Codificación de documentos usados en la norma ISO 9001

1. Centro de Innovación para la Acreditación
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Codificación documental de
la norma ISO

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Agenda
 Codificación documental

3. Centro de Innovación para la Acreditación
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Aplicar la metodología para codificar
documentos del Sistema de Gestión de
Calidad.
Objetivo

4. Centro de Innovación para la Acreditación
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Un documento en general está compuesto
de 3 partes:
1. Encabezado
2. Cuerpo
3. Pie de Página
Estructura General

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Estructura del procedimiento

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Un procedimiento esta compuesto de 6
partes:
a) Hoja de inicio (código, responsables)
b) Encabezado
c) Índice
d) Hoja Control de cambios
e) Cuerpo
f) Pie de Página
Estructura del Procedimiento

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La primera hoja del documento contiene:
- La razón social de la empresa
- El logo de la institución
- El código del documento
- El personal que elabora, revisa y aprueba el
documento.
- La fecha de aprobación del documento.
- El sello de agua (documento no controlado)
- Anotaciones (documento interno, derechos)
a. Hoja de inicio

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a. Hoja de inicio
Un ejemplo

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a. Hoja de inicio
Ejemplo. Cabecera de la hoja de inicio

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a. Hoja de inicio
Ejemplo. Código del documento, nombre del procedimiento y
la versión.

11. Centro de Innovación para la Acreditación
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a. Hoja de inicio
Ejemplo. Personal que elabora, revisa y aprueba.

12. Centro de Innovación para la Acreditación
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a. Hoja de inicio
Ejemplo. Derechos, propiedad y seguridad.

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b. Encabezado
Un ejemplo
c. Índice
1
2

14. Centro de Innovación para la Acreditación
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b. Encabezado
Un ejemplo.
Notar que este encabezado se utiliza a partir de la segunda
hoja del documento..
1 2
43 5 6

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c. Índice
Un ejemplo

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d. Hoja Control de Cambios
Un ejemplo

17. Centro de Innovación para la Acreditación
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e. Cuerpo
Un ejemplo

18. Centro de Innovación para la Acreditación
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e. Pie de página
Un ejemplo

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Codificación documental

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Tenemos una libertad para codificar los
documentos, sin embargo hacemos una
propuesta, combinación de números arábigos
y letras mayúsculas, tomando como
referencia los tipos de procesos y los
procesos.
Codificación documental

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Una propuesta:
Se inicia con las dos primeras letras del
nombre del tipo de proceso, seguido de las
dos primeras letras del nombre del proceso,
luego las dos primeras letras del tipo de
documento y por último el número
consecutivo del documento a dos dígitos.
Codificación documental

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Ejemplo de codificación para un proceso:
Tipo de proceso: Misional
Nombre del Proceso: Evaluación Académica
Tipo de documento: Procedimiento
Consecutivo: 01
MI-EA-PR01
Codificación documental

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Codificación documental
Tipo de proceso: Apoyo
Proceso: Recursos Humanos
Tipo de documento: Procedimiento
Numeración (correlativo): 01
AP
RH
PR
01
Ejemplo:

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Alternativa 2 de codificación

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WWW-XXX-YYY-ZZZ
Dónde:
WWW: Identifica las siglas de empresa.
XXX: Identifica el proceso involucrado en cada SGC del cual
procede cada documento.
YYY: Identifica el documento según clasificación y tipo (ver
tabla 1).
ZZZ: Corresponde al correlativo según WWW-XXX-YYY-000.
Propuesta 2: Codificación documental

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Tabla 1: tipo documentos
Código Documentos
MGC Manual del Sistema de Gestión de Calidad
MOF Manual de Organización y Funciones
MPO Matriz de Política y Objetivos
DFL Diagrama de Flujo
PRG Procedimientos Generales
PRO Procedimientos Operativos
ING Instructivo General
INO Instructivo Operativo
NIN Normativa Interna
REG Registros Generales
REO Registros Operativos
ACO Acción Correctiva
APR Acción Preventiva
PNC Producto No Conforme
XXX Otros determinado por el área o institución

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Propuesta 2: Codificación documental
Tipo de proceso: DIR
Proceso: Sistema Gestión de la Calidad
Tipo de documento: Procedimiento
Numeración (correlativo): 001
DIR
SGC
PRG
001
Ejemplo:

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