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Marco Schrader
Vertriebsleiter IBM PSC Nord




BAW Herbst 2012

Smarter Work - eine integrierte Lösung zur Bewältigung der Info-Flut

Oder: Tipps & Tricks am Notes Client & IBM Notes 9 steht vor der Tür.




 1                                                                      © 2012 IBM Corporation
Agenda

Was ist smarter work?
  • Wie geht man vor?
  • Was sind Anforderungen an die IT?



Gewußt wie: Einfache Tipps mit IBM Notes, die das (elektronische) Leben einfacher machen
   Mail
   Kalender

Collaboration für Fortgeschrittene
    Widgets
    Sametime Unified Telephony



        Live Beispiel Unified Communication and Collaboration am IBM System




 2                                                                               © 2012 IBM Corporation
Was versteht IBM unter Smarter Work?


    „When you inspire your workforce to
     innovate and collaborate more
     productively, you create business value.“

    Eigentlich geht es darum, den Esprit, den
      Enthusiasmus, den Ideenreichtum, die
      Leistungsbereitschaft, die Motivation, den
      Unternehmergeist eines Startups in beliebige
      Organisationen zu bringen.       (frei nach Dr. Buhse, doubleyuu.com)




3                                                                             © 2012 IBM Corporation
Picture copyright unknown
4                    © 2012 IBM Corporation
Wie geht man vor?

    Je nach Unternehmenskultur wählt man einen überschaubaren Startpunkt oder
     einen Fachbereich als Startpunkt. Beispiele sind zB. die Auszubildenden des
     Unternehmens oder ein Fachbereich wie Marketing / Presse / PR oder Forschung und
     Entwicklung.
    Auch auf der Technologie Seite entscheiden, ob ich Module oder Produktfeatures
     aufsparen bzw. weglassen kann.
    Die Mitbestimmung frühzeitig einbinden oder bereits dort den Startpunkt setzen.
    Je nach Zielgruppe sind Trainings einzuplanen. Der Umfang reicht von minimal bis
     umfangreich.
    Klar definieren, wie lange der Pilotzeitraum dauern soll, wie Ergebnisse festgehalten
     werden und was danach passiert. Was sind die Erfolgskriterien?
    Die Rolle des Projektleiters klar definieren und diesen offiziell ernennen.

    IBM bietet interessierten Kunden und Partnern einen strukturierten Workshop (Social
     Business Agenda), in dem ROIs, mögliche Startpunkte, Kosten sowie Peer-Group-
     Vergleiche enthalten sind.



5                                                                               © 2012 IBM Corporation
Was sind Anforderungen an die IT?


       Smarter Work ist mehr als die Nutzung von Social Tools. Es bedeutet vor Allem
        eine veränderte Unternehmens- und Kommunikationskultur nach den Prinzipien des
        Web 2: Transparenz, Offenheit und Respekt.
       Die IT steht also erst an zweiter Stelle. Die Unternehmensführung muss als Erstes
        hinter der Idee der effektiveren Zusammenarbeit stehen. Dies ist ein Leadership
        Thema!
       Mit Projekten rund um Enterprise 2.0, Smarter Work, Social Business rücken sofort die
        Themen Sicherheit, Device Strategy, BYOD ect. auf den Plan. Mittlerweile gibt es zu
        allen Punkten Best-Practices via vielen Partnern und IBM selbst.
       Mit Blick auf geeignete Tools stellen sich dann Fragen wie:

             Personalisierbarkeit,
             Wiedererkennungswert,
             Arbeiten mit Dokumenten,
             Informationsstrukturierung, Informationsfilterung, Weiterleiten von Informationen,
             Social Analytics,
             Integration in IT-Landschaft, inkrementelle Funktionserweiterung, customized Extensions,
             Berechtigungsmanagement,
             Unterstützung (teil-) standardisierter Interaktion ect. ect.

6                                                                                                    © 2012 IBM Corporation
Es ist ein Leadership Thema!




7                              © 2012 IBM Corporation
Doch man kann auch ganz einfach starten.
Ohne Projekt und Budget.
Basics → Mail




8                                          © 2012 IBM Corporation
Basics – Mail



Don't let your inbox ruin your day
    eMails von wichtigen Personen farblich hervorheben
    Auf eMails fokussieren, in denen ich direkt angesprochen werde
    Mail rules helfen die Inbox zu strukturieren


Did you ever forget to answer an e-mail?
     Use the Follow-up-Flag to get a reminder
     Look at the inline threaded view to remember what was going on




 9                                                                     © 2012 IBM Corporation
Basics – Mail – Farben in die Inbox bringen



Farbige Zeilen weisen auf emails Ihrer Kunden oder Ihrer Vorgesetzten hin



How to enable colored rows:
   Click on “More” > “Preferences...”
   Select the Tabs “Mail” > “Sender Colors”




 10                                                                         © 2012 IBM Corporation
Basics – Mail – Farben in die Inbox bringen



        Then enter Sender Names
         (or parts of it like “/IBM” or “/Germany” or “@de.ibm.com”)
        and give them a nice fore- and background color
        When you close the Preferences dialog, the Inbox
         (and most other views) will immediately start to colorize the view entries.




11                                                                                     © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! – Mail – Nur ich?!



Manchmal ist es wichtig zu wissen, wie groß der Verteiler ist:


                                                             Many recipients –
                                                            and I was mentioned
                                                                  by name


                                                             Just me


                                                              Me and
                                                             just one
                                                               other
                                                             recipient




 12                                                                               © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! – Mail – Just me?!



How to enable these indicators:
   Open “More” > “Preferences...”
   Tabs “Mail” > “Recipient Icons”
   Don't forget to add special IDs or mail addresses that refer to you
      in order to improve the capability of this function




 13                                                                       © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! – Mail – Rules arbeiten für Dich




14                                             © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! – Mail



Don't let your inbox ruin your day
    Mark e-mails from important people with appropriate colors
    Focus on e-mails for which you are the only recipient
    Use mail rules to get annoying system messages out of your inbox
Did you ever forget to answer an e-mail?
     Use the Follow-up-Flag to get a reminder
     Look at the inline threaded view to remember what was going on




 15                                                                     © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! – Mail – Nachverfolgung

      Select a document in your Inbox
      Click on Quick-Flag
      or set detailed alarm options




      Use the mini-view
       (it's located in the lower left
       corner) to track these mails




16                                       © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! – Mail – Email Ping-Pong in Diskussions Ansicht



Easily find the conversation which belongs to the selected mail:
    Click on the twistie next to the subject to open the mail-thread.
    The subject will be replaced by the first words of each e-mail within
        this conversation to provide a quick overview.




 17                                                                          © 2012 IBM Corporation
Basics → Kalender




18                  © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! - Kalender



        Find available times for your meetings
        Add external calendars to your calendar view




19                                                      © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! – Kalender – Meetings



Find a date and time that's good for all required attendees




 20                                                           © 2012 IBM Corporation
Gewußt wie! - Kalender – externe Kalender einblenden



     
         Colleague's Notes Calendar
     
         Google Calendars
         (private and public)
              Private Appointments
               are kept private
     
         iCal – Calendar Feeds
              Public Holidays
     
         ...




21                                                     © 2012 IBM Corporation
Collaboration für Fortgeschrittene




22                                   © 2012 IBM Corporation
Extending IBM Notes and
the embedded IBM Sametime using Widgets


Go to “File” > “Preferences” - select “Widgets” on the left menu column
    Enable and browse the Widget-Catalog widgets.nsf on
        WIDGETS/WTF/A/Lotus (address: widgets.edc.lotus.com)
       See also: http://ibmurl.hursley.ibm.com/22TI




 23                                                                       © 2012 IBM Corporation
Recommended Widgets



People Pad
    provides a detailed list of people mentioned in an e-mail or calendar entry


Wildfire
    provides access to your IBM Connections,
       Facebook, twitter, and many more accounts right from your IBM Lotus Notes client.

Quick Response for Sametime
    lets you pre-define text-messages for quick answering within IBM Sametime
      (for example: „Please call me: +1-212-555-1234“)

IBM Connections
    This widget shows your status-updates and files in the sidebar.
      It is available from the Greenhouse Plug-In-Catalog: http://ibmurl.hursley.ibm.com/3AEB
    Hint: There is also a small utility which gives you access to your files and folders in Connections
      from Windows Explorer, Outlook and MS Office (see: http://ibmurl.hursley.ibm.com/2OOK )


 24                                                                                        © 2012 IBM Corporation
Telefonieren aus IBM Notes



You need to run SUT
SUT provides one telephone number for all your devices
     Workstation – soft phone
     Mobile Phone
     Office
Dial directly from e-mails or Sametime Contacts
Transfer calls between your devices




 25                                                      © 2012 IBM Corporation
DANKE!




         Marco Schrader                     IBM Deutschland GmbH
         Partnership Solution Center Nord   Beim Strohhause 17
         Vertriebsleiter                    20097 Hamburg

                                            Phone +49-175 4364 786
                                            Marco.Schrader@de.ibm.com




26                                                                      © 2012 IBM Corporation
27   © 2012 IBM Corporation
Legal Disclaimer
     © IBM Corporation 2012. All Rights Reserved.

     The information contained in this publication is provided for informational purposes only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the information contained in
            this publication, it is provided AS IS without warranty of any kind, express or implied. In addition, this information is based on IBM’s current product plans and strategy, which are subject
            to change by IBM without notice. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or otherwise related to, this publication or any other materials. Nothing contained in
            this publication is intended to, nor shall have the effect of, creating any warranties or representations from IBM or its suppliers or licensors, or altering the terms and conditions of the applicable
            license agreement governing the use of IBM software.

     References in this presentation to IBM products, programs, or services do not imply that they will be available in all countries in which IBM operates. Product release dates and/or capabilities referenced
            in this presentation may change at any time at IBM’s sole discretion based on market opportunities or other factors, and are not intended to be a commitment to future product or feature
            availability in any way. Nothing contained in these materials is intended to, nor shall have the effect of, stating or implying that any activities undertaken by you will result in any specific sales,
            revenue growth or other results.

     IBM, the IBM logo, Lotus, Lotus Notes, Notes, Domino, and Sametime are trademarks of International Business Machines Corporation in the United States, other countries, or both.

     Microsoft and Windows are trademarks of Microsoft Corporation in the United States, other countries, or both.

     All references to Renovations refer to a fictitious company and are used for illustration purposes only.




28                                                                                                                                                                                      © 2012 IBM Corporation

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Das Ende von Social Business, wie wir es kennen
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Smarter Work Live (for IBM Business Partners at Business After Work)

  • 1. Marco Schrader Vertriebsleiter IBM PSC Nord BAW Herbst 2012 Smarter Work - eine integrierte Lösung zur Bewältigung der Info-Flut Oder: Tipps & Tricks am Notes Client & IBM Notes 9 steht vor der Tür. 1 © 2012 IBM Corporation
  • 2. Agenda Was ist smarter work? • Wie geht man vor? • Was sind Anforderungen an die IT? Gewußt wie: Einfache Tipps mit IBM Notes, die das (elektronische) Leben einfacher machen  Mail  Kalender Collaboration für Fortgeschrittene  Widgets  Sametime Unified Telephony  Live Beispiel Unified Communication and Collaboration am IBM System 2 © 2012 IBM Corporation
  • 3. Was versteht IBM unter Smarter Work? „When you inspire your workforce to innovate and collaborate more productively, you create business value.“ Eigentlich geht es darum, den Esprit, den Enthusiasmus, den Ideenreichtum, die Leistungsbereitschaft, die Motivation, den Unternehmergeist eines Startups in beliebige Organisationen zu bringen. (frei nach Dr. Buhse, doubleyuu.com) 3 © 2012 IBM Corporation
  • 4. Picture copyright unknown 4 © 2012 IBM Corporation
  • 5. Wie geht man vor?  Je nach Unternehmenskultur wählt man einen überschaubaren Startpunkt oder einen Fachbereich als Startpunkt. Beispiele sind zB. die Auszubildenden des Unternehmens oder ein Fachbereich wie Marketing / Presse / PR oder Forschung und Entwicklung.  Auch auf der Technologie Seite entscheiden, ob ich Module oder Produktfeatures aufsparen bzw. weglassen kann.  Die Mitbestimmung frühzeitig einbinden oder bereits dort den Startpunkt setzen.  Je nach Zielgruppe sind Trainings einzuplanen. Der Umfang reicht von minimal bis umfangreich.  Klar definieren, wie lange der Pilotzeitraum dauern soll, wie Ergebnisse festgehalten werden und was danach passiert. Was sind die Erfolgskriterien?  Die Rolle des Projektleiters klar definieren und diesen offiziell ernennen.  IBM bietet interessierten Kunden und Partnern einen strukturierten Workshop (Social Business Agenda), in dem ROIs, mögliche Startpunkte, Kosten sowie Peer-Group- Vergleiche enthalten sind. 5 © 2012 IBM Corporation
  • 6. Was sind Anforderungen an die IT?  Smarter Work ist mehr als die Nutzung von Social Tools. Es bedeutet vor Allem eine veränderte Unternehmens- und Kommunikationskultur nach den Prinzipien des Web 2: Transparenz, Offenheit und Respekt.  Die IT steht also erst an zweiter Stelle. Die Unternehmensführung muss als Erstes hinter der Idee der effektiveren Zusammenarbeit stehen. Dies ist ein Leadership Thema!  Mit Projekten rund um Enterprise 2.0, Smarter Work, Social Business rücken sofort die Themen Sicherheit, Device Strategy, BYOD ect. auf den Plan. Mittlerweile gibt es zu allen Punkten Best-Practices via vielen Partnern und IBM selbst.  Mit Blick auf geeignete Tools stellen sich dann Fragen wie:  Personalisierbarkeit,  Wiedererkennungswert,  Arbeiten mit Dokumenten,  Informationsstrukturierung, Informationsfilterung, Weiterleiten von Informationen,  Social Analytics,  Integration in IT-Landschaft, inkrementelle Funktionserweiterung, customized Extensions,  Berechtigungsmanagement,  Unterstützung (teil-) standardisierter Interaktion ect. ect. 6 © 2012 IBM Corporation
  • 7. Es ist ein Leadership Thema! 7 © 2012 IBM Corporation
  • 8. Doch man kann auch ganz einfach starten. Ohne Projekt und Budget. Basics → Mail 8 © 2012 IBM Corporation
  • 9. Basics – Mail Don't let your inbox ruin your day  eMails von wichtigen Personen farblich hervorheben  Auf eMails fokussieren, in denen ich direkt angesprochen werde  Mail rules helfen die Inbox zu strukturieren Did you ever forget to answer an e-mail?  Use the Follow-up-Flag to get a reminder  Look at the inline threaded view to remember what was going on 9 © 2012 IBM Corporation
  • 10. Basics – Mail – Farben in die Inbox bringen Farbige Zeilen weisen auf emails Ihrer Kunden oder Ihrer Vorgesetzten hin How to enable colored rows:  Click on “More” > “Preferences...”  Select the Tabs “Mail” > “Sender Colors” 10 © 2012 IBM Corporation
  • 11. Basics – Mail – Farben in die Inbox bringen  Then enter Sender Names (or parts of it like “/IBM” or “/Germany” or “@de.ibm.com”)  and give them a nice fore- and background color  When you close the Preferences dialog, the Inbox (and most other views) will immediately start to colorize the view entries. 11 © 2012 IBM Corporation
  • 12. Gewußt wie! – Mail – Nur ich?! Manchmal ist es wichtig zu wissen, wie groß der Verteiler ist: Many recipients – and I was mentioned by name Just me Me and just one other recipient 12 © 2012 IBM Corporation
  • 13. Gewußt wie! – Mail – Just me?! How to enable these indicators:  Open “More” > “Preferences...”  Tabs “Mail” > “Recipient Icons”  Don't forget to add special IDs or mail addresses that refer to you in order to improve the capability of this function 13 © 2012 IBM Corporation
  • 14. Gewußt wie! – Mail – Rules arbeiten für Dich 14 © 2012 IBM Corporation
  • 15. Gewußt wie! – Mail Don't let your inbox ruin your day  Mark e-mails from important people with appropriate colors  Focus on e-mails for which you are the only recipient  Use mail rules to get annoying system messages out of your inbox Did you ever forget to answer an e-mail?  Use the Follow-up-Flag to get a reminder  Look at the inline threaded view to remember what was going on 15 © 2012 IBM Corporation
  • 16. Gewußt wie! – Mail – Nachverfolgung  Select a document in your Inbox  Click on Quick-Flag  or set detailed alarm options  Use the mini-view (it's located in the lower left corner) to track these mails 16 © 2012 IBM Corporation
  • 17. Gewußt wie! – Mail – Email Ping-Pong in Diskussions Ansicht Easily find the conversation which belongs to the selected mail:  Click on the twistie next to the subject to open the mail-thread.  The subject will be replaced by the first words of each e-mail within this conversation to provide a quick overview. 17 © 2012 IBM Corporation
  • 18. Basics → Kalender 18 © 2012 IBM Corporation
  • 19. Gewußt wie! - Kalender  Find available times for your meetings  Add external calendars to your calendar view 19 © 2012 IBM Corporation
  • 20. Gewußt wie! – Kalender – Meetings Find a date and time that's good for all required attendees 20 © 2012 IBM Corporation
  • 21. Gewußt wie! - Kalender – externe Kalender einblenden  Colleague's Notes Calendar  Google Calendars (private and public)  Private Appointments are kept private  iCal – Calendar Feeds  Public Holidays  ... 21 © 2012 IBM Corporation
  • 22. Collaboration für Fortgeschrittene 22 © 2012 IBM Corporation
  • 23. Extending IBM Notes and the embedded IBM Sametime using Widgets Go to “File” > “Preferences” - select “Widgets” on the left menu column  Enable and browse the Widget-Catalog widgets.nsf on WIDGETS/WTF/A/Lotus (address: widgets.edc.lotus.com) See also: http://ibmurl.hursley.ibm.com/22TI 23 © 2012 IBM Corporation
  • 24. Recommended Widgets People Pad  provides a detailed list of people mentioned in an e-mail or calendar entry Wildfire  provides access to your IBM Connections, Facebook, twitter, and many more accounts right from your IBM Lotus Notes client. Quick Response for Sametime  lets you pre-define text-messages for quick answering within IBM Sametime (for example: „Please call me: +1-212-555-1234“) IBM Connections  This widget shows your status-updates and files in the sidebar. It is available from the Greenhouse Plug-In-Catalog: http://ibmurl.hursley.ibm.com/3AEB  Hint: There is also a small utility which gives you access to your files and folders in Connections from Windows Explorer, Outlook and MS Office (see: http://ibmurl.hursley.ibm.com/2OOK ) 24 © 2012 IBM Corporation
  • 25. Telefonieren aus IBM Notes You need to run SUT SUT provides one telephone number for all your devices  Workstation – soft phone  Mobile Phone  Office Dial directly from e-mails or Sametime Contacts Transfer calls between your devices 25 © 2012 IBM Corporation
  • 26. DANKE! Marco Schrader IBM Deutschland GmbH Partnership Solution Center Nord Beim Strohhause 17 Vertriebsleiter 20097 Hamburg Phone +49-175 4364 786 Marco.Schrader@de.ibm.com 26 © 2012 IBM Corporation
  • 27. 27 © 2012 IBM Corporation
  • 28. Legal Disclaimer © IBM Corporation 2012. All Rights Reserved. The information contained in this publication is provided for informational purposes only. While efforts were made to verify the completeness and accuracy of the information contained in this publication, it is provided AS IS without warranty of any kind, express or implied. In addition, this information is based on IBM’s current product plans and strategy, which are subject to change by IBM without notice. IBM shall not be responsible for any damages arising out of the use of, or otherwise related to, this publication or any other materials. Nothing contained in this publication is intended to, nor shall have the effect of, creating any warranties or representations from IBM or its suppliers or licensors, or altering the terms and conditions of the applicable license agreement governing the use of IBM software. References in this presentation to IBM products, programs, or services do not imply that they will be available in all countries in which IBM operates. Product release dates and/or capabilities referenced in this presentation may change at any time at IBM’s sole discretion based on market opportunities or other factors, and are not intended to be a commitment to future product or feature availability in any way. Nothing contained in these materials is intended to, nor shall have the effect of, stating or implying that any activities undertaken by you will result in any specific sales, revenue growth or other results. IBM, the IBM logo, Lotus, Lotus Notes, Notes, Domino, and Sametime are trademarks of International Business Machines Corporation in the United States, other countries, or both. Microsoft and Windows are trademarks of Microsoft Corporation in the United States, other countries, or both. All references to Renovations refer to a fictitious company and are used for illustration purposes only. 28 © 2012 IBM Corporation