O documento discute os tipos e objetivos de documentos em empresas, incluindo documentos contábeis, de projetos e de relações internas e externas. Também explica como organizar a documentação de uma empresa através de etapas como recolhimento, leitura, classificação, encaminhamento e arquivamento. Além disso, apresenta exemplos de tipos comuns de documentos como memorandos, atas, relatórios, convocações e recibos.

1. SECRETARIADO
AULA 3
TEORIA E TÉCNICAS
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2. DOCUMENTOS
O documentos têm como objetivo registrar,
reunir e organizar informações ou dados que
se veiculam na empresa, podendo divulgá-los e
utilizá-los, quando lhe forem necessários.
Documento é qualquer objeto que tenha ou
sirva como registro de informação ou
conhecimento.
O conjunto de documentos de uma empresa
forma a sua documentação.

3. TIPOS DE DOCUMENTOS
Contábeis: recibos, contratos, compra e
venda, salário, etc.
Projetos: arquitetônico, peças,
desenhos, softwares, discos, fitas, cds,
etc.
Relações Internas: comunicados,
memorandos, atas de reuniões,
impressos, contratos, relatórios de
trabalho, planejamentos, etc.
Relações Externas: contratos, materiais
publicitários, correspondências, etc.

4. ORGANIZANDO A DOCUMENTAÇÃO
Organize os documentos para que possam
ser utilizados na medida em que são
necessários.
Existe um processo para organizar os
documentos, denominado arquivamento.
Com o uso do computador, tivemos uma
melhora na rapidez, ou seja, passamos a
ter uma melhora no que se refere a
organização dos documentos. Se tornou
muito mais fácil arquivá-los de maneira
muito mais simples e dinâmica.

5. DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA
Organize periodicamente a documentação
da empresa, assim como: contratos,
informativos, correspondências, material
publicitário, e-mail etc.
Confira as principais etapas desse
trabalho:
1
• Recolhimento
2
• Leitura
3
• Classificação
4
• Encaminhamento
5
• Arquivamento

6. DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA
1. RECOLHIMENTO
A quantidade de informações que uma
empresa necessita, depende
exclusivamente do porte, da estrutura, da
área de atuação e dos objetivos da
empresa. Nesta etapa, é preciso ter
habilidade para escolher e selecionar os
documentos necessários.
É a chefia que determina os tipos de
documentos que você vai recolher e
organizar, se esta fizer parte da sua
função.
2. LEITURA
Fase fundamental, pois através dela
poderá se tomar decisões quanto à
utilização, aplicação e encaminhamento
dos documentos.
É sua função identificar as intenções do
remetente e tomar as providências
necessárias.

7. DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA
3. CLASSIFICAÇÃO
A classificação tem como função agrupar
os documentos de acordo com suas
classes. Nesta fase, é preciso conhecer os
principais assuntos de interesse da
empresa para poder separar a
documentação em classes.
A classificação deve seguir uma
orientação teórica e ter como objetivo
sua utilização de forma intuitiva.
4. ENCAMINHAMENTO
O processo de classificação é a
preparação para o encaminhamento dos
documentos. Coloque sobre sua mesa os
que são de sua responsabilidade de
enviar resposta ou solução. Em seguida,
entregue aos responsáveis o resto da
documentação para que seja dado o
devido encaminhamento.

8. DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA
5. ARQUIVAMENTO
Em algumas empresas será sua
responsabilidade. Recolha toda
documentação recebida e a cópia das
respostas para o devido arquivamento de
acordo com as normas e o sistema de
arquivamento utilizado pela empresa.

9. COMUNICAÇÃO ESCRITA
ELEMENTOS PARA UMA BOA COMUNICAÇÃO ESCRITA
QUEM? Quem escreveu e a quem se destina.
QUANDO? Data da comunicação e datas de eventos, prazos,
se houver.
ONDE? O local onde será realizado o evento, reunião,
etc.
O QUE? Resumidamente, o assuntos de que se trata
(Pode-se responder sinteticamente a perguntas
do tipo: como? Para que? Por que?)
- Utilize expressões e vocabulário pertinentes;
- Use boa diagramação: margens, espaçamento, parágrafos;
- Cuide da limpeza e estética;
- Trabalhe com material de boa qualidade: papel de carta e envelope.

10. COMUNICAÇÃO ESCRITA
REDAÇÃO EMPRESARIAL
Sua redação deve permitir uma única
interpretação, isto é, a mensagem não pode
ser ambígua. Também precisa ser
estritamente impessoal e uniforme, o que
exige o uso de um certo nível de linguagem.
Tendo por finalidade básica a comunicação
sobre algo, é imprescindível fazer uso da
clareza sobre o assunto, deve ser concisa,
objetiva e formal.
Lembre-se de que padrão culto não tem nada
contra a simplicidade de expressão, desde
que não seja confundido com pobreza de
expressão.

11. TIPOS DE DOCUMENTO
MEMORANDO
Os memorando são utilizado para comunicação interna nas empresas. Seu aspecto
pode ser definido como comunicação rotineira. Em um memorando comum,
geralmente usa-se um formato de 20cm de largura por 15cm de altura, mas não existe
um formato padrão, podendo variar de empresa para empresa. Sua função é de
agilizar a comunicação interna, tanto que se utiliza uma linguagem limpa e clara.
Confira as partes que compõem um memorando:
1. Timbre: logotipo ou nome da empresa
2. Nome ou cargo do destinatário
3. Número do documento
4. Dia, mês e ano da emissão do memorando
5. Nome ou cargo do emissor
6. Resumo do teor da comunicação
7. Assinatura do emissor

12. TIPOS DE DOCUMENTO
MEMORANDO

13. TIPOS DE DOCUMENTO
ATA
Podemos dizer que uma Ata nada mais é que um registro do que se passou em uma
reunião, assembleia ou convenções.
Ata, além de escrito pode ser feito também de forma oral. É uma exposição oral ou
escrita daquilo que se presenciou, viu ou observou. É a narração minuciosa de fatos
para esclarecer determinados aspectos e deixar registradas todas as decisões tomadas
em determinado encontro.
1. Dia, mês, ano e hora da reunião, por extenso
2. Local da reunião
3. Pessoas presentes com as respectivas qualificações
4. Declaração do presidente ou secretário
5. Ordem do dia
6. Fecho
7. Assinaturas do presidente, secretário participante.

14. TIPOS DE DOCUMENTO
ATA

15. TIPOS DE DOCUMENTO
RELATÓRIO
Proporciona as informações necessárias para as devidas decisões a serem tomadas,
podendo assumir a forma de uma carta, uma conferência, um gráfico, um memorando
ou um tabela, desde que cumpra o seu objetivo: proporcionar as informações
necessárias para as devidas decisões a serem tomadas.
Um relatório deve sempre responder as seguintes perguntas:
1. O que? O texto vai tratar do quê.
2. Quem? Quais as pessoas envolvidas no assunto.
3. Ocorreram em que data? Os fatos
4. Como? De que forma se deram os acontecimentos
5. Onde? Local, espaço em que ocorreram os fatos
6. Por quê? Causas dos acontecimentos

16. TIPOS DE DOCUMENTO
CONVOCAÇÃO
É uma forma de comunicação escrita
em que se convoca alguém para uma
reunião.
Elementos de uma convocação:
1. Data do evento
2. Local
3. Finalidade
Empresa T.C.G Telecomunicação S.A.
CNPJ:84.5847.548/0001-40
Assembleia Geral Extraordinária
Ficam convocados os senhores
acionistas da Empresa C.S.H
Informática para se reunirem em
Assembleia Geral Extraordinária, a
realizar-se, em primeira convocação,
no dia 15 de dezembro de 20014, às
17horas, na sede social, na av. Djalma
Batista, 369, neste estado.
Salvador, 3 de novembro de 2014

17. TIPOS DE DOCUMENTO
RECIBO
Documento que se comprova ou declara o recebimento de algo. Confira abaixo um
modelo de recibo:
Recibo
Nº 757
R$ 100.000,00
Recebi do Sr. Júlio Ribeiro, residente na rua Domingos Sávio nº 100, portador
do CPF 000.000.000-00, a importância de R$100.000,00 (cem mil reais)
referente à venda de um automóvel marca Mercedes Benz, azul pérola, ano
2011, placa JSG-1545, devidamente quitado.
Bahia, 20 de Novembro de 2014
RENATO SOARES
CPF: 000.000.000-00
Av. Niquera Tickz, 99

18. TIPOS DE DOCUMENTO
PROCURAÇÃO
A procuração é um documento onde uma pessoa denominada mandante, confere a
outra denominada mandatário, poderes para praticar atos em seu nome, como
compras e vendas de bens.
Procuração
Por esse instrumento particular de procuração, AGNALDO SILVA, brasileiro, solteiro,
maior, vendedor, residente e domiciliado na Rua Oliveira, nº56, Salvador, BA, portador
do RG nº 000.000-00, nomeia e constitui seu bastante procurador o Dr. Fabiano
Pereira, brasileiro, solteiro, advogado, OAB nº 0000, residente e domiciliado na Rua
João Soares, nº58, Salvador, BA, à qual confere amplos e ilimitados poderes para
representá-lo na compra de uma casa na Rua Delho, 878, podendo assinar contratos
e outros documentos que se façam necessários para o referido negócio.
Salvador, 18 de Novembro de 2014
Agnaldo Silva