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Ø  Konzeptphase gründlich und integriert (I...
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BPM Club Frankfurt, 11.10.16 - Vortrag "Service Management mit einem Workflowsystem- BPM @ DB Systel"

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Auf dem BPM-Club-Treffen am 11.10.16 in Frankfurt referierte Heide Kretzschmar, Head of Accounting Systems (FBG 6), Deutsche Bahn AG, Berlin über "Service Management mit einem Workflowsystem- BPM @ DB Systel".

Lesen Sie hier die Teilnehmerstimmen:
https://www.xing.com/communities/posts/nachbericht-service-management-mit-einem-workflowsystem-bpm-um-db-systel-11-punkt-10-punkt-16-in-frankfurt-1012083630

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BPM Club Frankfurt, 11.10.16 - Vortrag "Service Management mit einem Workflowsystem- BPM @ DB Systel"

  1. 1. Für externe Präsentationen bitte immer eine Titelfolie mit der Ressort-Farbe verwenden. SeMa Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | Frankfurt | 11.10.2016
  2. 2. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Kurzer Überblick – Projekt und Organisation 2011 - Vorprojekt zur Effizienzsteigerung in der Buchhaltung Start notwendige Maßnahmen organisatorisch Arbeitsrecht/Beteiligung IT – Tools und Anwendungsgebiete Business case 2013 à Umsetzung GASSC Projekt gestartet Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | 11.10.20162
  3. 3. SSC Global SSC Deutschland - Berlin - SSC Europa - Bukarest - SSC (DB L.L) Asien Globales Center - Philippinen - Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Zukünftig wird das SSC seine Leistungen von drei zentralen Standorten aus global anbieten DB Organisation mit zentralen Buchhaltungsstandorten Globale Plattform ermöglicht eine leichtere Integration Harmonisierte Technologien Global standardisierte Prozesse Skaleneffekte 3
  4. 4. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Das SSC ist eine der drei Säulen der DB Buchhaltung. Gemeinsam verantworten sie die vier Buchhaltungsprozesse Kreditoren- buch- haltung Debitoren- buch- haltung Anlagen- buch- haltung Haupt- buch- haltung BA SSC GPO 1)  Global Process Owner-Organisation 2)  Business Accountant („Bilanzfunktion”) 1) 2) 4
  5. 5. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Neue elektronische Tools unterstützen Arbeitsabläufe WInI SeMa TIKA Workflow for Incoming Invoices (Arbeitsablauf für eingehende Rechnungen): Saperion/Lexmark Service Management TIM/BWOD Tool for Information and Knowledge Management in Accounting (Informations- und Wissensmanagementtool für die Buchhaltung): Sharepoint/DBSearch/ECM 5
  6. 6. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Neue elektronische Tools unterstützen Arbeitsabläufe Ø  Services basierend auf Definition globaler, einheitlicher Prozesse in der Buchhaltung Ø  Kurze Entwicklungszeiten Ø  im Konzern vorhanden Anwendungen Ø  Erfüllung Business case unterstützen Ø  Services basieren auf Definition globaler, einheitlicher Prozesse in der Buchhaltung Ø  Passfähig in den IT- Landschaften (DBKlassik, DBSchenker, arriva Deutsche Bahn AG | Heide Kretzschmar | Accounting Systems | 11.10.20166
  7. 7. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Roll-in/Roll-out 2017 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2016 2015 SSC Deutschland SSC Europa SSC Asien IntegrierteStandorte Länder Roll-ins für das SSC Asien sind aktuell in Planung DB Arriva: Vorläufige Planung DB Schenker Rail: Vorläufige Planung DB Schenker Logistics 7
  8. 8. 8 Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT Konzeption DRS Start Juni 2014 Abnahme durch Stakeholder Februar 2015 Start Entwicklung DRS1 – Wasserfall Februar 2015 Fertigstellung 1.Teil (ca. 60%) Juni 2015 Redesign Start DRS2 Juli 2015 Entscheidung für agiles Vorgehen August 2015 Kick-off 19.10.2015 Go-Live April/Mai 2016
  9. 9. 9 The purpose of BWOD in the context of project GA SSC is to provide the service management software system in order to structure, register and route service requests between the SSC and the corresponding client companies. M a i n f u n c t i o n a l i t i e s o f ‘ S e r v i c e Management’ (SeMa) are the following: §  Web-based Smartforms covering all service types (9 eForm, 4 Queries, 1 generic Information request) §  All accounting processes with services §  Roles can be implemented to SeMa §  Process-specific approval workflow §  Dispatching function §  Automatic Email function §  Automatic routing of service requests to the responsible SSC teams §  Service request management and ticketing and history function §  KPI measurement and reporting included via dashboards §  Portal integration for easy group-wide access, no local installation required §  Input validation and SAP integration (planned in later release) CSP IT workpackage descriptions SeMa connects the SSC with the corresponding client companies Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD
  10. 10. 10 Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Product Owner – Support by SeMa Coreteam General role description for agile implementation phase §  Supporting Product Owners §  Backlog filling and documentation (together with DB Systel) §  Backlog filling need to be aligned with PO §  Preparation of pretest cases and UAT test cases §  Training of other testers (e.g. of SSC) §  Sequent testing during the implementation with developers §  1 full day test of implementation outcome/ per sprint §  Regression test of the complete final implementation before UAT §  Test management for UAT §  Defect management §  SeMa DRS update §  Part taking of daily calls (15 Min.) §  Weekly communication with PL by SeMa Workpackage Lead §  Local tool set up & end-user identification §  Support of rollout for pilot companies §  Support the acceptance of SeMa tool in the end
  11. 11. 11 Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT
  12. 12. 12 Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT §  Training mittels TTS-Knowledgeforce - TfA - elearnings
  13. 13. 13 Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 im CSP-IT §  Services basieren auf Prozessen à Zugang für externe Requester über ein hauseigenes Portal
  14. 14. 14 9 Services Smartforms für Buchungen 1GL-01 Buchungsauftrag Hauptbuchhaltung 2AR-01 Buchungsauftrag Debitorenbuchhaltung 3AP-01 Buchungsauftrag Kreditorenbuchhaltung 4FA-01 Buchungsauftrag Anlagenbuchhaltung Smartforms für Stammdaten 8FA-02 Stammdatenantrag für Neuanlage und für Änderungen Smartforms für Informationtransfer 10GL-03 Anfrage Hauptbuch 11AR-03 Anfrage Debitorenbuchhaltung 12AP-03 Anfrage Kreditorenbuchhaltung 13FA-03 Anfrage Anlagenbuchhaltung Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Grundfunktionen 13 Services Smartforms for Posting 1GL-01 General Ledger Posting Request 2AR-01 Accounts Receivable Posting Request 3AP-01 Accounts Payable Posting Request 4FA-01 Fixed Assets Posting Request Smartforms for Master data 5MD-01 Smartforms for Master data Request 6AR-02 Customer Master data Change Request 7AP-02 Vendor Master data Change Restquest 8FA-02 Fixed Assets Master data Creation & Change Smartform for Payment 9GL-04 Payments Request Smartforms for Information transfer 10GL-03 General_Ledger_Query 11AR-03 Accounts_Receivable_Query 12AP-03 Accounts_Payable_Query 13FA-03 Fixed_Assets_Query SSC BLN SSC BUH
  15. 15. Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD 15 Fields of the Requester Fields of the Approver Fields of the SSC Accountant Smartform Header -  Automatically filled Company name and Company code -  Autocomplete function -  Connection to approver selection Information fields -  Posting information of requester -  Mandatory and optional fields Approval flow -  Selection of approval options Action flow -  Action options for SSC accountants Categories Drop down selection Attachment tickmark -  Select “attachment only” Approver selection -  Diverse selection opportunities -  Mandatory or obligatory approver (depends on service) Attachments -  Docx, pptx und xlsx -> forced convertion to pdf- file by the BWOD/SeMa System. -  Older formats cannot be converted by SeMa automatically to pdf and must be altered manually. Information fields -  Additional information of SSC accountants
  16. 16. Is able to process and dispatch tasks from one group to another or individuals Is able to process requests Ability to approve within the internal SSC approval workflow Can start requests on behalf of a company Approves only payment requests Approves requests within the company except payment requests & can be informed about requests & is organized in a group (BAs) Approves requests within the company except payment requests Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD Users and their tasks within the workflow Firma | Referent | Abteilung | 13.05.201516 SeMa Workflow Company Level SSC Level Ability to start requests on behalf of a company Company Requester Payment Approver Business Accountant (BA) Company Approver SSC Requester SSC Approver SSC Accountant Team Lead
  17. 17. 17 Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 Erweiterungen BWOD Ø  Historie revisionssicher Ø  Usermanagement auf Massengeschäft Ø  Variable Dateianhänge (xls, doc, pdf) Ø  Leistungsfähiger Dateikonverter Ø  ……
  18. 18. 18 Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 – offenen Aufgaben Ø  Release 2.2. Nov. 2016 Ø  KPI – Schnittstellen zu TM1 Ø  Dashboard für Monitoring – Lastverteilung /BF Ø  Attachements mit variablen Dateitypen Ø  Globales Stammdatenmanagement einheitlicher Service Einkauf / Vertrieb / Buchhaltung ……
  19. 19. 19 Service Management mit dem Workflowsystem TIM/BWOD SeMa WP 001 lesson learn Ø  Konzeptphase gründlich und integriert (IT, BSD) Ø  Einfach anfangen !!!!!!!! Ø  Kosten Nutzen im Auge behalten Ø  Ressourcen ausbilden Ø  Kommunikation und Roll-Out planen
  20. 20. „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“ kann auch durch ein anderes Abschlusszitat oder eine Botschaft ersetzt werden. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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