1.
Atelier 2 Quelle organisation pour lacommunication communautaire ? Contact : f.boulay@adcf.asso.fr - 01 55 04 89 00

2.
Pourquoi mutualiser des services communication ? Economies d’échelle Partage de certaines fonction Définition d’un projet (achat d’outils communs, (prestations de services, agenda commun fourniture, etc.) commun, plateforme de services (service commun) etc.) L’incitation financière, un nouvel élément à prendre en compte prochainement ?

3.
Comment mutualiser des services communication ?La sécurisation juridique de la mutualisation des services Avant la loi du 16 décembre 2010 Depuis la loi du 16 décembre 2010 La mutualisation partielle des services La mutualisation dans le cadre des compétences transférées Modalités de remboursement fixées par décret La gestion unifiée La mutualisation en dehors des compétences transférées (services communs)  Elaboration d’un schéma de mutualisation des services avant mars 2015.

4.
Comment mutualiser des services communication ?La notion de « services communs »Article L. 5211-4-2 du CGCT Deux hypothèses- Les services fonctionnels : « services administratifs ou techniques concourant à l’exercice des compétences descollectivités sans être directement rattachés à ces compétences » (art. L. 5111-1-1 du CGCT)- Pour toute compétence non transférée Les modalités de remboursement- Une convention entre communes et communauté (après avis CTP)Préconisation : s’inspirer des dispositions prévues pour la mise à disposition de services- Un remboursement possible par le biais des attributions de compensation (en cas de fiscalité professionnelleunique)

5.
Comment mutualiser des services communication ?La notion de « services communs » La situation des agents- Une mise à disposition de l’ensemble des agents (titulaires, stagiaires, emplois fonctionnels, etc.) / la mutationdemeure possible- Une mise à disposition de plein droit : information et non accord / en cas de mutation, l’accord des agents serarequis- Une gestion du service par la communauté (répartition des tâches, notation, etc.)- Demeurent de la compétence de la commune : promotion interne, nomination, congé parental, avancement degrade et d’échelon, etc.- Partage de l’autorité fonctionnelle- Conservation possible de leur ancien régime indemnitaire

6.
Comment mutualiser des services communication ?Le rôle de chacun Le rôle moteur de la direction générale DANS LA DÉFINITION DU PROJET - Un projet souvent initié par le DGS/directeur de la communication de la communauté - Association indispensable des services de direction des communes : connaissance des besoins de la collectivité et du statut des agents et de leurs compétences. DANS LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET - Un portage partagé entre président/maire(s) et DGS/dir. com. ou le DGS chef d’orchestre - Un partage devant être précisé avant la mise en œuvre du projet

7.
Comment mutualiser des services communication ?Le rôle de chacun Un choix avant tout politique CHARISME D’UN ÉLU : - Président - Nomination d’un vice-président (qui peut être en charge de ce projet dans la commune centre ou non) ELÉMENT FACILITATEUR : La fonction de maire et de président incarné par un même élu. TEMPORALITÉ : - en début de mandat (légitimité plus forte, plusieurs années pour mener à bien le projet) - lors d’un premier mandat ou alternance politique

8.
Comment mutualiser des services communication ?Le rôle de chacun La place du directeur de la communication NÉCESSAIRE À LA REMONTÉE D’INFORMATION - Ressenti des agents - Définition des besoins et des modalités de remboursement NÉCESSAIRE À LA TRANSMISSION DESCENDANTE D’INFORMATION - Aux encadrants de proximité - Voire à la mobilisation directe des agents

9.
Comment mutualiser des services communication ?Le rôle de chacun L’association rapide des organisations syndicales DES OBLIGATIONS LÉGALES - Consultation obligatoire des CTP - Le problème de la fusion des CAP et CTP UNE VOLONTÉ FRÉQUENTE D’ALLER AU-DELÀ - Des réticences fréquentes en début de projet (intérêt du benchmarking) - Une association souvent nécessaire dès la définition du projet - La sollicitation d’organisations à une échelle supra-communautaire - La création d’une instance de dialogue spécifique à ce projet

10.
Comment mutualiser des services communication ?Le rôle de chacun La mobilisation des agents autour de cette organisation L’INFORMATION DES AGENTS Objectif : éviter les rumeurs Quelques techniques souvent complémentaires : - Réunions plénières à plus ou moins court terme (témoignage d’autres collectivités) - Réunions par services : permet d’aller plus au fond des sujets sans rentrer dans les cas particuliers - Rencontres individualisées : de tous les agents, pour régler des cas particuliers, charte de mobilité, bilan de compétences - Boîte à questions ou à idée + informations dans un journal interne

11.
Comment mutualiser des services communication ?Le rôle de chacun La mobilisation des agents autour de cette organisation DES AGENTS ACTEURS - Définition du nouveau projet de service - Harmonisation des procédures et des systèmes d’information - Anticiper les lourdeurs administratives dans la gestion des dossiers des agents (réorganisation temporaire ou définitive des services RH) - Evaluer les besoins en expertise de certains services afin de spécialiser certains agents et/ou Evaluer les besoins des communes en terme de personnels afin de réorganiser spatialement les agents.

12.
Comment mutualiser des services communication ?Le rôle de chacun La mobilisation des personnes non directement concernées - Les autres services des collectivités concernées - Les secrétaires de mairie des communes a priori réticentes (formations communes, réunions d’échanges, plateforme de services, etc.)

13.
Les impacts de la mutualisationLes impacts politiquesL’intégration est rarement un objectif initial … Les objectifs - Efficacité économique généralement - Cohérence de l’action entre les collectivités affichés… mais souvent un résultat - De la cohérence Résultat - Des surcoûts (dans un premier temps) fréquents - Plus d’intégration des services et du territoire Le résultat - Du territoire dépend - Du degré de mutualisation et des thèmes mutualisés (fonctions de pilotage / techniques)

14.
Les impacts de la mutualisationLes impacts sur le fonctionnement des services Logistique Difficultés : bureaux, déménagements… Systèmes Difficultés : incompatibilité, pas d’intégration d’information Propositions : choisir un système d’information rapidement (RH, Finances, SIG, bureautique…) Gestion RH Difficultés : CAP distinctes, progressions de carrière différentes, régime indemnitaire Propositions : harmoniser, conduire des CAP à la suite Mutualisation Difficultés : des documents et demandes différentes « inachevée » Propositions : chantier harmonisation procédures Surcharge Difficultés : des services importants, projets nombreux des services Question un ou deux DGS Propositions : management par objectifs, contractualisation

15.
Eléments de conclusion La mutualisation un enjeu majeur pour les années à venir mais …UN PROCESSUS À DÉFINIR EN FONCTION DES ENJEUX DU TERRITOIRE- Réflexion en amont sur l’évolution des compétences communautaires- Un outil à mettre en œuvre en fonction des opportunités (départs à la retraite, élections municipalo-communautaires,etc.)INSCRIRE LA MUTUALISATION DANS UNE DÉMARCHE DE GPEEC- L’intérêt des schémas de mutualisation (degré différent en fonction des communes, méthode du pas à pas)- La mutualisation d’outils de gestion à une échelle supracommunautaire- La nécessité d’évaluer régulièrement le dispositif