presupuesto, para enterarse sobre el
origen, volúmenes, especificaciones técnicas, plazos de entrega por parte del
proveedor y otras especificaciones a tener en cuenta durante la entrega de los
bienes.
2. El Supervisor del Contrato o de la Adquisición y el encargado de Servicios Generales
y Almacén reciben físicamente los bienes de parte del proveedor, verifican contra lo
especificado en la orden de compra o contrato y comprueban que la calidad, cantidad,
estado, y demás especificaciones técnicas, pólizas y garantías, entre otras, se ajusten
estrictamente a lo previsto en la negociación.
3. En el caso de necesitarse concepto de funcionarios de las áreas que tengan
conocimiento del uso y operación técnica específica del bien, el contrato lo
establecerá, o con la debida antelación el responsable del almacén los solicita por
escrito a los funcionarios competentes. La certificación o memorando por ellos
expedida quedará anexa a la nota de entrada.

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4. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega,
entre lo físico y lo estipulado en el contrato que autoriza la transacción, se
suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y el encargado del almacén e
inventarios informará del evento al área que generó el contrato u orden de compra,
en procura de la correspondiente solución; de no darse, el responsable del almacén
no recibirá los bienes hasta que se solucione la situación observada. En el caso de
autorizarse recibir parcialmente los bienes por parte de la administración del COPNIA,
el responsable de almacén e inventarios deja evidencia de los bienes que recibe y de
cuales quedan pendientes de entrega
5. El responsable del almacén e inventarios solicita al Profesional de Gestión de
Compras y Presupuesto una copia de la factura radicada por el proveedor y verifica
el contenido de la misma contra el contrato o la orden de compra, a fin de establecer
que los valores facturados y la descripción de los bienes corresponda con lo señalado
en el contrato.
6. Una vez el responsable de almacén e inventarios recibe los bienes a satisfacción y
firma la factura de venta en señal de aceptación de los mismos, procede a ingresar al
programa SIIGO para iniciar los procesos de codificación y registro de los bienes
adquiridos y de esta forma poder elaborar la respectiva “Nota de entrada de almacén”
(ver anexos 13.2 y 13.3), mediante la cual se entiende perfeccionado el ingreso de los
productos a la bodega o inventarios del COPNIA.
Nota: Facturas de venta que tengan fecha previa a la entrega de los bienes o
servicios en el COPNIA, no tienen ninguna validez fiscal de acuerdo con la
legislación tributaria vigente.
7. En el caso de los bienes de consumo, el responsable de almacén y de Inventarios
debe primero verificar la existencia del código del bien en el sistema contable del
COPNIA, y de ser necesario, solicitar al área de Contabilidad la creación de los
códigos para los nuevos productos. Tratándose de bienes devolutivos, el
responsable del almacén aplica las actividades del procedimiento de creación de
activos descrito en el numeral 8.2 de este manual, y asigna un código numérico
secuencial y único para el bien que facilite el control dentro y fuera de la Entidad.
Dicho código debe ser impreso en una placa de identificación y adherido al bien
según las siguientes instrucciones:
Antes de fijar el rótulo se debe limpiar muy bien la superficie donde se va a
pegar, sin cubrir los números seriales de identificación del activo.
· Para muebles y enseres:
Escritorios, CPU, porta CPU, impresoras, hornos, gabinetes de cocina,
fotocopiadoras, neveras: Se fija en la pared lateral izquierda en la parte
superior.
Sillas, sillones o poltronas: Se fija en el espaldar centrado en la parte
inferior.

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Biblioteca: En la pared derecha parte superior.
Archivadores: En el lado derecho, parte superior.
Estantes, folderamas, armarios, carteleras: En el lado derecho, parte
superior.
· Para los muebles, enseres y demás elementos devolutivos diferentes
de los anteriores que se levanten fácilmente (mouse, teclado, porta
teclado, teléfono, diademas): El rótulo de identificación se fija en la base
del elemento.
Diadema: En la parte inferior de la tapa.
Perchero: Parte inferior del tubo.
Cortinas: En la parte superior de la marca del proveedor
Mesas circulares y ovaladas, de junta: En la parte superior soporte central
Mesas Cuadradas y butacas: En la parte inferior de la base en el centro.
Cuadros: Al respaldo del cuadro ángulo inferior derecho.
Monitores: El rótulo se debe fijar en la parte trasera central.
La identificación de los equipos de cómputo se toma como una unidad, con
las partes que lo conforman, la CPU, monitor, teclado y mouse identificando
cada parte con su respectivo número serial.
Nota: Las tareas de codificación aplican tanto para bienes de consumo como
devolutivos, con la diferencia que los bienes de consumo no se les genera placa de
identificación.
8. Codificados los bienes se procede a su organización dentro de las instalaciones del
almacén. Esta debe realizarse de acuerdo con la naturaleza y características de los
mismos, por la necesidad de garantizar seguridad, preservar del deterioro o
contaminación además de permitir rapidez y agilidad en las entregas y manejo, entre
otros.
9. Creados los códigos e impresas las placas de identificación, el encargado de
Servicios Generales y Almacén elabora la nota de entrada de almacén, con lo cual los
registros de contabilidad se actualizan automáticamente. Para la entrada de
elementos de consumo se debe utilizar el documento E1-Nota de entrada de bienes
de consumo y para el caso de bienes devolutivos se debe utilizar el documento E-2
Nota de entrada bienes devolutivos. Elaborada la nota de entrada, esta debe ser
firmada por el responsable de almacén de Inventarios. (ver manual de usuario de
SIIGO, CB-ms-01)
10.Firmada la nota de entrada, esta es remitida en original y copia al área contable para
la aprobación de los registros financieros contenidos en ella y su posterior traslado
para pago. En el caso de bienes devolutivos se debe anexar una impresión de la hoja
de registro de los activos en SIIGO, a fin de comprobar que los mismos se crearon

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guardando coherencia con las normas contables aplicables (depreciaciones, vidas
útiles, cuentas utilizadas), y el consecutivo de bienes ya cargado en el sistema.
11.Por último el encargado de Servicios Generales y Almacén prepara un oficio con
destino al Intermediario de seguros y anexa la relación completa de los nuevos bienes
a asegurar junto con copia de las notas de entrada y copia de las facturas de
adquisición de los elementos, para firma de la Subdirección Administrativa y
Financiera.
12.Paralelamente al registro de los bienes en el programa SIIGO, el encargado de
Servicios Generales y Almacén debe hacer la apertura de la hoja de vida de la
máquina o equipo en el programa de control de mantenimiento de bienes.
Notas:
1. Cuando se trate de la recepción de bienes a titulo gratuito o permuta, el recibo se
realizará de conformidad con lo establecido en el respectivo convenio, contrato,
acuerdo entre las partes, se dejará constancia expresa del estado en que son
recibidos.
2. Para efectos de control en lo aplicable a contabilidad, independientemente de que el
recibo del bien se haga por parte del responsable del Almacén o por un funcionario
autorizado en un Seccional, la entrada del bien afectará en primera instancia las
cuentas de bienes muebles en bodega si se trata de bienes devolutivos, o las cuentas
de inventarios en el caso de bienes de consumo.
3. Los registros de bienes generados por almacén y contabilidad referentes a la
adquisición de bienes inmuebles se harán directamente en la cuenta de Propiedad
planta y equipos - 1640 - con cargo al funcionario de mayor jerarquía en el Seccional
o en el COPNIA Nacional.
9.3 CONCEPTOS QUE GENERAN PROCESOS DE INGRESO AL ALMACÉN
§ Compras generales
Son aquellas operaciones mercantiles mediante las cuales la Entidad adquiere bienes
a través de un contrato u orden de compras en el desarrollo de los planes, programas y
políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la Entidad; es decir,
obedecen al resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de
conformidad con las disposiciones vigentes por ley y procedimientos aplicables.
Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del proveedor
en la sede donde esté localizado el almacén del COPNIA o, en el lugar que estipule el
contrato o la orden de compra. En el evento de presentarse entregas parciales en
razón de las características del producto; especificaciones técnicas, entre otras; ello
deberá quedar estipulado en el contrato o la orden de compra.
El responsable del almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que exista
contrato autorizado por la Entidad, el cual podrá consultar en la intranet o en el área de

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Compras y Presupuesto para controlar fechas de entregas pactadas y acondicionar los
espacios físicos y los elementos o equipos necesarios para hacer la recepción.
Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladas en el
contrato de adquisición, el encargado de Servicios Generales y Almacén o personal
encargado firma la factura o documento equivalente presentado por el vendedor o su
representante, como constancia de haber recibido a satisfacción y de haber elaborado
el documento oficial de ingreso, agotando el procedimiento estipulado en el numeral
anterior.
§ Ingreso por recuperación de bienes
Se entiende por recuperación, la reaparición de bienes que han sido descargados de
los registros contables y de inventarios por pérdida.
A los bienes recuperados se les dará nueva entrada al almacén. El responsable deberá
producir el nota de entrada, en donde se detallen las características y especificaciones
completas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido
disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento de
valor. En tal caso el valor de reincorporación será fijado por funcionarios facultados
para ello, de lo cual se dejará constancia en la nota de entrada.
Solamente se le dará ingreso al Almacén a aquellos bienes recuperados que hayan
sido descargados de los registros de propiedad, planta y equipo, en bodega o servicio.
Si los bienes recuperados han sufrido un desgaste mayor al normal (base de la
depreciación), el ingreso al almacén se registrará con base en el acta que autoriza el
hecho, firmado por el responsable del Almacén, por la Subdirección Administrativa y
Financiera y por el funcionario implicado, dejando constancia del hecho e incorporando
el bien por el valor reconocido mediante avalúo comercial o técnico. Dicha acta formará
parte de la documentación requerida para tramitar ante la instancia correspondiente la
terminación de responsabilidad que hubiere originado la perdida del bien objeto de
incorporación. Para el efecto será el responsable del almacén de la Entidad quien
informe la novedad a las autoridades respectivas de acuerdo con el procedimiento
seguido por responsabilidades.
§ Ingreso por sobrantes
De determinarse a través del responsable del almacén o por información de un
funcionario o ente de control, que existen sobrantes de bienes o elementos en almacén
o en alguna dependencia, identificados en la realización de tomas físicas, inventarios o
revisiones periódicas, se procederá a levantar informe correspondiente como soporte
para realizar el registro de ingresos al almacén y a la contabilidad, el soporte será el
acta respectiva:

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Para este procedimiento el encargado de Servicios Generales y Almacén deberá:
- Efectuar una revisión para comprobar que no se trata de elementos que están
bajo responsabilidad de otro funcionario, o que pertenecen al inventario de otra
oficina o entidad.
- Si los bienes encontrados se encuentran en la bodega, áreas o Seccionales y
se determina que son sobrantes, se debe efectuar la entrada correspondiente a
cargo del responsable de la bodega; pero si dichos sobrantes se encuentran
en uso, simultáneamente al ingreso se emitirá la salida directamente a las
cuentas propiedad, planta y equipo en bienes en servicio a cargo de quien lo
está utilizando.
- Los sobrantes se valorizan teniendo en cuenta su estado, el valor del mercado,
o el que fije el funcionario designado para tal fin o por perito conocedor de la
materia.
§ Ingreso por reposición
Consiste en reemplazar por otros iguales o de similares características, los bienes
faltantes o los que han sufrido daño por causas derivadas del mal uso o indebida
custodia, que han sido descargados de los registros y se ha constituido la
responsabilidad al funcionario que los tuviera a cargo.
Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en
condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, medida y estado de los que
falten, se deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos
- El responsable de los faltantes emitirá solicitud escrita, dirigida al responsable
del almacén, a la Subdirección Administrativa y Finanaciera, o a quien ella
delegue, ofreciendo los bienes que va a reponer, indicando el detalle de estos.
- Mediante concepto técnico del responsable del almacén, de considerarse
persona idónea para llevar a cabo la evaluación, o de funcionario
administrativo designado por la administración, teniendo en cuenta los
aspectos técnicos, uso, estado y conveniencia, acreditará que los bienes
ofrecidos reúnen o no las mismas características de los faltantes, y en
consecuencia se acepta o se rechaza la solicitud.
- Aceptada la solicitud se suscribirá acta entre el responsable de almacén y
quien entrega, para proceder a dar ingreso al almacén, donde se dejará
constancia del valor de factura de compra o el que resulte a partir de
reconocido evalúo técnico. El acta y demás documentos tenidos en cuenta en
el proceso se deberán anexar a la nota de entrada, simultáneamente se
elaboran los registros contables y de almacén correspondientes al bien.
El responsable del almacén de la Entidad informa de la novedad a las autoridades
disciplinarias o fiscales los efectos legales correspondientes.

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§ Ingreso a partir de contratos de comodato
Cuando una persona o entidad de derecho público o privado entrega bienes en
comodato a entidades del sector público, éstos se ingresan al almacén registrándose
en cuentas de orden denominadas Bienes Recibidos de Terceros, por cuanto se recibe
o entrega el uso y no la propiedad, especificando el término de duración del comodato
El nota de entrada deberá contener todos los requisitos establecidos en el contrato
referente a las especificaciones técnicas y físicas del bien, condiciones, términos y
valores, entre otras.
§ Ingreso de bienes entregados en el lugar de utilización
Para el ingreso de bienes o materiales de difícil movilización o que por necesidad de
servicio requieran ser entregados o puestos en el lugar de su utilización, la recepción
podrá realizarse directamente en el lugar a través del funcionario responsable de la
dependencia o de quien tiene el control de ejecución del contrato o su delegado, quien
deberá contar de manera anticipada con copia del contrato o documento donde se
especifican los requisitos y las características de los bienes adquiridos.
Para legalizar el recibo de los bienes que físicamente no ingresan al almacén, en el
lugar donde sean colocados por el proveedor, deberá levantarse un acta de recibo
firmada por el proveedor y por el funcionario responsable del área o de quien tenga a
cargo el control de ejercicio del contrato. Si el representante del almacén o su
delegado no puede estar presente, quien recibe, al siguiente día hábil deberá enviar la
documentación al responsable del almacén para que se elabore y perfeccione de forma
inmediata el ingreso en los registros de la entidad.
Por efecto de control administrativo los registros de almacén y de contabilidad de los
bienes recibidos en el lugar de utilización en el momento de perfeccionar el ingreso a
la Entidad se harán directamente en la cuenta de bienes en bodega previa recepción
del acto administrativo donde el responsable de la recepción del bien indique el recibo
a satisfacción. Una vez recibida y verificada la información de recepción del bien, se
elabora la nota de entrada de manera individual e inmediatamente se procesa la nota
de salida a cargo del funcionario que corresponda o que recibió los bienes objeto de
compra.
Para aceptar entregas parciales que haga el proveedor, estas deben estar
expresamente establecidas en el contrato que perfecciona el negocio.
Para el caso de los elementos de consumo inmediato – Inventario de suministros –
como son los útiles de oficina o elementos de cocina, etc., cuya compra sea realizada
por caja menor y que no van a formar parte del inventario del almacén de la Entidad, el
registro se podrá realizar directamente en las cuentas contables correspondientes al
gasto, sin que la entrada de los mismos deba pasar por el almacén, en razón de la
eficacia y productividad en los procesos. El control estará a cargo de la oficina
generadora del gasto y del responsable de la caja menor.

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Los soportes para registrar la realidad económica en contabilidad y para realizar los
procesos de pago, deberán ser expedidos por el funcionario autorizado para tal fin,
para estos casos, el acto administrativo (nota de entrada o certificado de recibo) de
recibo a satisfacción que no sea emitido por el encargado del almacén , deberá ser
expedido por la oficina que recibe a satisfacción el trabajo y/o por quien tenga a cargo
el control de ejecución del contrato.
§ Ingreso de software
La Entidad podrá obtener el software que requiere para el desarrollo de sus
actividades, mediante un proceso normal de compra o de adquisición a través de
proveedores que lo tenga desarrollado y pueda ser ajustado a las necesidades,
contratando su desarrollo de acuerdo con las necesidades y parámetros que la Entidad
especifique, en cuyo caso igualmente entregará las licencias correspondientes. La otra
modalidad de adquisición será desarrollándolo al interior de la Entidad con personas,
insumos y logística propia.
- Software adquirido:
El ingreso se registrará al interior del almacén atendiendo los pasos establecidos
en el presente documento para el ingreso de bienes; la clasificación se realizará
de acuerdo con lo establecido por el catálogo interno de clasificación (Software o
intangibles).
Contablemente la entrada de software deberá registrarse directamente en el grupo
Otros Activos - Intangibles – software- y no en bodega, ya que se trata de un
derecho inmaterial. Para aquellas adquisiciones cuyo valor esté por debajo del
valor establecido como mínima cuantía, monto establecido anualmente por la
Contaduría General de la Nación, podrán ser diferidos en el mismo año en que se
adquieran. Si el valor es superior se difiere como regla general a cinco años.
10. PERMANENCIA DE LOS BIENES EN LA ENTIDAD
El periodo de permanencia se define como el tiempo transcurrido entre el ingreso y la salida
definitiva, tanto física como contable, de los bienes de la Entidad, sin que se modifique el
título de propiedad adquirido inicialmente.
Durante este tiempo los bienes pueden estar en la bodega de la Entidad bajo la custodia del
responsable de almacén e inventarios, o en servicio y en funcionamiento en una
dependencia a cargo de un funcionario quien debe aceptar su responsabilidad en aras del
cumplimiento de sus funciones.
Quien entrega los bienes para su uso debe aplicar un control administrativo que permita
mantener actualizada una base de datos orientada a la preservación y conservación de
bienes, dicha base está bajo la responsabilidad del encargado de Servicios Generales y
Almacén.

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10.1 TRASLADO DE BODEGA A BIENES EN SERVICIO Y SALIDAS DE CONSUMO
Son egresos de bienes que salen de almacén o bodega con destino a las dependencias y
funcionarios de la Entidad para el desarrollo de sus funciones, estos bienes pueden ser
nuevos o usados, en el caso de bienes devolutivos que sean devueltos a bodega.
Egreso es la salida física de un bien del almacén acompañada con la expedición de la nota
de salida, cesando de esta manera la responsabilidad directa por la custodia, protección y
conservación por parte del responsable del almacén e inventarios y quedando bajo la
responsabilidad del jefe de la dependencia o funcionario a quien se entrega.
Toda salida o traslado de elementos de consumo o devolutivos, con destino a las
dependencias o funcionarios de la Entidad, se realiza a través del almacén, previo pedido
por parte del funcionario autorizado.
Simultáneamente con la entrega de los bienes, el responsable del almacén expide la nota de
salida y exige la firma por parte de la persona que recibe los bienes, con lo que queda
legalizada la operación.
10.1.1 Procedimiento administrativo para la salida de bienes en bodega o inventarios
1. El funcionario responsable del manejo del almacén e inventarios, recibe las
solicitudes de bienes de parte de los funcionarios autorizados en cada dependencia
de la Entidad, siguiendo para tal fin con los procedimientos de correspondencia que
sean aplicables, y atendiendo el hecho de que dichas solicitudes deben ser
consistentes con la programación establecida en el Plan Anual de Compras de la
Entidad. En caso de ingreso de nuevo personal, es el Profesional de Gestión
Administrativa quien solicita al responsable del almacén la dotación de elementos
devolutivos y de consumo para el nuevo funcionario.
Cuando se trate de solicitudes de elementos de consumo de parte de los
funcionarios del COPNIA Nacional, estos pueden ser tramitados por el responsable
del almacén e inventarios sin necesidad del envío de memorando escrito, pero en
todo caso, llevando el control de los elementos entregados a cada funcionario. Si
es el responsable de almacén e inventarios quien requiere para su labor bienes de
consumo, este debe estar siempre autorizado por el Profesional de Gestión
Administrativa.
2. Con las solicitudes recibidas, el encargado de Servicios Generales y Almacén
verifica las existencias en bodega y sistema, y programa la entrega de los bienes
según su disponibilidad, realizando un alistamiento que comprende: conteo,
confrontación de las denominaciones, descripción, especificaciones, cantidades y
operaciones aritméticas, entre otras, con las aprobadas en la solicitud de bienes.
Esta información debe ser igual a la registrada en la nota de salida de almacén y en
los movimientos contables que la misma posea.

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De no existir el elemento solicitado, se le comunica al solicitante mediante
memorando que no hay disponibilidad en el momento.
3. Con base en las solicitudes de los funcionarios (ver anexo 13.8), el encargado de
Servicios Generales y Almacén elabora la “Nota de salida de bienes” (ver anexos
13.4 y 13.5), teniendo en cuenta que para el caso de bienes de consumo se utiliza el
comprobante H1 y para los bienes devolutivos el H2. En dichos comprobantes se
relaciona uno a uno los elementos que se entregan, registrando el código de
inventario o placa de identificación según el sistema adoptado y el tipo de bien. (ver
manual de usuario SIIGO CB-ms-01)
4. La nota de salida es registrada en el sistema SIIGO en la misma fecha de la entrega
de los bienes, con el fin de mantener actualizados los movimientos y saldos.
5. El responsable de almacén e inventarios efectúa la entrega de los elementos a los
respectivos funcionarios o a los responsables de área. Tratándose de elementos
que son enviados a un Seccional desde el COPNIA Nacional, el responsable de
almacén organiza el despacho de los mismos y del nota de salida respectivo.
6. Cuando por factores inherentes al proceso de compra, el COPNIA ordena a sus
proveedores entregar los bienes directamente en uno o varios de sus Seccionales,
el responsable de almacén e inventarios, una vez concluye el procedimiento de
ingresos o entrada de los mismos, procede a realizar la salida o egresos del bien
teniendo como soporte el memorando o acta enviada por parte del funcionario que
recibió los bienes en el Seccional, en donde este último manifiesta que los mismos
fueron entregados e instalados satisfactoriamente por el proveedor.
7. A su recibo, el destinatario del bien, verifica las características y cantidades contra
lo contemplado en el nota de salida. Si lo encuentra conforme firma dicho
comprobante y registra el número de documento de identidad, como prueba de
recibo a satisfacción. Una vez firmado el comprobante es enviado de nuevo al
COPNIA Nacional para su archivo por parte del responsable de almacén e
inventarios.
8. La requisición o solicitud de elementos se anexa a la nota de salida para cotejar y
verificar la correlación entre lo entregado y lo solicitado.
9. Cuando se produzcan solicitudes que la bodega no pueda satisfacer totalmente, la
nota de salida se hace por los elementos efectivamente despachados. Se deja
constancia del motivo por el cual no se pudo cumplir a cabalidad con la solicitud de
la requisición.
10. El responsable del almacén e inventarios no tiene facultades para decidir el cambio
de destinatario que figure en la solicitud, ni para cambiar o reemplazar los elementos
por otros similares.
11. La entrega de los bienes a los funcionarios para el cumplimiento de sus funciones,
se hará directamente a la persona indicada en la nota de salida, quien con su firma y
número de identificación, se hace responsable y legaliza el recibo de los bienes o
elementos.
12. La entrega de los bienes con destino a la dependencia o Seccional, para el uso
general del equipo de trabajo, se hace directamente a la persona responsable de la
dependencia o área.

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13. No es permitido a los responsables de almacén mantener en depósito, bienes o
elementos cuya salida ha sido perfeccionada
14. Copia de la nota de salida se le entrega al destinatario de los bienes. Para el caso
de elementos devolutivos, la nota de salida se constituye en el documento base para
incluir los bienes en los inventarios individuales.
15. En caso de existir objeciones para firmar el comprobante en señal de aceptación,
éstas deben presentarse de manera inmediata y por escrito a fin de gestionar con
prontitud la legalización definitiva.
16. Legalizada la operación, la nota de salida debidamente firmada es señal de
aceptación de entrega y recibo.
17. La nota de salida es archivada consecutiva y cronológicamente en AZ, distinguiendo
entre salidas de consumo y salidas de bienes devolutivos.
§ Comprobante de traslado o salida de bienes del almacén al servicio
El nota de salida o traslado de almacén con destino a las dependencias, funcionario o
a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y
detalladamente la salida física y real del bien del almacén, cesando de esta manera la
responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable
del almacén, transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria.
Los registros de control que permitan hacer seguimiento a los bienes propiedad de la
entidad y que suministren información en procura de la preservación, custodia y
coordinación de mantenimiento, entre otros, están a cargo del responsable del
almacén y del funcionario o área de control de inventarios
10.1.2 Traslado entre dependencias o usuarios (Bienes Devolutivos)
Procedimiento mediante el cual se modifica la ubicación física del bien y/o responsable
de su uso o custodia, para lo cual se debe seguir según el procedimiento descrito a
continuación:
1. El responsable del área o dependencia requiere a la Subdirección Administrativa y
Financiera del COPNIA, mediante memorando interno, el traslado del bien o
elemento.
2. Recibida la solicitud la Subdirección Administrativa y Financiera procede a solicitar al
responsable de almacén e inventarios realizar un análisis en cuanto a la conveniencia
de la solicitud, la disponibilidad de bienes y la economía en los traslados, a fin de
poder decidir sobre la viabilidad o no de la misma.
3. Soportada la viabilidad del trámite la Secretaría General autoriza el traslado de los
bienes devolutivos e informa al responsable del almacén para que este último
organice y ejecute la transferencia de los mismos. En caso de que la solicitud de
traslado no sea aprobada, el responsable de almacén e inventarios proyecta un

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memorando para firma de la Secretaría General en donde se informa al solicitante
del traslado las razones por la cuales el mismo no fue aprobado.
4. Los traslados entre funcionarios y dependencias deben efectuarse a través del
responsable de almacén e inventarios, quien actualiza la información únicamente de
los registros de almacén, sobre responsables, centros de costo y cuentas personales,
pues los de contabilidad sobre costos históricos y depreciación seguirán figurando en
las cuentas correspondientes a bienes en servicio.
5. Con la autorización el encargado del almacén e inventarios procede a la elaboración
de la nota de salida o traslado actualizando el registro del responsable del bien y el
correspondiente despacho al responsable.
6. Remite nota de salida al funcionario para firma, al ser recibida la archiva en el AZ de
notas de salida correspondiente.
7. El almacén es el encargado de actualizar las novedades de traslados y los Auditores
de efectuar periódica y sistemáticamente, las pruebas y seguimiento necesarios para
el debido control del inventario de los bienes de servicio; también verifica su estado
de conservación y mantenimiento
Formalizados los registros administrativos a partir de los comprobantes de traslado de
inventarios se reemplaza y actualiza la relación de los bienes a cargo del funcionario o
dependencia, incluyendo los nuevos movimientos.
· Casos especiales para el manejo de bienes en servicio
1. Por retiro del funcionario: Son las devoluciones al almacén realizadas por los
funcionarios de los bienes que no se requieren para el cumplimiento de los objetivos
para los cuales fueron destinados, por retiro del funcionario, por suspensión de la
dependencia, o entre otros factores, por inservibilidad u obsolescencia, bienes sobre
los cuales la administración pueda optar por su reparación, redistribución o baja
definida como destino final especifico.
2. Reingreso al almacén por solicitud de Secretaría General: Son devoluciones
ordenadas perentoriamente por los directivos del COPNIA en virtud de labores de
reorganización administrativa.
10.1.3 Actualización de software
El software queda actualizado en la medida en que se desarrollen y apliquen nuevas
versiones que den mayor vida útil, contablemente este evento se registra como un
mayor valor al costo histórico que se trae en libros; el nuevo valor se amortiza durante
el periodo adicional de utilización.

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10.2 TOMA FÍSICA O INVENTARIO
Es la verificación física de los bienes o elementos en el almacén o bodega,
dependencias, a cargo de usuarios, etc., con el fin de confrontar las existencia reales o
físicas, contra los saldos registrados en el almacén y cuentas contables.
Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar,
analizar y valorizar los bienes propiedad de la Entidad, en cumplimiento de lo
establecido por los Organismos de Control y la Contaduría General de la Nación, que
disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes devolutivos y de
consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a
terceros, que conforman el patrimonio de la Entidad.
Adicionalmente al inventario anual obligatorio, la Entidad puede realizar inventarios
rotativos o de verificación de forma periódica que le permitan mantener actualizadas
las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se
encuentran en servicio.
§ Responsables:
Durante la realización de las auditarías programadas a los Seccionales del COPNIA, el
o los funcionario(s) designado(s) por la Secretaría General, realizan el inventario anual
en cada sede para lo cual se apoyan en los listados de inventario proporcionados por
el responsable del almacén e inventarios del COPNIA.
Para el caso de la sede Nacional, tanto el inventario de bienes de consumo como el de
bienes devolutivos es realizado conjuntamente entre el Encargado de Servicios
Generales y Almacén y un funcionario del área Contable o de la revisoría fiscal de la
Entidad, quienes avalan los conteos realizados y verifican que haya correspondencia
entre los bienes asignados y los registrados en el sistema.
En el evento que el COPNIA no pueda delegar un funcionario para llevar a cabo el
inventario en cualquiera de sus sedes Seccionales, la responsabilidad del mismo
recaerá sobre el Secretario Seccional responsable de la sede, quien adelantará la
tarea de acuerdo con las instrucciones y listados de verificación enviados por el
responsable de almacén e inventarios.
§ Fechas de realización
En el COPNIA como mínimo se realiza un inventario físico de bienes devolutivos en
cada una de sus sedes para presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación
detallada, ordenada y valorizada de los bienes bajo su propiedad y a cargo.
Adicional al inventario físico anual de bienes devolutivos, debe realizarse
trimestralmente un inventario físico de elementos de consumo en almacén y de las
matrices de tarjetas que se encuentren en custodia por parte del proveedor de las
mismas. Tanto el inventario trimestral de almacén como las visitas a la planta del
proveedor para el conteo de matrices bajo su custodia, deben ser programadas

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teniendo en cuenta las fechas de corte para reportes de información a la Contaduría
General de la Nación y demás entes de control. Dicha programación debe ser
concertada con el área de Contabilidad del COPNIA y posteriormente oficializada.
§ Resultado de la toma física
El objetivo de una toma física es obtener y mantener una base de datos contable y
administrativa veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la Entidad, la
ubicación, el estado, el responsable de su custodia, su costo histórico o de adquisición
o su determinación de no existir y las actualización y depreciación; base que será
alimentada con la información que arroje el proceso de toma física; estos informes
deben contener y estar clasificados como mínimo en los siguientes reportes:
- Bienes de consumo en almacén,
- Bienes devolutivos en bodega
- Bienes devolutivos en servicio.
Es responsabilidad del funcionario encargado de Servicios Generales y Almacén la
elaboración de cada informe, especificando en cada uno por separado el estado de los
bienes. Dichos informes deben estar firmados por quienes participaron en el inventario.
§ Toma física o verificación
Una toma física es la verificación entre lo registrado previamente en un listado y lo que
se encuentra físicamente en el recorrido de conteo, aunque es un mecanismo aceptado
para realizar el inventario, se debe tener en cuenta que una toma física real consiste
en registrar en los listados generados por el sistema de control de bienes devolutivos y
de consumo, lo que se constata físicamente, detallando en cada caso las diferencias
que se puedan presentar haciendo las observaciones necesarias y las diferentes
variables que caracterizan los elementos objeto del inventario.
10.2.1 Inventario de bienes devolutivos
Es la verificación física del conjunto de elementos o bienes en uso y a cargo de las
diferentes áreas o dependencias de la Entidad y funcionarios que se desempeñan en
ellas. Incluye también el inventario de bienes registrados en las cuentas de la bodega a
cargo del encargado de Servicios Generales y Almacén, los cuales son nuevos y no
han sido asignados aún a ningún funcionario.
El inventario de bienes en servicio se puede efectuar de dos formas, bienes a cargo de
las dependencias y/o a partir de los inventarios a cargo de los responsables, cuyo
desarrollo puede ser conjunto o por separado.
10.2.1.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes devolutivos
1. El responsable del almacén prepara e imprime el listado a la fecha del inventario de
los bienes devolutivos a cargo de los funcionarios que laboran en el Seccional o el
COPNIA Nacional, a solicitud de la Secretaría General o del funcionario encargado

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de coordinar las auditorías internas. Este listado debe contener como mínimo el
código del bien, descripción, valor, número de componentes y responsables.
2. Con los reportes generados por el sistema y estando en el sitio de ubicación física de
los bienes, el encargado del levantamiento de inventarios procede a efectuar la
confrontación del inventario individual registrado en el sistema contra cada uno de
los bienes a cargo que conforman el puesto o área de trabajo del funcionario. En
caso de existir faltantes se le requerirá al funcionario responsable de los bienes
ubicarlos para realizar la actualización correspondiente y poder así firmar el
inventario individual asignado.
3. Durante el proceso de inventario debe verificarse la existencia real y material del
bien, que se encuentren las plaquetas de identificación, que el elemento este
asignado al responsable registrado y el estado del mismo para determinar cuales
deben ser objeto de mantenimiento o presentan estado de obsolescencia o deterioro.
También se verifica los bienes que tiene bajo su responsabilidad el almacén (nuevos
que no han sido puestos en servicio o que han reingresado al almacén).
4. Una vez confrontada la información del inventario individual se procede a la firma del
listado por parte del funcionario responsable de los bienes como del que levantó el
inventario, como forma de evidenciar la labor realizada.
5. El resultado del conteo realizado y las novedades encontradas se registran en el
listado entregado por el encargado del almacén e inventarios, el cual se anexa al
informe auditoría, señalando en dicho informe bienes inexistentes o que existen y no
están registrados.
6. Dicha información es entregada al encargado del almacén para su análisis,
verificación y ajustes, con el fin de consolidar el inventario general de bienes
devolutivos de la Entidad.
7. El Encargado de Servicios Generales y Almacén entrega un informe para estudio de
la Secretaría General y Contabilidad, en donde se valoriza y especifica sobrantes o
faltantes detectados de bienes devolutivos y las sugerencias o recomendaciones de
las acciones a seguir con dichos elementos, en cuanto a la viabilidad de su
incorporación, retiro o inicio de los proceso de acción disciplinaria y de
responsabilidad fiscal.
8. De acuerdo con las observaciones realizadas por la Secretaría General, el
encargado de Servicios Generales y Almacén procede a proyectar el acta de baja o
el acto administrativo de incorporación de bienes y a realizar en coordinación con el
área de Contabilidad, los ajustes necesarios en el programa SIIGO mediante notas
de entradas o salidas de los bienes
9. El responsable de almacén e inventarios genera el listado soporte que incluya los
ajustes realizados al cierre del periodo para evidenciar las modificaciones hechas por
incorporaciones, retiros o traslados de bienes consecuencia del levantamiento de

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inventarios. Al final del año se listan los bienes devolutivos por Seccional cuyo valor
debe corresponder con el registro en el balance general a 31 de diciembre.
10.El responsable de almacén e inventarios genera los reportes de inventarios
individuales por triplicado y envía mediante memorando para que los reportes sean
firmados por el funcionario responsable de los bienes. Dos copias firmadas deben
ser devueltas por el funcionario al COPNIA Nacional, una para el folder de nómina y
otra para el archivo soporte del levantamiento anual del inventario físico. La tercera
copia está destinada al funcionario que tiene los bienes bajo su custodia y uso.
10.2.2 Inventario de bienes de consumo
Es la verificación cuantitativa de los bienes de consumo que se encuentran en el
almacén de la Entidad para ser utilizados en el futuro.
10.2.2.1 Procedimiento administrativo para el inventario de bienes de consumo
1. Finalizado el trimestre, Contabilidad imprime el listado general de saldos de
elementos de consumo en bodega para la realización del conteo físico.
2. Coordina con el Profesional de Gestión Administrativa para realizar el conteo de
matrices de tarjetas en las instalaciones del proveedor, quien las mantiene bajo su
custodia.
3. Se procede a hacer el conteo y verificación física elemento a elemento de los que se
encuentran en la bodega conjuntamente entre el revisor fiscal, personal del área de
Contabilidad y encargado del almacén.
4. El conteo se registra con un visto bueno de aprobación en el listado de elementos, o
corrección al margen si hay diferencias entre las cantidades registradas y las reales.
Adicionalmente registra posibles sobrantes o faltantes.
5. Para las tarjetas, el responsable del almacén concilia la información generada por el
programa SIIGO, con las cantidades existentes en la bodega del proveedor y de
existir diferencias, informa a través de memorando al Profesional de Gestión
Administrativa, anexando inventario realizado en bodega del proveedor y las
explicaciones y soportes referentes a las diferencias que se presentaron.
6. Si las diferencias están debidamente soportadas, la Subdirección Administrativa y
Financiera del COPNIA autoriza la realización de ajustes al inventario de bienes en
almacén, mediante la elaboración de notas de entrada o salida de bienes de
consumo por ajustes, las cuales son elaboradas por el responsable de almacén e
inventarios y firmadas en señal de autorización por parte de la Subdirección
Administrativa y Financiera.
En caso de presentarse faltantes no justificados el responsable del levantamiento de
inventarios de bienes de consumo informa a la Subdirección Administrativa y
Financiera a fin de que se ordene la respectiva investigación administrativa.

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7. El inventario realizado a bienes de consumo es firmado por las partes que
intervinieron en la actividad (almacén, contabilidad o revisoría fiscal), como evidencia
de la realización del mismo.
8. Trimestralmente se genera un listado de inventarios de bienes de consumo
valorizado que debe corresponder en cifras al balance general al cierre del trimestre.
10.2.3 Acta o informe final de la toma física en el almacén
En el desarrollo del proceso de inventarios se levanta un acta en la cual deben quedar
consignados todos los pormenores de la toma física o comprobación dentro de los
datos que debe contener el acta están:
- Lugar y fecha
- Nombre de la Entidad
- Dependencia o lugar donde se encuentra el bien
- Datos del funcionario o responsable del uso o custodia
- Información de funcionarios que acompañan el proceso
Las relaciones (listados) que permiten el comparativo de los bienes verificados anexas
al acta, deben contener como mínimo:
- Descripción o nombre del bien
- Codificación o número de placa
- Unidad de medida
- Saldo según registros en kárdex o en el sistema
- Existencia física reales
- Diferencias faltantes
- Diferencias sobrantes
De existir diferencias, se consigna en el acta las razones expresadas por el
responsable del almacén o responsable de la administración de los bienes, sobre el
particular.
En caso de autorizarse por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera ajustes
al inventario de bienes de consumo, se registran estas decisiones en el acta. Para los
ajustes al inventario de bienes devolutivos siempre se necesita la elaboración de actos
administrativos como resolución para la incorporación e ingreso de bienes o un acta de
baja para la salida de los mismos.
La diligencia de inventarios se aprovecha para analizar las condiciones físicas de los
bienes y de las instalaciones para el adecuado bodegaje de los mismos, y de ser
relevantes las conclusiones de esta revisión, estas se consignan igualmente en el
acta.
El acta debe contener recomendaciones, comentarios, análisis y firma de los actuantes.

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10.2.4 Informe a emitir para formalizar el proceso de toma física en la Entidad (bienes
devolutivos)
En los informes quedan relacionados todos los elementos de consumo y devolutivos
que se tengan en bodega y los bienes devolutivos en servicio, de propiedad y a cargo
de la Entidad con corte a la fecha de realizada la toma física o a 31 de diciembre de
cada año como lo contemplan las normas.
La relación debe estar ordenada por dependencia y responsables de su uso o custodia
y seguir los parámetros de clasificación y codificación contable de los bienes,
atendiendo la clase, grupo, cuenta, sub-cuenta, auxiliar y denominación.
- Detalle por bien:
§ Fecha y precio de adquisición o costo histórico; sino es posible,
entonces el valor de reposición técnicamente establecido
§ Número de placa o código asignado
§ Descripción o nombre del bien
§ Fechas de activación o puesta en servicio
§ Vida útil
§ Costo ajustado
§ Depreciación acumulada
§ Valor actual
- Resumen de los saldos de cada una de las cuentas contables y el total de su
sumatoria
§ Valores actualizados a 31 de diciembre de cada año
- Actualización de código de cada uno de los bienes que tienen existencias al
momento de la toma física, de acuerdo con el catálogo establecido por el Plan
General de Contabilidad Pública
- Entre otros informe se presentan aquellos que permitan recoger transacciones,
datos y sucesos observados al momento de la realizar la toma física
§ Traslados realizados entre dependencias y funcionarios
§ Listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables obsoletos
y de aquellos que requieren reparación
§ Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que la Secretaría General
ordene se inicie investigación administrativa o el proceso de
responsabilidad a que haya lugar, informe que debe pasar
inmediatamente al responsable de Contabilidad
§ Conciliación final, la que se realiza con el apoyo del área de Contabilidad,
a partir del resultado de la toma física y su confrontación con la
información de almacén y bodega (kardex, inventarios individuales) y los
registros contables.

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10.2.5 Inventario para entrega de almacenes
Son aquellos inventarios físicos levantados con el propósito de entregar los bienes y
transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del
responsable del manejo del almacén e inventarios.
Cuando por cualquier motivo (traslado, separación del cargo, etc.) un empleado de
manejo deba hacer entrega del almacén y bodega, que esté bajo su responsabilidad,
deberá hacerse un inventario físico, el cual incluirá en forma separada tanto los bienes
que tenga para su uso como los que custodia.
Al momento de la entrega de su cargo, el funcionario responsable del manejo de
almacén e inventarios debe entregar toda la documentación a su cargo, relacionada
con el control y mantenimiento de los bienes de la Entidad, debidamente actualizada y
clasificada por tipo de comprobantes, dependencias y responsables.
En el evento de que este funcionario fuese el responsable de llevar la cuenta por
valores de los inmuebles, bastará con verificar los saldos que figuren en ella.
Si el empelado saliente, demora o dilata la entrega, el jefe o superior inmediato deberá
designar un funcionario administrativo que realice el inventario físico y entregue los
bienes existentes al nuevo empleado de manejo. Para este efecto notificará al
funcionario saliente del procedimiento que se va a emplear, indicando lugar, fecha y
hora de iniciación del mismo.
De todo el proceso se dejará constancia en acta indicando las novedades que se
presenten.
Como registro de este tipo de inventarios queda como constancia los listados de los
bienes de consumo y devolutivos en bodega a la fecha del inventario con la firma de
quienes participaron en el procedimiento de inventarios. Si en el proceso se llegan a
presentar inconsistencias entre lo registrado y lo real o faltantes en la documentación
soporte de los procesos de control y administración de bienes del COPNIA, se
entenderá suspendido el proceso de entrega hasta tanto el responsable no subsane
dichas inconsistencias, sin perjuicio de las acciones disciplinarias y administrativas a
que hubiere lugar.
10.2.6 Control para el manejo de los bienes en servicio
El funcionario del almacén que debe ejercer el control de los bienes en servicio,
llevará un registro actualizado de las novedades y traslados, de tal forma que permitan
determinar en cualquier momento la relación de bienes a cargo de todos y cada una de
las dependencias y a cargo de todos y cada uno de los responsables que los usen o
custodien.
El responsable de almacén e inventarios envía a las dependencias y funcionarios de la
Entidad, por lo menos una vez al año, la relación de los bienes en servicio para que,

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previa confrontación física, cada responsable certifique su conformidad en un plazo no
mayor a cinco días hábiles siguientes.
Si el funcionario responsable de los bienes, encuentra inconsistencias al confrontar la
relación o acta de bienes que tiene a cargo contra el inventario físico realizado de los
bienes que le han sido suministrados para su servicio, comunicará por escrito dentro
del plazo antes estipulado, al funcionario de almacén sobre las diferencias detectadas
(faltantes, sobrantes) para que efectué las verificaciones y correcciones a que hubiere
lugar.
Si se presenta pérdida o daño grave de los bienes, de los cuales se presume alguna
responsabilidad del funcionario, al recibirlos el responsable del almacén e inventarios
los clasificará físicamente en la bodega hasta que se resuelva la solicitud de
investigación disciplinaria o fiscal a que haya lugar, el valor será cargado a la cuenta
del responsable, notificando al responsable de su inclusión con el fin que los restituya,
repare o pague a la mayor brevedad, o se resuelva de acuerdo con el fallo de la
investigación. El valor que se carga es el mismo que tenga el bien en el acta de avalúo.
Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, estos son cargados al jefe
respectivo y no a sus subalternos. Será a este a quien se le apoye con el respectivo
control.
En caso de presentarse el retiro de un funcionario de una dependencia o de la Entidad,
y con el fin de salvar cualquier responsabilidad futura, este debe presentarse ante el
responsable de almacén e inventarios o quien se haya delegado, para legalizar
mediante un documento previamente establecido, la entrega de los bienes que tenía a
su cargo y así obtener la autorización o el documento que de acuerdo con el
procedimiento le permite quedar en paz y salvo con el COPNIA. (Ver anexo 13.1)
Si el funcionario no lo hiciere desconociendo un acto de responsabilidad, es deber del
jefe inmediato informar al responsable del almacén e inventarios. Con propósito de
mantener los registros actualizados en esta materia, el Profesional de Gestión
Administrativa debe cruzar información periódica con el almacén de las novedades de
personal que se presenten.
10.3 ASEGURAMIENTO DE BIENES
10.3.1 Pólizas de seguros para bienes devolutivos y otros
Es responsabilidad del funcionario encargado de Servicios Generales y Almacén que
todo bien que adquiera el COPNIA para su operación, sea debidamente cubierto por las
pólizas de seguro que la Entidad tiene contratadas. Consistente con los reportes de
nuevos bienes, el funcionario tendrá a su cargo la labor de reportar cualquier novedad o
siniestro que llegare a afectar el patrimonio del COPNIA o la integridad física de un
tercero.

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Por lo anterior, el encargado de Servicios Generales y Almacén canaliza entre el
Intermediario de seguros todas las comunicaciones relacionadas exclusivamente con las
siguientes pólizas:
1. Manejo global comercial
2. Responsabilidad civil extracontractual
3. Todo riesgo daño material que incluye
§ Sustracción
§ Incendio y terremoto
§ Corriente débil (equipos electrónicos)
§ Rotura de maquinaria y equipo
§ Equipos portátiles
§ Contenidos
Por regla general, la vigencia de las pólizas de seguro en el COPNIA es de un año y su
renovación se hace de acuerdo con los procedimientos de contratación aplicables. El
Encargado de Servicios Generales y Almacén debe informar a Presupuesto cuatro
meses antes de que se venzan las pólizas para iniciar el proceso de contratación
correspondiente
10.3.2 Procedimiento para asegurar bienes devolutivos
1. Realizado el ingreso de bienes a la bodega del COPNIA, el responsable de
almacén e inventarios toma copia de la nota de entrada y de la factura de
adquisición de los bienes y proyecta una comunicación dirigida al Intermediario
donde se relacionan los nuevos bienes a incluir en las pólizas vigentes.
Igualmente, si se han tramitado bajas de bienes devolutivos que se encontraban
asegurados, estos también deben ser relacionados en la comunicación para que
se realicen los ajustes pertinentes en las pólizas del COPNIA.
La información mínima necesaria que debe ser reportada al Intermediario de
Seguros es: Descripción del activo, número de placa de inventario asignada, fecha
de adquisición, valor asegurado y valor de depreciación acumulada para el caso
de bienes dados de baja. Para que envíen la cotización correspondiente a la
modificación de la póliza base para obtener el certificado de disponibilidad
presupuestal CDP.
2. El responsable de almacén e inventarios recibe del intermediario de seguros la
cotización correspondiente al aseguramiento de los nuevos bienes, y procede a
cotejarla en cuanto a montos asegurados, porcentaje de la prima cobrada y las
condiciones de aseguramiento frente a las contratadas en las pólizas existentes.
En caso de que la cotización se ajuste a lo requerido por el COPNIA, la misma se

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envía al área de Compras y Presupuesto para iniciar el correspondiente proceso
de contratación.
Si por el contrario la cotización no se ajusta a las condiciones requeridas por el
COPNIA, el responsable de almacén e inventarios debe proyectar un oficio para
devolverla al Intermediario a fin de que corrija de acuerdo con las instrucciones
dadas en el oficio que se envía.
3. Una vez pagada la póliza y firmada por parte del Presidente del COPNIA, el
responsable de almacén e inventarios archiva el original de la misma en el folder
correspondiente.
10.3.3 Procedimiento en el caso de siniestros y reclamaciones ante la compañía de
seguros
· El funcionario que detecta el siniestro debe emplear todos los medios de que
disponga para evitar la propagación y extensión del mismo, salvar y conservar los
bienes asegurados.
· Dicho funcionario deberá instaurar la denuncia penal ante la autoridad respectiva
en caso de pérdidas o daño debido a hurto o hurto calificado, según las
definiciones del código penal y la orientación del Intermediario de seguros.
· El encargado del Seccional o del área afectada por el siniestro, debe comunicar
inmediatamente sobre el mismo al responsable de almacén e inventarios, y enviar
a más tardar al día siguiente de la fecha en que se haya conocido la ocurrencia
del siniestro, un memorando que contenga información detallada de los hechos
sucedidos, posibles causas y elementos afectados
Este informe debe contener como mínimo la siguiente información:
Ø Fecha y hora de ocurrencia de los hechos.
Ø Lugar donde se produjeron los hechos.
Ø Bienes o personal afectados
Ø Descripción detallada sobre la ocurrencia de los hechos
Ø Y debe contener copias de las denuncias e informes a que haya lugar
(bomberos, informe de expertos técnicos, de la oficina regional de la
aseguradora, etc.), así como pruebas fílmicas si las hubiere y testimonios
de testigos.
· El responsable de almacén e inventarios junto con el Profesional de Gestión
Administrativa, analizan la información recibida, y si es el caso, solicitan la
ampliación de la misma para poder determinar el impacto y grado del siniestro.

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· El responsable de almacén e inventarios proyecta oficio para informar del siniestro
a la aseguradora y el Intermediario de seguros, máximo al día hábil siguiente a los
hechos, con lo cual se inicia la reclamación. (anexa pruebas y demás material
fotos, testimonios, material fílmico).
· El responsable de almacén e inventarios efectúa el seguimiento al reclamo y
atiende de manera inmediata las solicitudes que el intermediario de seguros
pueda realizar sobre los hechos, con el fin de que la compañía de seguros envíe
su personal (ajustador) para que inspeccione el sitio del siniestro y genere su
informe final.
· El responsable de almacén e inventarios recibe el informe y analiza su
consistencia y ajuste a lo contratado en las pólizas del COPNIA, revisa la
liquidación y proyecta el oficio informando a la aseguradora y al Intermediario de
seguros, si la Entidad está de acuerdo o no con la misma.
· El encargado de Servicios Generales y Almacén recibe respuesta de la
aseguradora y la remite al Intermediario de seguros para calcular el valor estimado
del bien afectado, adicionalmente adjunta toda la información de reparaciones,
impedimentos a la propagación del siniestro, mantenimientos que se realizaron para
determinar una cuenta total del daño
· Con base en la liquidación del Intermediario de seguros Contabilidad genera la
cuenta de cobro para la aseguradora.
Notas
Adicional a las recomendaciones relacionadas en las instrucciones generales, el
responsable debe tener en cuenta algunos aspectos que son específicos para cada
ramo de seguros:
· Detalle del ramo
o Póliza todo riesgo – Incendio y/o rayo
· No remover u ordenar la remoción de los escombros que haya dejado
el siniestro, sin autorización escrita de la aseguradora.
· Solicitar el informe a los bomberos o a la autoridad competente, en
donde se establezcan las posibles causas del incendio.
· Elaboración de un inventario de los bienes afectados.
o Póliza todo riesgo – sustracción
· Elaboración de un inventario de los bienes sustraídos.
o Póliza todo riesgo – rotura de maquinaria y corriente débil
· Conservar las partes dañadas o defectuosas y tenerlas a disposición
de la aseguradora

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· Solicitar informe técnico por los daños y causas del siniestro,
elaborado por la firma encargada contratada para tal fin.
o Póliza responsabilidad civil extracontractual
· Informar de manera inmediata al COPNIA Nacional sobre toda
reclamación, demanda, citación o notificación que le sea informada
con ocasión de la reclamación por accidente en los que se involucre
a terceros.
· Informa detalladamente por escrito al COPNIA Nacional a más tardar
el día siguiente al hecho, sobre las causas, naturaleza y gravedad del
siniestro y la prueba de la pérdida.
· No incurrir en gasto alguno, ni hacer pagos, ni celebrar arreglos,
aceptar responsabilidades, desistir, transigir, hacer cesión de
derechos hasta tanto el COPNIA Nacional, bajo la asesoría de su
corredor de seguros, lo autorice.
o Manejo global
· Instaurar denuncia penal contra el empleado o empleador que haya
incurrido en el delito
· Relación de los valores, dineros o mercancías afectados por el
siniestro.
Garantías a mantener por parte del asegurado
La aseguradora en cada una de las pólizas de seguros establece una serie de
compromisos (garantías) que debe cumplir la entidad, so pena de llegar a perder el
derecho a la indemnización y dar lugar a la nulidad o terminación del contrato de seguros
en caso de incumplir de alguna o algunas de tales garantías.
Para el caso, las garantías o compromisos que debe observar los funcionarios de la
Entidad en torno al tema de seguros son los siguientes:
· Cualquier funcionario de la Entidad está obligado a declarar sinceramente y de
manera exacta, los hechos o las circunstancias en torno a la ocurrencia de
cualquier siniestro.
· Cualquier funcionario de la Entidad está obligado a informar de hechos o
circunstancias que impliquen la agravación objetiva de un riesgo.
· Ningún funcionario de la Entidad mantendrá en el sitio de trabajo elementos
azarosos, inflamables o explosivos, aparte de los que sean indispensables para
el correcto funcionamiento de los bienes.
· Respecto a los equipos electrónicos, los mismos se deben mantener en buen
estado de conservación y funcionamiento.

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