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JIRA beherrschbar administrieren oder
     wie mache ich JIRA wirklich
           enterprisefähig
         Dr. Wolfgang Tank
   Communardo Community Day 2011
        Frankfurt, 27.09.2011
Vorwort




     • Hör ich da Kritik raus?
     • Ich dachte doch immer, Jira wäre
       enterprisefähig




27.9.2011            Communardo Community Day 2011   2
I love Jira – I hate Jira




            Konstruktive Kritik muss erlaubt sein.

27.9.2011               Communardo Community Day 2011   3
Agenda




     • Einordnung / Klärung des Kontext
     • Schwachstellen von Jira (vor dem Hintergrund
       des Kontextes)
     • Best-Practises / Workarounds
     • Fazit




27.9.2011           Communardo Community Day 2011     4
Kontext




     • Verwaltung größerer dynamisch sich
       wandelnder Projektportfolios
     • Heterogene Workflows
     • hohe Feldvarianz




27.9.2011           Communardo Community Day 2011   5
Kontextbezogenes Geschäftsumfeld

     • Auftragsbezogene Individualentwicklung
     • Hohes Projektaufkommen verteilt auf mehrere
       unabhängig agierende Teams
     • Jira als Plattform für allgemeines Aufgaben /
       Workflowmanagement

     • Jira wird von Atlassian mit hohem
       Eigennutzungsantrieb entwickelt
            – Auftragsunabhängige Produktentwicklung ist homogener und
              weniger dynamisch


27.9.2011                    Communardo Community Day 2011           6
Kontextbezogene Schwachstellen

     • Projekte sind keine Mandanten
            – Projektübergreifende Verwendung von Schemadefinitionen
     • Administrationsrechte unzureichend
       deligierbar
            – Projektadmins können Personen, Komponenten, Versionen
              verwalten aber
            – z.B. keine Felder anpassen (insbesondere Optionen)
     • Adminrechte diffundieren
     • Administrative Anpassungen bleiben Stückwerk
       produzieren ungewollte Seiteneffekte, führen
       zu Wildwuchs in den Bezeichnungen
27.9.2011                    Communardo Community Day 2011             7
Kontextbezogene Schwachstellen


     • Handling langer Definitionslisten (Felder,
       Screens)
            – Keine Filterfunktion
     • Handling von Feldkonfigurationen
            – Default-Einstellung (sichtbar) für Felder in
              Feldkonfigurationen
            – Scrolling
     • Zuordnung von Workflow-Schemes
            – Keine Sammelzuordnung möglich



27.9.2011                      Communardo Community Day 2011   8
Kontextbezogene Schwachstellen



     • Projektglobale Berechtigungs- /
       Benachrichtigungsschemata
            – Nicht vorgangstypspezifisch
     • Dashboard-Verteilung
            – Pull-Prinzip über Favoriten ist selten gewünscht
     • Project Deployment




27.9.2011                      Communardo Community Day 2011     9
Best Practises




     • Masterprojekte und Projekte als Vorgänge
     • Umgang mit Feldkonfigurationen und
       Screendefinitionen
     • Namenskonventionen




27.9.2011           Communardo Community Day 2011   10
Masterprojekte / Projekte als Vorgänge

                                                                       PE1
                                                  Master
                                            Produktentwicklungs-
                                                 projekte
                                                                       PE2
                                                                        …
                                                                       KP1
                                                 Master
                                              Kundenprojekte           KP2
                    Projektkategorie
                                                                        …
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                                                  Master
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                                                                        …
Kriterium zur Abgrenzung Master:
- Unterschiedliche Vorgangstypen                                       SC1
- Unterschiedliche Rollen                  Master SupportChannel       SC2
                                                                        …
 27.9.2011                             Communardo Community Day 2011         11
Umgang mit Vorlagen




     • Copy project
            – Built-In Script / Groovyrunner-Plugin
     • Projekt / Projekt-Verlinkung
            – Metadatum am Projekt / Jira Metadata Plugin
     • Roll-Out / Synchronisation von
       Schemaänderungen am Master auf seine
       abgeleiteten Projekte



27.9.2011                     Communardo Community Day 2011   12
Projekte als Vorgänge




27.9.2011        Communardo Community Day 2011   13
Projektverzeichnis als Filter




27.9.2011           Communardo Community Day 2011   14
Projektadministration per Transition




    Copy Project als Postfunction /
    CustomWare Jira Utilities




                                                              Change Permission Scheme Postfunction /
                                                              catWorkX Utility




27.9.2011                             Communardo Community Day 2011                                 15
Feldkontext / Feldkonfiguration / Screen




     • Felder werden global definiert und können
       grundsätzlich auf bestimmte Vorgangstypen
       oder Projekte eingeschränkt werden
     • Achtung: Feldkonfiguration sind zunächst
       projekt- und vorgangstypunabhängig
            – Kein unmittelbares Feedback über den Kontext eines Feldes




27.9.2011                    Communardo Community Day 2011            16
Umgang mit Feldkontexten




     • Schränke Felder bei der Definition auf
       Vorgangstypen ein, nicht aber auf Projekte, die
       aus Masterprojekten abgeleitet werden




27.9.2011            Communardo Community Day 2011   17
Zusammenhang Feldkonfiguration / Bildschirme




27.9.2011         Communardo Community Day 2011   18
Best Practise Feldkonfigurationen / Screens


     • Belasse Bildschirmdefinitionen universell und
       spezialisiere diese durch die Feldkonfiguration
            – Für create, edit und view-Operationen reicht im Best Case
              ein Standard-Bildschirm mit allen Feldern
     • Leite Feldkonfigurationen aus einer
       Defaultkonfiguration ab, die initial alle
       möglichen Felder deaktiviert (hide)
            – Achtung: Neu definierte Felder sind initial in allen
              vorhandenen Feldkonfigurationen aktiviert,
               • Feature Request
                   – Standardverhalten umdrehen oder parametrierbar machen
                   – Sammeloperation „Hide Field in all Screens“

27.9.2011                       Communardo Community Day 2011                19
Best Practise Namenskonvention


     • Berücksichtige die Sortierung in
       Definitionslisten
     • Feldkonfigurations-, Vorgangstyp-Bildschirm-,
       Workflow-, Sicherheits-, Benachrichtigungs und
       Berechtigungsschema nach Projekt benennen
     • Screen Scheme, Feldkonfiguration, Workflow
       nach Vorgangstyp benennen
     • Felder ggf. sinnvolle Präfixe verwenden
     • Screens nach Vorgang und Aktion / Übergang

27.9.2011            Communardo Community Day 2011   20
Namenskonventionen (Schema)




            • Schemabezeichner = Projektname

27.9.2011                     Communardo Community Day 2011   21
Namenskonventionen (Feldkonfiguration)




            • erst nach Vorgangstyp, dann ggf. nach Projekt

27.9.2011                       Communardo Community Day 2011   22
Namenskonventionen (Workflow)




             • Workflowname = Vorgangsname

27.9.2011                     Communardo Community Day 2011   23
Namenskonventionen (Screens)




27.9.2011            Communardo Community Day 2011   24
Filtern in Tabellen




            JIRA Admin Speakeasy Extension
27.9.2011        Communardo Community Day 2011   25
Berechtigungs- und Benachrichtigungsschema


     • Umgang mit vorgangstyp-übergreifendem
       Berechtigungs- und Benachrichtigungsschema
            – Problem:
               • ggf. für den Kontext genau eines Vorgangstyps zu grob
               • Verfeinerung führt ggf. zu einer Explosion von Rollen
            – Lösung:
               • Führen der berechtigten Personen explizit am Vorgang über (Multi)
                 User Custom Fields
               • Nutzung dieser Felder in den Berechtigungsschemata
               • Mengenoperation auf Multi User Custom Field (User hinzufügen,
                 entfernen aus Liste)


27.9.2011                       Communardo Community Day 2011                        26
Verteilung von Filtern / Dashboards




            – Wie wäre es mit Zwangsdistribution?
            – catWorkX stellt hierfür Open Source Distributions
              Plugins zur Verfügung




27.9.2011                  Communardo Community Day 2011      27
Best Practises - Zusammenfassung

     • Masterprojekte anlegen und kopieren (Plugin
       erforderlich)
     • Frühzeitig Namenskonventionen einführen
            – Sortierung beachten
            – Kurz und prägnant
            – In Abhängigkeit von der Zuordnung auf Projekt oder Vorgangstyp
     • Projektübergreifende Abhängigkeiten vermeiden auch
       wenn das ggf. zur Redundanz führt
     • In der Standard-Feldkonfiguration Felder verstecken
            – Feldkonfigurationen neu anlegen und nicht kopieren
     • Projekt als Vorgangstyp führen, Administrative
       Vorgänge ggf. als Postfunctions implementieren
     • Dashboards und Filter zwangsdistribuieren
27.9.2011                        Communardo Community Day 2011                 28

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Wolfgang Tank - JIRA beherrschbar administrieren oder wie mache ich JIRA wirklich enterprisefähig

  • 1. JIRA beherrschbar administrieren oder wie mache ich JIRA wirklich enterprisefähig Dr. Wolfgang Tank Communardo Community Day 2011 Frankfurt, 27.09.2011
  • 2. Vorwort • Hör ich da Kritik raus? • Ich dachte doch immer, Jira wäre enterprisefähig 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 2
  • 3. I love Jira – I hate Jira Konstruktive Kritik muss erlaubt sein. 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 3
  • 4. Agenda • Einordnung / Klärung des Kontext • Schwachstellen von Jira (vor dem Hintergrund des Kontextes) • Best-Practises / Workarounds • Fazit 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 4
  • 5. Kontext • Verwaltung größerer dynamisch sich wandelnder Projektportfolios • Heterogene Workflows • hohe Feldvarianz 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 5
  • 6. Kontextbezogenes Geschäftsumfeld • Auftragsbezogene Individualentwicklung • Hohes Projektaufkommen verteilt auf mehrere unabhängig agierende Teams • Jira als Plattform für allgemeines Aufgaben / Workflowmanagement • Jira wird von Atlassian mit hohem Eigennutzungsantrieb entwickelt – Auftragsunabhängige Produktentwicklung ist homogener und weniger dynamisch 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 6
  • 7. Kontextbezogene Schwachstellen • Projekte sind keine Mandanten – Projektübergreifende Verwendung von Schemadefinitionen • Administrationsrechte unzureichend deligierbar – Projektadmins können Personen, Komponenten, Versionen verwalten aber – z.B. keine Felder anpassen (insbesondere Optionen) • Adminrechte diffundieren • Administrative Anpassungen bleiben Stückwerk produzieren ungewollte Seiteneffekte, führen zu Wildwuchs in den Bezeichnungen 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 7
  • 8. Kontextbezogene Schwachstellen • Handling langer Definitionslisten (Felder, Screens) – Keine Filterfunktion • Handling von Feldkonfigurationen – Default-Einstellung (sichtbar) für Felder in Feldkonfigurationen – Scrolling • Zuordnung von Workflow-Schemes – Keine Sammelzuordnung möglich 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 8
  • 9. Kontextbezogene Schwachstellen • Projektglobale Berechtigungs- / Benachrichtigungsschemata – Nicht vorgangstypspezifisch • Dashboard-Verteilung – Pull-Prinzip über Favoriten ist selten gewünscht • Project Deployment 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 9
  • 10. Best Practises • Masterprojekte und Projekte als Vorgänge • Umgang mit Feldkonfigurationen und Screendefinitionen • Namenskonventionen 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 10
  • 11. Masterprojekte / Projekte als Vorgänge PE1 Master Produktentwicklungs- projekte PE2 … KP1 Master Kundenprojekte KP2 Projektkategorie … SV1 Master Servicevertrag SV2 … Kriterium zur Abgrenzung Master: - Unterschiedliche Vorgangstypen SC1 - Unterschiedliche Rollen Master SupportChannel SC2 … 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 11
  • 12. Umgang mit Vorlagen • Copy project – Built-In Script / Groovyrunner-Plugin • Projekt / Projekt-Verlinkung – Metadatum am Projekt / Jira Metadata Plugin • Roll-Out / Synchronisation von Schemaänderungen am Master auf seine abgeleiteten Projekte 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 12
  • 13. Projekte als Vorgänge 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 13
  • 14. Projektverzeichnis als Filter 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 14
  • 15. Projektadministration per Transition Copy Project als Postfunction / CustomWare Jira Utilities Change Permission Scheme Postfunction / catWorkX Utility 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 15
  • 16. Feldkontext / Feldkonfiguration / Screen • Felder werden global definiert und können grundsätzlich auf bestimmte Vorgangstypen oder Projekte eingeschränkt werden • Achtung: Feldkonfiguration sind zunächst projekt- und vorgangstypunabhängig – Kein unmittelbares Feedback über den Kontext eines Feldes 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 16
  • 17. Umgang mit Feldkontexten • Schränke Felder bei der Definition auf Vorgangstypen ein, nicht aber auf Projekte, die aus Masterprojekten abgeleitet werden 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 17
  • 18. Zusammenhang Feldkonfiguration / Bildschirme 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 18
  • 19. Best Practise Feldkonfigurationen / Screens • Belasse Bildschirmdefinitionen universell und spezialisiere diese durch die Feldkonfiguration – Für create, edit und view-Operationen reicht im Best Case ein Standard-Bildschirm mit allen Feldern • Leite Feldkonfigurationen aus einer Defaultkonfiguration ab, die initial alle möglichen Felder deaktiviert (hide) – Achtung: Neu definierte Felder sind initial in allen vorhandenen Feldkonfigurationen aktiviert, • Feature Request – Standardverhalten umdrehen oder parametrierbar machen – Sammeloperation „Hide Field in all Screens“ 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 19
  • 20. Best Practise Namenskonvention • Berücksichtige die Sortierung in Definitionslisten • Feldkonfigurations-, Vorgangstyp-Bildschirm-, Workflow-, Sicherheits-, Benachrichtigungs und Berechtigungsschema nach Projekt benennen • Screen Scheme, Feldkonfiguration, Workflow nach Vorgangstyp benennen • Felder ggf. sinnvolle Präfixe verwenden • Screens nach Vorgang und Aktion / Übergang 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 20
  • 21. Namenskonventionen (Schema) • Schemabezeichner = Projektname 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 21
  • 22. Namenskonventionen (Feldkonfiguration) • erst nach Vorgangstyp, dann ggf. nach Projekt 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 22
  • 23. Namenskonventionen (Workflow) • Workflowname = Vorgangsname 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 23
  • 24. Namenskonventionen (Screens) 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 24
  • 25. Filtern in Tabellen JIRA Admin Speakeasy Extension 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 25
  • 26. Berechtigungs- und Benachrichtigungsschema • Umgang mit vorgangstyp-übergreifendem Berechtigungs- und Benachrichtigungsschema – Problem: • ggf. für den Kontext genau eines Vorgangstyps zu grob • Verfeinerung führt ggf. zu einer Explosion von Rollen – Lösung: • Führen der berechtigten Personen explizit am Vorgang über (Multi) User Custom Fields • Nutzung dieser Felder in den Berechtigungsschemata • Mengenoperation auf Multi User Custom Field (User hinzufügen, entfernen aus Liste) 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 26
  • 27. Verteilung von Filtern / Dashboards – Wie wäre es mit Zwangsdistribution? – catWorkX stellt hierfür Open Source Distributions Plugins zur Verfügung 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 27
  • 28. Best Practises - Zusammenfassung • Masterprojekte anlegen und kopieren (Plugin erforderlich) • Frühzeitig Namenskonventionen einführen – Sortierung beachten – Kurz und prägnant – In Abhängigkeit von der Zuordnung auf Projekt oder Vorgangstyp • Projektübergreifende Abhängigkeiten vermeiden auch wenn das ggf. zur Redundanz führt • In der Standard-Feldkonfiguration Felder verstecken – Feldkonfigurationen neu anlegen und nicht kopieren • Projekt als Vorgangstyp führen, Administrative Vorgänge ggf. als Postfunctions implementieren • Dashboards und Filter zwangsdistribuieren 27.9.2011 Communardo Community Day 2011 28