Infosessie interne communicatie
•
1 like•10,997 views
Het belang van een goede interne communicatie en enkele praktische tips.
Recommended
Recommended
More Related Content
What's hot
What's hot (20)
Viewers also liked
Viewers also liked (20)
Similar to Infosessie interne communicatie
Similar to Infosessie interne communicatie (20)
More from C-Works!
More from C-Works! (9)
Infosessie interne communicatie
- 1. INTERNE COMMUNICATIE C-Works! Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 2. INHOUD Sessie interne communicatie www.c-works.be Inhoud van de sessie • Inleiding • Belang van interne communicatie • Communicatieplan • Doelstellingen, doelgroepen, boodschappen, kanalen, planning, evaluatie • Tips & tricks • Q&A
- 3. OVER C-WORKS! www.c-works.be Communication Works! Wij zorgen er als communicatieadviesbureau voor dat uw bedrijf of organisatie op de meest efficiënte manier haar communicatiedoelstelling bereikt. Sessie interne communicatie
- 4. INTERNE COMMUNICATIE C-Works! Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 5. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 6. Communicatie in je eigen bedrijf… 1. Naam + Bedrijf + Functie + aantal medewerkers? 2. Welke boodschappen worden er verspreid en in welke richting(en)? 3. Welke kanalen en systemen worden er gebruikt? 4. Welke hindernissen ervaar je? INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 7. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 8. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 9. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Vaakst gemaakte fouten door leidinggevenden 42% 29% 11% 8% 5% 5% Onvoldoende communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers Onvoldoende erkenning Onvoldoende opleiding Onvoldoende flexibiliteit in werkschema Onvoldoende zelfstandigheid Geen antwoord
- 10. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Tip # 1 Laat leidinggevenden het goede voorbeeld geven Zorg dat leidinggevenden het voortouw nemen op vlak van interne communicatie Motiveer managers om actief informatie te delen, te reageren op situaties, feedback te geven aan medewerkers en te antwoorden op vragen
- 11. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Tip # 2 Motiveer het delen van informatie, input en dialoog Goede interne communicatie verloopt in twee richtingen Zet mensen aan om hun feedback te geven op ontvangen informatie Maak een open dialoog mogelijk en motiveer
- 12. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Slechte communicatie kost tijd en geld Een investering in goede communicatie is het waard 9% 9% 9% 9% 8% 56% Wachten op informatie Slechte coördinatie Ongewenste communicatie Klachten van klanten Samenwerkingsbarriéres Productief werk
- 13. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Tip # 3 Communiceer de bedrijfsdoelstellingen Publiceer de doelstellingen van bedrijf, afdeling en medewerkers Maak ze duidelijk en begrijpelijk voor iedereen Maak gebruik van OKR’s – Objectives & Key Results Gratis tool op www.perdoo.com
- 14. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Communicatie is een tijdverslindende bezigheid Tijdsbesteding in een gemiddelde werkweek 28% 19% 14% 39% E-mail Informatie verzamelen Communiceren Specifieke taken
- 15. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Tip # 4 Gebruik (online) tools en vergader minder Vergaderingen zijn een tijdverslindende bezigheid en verlopen meestal niet efficiënt Gebruik online toepassingen voor updates en rapporteringen Samenwerking via sociale kanalen kan de productiviteit verhogen met 20 tot 25%
- 16. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Tip # 5 Organiseer een regelmatige communicatie Veel informatie op korte tijd kan moeilijker verwerkt worden Zorg voor hapklare brokken informatie Maak van communicatie een regelmatig proces met duidelijke richtlijnen
- 17. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Tip # 6 Ondersteuning en opleiding in communicatie De meeste mensen kunnen schrijven voor zichzelf, maar niet voor anderen. Een verkeerde interpretatie van een tekst is de oorzaak van vele misverstanden. Train medewerkers in het correct gebruik van taal.
- 18. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be 80% van bedrijfsbeleid = communicatie
- 19. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Functies van interne communicatie Verbeteren van de werking van de organisatie Informeren over praktische zaken Betrekken van medewerkers Binden van medewerkers
- 20. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Communicatie in 2 richtingen Duidelijke WIN-WIN Betrokkenheid, regelmatigheid, eenduidigheid Mogelijke tools Nieuwsbrief, vaste overlegmomenten, digitaal, … Voorbeeld maandelijkse nieuwsbrief
- 21. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Voorbeeld: Teambrief • Management • Leidinggevenden • Vorige TB Input • Vertaalslag • Leidraad Teambrief • Bespreking • Feedback Meeting • Antwoorden • Input volgende TB Terugkoppeling
- 22. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Proces Voorzien in budget / tijd Duidelijke afspraken informatiedeling en feedback Actieve informatiedeling via leidinggevende Follow-up!
- 23. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be KPI’s van interne communicatie Effectiviteit De juiste middelen, doelgroepen en boodschappen Efficiëntie Functioneren van de communicatiedienst Economisch De beste kwaliteit voor de beste prijs
- 24. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 25. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be Communicatieplan Orde scheppen + logische samenhang Prioriteiten stellen + kenbaar maken Effectief en efficiënt communiceren Duidelijke planning en afspraken Beginpunt = bedrijfsmissie/visie
- 26. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 27. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be Doelstellingen Meetbare doelstelling (SMART) Welke kennis wil je overdragen? Welke acties dienen genomen te worden? Welk gedrag dient vertoond te worden?
- 28. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 29. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be Doelgroepen Geslacht, leeftijd, opleidingsniveau Functie in de organisatie Afdeling Informatiebehoeften Mediagebruik
- 30. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 31. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be Boodschap Wat wil je communiceren? Hoe komt de boodschap over bij de doelgroep? “What’s in it for me?” Welke concrete actie -> CTA Gefaseerd / strategisch
- 32. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 33. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be Kanalen Persoonlijk overleg Interne nieuwsbrief Bedrijfsmagazine Intranet Opleidingen E-mail Affiches Functioneringsgesprek Gadgets Wedstrijden Personeelsfeest Verslagen / teambrief Sociale media / mobile Persartikels Meetings Video (Digitale) borden Radio Couloir
- 34. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 35. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be Communicatieplanning Via welke kanalen is de doelgroep te bereiken? Kanalenmix! Frequentie / fasering Taakplanning Budget
- 36. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 37. INTERN COMMUNICATIEPLAN Sessie interne communicatie www.c-works.be Evaluatie Rondvraag Enquêtes Groepsgesprekken Individuele gesprekken
- 38. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 39. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Enkele tips … Maak een communicatieplan per campagne “Mix business with pleasure” en wees creatief Link met het bekende (Zero ongevallen -> Zero chocolade) Verdeel doelstellingen over kleine mijlpalen Zorg voor opvolging en beloning (Merci-chocolade)
- 40. INTERNE COMMUNICATIE Sessie interne communicatie www.c-works.be Enkele tips … Houd rekening met mogelijke reacties Werk in fases: “hapklare brokken” Kanalenmix en herhaling Bied een laagdrempelig forum voor feedback Regelmatig persoonlijk overleg
- 41. QUESTIONS? Sessie interne communicatie www.c-works.be
- 42. www.c-works.be C-Works! Vlasmeer 5 – 2400 Mol Tel. 014 960 603 – e-mail: info@c-works.be Kijk ook op www.c-works.be Sessie interne communicatie
Editor's Notes
- HANS – 19.00u
- C-Works staat voor “Communication works”. Wij ondersteunen bedrijven en organisaties bij het voeren van communicatie Zowel online als offline We doen dat door Strategieën uit te werken Concepten uit te werken (vb websites, folders, facebookpagina’s, …) Trainingen te geven (zoals vandaag, maar ook individueel en in bedrijven) Zelf zetten we sociale media en content marketing in voor onze marketing,
- Om te beginnen: enkele vragen – 5 min tijd om je voor te bereiden op deze vragen…
- 19.00 Om te beginnen: enkele vragen – 5 min tijd om je voor te bereiden op deze vragen… Doel: geeft ons een beeld van jullie huidige ervaringen en eventuele vragen / bekommernissen. We gaan proberen te zorgen voor een antwoord hierop. Mogelijke antwoorden bij wat is IC: bedrijfsblad, affiches, bedrijfsvideo, leaflet, brochures, berichtenborden, LCD scherm, lichtkrant, website, nieuwsbrief, mailings, presentaties, infosessie personeel, functioneringsgesprekken, 1-1gesprekken, syndikale delegaties, ondernemingsraad, opleiding, nieuwjaarsspeech
- Bespreking van input Extra vragen: IC = zakelijk of sociaal? Waar wordt een uitgeschreven communicatiestrategie gebruikt? Waar een planning? Hoe gebeurt dat in de praktijk?
- 19.45u
- Fouten maken is menselijk, je kan er ook wat van leren. Toch kost het maken van fouten ook wel wat tijd en geld. Volgens een peiling bij werknemers de vaakst gemaakte fouten bij het bedrijfsvoeren.
- Hoe eigen leidinggevende aanzetten? -> feedback geven aan leidinggevenden, voorstel doen (bv wekelijkse meeting, …)
- 44% van de tijd van de gemiddelde werknemer gaat naar niet-productieve taken, te wijten aan communicatie barrières Heel wat zaken kunnen vermeden worden door goede IC
- OKR is een methode – onder meer gebruikt door Google – om de visie en missie (waar je wil geraken) om te zetten in meetbare taken Tip Even googelen op “OKR”
- De juiste tools kunnen het werk efficiënter maken
- Voorbeeld sharepoint Agenda gezamenlijk opmaken Verslag a la minute Takenlijst ingeven Synchronisatie projecten en taken Facebook groep -> dienstencheques Familiehulp
- ANJA Bedrijfsbeleid is voor 80% communicatie. Meestal is het de beurt aan de communicatiedienst als het bepalen van het beleid zo goed als of helemaal achter de rug is. Dat is ….te laat! Betrek je communicatieverantwoordelijke vanaf het prille begin in het proces want daar begint het reeds. Geef je medewerkers evenveel tijd om het nieuwe beleid te leren kennen als je management team. Zorg ervoor dat zij het niet moeten stellen met 1 poster aan de muur en dan verwachten dat ze het beleid mee uitdragen. Bepaal voor elk van je strategieën/doelstellingen wat, wanneer en hoe je er over wil communiceren en budgetteer dit.
- Interne communicatie is een kritische succesfactor in tijden waarin betrokkenheid alsmaar belangrijker wordt en veranderingen elkaar snel opvolgen. Het belang van internal branding mag je niet onderschatten. Waarover communiceren we? Over het bedrijf als geheel, over de interne processen, we verzamelen feedback, we bouwen een band op met onze mensen… Interne communicatie heeft dus meer functies dan je op het eerste zicht zou denken, dat hebben we aan het begin van de presentatie ook aangetoond. Verbeteren: Vorming, tips, ervaringsuitwisseling tussen collega’s. Verbetert de werking van de organisatie en heeft positieve invloed op het bedrijfsresultaat. Informeren: organisatorische, praktische, operationele informatie. Wat moeten medewerkers doen, volgens welke procedures/technieken, welke nieuwe machines werden gekocht, wie heeft geholpen, … Betrekken: betrokkenheid creëer je door medewerkers mee aan je bedrijfscultuur te laten bouwen. Zo worden zij de beste ambassadeurs van je bedrijf. Hoe? Door te luisteren en kanalen aan te bieden waar ze hun ei kwijt kunnen. Binden: Behouden van goede mensen is belangrijk. Je bedrijf is een leefgemeenschap. Informeer over sociale en informele zaken (geboortes, huwelijken), over sportactiviteiten, deel persartikels, …
- Comm in twee richtingen biedt vele voordelen: Het genereert betrokkenheid en motivatie en je weet wat er speelt bij de mensen Het is een opportuniteit voor elke leidinggevende om op regelmatige basis met de medewerkers te praten Het is een opportuniteit voor elke medewerker om informatie te krijgen, te kunnen reageren en vragen te kunnen stellen Het biedt eenduidige informatie Hoe kan je dit doen? Via een nieuwsbrief, vaste overlegmomenten Digitaal = twee richtingen? Laat ons eens kijken naar een concreet voorbeeld
- Teambrief = maandelijkse nieuwsbrief die besproken werd in een vergadering per leidinggevende en zijn/haar team. Het document vormde eigenlijk de basis voor de vergaderingen. Op basis van input van alle afdelingen en vragen vorige Teambrief en bedrijfsnieuws stelt communicatiedienst/HR de Teambrief samen. Deze werd meestal vergezeld van een leidraad om leidinggevenden te helpen bij hun sessies. In eerste instantie gaat Teambrief naar het management team: daar bespreekt Plant Manager de inhoud ervan met zijn team, er is kans om vragen te stellen en feedback te geven. Op hun beurt bespreken de managers daarna in hun vergadering met hun team de inhoud van Teambrief. Elke leidinggevende bespreekt op zijn beurt de informatie met zijn medewerkers. Zo gaat Teambrief volgens het cascadamodel niveau per niveau doorheen de ganse organisatie, tot op shopfloorlevel. Indien er vragen/reacties zijn worden deze genoteerd op het Follow-up/registratieblad dat bij de nieuwsbrief zit. Antwoorden op deze vragen worden meegenomen in een volgende TB.
- Dit is een voorbeeld van comm in twee richtingen met een eenduidige informatie, met kans om vragen te stellen, en samen te zitten. Om dit te doen slagen, zijn er ook wel wat voorwaarden aan verbonden: Zorg formeel voor tijd en geld om dit te doen: Bij Duracell was % van productietijd gebudgetteerd voor communicatie: elke leidinggevende kreeg 1 uur/maand om met zijn medewerkers samen te zitten. Maak duidelijke afspraken: Bijvoorbeeld: Nieuwsbrief wordt binnen de 5 dagen gecirculeerd via het cascademodel top-down. Deze tijdsbepaling is belangrijk, anders krijgen mensen “oud nieuws” . Follow-up is belangrijk; zorg dat mensen antwoorden krijgen op hun vragen. Informatie uit de nieuwsbrief wordt aangevuld met afdelingsinformatie (bepaald door leidinggevende). Volg op dat elke leidinggevende zich aan de afspraken houdt, anders valt je systeem in elkaar. Deze follow-up gebeurde op basis van het registratieformulier door HR. Hierop stond datum, uur, tijd dat TB gegeven werd, en werd afgetekend door elke aanwezige medewerker. Dit is tevens een voorbeeld van hoe je comm kan meten: aantal TB gegeven, aantal medewerkers info ontvangen. We deden ook regelmatig steekproeven en enquêtes waarbij mensen input konden geven over hoe verder te verbeteren.
- Meten is weten, gissen is missen. Hoe meet je het effect van je communicatie? Er zijn drie zaken die je kan nagaan: Effectiviteit: worden met de juiste middelen de juiste doelgroepen bereikt en de doelstellingen gerealiseerd. Is er bv gedragsverandering, voelt doelgroep zich beter geïnformeerd? Efficiëntie: Verlopen de processen efficiënt in de organisatie? In hoeverre worden de doelstellingen gerealiseerd? Welke informatie krijgen de doelgroepen via welke kanalen? Economisch: behaalt de communicatie de beste kwaliteit voor de beste prijs? Hoe is de verhouding van geïnvesteerde middelen t.o.v. de output? Hoe kan je dit doen? Je bepaalt in je communicatieplan het doel dat je wil bereiken. Je kan enquêtes houden Je kan via focusgroepen bevragen Het hoeft niet altijd duur te zijn!
- 20.30 Om de interne communicatie in de goede richting te sturen, is een uitgekiende communicatiestrategie van groot belang, Zowel voor algemene communicatie als bij wijzigingen.
- Voordelen Helpt orde scheppen in je communicatie wanneer je met meerdere doelgroepen, doelen en middelen te maken hebt. Helpt prioriteiten stellen. Helpt om deze prioriteiten aan anderen in je organisatie uit te leggen. Zorgt voor een logische samenhang. Maakt je communicatiemiddelen effectiever. Helpt om je eigen visie helder te krijgen.
- Als eerste stap dien je te bepalen wat je precies wil bereiken met de interne communicatie,
- Een meetbare doelstelling maakt je communicatieplan minder vrijblijvend. Wanneer is je communicatie geslaagd? Welke kennis heeft de doelgroep na de communicatie? Welk gedrag vertonen ze? Welke acties nemen ze?
- Welke doelgroep heb je voor ogen bij het opstellen van je plan? Als je dit weet, kan je als het ware maatwerk maken van je communicatie. Maak een beschrijving van je doelgroep met de belangrijkste kenmerken, bv. Geslacht, leeftijd, opleidingsniveau, functie in de organisatie, .. Wat zijn hun informatiebehoeften en mediagebruik?
- Eenmaal je weet wat je wil bereiken, wie je wil bereiken en hoe je ze kan engageren, kan je bepalen welke boodschappen je moet uitsturen,
- Wat is de boodschap die je aan je doelgroep wil geven? Hoe klinkt deze als je deze voor jezelf formuleert. Verwoord het zo dat je doelgroep er de voordelen van inziet: What’s in it for them? Je boodschap kan mogelijk per doelgroep verschillend zijn
- Via welke kanalen kan je je doelgroep bereiken en kan je je boodschap op een optimale manier verspreiden? En welke acties wens je zelf uit te voeren of verwacht je van de doelpubliek?
- Interactie? Nog andere kanalen die gebruikt worden? Welke met of zonder succes en waarom?
- Voorbeeld van planning Budget + taken xls
- Meten is weten, gissen is missen. Evalueer regelmatig het effect van je communicatieplan via simpele rondvragen, enquêtes, groepsgesprekken, .. Het hoeft niet altijd duur te zijn.
- Meten is weten, gissen is missen. Evalueer regelmatig het effect van je communicatieplan via simpele rondvragen, enquêtes, groepsgesprekken, .. Het hoeft niet altijd duur te zijn. KPI’s verwijzing Waar wordt dit toegepast? Waarom wel of niet?
- Meten is weten, gissen is missen. Hoe meet je het effect van je communicatie? Er zijn drie zaken die je kan nagaan: Effectiviteit: worden met de juiste middelen de juiste doelgroepen bereikt en de doelstellingen gerealiseerd. Is er bv gedragsverandering, voelt doelgroep zich beter geïnformeerd? Efficiëntie: Verlopen de processen efficiënt in de organisatie? In hoeverre worden de doelstellingen gerealiseerd? Welke informatie krijgen de doelgroepen via welke kanalen? Economisch: behaalt de communicatie de beste kwaliteit voor de beste prijs? Hoe is de verhouding van geïnvesteerde middelen t.o.v. de output? Hoe kan je dit doen? Je bepaalt in je communicatieplan het doel dat je wil bereiken. Je kan enquêtes houden Je kan via focusgroepen bevragen Het hoeft niet altijd duur te zijn!
- Stel een communicatieplan op voor een campagne, specifiek gericht op deze doelstelling. Mix business met pleasure: kwis, kruiswoordraadsel, wedstrijden gekoppeld aan info die ze moeten weten. Beloon: hang er een prijs aan vast. Dat moet niet erg duur zijn, maar wel iets dat voldoende is om deel te nemen. Brainstorm over mogelijke linken met je product (bv ZERO ongevallen: Zero chocolade, Cola Zero,) Quality street chocolade, .. Maak er gebruik van. Verdeel je doelstellingen over kleine mijlpalen; dat geeft moed en kans op slagen. Belangrijk: vier kleine successen als een mijlpaal bereikt werd. Opvolging: Laat je medewerkers het eindresultaat weten én bedank hen voor hun bijdrage. Dat kan persoonlijk (speech), schriftelijk (mail, ad valvas,) of zelfs met een attentie (bv Merci chocolade).
- 21.00u Wie nog vragen heeft of meer informatie wenst, neem gerust contact op, onze gegevens vind je op ons naamkaartje of in deze brochure. Deze presentatie zullen we per e-mail toesturen.
- Neem zeker een kijkje op onze blog en website: ww.c-works.be En volg ons op Facebook, Twitter, LinkedIn of Pinterest! Dankuwel!