120年の老舗企業がkintoneを出会って大改革できた話
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“自分ゴト”の業務改善を
- 1. “⾃分ゴト”の業務改善を できる範囲、知ってる範囲に捕らわれない モバイルワークの実現 令和３年４⽉２１⽇ 堺市 ICTイノベーション推進室 阪井 志帆
- 2. ⾃⼰紹介 阪井 志帆 ⽒ 名 略 歴 H29.3 某⼤学 ⽂科系学部 卒業 H29.4 堺市役所 ⼊庁 企画部に配属 R2.4 ICTイノベーション推進室に異動 ICT初⼼者🔰のため、まだまだ勉強中… 趣 味 アウトドアアクティビティ ／ 動物観察 ／ LIVE・舞台観賞 etc…
- 3. 堺市について 堺市と⾔えば… 百⾆⿃・古市 古墳群 令和元年世界遺産登録決定︕
- 4. 堺市について 825,632⼈ ※令和2年9⽉現在 政令指定都市 ⼈ ⼝ ⾯ 積 149.82㎡ 市役所のある南海⾼野線「堺東」駅まで… 難波駅から 約15分 新⼤阪駅から 約40分 梅⽥駅から 約30分 関⻄国際空港から 約30分 ⼤阪国際空港（伊丹空港）から 約50分
- 5. “⾃分ゴト”の業務改善を できる範囲、知ってる範囲に捕らわれない モバイルワークの実現
- 6. モバイルワーク検討の経緯 ・指定のデータベースにある、 定型化された記録の中から、 必要な情報を確認 ・データベースから情報確認 ・現地調査内容等の記録 ・写真撮影、撮影地記録 ・即座に確認が必要な事項を庁内 職員とデータ共有しながら説明 ・記録内容の確認・整理 ・必要に応じ、内容を回議 ・フォルダ内に分散する、俗⼈化 した記録の中から必要な情報を 探し出し、紙にメモ ・持参のメモで情報確認 ・現地調査内容等のメモ ・撮影地のメモ ・即座に確認が必要な内容等は 庁内職員に⼝頭で説明 ・現地でのメモを報告書とし てデータファイルに記録 ・写真をPCに取り込み撮影地 メモとマッチングして整理 導⼊前 導⼊後 庁 内 ︵ 現 地 訪 問 前 ︶ 現 地 庁 内 ︵ 現 地 訪 問 後
- 7. モバイルワーク検討の経緯 働き⽅改⾰だぁ︕ モバイルワーク 在宅勤務
- 8. モバイルワーク検討の経緯 紙⽂書をデータで 持ち歩きたい メールを送りたい 移動中に報告書を 作成したい 共有フォルダ Word Outlook 使いたい… 使いたい… 使いたい… モバイルワークに 必要な機能は︖
- 9. モバイルワーク検討の経緯 紙⽂書をデータで 持ち歩きたい メールを送りたい 移動中に報告書を 作成したい 共有フォルダ Word Outlook 使いたい… 使いたい… 使いたい… モバイルワークに 必要な機能は︖ 本当に業務の効率化を⾏うために 業務のどの部分をどうやって モバイルワーク化するべきかを 検討する必要がある
- 10. モバイルワーク検討の経緯 できる範囲、知ってる範囲に捕らわれない モバイルワークの実現 ⽬標︓
- 11. モバイルワーク実現に向けた検討 〜システム先⾏ではなく、何がしたいか〜
- 12. モバイルワーク実現に向けた検討 公募で集まった7課に対して、３回のワークショップを実施し、 モバイルワークに求める機能の整理を⾏った。 あくまで主⼈公 はこの⼈たち︕
- 13. モバイルワーク実現に向けた検討 何のためにモバイルワークを活⽤するのか。 ⾃分ゴトで考える。 Step1 ．“Why”何のため︖ Step2 ．“What”何を実現︖ Step3 ．“How”どうやって︖ 仕事を再整理する“視点”と“狙いどころ” “制約”を外すために必要な機能を洗い出す。 モバイルワークの“制約”と”できること“から 実現させる範囲と必要な機能を明らかに。
- 14. モバイルワーク実現に向けた検討 モバイル端末さえあれば、 業務改善できるという漠然とした期待 各業務に沿ったアプリケーションが 必要との「気付き」 ワークショップ前 ワークショップ後
- 15. モバイルワーク実現に向けた検討 施設管理業務 ⾒たい時に ⾒れる 場所と内容を 同時に記録 同時に多くの⼈に 情報を伝える 図⾯修正前後の 変更箇所が分かる 監査業務 講評⽂書を 簡単に作成 監査履歴を 確認する チェックリストに ⼊⼒できる 根拠法令を 探せる 苦情対応業務 ⾃動で⼊⼒ できる 記録内容を 即情報共有 スケジュールを 確認できる 分かりやすい 指摘内容を提案 改めて… モバイルワークに 必要な機能は︖
- 16. 改めて… モバイルワークに 必要な機能は︖ モバイルワーク実現に向けた検討 施設管理業務 ⾒たい時に ⾒れる 場所と内容を 同時に記録 同時に多くの⼈に 情報を伝える 図⾯修正前後の 変更箇所が分かる 監査業務 講評⽂書を 簡単に作成 監査履歴を 確認する チェックリストに ⼊⼒できる 根拠法令を 探せる 苦情対応業務 ⾃動で⼊⼒ 記録内容を 即情報共有 スケジュールを 確認できる 分かりやすい 指摘内容を提案 こんないろんな機能、全部設計してたら お⾦と時間がいくらあっても⾜りない︕︕︕
- 17. モバイルワーク実現に向けた検討
- 18. アプリの改善要望 や欲しい機能を ⼤塚商会様へ依頼 依頼した内容を ⼤塚商会様が アプリに実装 職員が実際に 現場で使⽤し、 改善点や付加機能 等について確認・検討 依頼 実装 運⽤ モバイルワーク実現に向けた検討 訪問開発フロー
- 19. 現場職員が“⾃分ゴト”で考えて 実現したアプリ
- 20. 実現したアプリ ●⼯種毎に指摘の種類が⼊⼒ でき、指摘のあった部分が ⼀⽬でわかる ●現在の検査状況を⼊⼒し、 検査の進捗を確認可能 ●関連する打合せをルック アップで参照可能 Point ⼯事指摘事項アプリ
- 21. 実現したアプリ ●指摘のある部分を撮影し、直接メモして記録できるので状況 が伝わりやすい Point
- 22. 実現したアプリ ●取扱う⼯事情報をまとめて 管理可能に ●どの場所の、どんな業務 なのか施⼯条件等重要事項 も簡潔に確認可能 Point 現場調査記録アプリ
- 23. 実現したアプリ ●事業者からの質問及び 回答状況を随時確認可能 ●⼯事にあたっての注意事項 を定型化し漏らさず Check‼ Point 調整にあたっての 原則を注意喚起
- 24. 今後 ●業務の進め⽅に沿ったフォーマットで情報を 簡潔に記録︕ ●記録内容を定型化し、確認漏れを防⽌︕ ●写真への直接記⼊で正確に伝達︕ ●現地での記録を⾏い情報伝達をスムーズに︕ ●困りごとの共有でコミュニケーションが活発に︕ ●写真のデータ保存でペーパレス化を促進︕ ●上記を総じた可処分時間の創出 効果まとめ
- 25. 今後 職員⾃⾝が気づき、“⾃分ゴト”の業務改善を
