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© Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
Let’s make our business DRY
沖縄科学技術大学院大学 財務ディビジョン調達セクション
浜手 雄一郎
kintone - RPA連携で業務自動化

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© Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020 2
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非営利組織での導入目的と効果
システム化による業務改善ではなく、
システム化の前の業務改善
基幹業務システム＆RPA連携
ネタは３つ

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
誰?
•名前：浜手 雄一郎
•所属：沖縄科学技術大学院大学学園（OIST）
財務ディビジョン調達セクション（当時）
•経歴：博士(工学)/ポスドク/教員/事務職/技術員
（一人Diversity😂😂）
•趣味：料理（酒）
仕事（転職：OISTで6社目）

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
OIST?
•2011年11月開学
•内閣府直轄（文科省じゃないよ）
•2019年 Nature Normalized Index 世界9位
•外国人比率：教員63%、学生83%！
•沖縄振興予算の一部で運営、ほぼ全額国費だけど私立大学
•会計検査院の実地検査が年に2回もある！
超日本的なルール <--(事務職員)--> 外国人教員・スタッフ

5.
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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
調達セクション?
これ買いたい！
全学ERP
入札公告
発注
納品
契約手続
検収
ココ
ベンダー
メール・電話
20名

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
DRYとWET
•DRY = Don’t Repeat Yourself
•WET = Write Everything Twice
繰り返しは諸悪の根源！
cf. https://www.ohmsha.co.jp/book/9784274219337/

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7
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
課題：業務が超絶WET
全学ERP
・・・ いろんなExcel一覧表にコピペ
・・・ いろんな書類作成（コピペ）
・・・発注メールにコピペ
日々の業務
csv出力
手作業
で修正
月1業務
契約一覧

8.
8
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
課題：業務が超絶WET
全学ERP
・・・ いろんなExcel一覧表にコピペ
・・・ いろんな書類作成（コピペ）
・・・発注メールにコピペ
日々の業務 分
断
この子がDBとして
機能していない(涙)
csv出力
手作業
で修正
月1業務
契約一覧

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9
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
課題：業務が超絶WET
•慣れてしまうと、この作業が当たり前のことになる。
•当然、何かを改善すべき、という発想にならない。
•そもそも、改善するためのツールを知らない、時間がない。
大事なこと２点
• 今やってるこの作業はそもそも何のためにやってんの？
• 使えるツール、アンテナ張って知識を入れよう！

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10
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
何のための業務か？
•調達の本質的な目的：
公正・公平な手続きのもと、ベストバリューなお買い物
•書類の作成はそれに付随する単なるルーチンワーク
• ルーチンワークは極力システム化・自動化しよう！
• その分本来の業務目的に時間を割こう！
＊単純なコスト削減効果だけだと非営利組織には響かない
（試算500時間）

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11
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
具体的にどうする?
•そもそも基幹業務システムでそういった需要まかなえないの？
一部署のためだけのシステム改修は非現実的
•じゃー部署内でちゃんとしたDB持てば良くね？
•でも、作り込んだ後、いじれないとAccessの二の舞
kintoneならノンコーディングで後からいじれそう！
（部署内内製）

12.
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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
課題：業務が超絶WET
全学ERP
・・・ いろんなExcel一覧表にコピペ
・・・ いろんな書類作成（コピペ）
・・・発注メールにコピペ
日々の業務 分
断
この子がDBとして
機能していない(涙)
手作業
で修正
契約一覧
csv出力
月1業務

13.
13
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
課題：業務が超絶WET
全学ERP
日々の業務
手作業
で修正
契約一覧
csv出力
月1業務
サヨウナラ、コピペ

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14
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
課題：業務が超絶WET
全学ERP
日々の業務
手作業
で修正
契約一覧
サヨウナラ、コピペ
DRYな世界へようこそ！

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15
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
DRY & Automated
これ買いたい！
全学ERP
入札公告
発注
ベンダー
マクロ
RPA Assisted

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
DRY & Automated
これ買いたい！
全学ERP
入札公告
発注
ベンダー
マクロ
RPA Assisted
• 仕様書や見積書の精査
• 公平・公正さの確認
• ルール遵守の確認
など、人の判断が必要な業務に集中

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
使用前 <--> 使用後
前 後
ERPで新規案件確認 各自手動 RPAがkintoneに転記
受付簿に記入 複数のExcelに各自がコピペ RPAがkintoneに転記
ERPから必要書類・
データダウンロード
各自が手作業
（意外にメンドクサイ）
RPAがフォルダー自動生成
後、ダウンロード
各種書類作成 各自手作業（コピペ） kintoneで帳票作成
一例：新規案件取り掛かりまで
ココからスタート！

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
各担当者のデフォルトリスト画面

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
各担当者のデフォルトリスト画面
動画再生はここをクリック

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
契約案件管理アプリ
mailtoでメール作成
アクションで種々のリストを別アプリで管理
帳票作成

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
導入障壁＝活性化エネルギー
𝐻𝐻2 +
1
2
𝑂𝑂2
𝐻𝐻2𝑂𝑂
活性化エネルギー
熱(仕事)
エネルギー
スパーク
化学反応

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
導入障壁＝活性化エネルギー
エネルギー
ユーザー視点
効率化の効果
WET
新しい業務プロセス
DRY

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
効率化の効果
導入障壁＝活性化エネルギー
WET
エネルギー
新しい業務プロセス
DRY
なるべく小さく
なるべく大きく
・プラグイン
・Javascript
・RPA
ユーザー視点

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
RPA処理事例：ERPからcsvアップロード
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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
RPA処理事例：ERPからcsvアップロード
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26.
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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
kintone - RPA連携
kintoneで処理対象のリスト作成
リスト開く
0件？
End
1レコード処理 Status更新
No
Yes • ERPからの転記
• 公告
• 差し戻し
etc….

27.
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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
kintone - RPA連携
kintoneで処理対象のリスト作成
リスト開く
0件？
End
1レコード処理 Status更新
No
Yes • ERPからの転記
• 公告
• 差し戻し
etc….

28.
28
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
kintone - RPA連携
kintoneで処理対象のリスト作成
リスト開く
0件？
End
1レコード処理 Status更新
No
Yes • ERPからの転記
• 公告
• 差し戻し
etc….

29.
29
2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
kintone - RPA連携
kintoneで処理対象のリスト作成
リスト開く
0件？
End
1レコード処理 Status更新
No
Yes • ERPからの転記
• 公告
• 差し戻し
etc….
update

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
kintone - RPA連携
kintoneで処理対象のリスト作成
リスト開く
0件？
End
1レコード処理 Status更新
No
Yes • ERPからの転記
• 公告
• 差し戻し
etc….
これが後から簡単に追加できるのがkintoneの良さ

31.
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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
導入の効果
• 年度末（3月）に残業なし！
• 業務の棚卸しが出来た！
＊導入前のコスト削減効果の試算：年間500時間削減
• ルーチンワークは極力システム化・自動化しよう！
• その分本来の業務目的に時間を割こう！
結果

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
導入の効果
• 今やってるこの作業はそもそも何のためにやってんの？
新しい機能実装前に
• あれ？この処理、要らなくない？
• そもそもの業務フローを見直す。
• その後、改めて実装
• 内製の強み
• kintoneを使う理由

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
導入の効果
• 今やってるこの作業はそもそも何のためにやってんの？
多くの現場スタッフにこの意識が芽生えた
なぜか？
• 実際に自分の仕事が楽になるのを体感した
• 考える時間の余裕が出来た
• キャリアアップへのインセンティブ
異動後１年…
アプリ数：2030

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2 0 2 1 / 5 / 2 6 © Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020
導入の効果
DRY化
時間の余裕
本質への気付き
改善への意欲
WETなまま
処理に没頭
余裕時間がない
気付きが発生しない
Positive Cycle Negative Cycle
閑散期にDRY化して繁忙期に備えよう！

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© Okinawa Institute of Science and Technology Graduate University 2020 35
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非営利組織での導入目的と効果
システム化による業務改善ではなく、
システム化の前の業務改善
基幹業務システム＆RPA連携
まとめ
部署内小回り内製開発
DRY化でPositive Cycle
働きがい向上

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ありがとうございます!