Presentatie van Jan Schrotenboer (Informatiemanager Gemeente Midden-Drenthe) op het Adocum Event over de digitale postkamer en zaakgericht werken bij de gemeente

1. 26 mei 2009 Jan Schrotenboer Informatiemanager Midden-Drenthe Midden-Drenthe gaat ‘zaaksgewijs’ digitaal

4. Strategie wettelijk dienstverlening efficiency Productmanagement Servicemanagement Verandermanagement Informatiemanagement

8. Informatiemanagement (Waarmee) wettelijk dienstverlening efficiency Kanalen Zaken Extern Intern Gegevens Product Auto- matiseren

11. Architectuur: De basis Zaken Gegevens Kaarten Belasting Vergunning BAG WOZ GBA GBA Luchtfoto MOR

12. Architectuur: Het integrale plaatje Zaken Gegevens Externe Zaken Externe Gegevens BackOffice TMV LVO LV BAG GBA-V Belasting ZS GovUnited Gouw Basis Vergunning GBA GBA WOZ BAG (E-)loket MD/KCC Kaarten ESRI MidOffice Post E-mail Balie Telefoon Fax   digitale postkamer

17.  Inkomende post Digitale Postkamer Midden/Drenthe Digitale Postkamer Midden-Drenthe  Inkomende post  Archiveren   Achteraf Post ter Kennisname € Facturen  Digitaal werken (Team Belastingen)  Analoog werken 20%  Vooraf Externe zaken  Key2Financiën  Zaaksysteem  Postvakjes Fysiek is niet digitaal! Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer

18. Proces scanstraat Voorbewerking Scannen Nabewerking Distributie Aanvoer @  €

19. Voorbewerking facturen Factuur Scheidingsblad Factuur Facturen Facturen Factuur Scheidingsblad Facturen Facturen Factuur Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Invoer Voorbewerking

20. Nabewerking facturen Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Extern factuurnummer Factuurdatum Bedrag excl. BTW BTW Totaalbedrag Bankgironummer Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking >80% BTW-check Bankgiro-check Metadata

21. Afvoer facturen Digitaal Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Numeriek Archiveren Koppeling Key2Financiën Fysiek Digitale factuurafhandeling Geen fysieke distributie

23. Voorbewerking Bouw & Milieu Registratie Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Invoer Voorbewerking Tekening Vergunning Aanvraag Access Zaak Document Document Document Zaak 1 Document Zaak 2 Aanvraag Document Vergunning Tekening Controle Controle  Docset Doctype Zaak 3  print  A0  A3/A4

24. Nabewerking bouw & milieu Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Zaaknummer Documenttype Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking Zaaktype Gekoppeld zaaknr Bestemmingsplan BWT-nummer BAG-objecten (max. 10) Access

25. Afvoer bouw & Milieu Digitaal Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Retour Archief Verwerking in Alfresco Fysiek Ontsluiting intern Case navigator Substitutie aanvragen Aanbieden zaaksysteem als achteraf zaken

27. Ambitie digitaal werken Archief Afhandeling Papier Digitaal Papier Generiek Specifiek 1 2 3 4 = Automatiseren Minimaal dus! Externe zaken (Start: Team Belastingen E-formulieren) Beleidszaken Projecten Interne zaken Extern Intern ACHTERAF VOORAF REGISTRATIE Ambitie Midden-Drenthe

28. Inkomende kanalen zaaksysteem  Scanstraat  Getekende stukken  Inkomende post  Bulk  Achteraf doc.   Conversie Webformulieren  Sjabloonomgeving  Inkomende kanalen Zaak systeem  Handmatig  Zaak  Document  Versie  Scanvelop 

29. Voorbewerking Inkomende post Post Post Post Post Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Documentset Document Post Bijlage Documentset Post Post Documentset Invoer Voorbewerking  Categorie Docset  D D

30. Nabewerking inkomende post Document(set) scheiding Voorbewerking Digitalisering Nabewerking Afvoer Aanvoer Scancategorie (Afdeling) Doc. Set (Paperclip) Scanreferentie Extractie Tijdloos formaat Validatie/Verrijking Scandatum

31. Document genereren en versturen Zaak Documenttype   H-boek P-boek Get. stukken  DIV Afdeling   W Zaaknummer Backoffice_ref Documenttype Documentnaam Bewaarplaats  Document Backoffice  W  print  scan

32. Bulk Zaak Backoffice  Bulk DIV  Zaaktype Resultaattype Backoffice_ref Intaketype 3) Documenttype 3) Documentnaam Zaaknaam 4) BSN-nummer Kvk-nummer Objectnr/adres  Zaak   print  scan

33. Archiveren op papier 9901 Batch: Vooraf Zaak Resultaat = vern. termijn Van: 9800 Tm: 10100 TRANSPORT 9900 TB 9901 TV 9902 TV 9903 TV … .. Van: 9700 Tm: 10200  scan   MTB Van: 9900 Tm: 10000 TB Van: 9700 Tm: 10200 TV

34. Scanstraat Midden-Drenthe Scanstraat Midden-Drenthe  Getekende stukken  Inkomende post  Bulk/Zaken @ Email  Uitgaande post  Bestaande archieven  Achteraf documenten IN ARCHIEF INTERN UIT €

35. ? Wij kijken net even verder! Met de poten in de modder! Het nieuwe DIV?