1. QUẢN TRỊ DỰ ÁN ERP
Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội nhập với kinh
tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để điều hành DN. Con người là nhân tố
chính dẫn tới thành công trong một dự án ERP. Đây cũng là nơi xảy ra rủi ro nhiều nhất khi
quản trị dự án trong nền kinh tế phát triển nhanh. Dựa trên kinh nghiệm rút ra từ việc triển khai
ERP ở Việt Nam trong những năm gần đây, chúng tôi trình bày 4 nhân tố dẫn đến thành công
của dự án ERP.
1. Cần sự quan tâm từ trên xuống dưới
Triển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp trên toàn DN và sự hợp tác giữa nhiều người ở các cương
vị khác nhau trong DN. Lẽ thường, nhiều người nghĩ triển khai ERP chỉ xảy ra ở bộ phận CNTT
hay phòng kế toán. Do vậy, các dự án thường không nhận được sự quan tâm từ các thành viên
cao cấp. Để đảm bảo đủ ngân sách và nhân lực cho một dự án thành công, nhà tài trợ cho dự
án phải ở trong tư thế sẵn sàng ra những quyết định nhanh chóng.
Thành công của dự án không phải chỉ là nhiệm vụ của riêng đội dự án. Các cấp lãnh đạo cao
nhất phải đảm bảo mục tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu chiến lược của công ty và có
những hành động thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm với dự án. Các giám đốc điều hành
phải thu xếp nhân sự tham gia vào dự án, thu thập thông tin, đánh giá thường xuyên và nhận ra
thành công hay thất bại. Họ phải tạo động lực cho nhóm, hỗ trợ giải quyết các vấn đề và giữ
cho nhóm luôn hoạt động mạnh.
2. Chỉ định quản trị dự án (Project Manager) phù hợp
Thông thường, vai trò quản trị dự án thường rơi vào giám đốc CNTT hay kế toán trưởng. Tuy
nhiệm vụ của CIO và IT manager gần giống như nhau nhưng ở các nước phương Tây, CIO
thường là thành viên của hội đồng quản trị hoặc là người đứng thứ hai hoặc ba trong công ty
với nhiệm vụ và quyền hạn bao quát hơn một IT manager ở Việt Nam rất nhiều. Để một CIO
phù hợp với vị trí quản trị dự án ERP hơn một IT manager. Hầu hết các CIO đều có tầm nhìn
xuyên suốt các hoạt động của DN. CIO thường phải làm việc trong một môi trường khó tiên liệu
vì có quá nhiều biến cố và những thay đổi liên tục; họ phải đối phó với các tình huống có thể
xảy ra, nắm giữ người có trách nhiệm với công việc, quản lý, mang lại kết quả lớn nhất với các
nguồn lực hạn chế, theo dõi chi phí và chất lượng. Vì dự án ERP là một dự án đổi mới toàn
diện DN nên lãnh đạo việc triển khai các thay đổi đòi hỏi những kỹ năng không hoàn toàn giống
với những kỹ năng điều hành hoạt động.
3. Giảm khối lượng công việc cho nhân viên tham gia dự án
Các công ty muốn thực hiện ERP nghiêm túc phải giảm tối thiểu 50% khối lượng công việc
hàng ngày cho thành viên đội dự án chuyên trách của họ. Những người được chọn phải có khả
năng tập trung vào dự án, vì nếu không tập trung và chuyên trách, kết quả trông chờ từ dự án
và bầu nhiệt huyết của các thành viên dự án sẽ bị mai một.
Những thành viên trong nhóm phải được đánh giá và thưởng đúng mức trong và ngoài đánh
giá hàng năm của họ để khuyến khích tinh thần làm việc tích cực đối với dự án. Xét cho cùng,
những thành viên này sẽ là tác nhân thay đổi hệ thống mới, người chủ của hệ thống mới và là
người dùng thành thạo hệ thống.
4. Trang bị kiến thức cho nhóm triển khai ERP của doanh nghiệp
Thông thường một đội triển khai ERP sẽ yêu cầu các công ty tư vấn bên ngoài giúp đỡ các kiến
thức chuyên môn về phần mềm cũng như kinh nghiệm triển khai. Vậy các thành viên của nhóm
triển khai cần chuẩn bị những gì?