Administarcion servicios informacion(c_perez_dquintana2011)

Administración de Servicios de
Información

Carmen Taina Pérez González
Desimarie Quintana Gonzalez
CINF 6400 – Administración de Servicios de Información
Dra. Luisa Vigo-Cepeda
11 de mayo de 2011

Objetivos de la Presentación

• Definir los conceptos: Administración,
Administration & Management

• Señalar los aspectos más relevantes de la
historia de la Administración

• Mencionar las teorías que sientan las bases de
la Administración

Mayo 2011 UPR-RP EGCTI Pérez , C. & Quintana, D.

Objetivos de la Presentación

• Identificar los componentes estructurales de la
Administración

• Distinguir los conocimientos necesarios para la
Administración

• Explicar el concepto de administración en
servicios de información


Introducción

Los principios y las teorías de administración
han sido adaptadas a la gestión de las unidades
de información. Esto se debe a que éstas
operan en función del usuario (clientes) al igual
que un negocio , empresa u organización.


Administración

Administración– Definición
El Diccionario de Autoridades de la
Real Academia Española define
administración como:

“el acto o ejercicio de administrar,
regir y gobernar alguna cosa: como
es la hacienda o la república” (Díez-
Carrera, 2002, p.18) .


Concepto general de Administración

• La etimología latina de Administrar proviene
del latín administrare; ad (a) y ministrare (servir)
(Díez-Carrera, 2002).



• Según la Real Academia Española administrar
significa:
• Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre
un territorio y sobre las personas que lo habitan.

• Dirigir una institución.

• Ordenar, disponer, organizar en especial la
hacienda o los bienes.



• Según la Real Academia Española administrar
significa:
• Desempeñar o ejercer un cargo u oficio.

• Suministrar, proporcionar o distribuir alguna cosa.



• En inglés el verbo “administrar” tiene doble
terminología administration y management.

• El equivalente de management en español es
manejo, proviene del italiano maneggiare;
terminología hípica que significaba el control del
caballo (Díez-Carrera, 2002).



• Administration implica lo mismo que
administración en español.

• Management implica lo mismo que gestión. (No
se usa el verbo manejar porque ha caído en
detrimento) (Díez-Carrera, 2002)..



• El management consiste en el desarrollo de las
siguientes funciones: interpretar las políticas,
diseño de la estructura formal de la
organización, selección de recursos, asignación
de tareas, supervisión, evaluación y tomar
decisiones de medidas correctivas (Díez-
Carrera, 2002).



• ¿Qué significa manager?
• El manager se traduce como: director,
administrador, gerente, ejecutivo principal (Díez-
Carrera, 2002).



• El manager es la persona que lleva la dirección
de una empresa, departamento u organización.
Las tareas que realiza se pueden agrupar según
Díez-Carrera ( 2002) en:

– Planificación --Mando

– Coordinación --Organización

– Control


• El manager (administrador) debe fijarse
objetivos porque este es un líder que logra
que el equipo trabaje para alcanzar el objetivo
común (Díez-Carrera, 2002).


Origen y Evolución Histórica

• Administración es una práctica antigua

• Aparece como teoría o disciplina a finales del
siglo XIX

• Se desarrolla durante el siglo XX
(Díez- Carrera, 2002)


Origen y Evolución Histórica

Dos grandes periodos

Prehistórico o pre-científico (orígenes de
las organizaciones hasta finales del siglo
XIX

Histórico o científico (finales del siglo XIX
hasta el día de hoy)

(Díez-Carrera, 2002)


Teorías en Administración

1. Teorías centradas en las tareas o actividades
– La escuela de la Administración científica

(Chiavenato citado en Díez-Carrera, 2002)



2. Teorías centradas en la estructura organizacional
– Clásica

– Neoclásica

– Operacional

– Burocrática

– Estructuralista



3. Teorías centradas en el personal
– Escuela de las relaciones humanas

– Teoría del comportamiento organizacional

– Teoría del desarrollo organizacional



4. Teorías centradas en el ambiente
– Estructuralista

– Neoestructuraista

– Teoría de los sistemas



5. Teorías centradas en la tecnología
– Contingente


Principales Escuelas de
Pensamiento en Administración

Organizaciones de aprendizaje

Administración de Contingencia

Teoría de Sistemas

Enfoque cuantitativo
Escuelas
humanistas
Escuelas
Clásicas

1880 1910 1930 1940 1950 1970 1990 2010
(Stueart & Moran, 2007)



• Perspectiva clásica
– Surge en respuesta al crecimiento en tamaño y
número de las organizaciones

– Con el objetivo de aplicar un enfoque más científico y
sistemático a la administración


• Perspectiva clásica (Stueart & Moran, 2007)

Movimientos de la
Escuela Clásica de
la Administración

Administración Principios
Burocrática
científica administrativos



• Enfoque humanista
– A partir de los años 30’s se presto mayor énfasis a
los individuos que trabajan en una organización

– Principal preocupación fue integrar a las personas en
el ambiente de trabajo


• Enfoque humanista (Stueart & Moran, 2007)

Movimientos humanistas de la administración

Movimiento de las relaciones humanas

Movimiento de la auto-actualización



• Enfoque cuantitativo
– Después de la Segunda Guerra Mundial

– Se pretende mejorar la toma de decisiones
administrativas mediante el uso de métodos
matemáticos y estadísticos sofisticados



• Enfoque de sistemas (Stueart & Moran, 2007)

– La base teórica más aceptada en la administración
moderna

– Integra conocimientos de las ciencias biológicas,
físicas y del comportamiento

– Ludwig von Bertalanffy (1901-1972)

– Sistema: conjunto de elementos que interactúan
entre ellos y con su ambiente

Enfoque de sistemas
Environment (Stueart & Moran, 2007)

Inputs The organization Outputs

Feedback


• Enfoque de Contingencia
– 1970, Frederick W. Taylor

– Se basa en que no existe una “mejor manera” de
administrar

– Toma el enfoque situacional, el cual considera las
circunstancias de cada situación y entonces decide
cuál respuesta tiene la mayor probabilidad de éxito


• Enfoque de las organizaciones de
aprendizaje
– 1990’s, Peter Senge

– Ayuda a las organizaciones a alcanzar sus metas en
un ambiente que cambia rápidamente

– En una organización de aprendizaje todos los
empleados están aprendiendo constantemente


Áreas medulares de las organizaciones de
aprendizaje (Stueart & Moran, 2007)

Dominio personal

Modelos mentales

Visión compartida

Aprendizaje en equipo

Pensamiento sistémico


Componentes estructurales de la
Administración

Teoría Peter Ferdinand Drucker

Objetivo Común
Los recursos
El esfuerzo combinado Organización
El sistema de relaciones
El entorno

Programación
Organización
Dirección Ejecución
Coordinación y mando
Control y valoración


Conocimientos necesarios para la
Administración
Historia y teorías en Administración de empresas
Historia

Conceptos, tipos, componentes, características, la empresa como sistema
Naturaleza
de la
empresa
Componentes, características, gestión estratégica del entorno y gestión de cambio
Entorno de
la empresa

Concepto de dirección y niveles directivos
Dirección y Función de la organización, cultura organizacional, diversidad y cambio
toma de Liderazgo, función de control, Toma de decisiones

decisiones Instrumentos de planificación, programación y control

Objetivos financieros
Finanzas Rentabilidad, equilibrio económico-financiero, ciclos de actividad y análisis de ratios de la estructura económico-financiera

Inversiones, fuentes de financiación, riesgo, endeudamiento, rentabilidad,

Coste de capital y valoración de empresas


Conocimientos necesarios para la
Administración
Función y proceso de producción
Producción
Instalaciones y capacidad de producción

Inventarios

Mercadeo, demanda y mercadotecnia
Marketing Investigación de mercados, segmentación y experimentación comercial
Productos, costes y políticas de precios
Comunicación, publicidad, promoción, relaciones públicas
Distribución
Aspectos del individuo, tipologías y diferencias psicológicas
Recursos
humanos Percepciones y actitudes

Motivación, liderazgo y gestión de recursos humanos

Instrumentos de mejora de competitividad
Tecnologías
y sistema de Tecnotendencias, conocer y dominar cambios tecnológicos

información Sistema de información como ventaja competitiva, tipología y gestión

Filosofía y normativa de la calidad
Gestión de
la calidad Calidad en productos y servicios
total (TQM) Calidad en los sistemas de gestión medioambiental


Concepto de Administración en
Unidades de Información
• La administración de unidades informativas se
puede definir como: el conjunto de funciones
directivas, que suponen la toma de decisiones,
consistentes en planificar, organizar, dirigir,
controlar y supervisar el funcionamiento de los
recursos de una unidad de información (Díez-
Carrera, 2002).


• La función de administrar:
• Recursos físicos: edificio y equipos incluyendo las
tecnologías.

• Recursos organizacionales: comprende la estructura
organizativa, los sistemas formales e informales de
planificación, control y organización y las relaciones
entre grupos en la organización.


• La función de administrar:
• Recursos humanos son: los trabajadores, los
cuales están descritos en términos de su
formación, experiencia, juicio, inteligencia, entre
otros.

• Para lograr esto el administrador tiene que
planificar, organizar y saber tomar decisiones.



• ¿Qué son unidades de información?
• Son organizaciones al servicio del progreso
humano.

• Pueden ser archivos, bibliotecas, y centros de
documentación.



• ¿Qué son unidades de información?
• También se podrían incluir los museos, las
galerías, y los monumentos. Éstas son unidades
que trabajan con información en tres dimensiones.
Lo que implica que tienen distintas finalidades.
(Díez-Carrera, 2002).



• Para actuar en entornos cambiantes las
unidades de información tienen que ser capaces
de aprovechar la capacidad del personal y
fomentar que se abran nuevas ideas, que se
comuniquen entre sí, que comprendan el
funcionamiento de la organización y formen una
visión colectiva (Díez-Carrera, 2002).



• También deben buscar la excelencia,
aproximarse a los clientes, fomentar el espíritu
del personal y su colaboración (Díez-Carrera,
2002).



• Deben tener como filosofía la gestión de la
calidad total (Total Quality Management) la cual
establece que se debe planificar, desarrollar y
crear productos para satisfacer las necesidades
de los clientes (Díez-Carrera, 2002).



• La unidad informativa como sistema es un
complejo de estructuras especializadas con
subfunciones y subsistemas: (incluye usuarios,
adquisiciones, fondos, edificios, instalaciones,
tecnología y recursos humanos) (Díez-Carrera,
2002).


• ¿Qué hace un administrador ?(Díez-Carrera,
2002).
• Establece los objetivos, los proyectos y los plazos,
toma decisiones estratégicas y en consecuencia
asume los riesgos.

• Tiene la responsabilidad de crear un equipo y de
integrarlo a los objetivos propuestos de la
organización


• ¿Qué hace un administrador ?(Díez-Carrera,
2002).
• Debe tener una visión amplia, debe tener la
capacidad de pensar globalmente.

• Su actitud debe ser creativa y debe tener la
capacidad para anticiparse a los hechos


• Cualidades que debe poseer un administrador
(Díez-Carrera, 2002):
• Motivación: característica sicológica que induce a
un persona a comprometerse con su organización.

• Liderazgo capacidad de dirigir las actividades de un
grupo y de influir en su conducta es una cuestión de
valores, de orden moral e implica capacidad para
suscitar admiración y respeto.


• Cualidades que debe poseer un administrador
(Díez-Carrera, 2002):
• Tiene que practicar la toma de decisiones.

• Debe saber elegir a sus recursos humanos y
saber utilizar recursos financieros (presupuesto).

• También debe saber cómo establecer la
comunicación en su unidad, ya sea formal e
informal.

Referencias

Díez Carrera, C. (2002). Administración de
unidades informativas: concepto e
historia. Gijón:Trea.

Stueart , R. & Moran, B. (2007). Library and
information center management.
Westport, Connecticut. Libraries
Unlimited. 7ma ed.


Créditos
Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras
Escuela Graduada de Ciencias y Tecnologías de la Información
Programa de Experiencias Académicas Formativas
Proyecto de Competencias Informacionales y Tecnológicas

Carmen Taina Pérez-González Desimarie Quintana-González
• Email:Carmen.perez@upr.edu • Email:Quintana.gd@gmail.com
• Skype: carmenprez1 • Skype: desimarie.quintana
• Twitter: carmenprez • Twitter:


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