Adm. Jorge Elias Aoni Palestrante Possui Graduação, Pós-Graduação e Mestrado em Administração de Empresas pela FGV-SP, com especialização em Administração Financeira; ministra cursos, palestras e treinamentos em gestão de rede de negócios, empreendedorismo, home-office, franquia, administração financeira e custos; Coordenador do grupo de Excelência em Empreendedorismo e Inovação do Conselho Regional de Administração de São Paulo – CRA; Diretor do Sindaesp – Sindicato das Empresas de Administração no Estado de São Paulo; Especialista em e-Social, publica posts de orientação sobre o programa no site da ADM-Associação Brasileira de Administração.

1. E-Social e seus impactos perante os síndicos e as
administradoras
Idealização: GEAC (Grupo de Excelência em Administração de Condomínios)
Palestrante: Adm. Jorge Elias Aoni
São Paulo - 22/05/2018

2. Impactos na Gestão de
Condomínios

3. Impactos na gestão de
condomínios
Programa
1. O que é - Objetivos
2. Eventos e RET
3. Conteúdo e forma de transmissão de Eventos
4. Cronograma de implantação do sistema
5. Inconsistências
6. Prazos para envio dos Eventos
7. Impactos no dia a dia do Condomínio/Administradora
8. Desafios para a Administração de Condomínios
9. Planejamento da implantação
10. Dicas para o Síndico e Conselheiros

4. eSocial: O que é
Obrigações
Fiscais
Tributárias
Previdenciárias
Trabalhistas
MINISTÉRIO DO
Trabalho e Emprego

5. Racionalizar o
cumprimento
de obrigações
Garantir direitos
previdenciários
e trabalhistas
Dar tratamento
diferenciado às
EPPs e MEs
Eliminar
redundância
nas informações
Melhorar a
qualidade das
informações
Objetivos do eSocial

6. Objetivos do eSocial
CombaterReverter
NÃO!

7. Objetivos do eSocial
Fraudes no Seguro Desemprego = 1 Bilhão
Folha de Pgtº ≠ GFIP : 4 Bilhões
FGTS sob ação fiscal = 2 Bilhões
Trabalho autônomo informal = 30%
Arrecadar...
Afinal...
estamos... em crise !!!

8. Que informações transmitir
Eventos Iniciais
Tabelas do Empregador
Eventos Não Periódicos
Eventos Periódicos

9. Eventos Iniciais
Identificação do Empregador
• Matriz
• Filiais
• Obras de construção civil
• Pessoa Jurídica
• Pessoa Física
Cadastro Inicial dos vínculos
Qualificação Cadastral dos Empregados

10. Tabelas do Empregador
25Tabelas do Empregador, pré-requisitos para eventos:
▪ horário contratual
▪ jornada de trabalho
▪ folha de pagamento
▪ lotações
▪ relação de cargos, carreiras, patentes e funções
▪ ambientes de trabalho
▪ informações de processos administrativos e judiciais
▪ operadores portuários
▪ outras para verificação da integridade dos eventos

11. Eventos Não Periódicos
Mudanças na relação empresa/empregado:
✓ Admissão
✓ Alteração de salário
✓ Acidentes (CAT)
✓ Ambiente de trabalho (riscos)
✓ Alterações de função
✓ Licenças (saúde)
✓ Afastamentos
✓ Desligamento etc

12. Eventos Periódicos
Periodicidade previamente definida:
➢ Folha de Pagamentos
➢ Encargos sociais
➢ Outros

13. De onde as informações são tiradas
Folha de Pagamentos
Empregados
Eventuais
(Outros Contribuintes Individuais)
TSV
(Trabalhador Sem Vínculo)
SST
Desli
gamento
Afastamen
tos CAT
Alterações
Admissão
Início
Alterações
Término
RET

14. Como as informações são transmitidas
Empregador Doméstico
Micro e Pequena empresa (Simples)
Pequeno produtor rural
Contribuinte individual equiparado a empresa
Segurado especial
USO DO CÓDIGO DE ACESSO OPCIONAL PARA:
MEI = 1 empregado

15. Como as informações são transmitidas
Entes Participantes
Informa eventos via
WEBSERVICE com assinatura
digital ou WEB com Código de
Acesso no Portal do eSocial
Gera arquivos em leiautes xml
Transmite ao Ambiente
Nacional do eSocial
Busca protocolos e
recibos
Recebe os arquivos enviados
Aplica validação e gera
protocolo
Retorna arquivos resposta:
❖ Recibo de Entrega
❖ Mensagem de erro: rejeita
Usam as
informações
dentro de suas
competências
Empregador

16. Cronograma de Implantação
Empregador Doméstico 10/2015 Fiscalização agendada

17. Como as inconsistências são corrigidas
Sanadas pelo empregado
(com orientação da empresa)
Inconsistências
“Gaps”
Nome
informado
Data Nascimento
informada
CPF
informado
NIS (NIT/PIS/PASEP)
informado Mensagem Orientação
CLAUDIA CAFÉ LEITE 21/12/1977
303.313
.333-69
1.234.567.890-0
O número de CPF
informado é diferente
do existente ou não
consta no Cadastro da
CAIXA.
Verifique os dados digitados ou a empresa deverá acessar o Cadastro NIS
Empresa e informar os dados do empregado para pesquisa e consequente
atualização ou o empregado deverá corrigir ou inserir o CPF numa agência
da CAIXA.

18. NIS administrado pela CAIXA Serviço Cadastro NIS do Conectividade Social-CAIXA
NIS administrado pelo BB Direcionado à rede de atendimento do BB
NIS administrado pelo INSS Agendamento eletrônico ou Central de Atendimento 135
CPF nulo ou cancelado Direcionado a uma unidade da RFB
Como as inconsistências são corrigidas

19. Prazos para transmissão dos eventos
Eventos Não Periódicos (RET)
Na data de ocorrência. Em TEMPO REAL
Cada evento possui seu prazo de envio.
Ex: Desligamentos, alterações contratuais,
licenças, CAT etc
Eventos Periódicos
No dia 7 do mês subsequente ou antes.
Ex: Folha de Pagamentos etc
Admissão

20. PERDAS DE DIREITOS
DO TRABALHADOR
O CNAE DA EMPRESA, A NOTA FISCAL ELETRÔNICA, O FAP - FATOR
ACIDENTÁRIO DE PREVENÇÃO SÃO INDICADORES DOS RISCOS
EXISTENTES
AUTUAÇÕES POR NÃO
CUMPRIMENTO DA
LEGISLAÇÃO
PAGAMENTO INCORRETO
DOS IMPOSTOS
Impacto no dia a dia do Condomínio/Administradora

21. RECURSOS
HUMANOS
FINANCEIRO
NÃO DISPONIBILIZA AS INFORMAÇÕES
EM TEMPO REAL
DESCUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES
TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS
AUTUAÇÕES POR NÃO PAGAMENTO
DAS OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS
PROCESSOS JUDICIAIS
FISCAIS E TRABALHISTAS
FISCAL
TRUBUTÁRIO
JURÍDICO
CONTÁBIL
NÃO CONSEGUIRÁ EMITIR AS GRs PARA
CRIAR O FATO GERADOR
Impacto no dia a dia do Condomínio/Administradora

22. Investimento em programa
PVA e Mensageria
Eventos complexos e trabalhosos
Novo Regulamento
Interno
Alternativa para:
Padronização dos leiautes dos arquivos com os leiautes do eSocial em XML
Desafios para a Administração de Condomínios
Diferenças de rubricas e
códigos de matrículas

23. Tipos de Administração de Condomínios
1. Com o auxílio de uma Administradora
2. Síndico Profissional
3. Cogestão
4. Autogestão
Informações Condomínio Administradora eSocial
Informações Condomínio Escritório eSocial
Informações Condomínio Profissionais externos eSocial
Informações Condomínio Conselheiros eSocialSíndico
Conselheiros

24. Necessidade de sincronismo e tempestividade no fluxo de informações
Impacto Cultural: Mudança de hábitos na guarda e manuseio de documentos
Maioria dos Eventos são informados em tempo real, daí...
Contratação de funcionários: informar na VÉSPERA
Contato em tempo real entre Condomínio e Administradora/Contador
Acidentes de Trabalho: CAT até 24 horas
SST: Laudos dentro da validade – contratar empresa de SST
Terceirizados: Atentar normas de retenções.Testar capacidade/conhecimento
Condomínio/Administradora/Contador: Corresponsáveis pelas informações
Desafios para a Administração de Condomínios

25. Planejamento da Implantação
DIREÇÃO
RH CONTÁBIL TRIBUTÁRIO FINANCEIRO JURÍDICO
TI
GT

26. Planejamento da Implantação
Áreas Impactadas
Alta
Administração
Governança
Corporativa
Compliance
Recursos
Tecnológicos
Processos
Pós
Implantação
Pessoas

27. Planejamento da Implantação
Quais os principais investimentos para a adequação?
Novo sistema informatizado (SOFTWARE)
que atenda aos leiautes XML do eSocial
Aquisição de programa PVA
Redesenho dos processos
internos
Confecção de um novo
Regulamento Interno
com Plano de Contas adaptado aos
leiautes do eSocial
*Treinamento de pessoal interno
*Contratação de pessoal qualificado
Aquisição de Mensageria

28. Planejamento da Implantação
1. Diagnóstico Inicial de toda a documentação legal:
▪ Contratos, registros, licenças, certificados, alvarás
▪ Revisão nas informações dos cadastros e tabelas
▪ Cadastro dos empregados: Ordenação e coerência,
respeitando os pré-requisitos do eSocial
2. Medição da qualidade e adequação dessas informações
Por onde começar a adequação?
1º Passo
Qualificação Cadastral dos Empregados

29. Planejamento da Implantação
Alta
Administração
Mudança na cultura de gestão
do Condomínio
Cobrança e Apoio Incondicional
Compromi$$o com Tecnologia
Capacitação
Participação
Plano de
Comunicação
Interna
Retorno
Menos inconsistências
Maior eficiência
Tempestividade
Menos multas
Maior segurança
Confiabilidade
Melhoria na Gestão de
Processos

30. Planejamento da Implantação
Governança
Corporativa
Gestão de Projeto (PMO)
Estrutura Interação entre as áreas
Papéis
Responsabilidades
Redesenho do Fluxo de Valor
Capacitação

31. Planejamento da Implantação
Treinamento e contratação de pessoal qualificado
Confecção de um novo Regulamento Interno
Redesenho dos processos internos
Cadastro Inicial dos vínculos/Revisão
Qualificação Cadastral dos Empregados
Compliance
Diagnóstico inicial da qualidade da
documentação, cadastros, tabelas e
adequação das informações aos leiautes
do eSocial
Novo sistema informatizado (SOFTWARE)
que atenda aos leiautes do eSocial
▪ Organização das informações
▪ Mapeamento dos “Gaps” nos cadastros e
processos de captura de informações
▪ Saneamento da base de dados
▪ Sincronização do fluxo de informações
Aderência das informações, escritas em papel ou externas, não sistematizadas,
aos requisitos e formatos do eSocial
Padronização das rubricas da empresa pelas
disponibilizadas pelo eSocial
1º

32. Planejamento da Implantação
Recursos
Tecnológicos
Infraestrutura Tecnológica Sistema Integrado
Sincronização
do fluxo de
informações
GAPS

33. Planejamento da Implantação
Processos
Processos Internos Fluxo de Informações
• Tempo
• Pessoal
• RecursosEficácia Segurança
Confiab
ilidade
Tempes
tividade
Melhoria na Gestão de
Processos
GAPS
Redesenho

34. Impactos na gestão de
condomínios
Dicas para o Síndico e Conselheiros
1. Qualificação Cadastral dos Funcionários: Faça você mesmo!
2. Reveja e providencie todos os laudos médicos conforme o formato dos
leiautes do eSocial.
3. Faça uma descrição completa, com detalhes operacionais, de cada função
existente no Condomínio, atribuindo responsabilidades.
4. Faça um relatório de cada um dos processos judiciais e/ou administrativos
dos quais o Condomínio é parte interessada.
5. Reúna seus Conselheiros e todos os funcionários e mostre a todos as
mudanças que estarão ocorrendo nas formas de desempenhar as funções
e nas rotinas de encaminhar documentos e cumprimento de prazos.
6. Nessa reunião, mostre também a importância que a equipe que administra
o Condomínio dá ao programa e que o não cumprimento do mesmo
acarretará multas ao Condomínio.

35. Impactos na gestão de
condomínios
Dicas para o Síndico e Conselheiros
HAJA CAIXA !!!

36. Planejamento da Implantação
Pós
Implantação
Qualidade do banco de dados
Confiabilidade nas informações
Tempestividade na entrega
Rotinas de atualização
Análise dos controles
Análise dos fluxos
Melhoria na Gestão de
Processos
Quais os desafios após a implantação?

37. Impactos na gestão de
condomínios
As irmãs do eSocial
Fonte: Samuel Kruger

38. Impactos na gestão de
condomínios
As irmãs do eSocial
Fonte: Samuel Kruger

39. Impactos na gestão de
condomínios
As irmãs do eSocial
eSocial - EFD-Reinf = Obrigações Simultâneas
Declarações Atuais: Declarações Substituidas por:
DIRF
GEFIP EFD - Reinf
eSocial: Informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais
EFD-Reinf: Demais informações: DIRF – DCTF – PIS/PASEP-COFINS –INSS –CPRB
= sobre outros tipos de pagamentos a pessoas jurídicas, não trabalhistas

40. Cronograma de Implantação
Reinf
DCTF
Reinf
DCTF DCTF
Reinf

41. Profunda MUDANÇA CULTURAL na Gestão Condominial
O último desafio

42. Obriga
do
Impactos na Gestão de
Condomínios
Jorge Elias Aoni
jeaoni@gmail.com