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Torsten Rammelmann
Prozess und Organisationsberatung
Projektperformancej
mit BPMN 2.0 steigern
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Prozess und Organisationsberatung
S iSzenario
Daten Druckvorlagen Drucken Kuvertieren Versenden Rückmelden
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Prozess und OrganisationsberatungHochleistungsdruckzentrum
Daten und Vorlagen
Drucken
Kuvertieren
Versenden
•3 Schichten
•bis zu 1,5 Mio. Kuverts täglich
•100% Produktionsqualität
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100% Produktionsqualität
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Prozess und OrganisationsberatungProjekt?
• IT-Projekt?  Migration?  Modernisierung?
• Projekt incl. IT Projekt?Projekt incl. IT Projekt?
• Reorganisation?  von was?
• Normen und Standards einführen?  Wofür?
• Optimierungsprojekte  Qualität?  Performance?  Organisation?p g p j g
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Prozess und OrganisationsberatungProjekt…
Inhalt / Wirtschaftszweig / Branche
IT-Projekte / Softwareentwicklungsprojekte
Produktentwicklungsprojekte / Innovationsprojekte
Forschungs und Entwicklungsprojekte
Beteiligung bzw. Initiierung
interne Projekte
– abteilungsinterne Projekte
– abteilungsübergreifende ProjekteForschungs- und Entwicklungsprojekte
Organisations(entwicklungs)projekte
Logistikprojekte
Qualitätsprojekte / Methoden(einführungs)projekte
abteilungsübergreifende Projekte
externe Projekte
– Kundenprojekte
– unternehmensübergreifende Projekte
Anlass
Vorprojekte / Planungsprojekte
Neuentwicklung oder Wartungsprojekte
i i j k ( blö l S )
Komplexität
Kleinprojekte
Projekte
Großprojekte / 'ProgrammeMigrationsprojekte (Ablösen alter Systeme) Großprojekte / Programme‚
Wiederholungsgrad
Pionierprojekte
RoutineprojekteRoutineprojekte
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Prozess und OrganisationsberatungProjektjargon
Viele Projektmanager …….. Projektmanagement geschult.
Ressourcenplanung Personalkapazität und Kostenbudget nicht durchgeführtRessourcenplanung Personalkapazität und Kostenbudget ….. nicht durchgeführt.
U-Boot Projekte
KPI´s definieren
Soll sich reibungslos in die bestehenden Unternehmensprozesse einfügen ?Soll sich reibungslos in die bestehenden Unternehmensprozesse einfügen ?
Also…..
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Prozess und OrganisationsberatungUnternehmensprozesse?
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Prozess und OrganisationsberatungUnternehmensprozesse?
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Prozess und Organisationsberatung
WAS NUN?
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Prozess und OrganisationsberatungZiele sind wichtig!
1.)Ziel:Einführung PCI DSS (Payment Card Industry)
2.) Ressourcen: 5 % Zeit der Mitarbeiter die aktiv im Tagesgeschäft
i b d i deingebunden sind.
3.) Weitere externe Dienstleister für spezifische Themen sind möglich.
4.) Etat für IT Investitionen
5.) Klare Vorstellung und Anforderungen durch die GL
6.) Ein Workshop zur Orientierung – Dann das Konzept.
7.) Planung „on the Job“
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Prozess und OrganisationsberatungVorgehensweise?
• Organisation anpassen
• Prozesse aufnehmen
• Systeme konfigurieren
• Dokumentation aufsetzen
• Change Management einführen• Change Management einführen
• Abläufe Anpassen / Ändern / neue Einführen
• Mitarbeiter schulen
• Methoden und Werkzeuge einführen und für Kontinuität sorgen
•Mitarbeiter begeisterng
•Mitarbeiter kaum bis am liebsten gar nicht belasten?
•Nachhaltigkeit sicherstellen  Rezertifizierung nach 12 Monaten
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g g
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Prozess und Organisationsberatung
Prozesslandkarte
orientiert an der Wertschöpfungskettep g
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Prozess und OrganisationsberatungWo anfangen?
Presales  Sales  ContractPresales  Sales  Contract
Production
Team Setup, System Setup
Production Setup
LIVE
Production Setup
Account ManagementProjektmanagement
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Prozess und OrganisationsberatungErster Schritt
Presales  Sales  Contract
System Setup
Production Setup, Team Setup
Projektmanagement
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Prozess und Organisationsberatung
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Prozess und OrganisationsberatungErstes Fazit
Auslöser:
Anfrage durch potentiellen Auftraggeber.
Ausführung:
Meeting zur vereinfachten Prozessdarstellung mit BPMN 2.0 in Zusammenarbeit mit Vertrieb,
Projektmanagement und IT/Datenverarbeitung.
4 Mitarbeiter a 3 Stunden = 12 Mannstunden
Ergebnis:
Detailliertes, mit BPMN Charts versehenes Angebot wurde abgegeben
Professionellere und leicht verständliche Darstellung der Leistung- Professionellere und leicht verständliche Darstellung der Leistung
- Definierte Übergabepunkte sind beschrieben und dokumentiert
- Externe und interne Kommunikation ist beschrieben
- Grundlagen für QM/QS gebildet
G dl fü V f h i / B i fi i d P d kti bild t- Grundlagen für Verfahrensanweisungen / Briefings in der Produktion gebildet
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Prozess und OrganisationsberatungZweites Fazit
Auslöser:
Anfrage durch potentiellen Auftraggeber.
Ausführung:
Meeting zur Anpassung der in BPMN 2.0 dargestellten Prozessein Zusammenarbeit mit Vertrieb,
Projektmanagement.
3 Mitarbeiter a 1 Stunde = 3 Mannstunden
Ergebnis:
Detailliertes Angebot mit BPMN Charts abgegeben
Professionellere und leicht verständliche Darstellung der Leistung- Professionellere und leicht verständliche Darstellung der Leistung
- Definierte Übergabepunkte sind beschrieben und dokumentiert
- Externe und interne Kommunikation ist beschrieben
- Grundlagen für QM/QS gebildet
G dl fü V f h i / B i fi i d P d kti bild t- Grundlagen für Verfahrensanweisungen / Briefings in der Produktion gebildet
…und die Grundsatzdiskussion warum nicht prinzipiell die Datenintegrität geprüft wird.
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Prozess und OrganisationsberatungProjektstruktur
• Planung der Systemarchitektur
• Installation der Applikationen
• Testbeschreibungen
• Produktionsplanung (Grunddaten für die Tagesplanung)
• Dokumentation für PCI DSS (Changemanagement)
• Meldungen für die Abrechnung
• Meldungen für die Lager/Logistiksteuerung
• Synergien (Schnittmengen) DIN/ISO 27001 und PCI-DSS genutzt
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Prozess und Organisationsberatung
Account Management /
Kundenmanagement
Projektmanagement
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Development
Implementation
Test Deployment Test Live
Ressource PlanningProduktion Live MonitoringInternal Reporting External ReportingQA
Quality
Management
ISO Documentation
C t l C t lli
Controlling
Financials
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Tool
SAP
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Prozess und OrganisationsberatungSynergien durch BPMN 2.0
Account Management /
Kundenmanagement
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Development
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Ressource PlanningProduktion Live MonitoringInternal Reporting External ReportingQA
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Prozess und Organisationsberatung
Ergebnisse bis dahin
(Grundlagen)(Grundlagen)
•Transparenz zu neuen geplanten Produktionen erhöht
•Vorbereitungszeit um ca. 30% minimiert
Zeit für Projektsetup um ca 30 % verkürzt
BPMN
•Zeit für Projektsetup um ca. 30 % verkürzt
•Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert
•Ressourceneinsatz um ca. 20 % reduziert
(Kollaboratives modellieren)
Kostenrechnung
Attrirbutpflege für
IT-Prozess
Spezifikation
 (Kollaboratives modellieren)
•„Tellerandenken“ aufgeweicht
Ressourcenplanung Prozessrepositiry



Weitere geplante Ergebnisse:
•Einbindung der Dokumentation in ChangemanangementAutomatisiserte
Dokumentation
Übergang an
Prozessengine



•Auslösen von Changes durch Modellierung an Prozessen
•Einbettung BPMN in Störfallanalyse
Alternativ
Übergang in UML

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Torsten Rammelmann
+49 (0) 177 867 32 91
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  • 1. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung Projektperformancej mit BPMN 2.0 steigern Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 1
  • 2. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung S iSzenario Daten Druckvorlagen Drucken Kuvertieren Versenden Rückmelden Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 2
  • 3. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungHochleistungsdruckzentrum Daten und Vorlagen Drucken Kuvertieren Versenden •3 Schichten •bis zu 1,5 Mio. Kuverts täglich •100% Produktionsqualität Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 3 100% Produktionsqualität
  • 4. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungProjekt? • IT-Projekt?  Migration?  Modernisierung? • Projekt incl. IT Projekt?Projekt incl. IT Projekt? • Reorganisation?  von was? • Normen und Standards einführen?  Wofür? • Optimierungsprojekte  Qualität?  Performance?  Organisation?p g p j g Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 4
  • 5. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungProjekt… Inhalt / Wirtschaftszweig / Branche IT-Projekte / Softwareentwicklungsprojekte Produktentwicklungsprojekte / Innovationsprojekte Forschungs und Entwicklungsprojekte Beteiligung bzw. Initiierung interne Projekte – abteilungsinterne Projekte – abteilungsübergreifende ProjekteForschungs- und Entwicklungsprojekte Organisations(entwicklungs)projekte Logistikprojekte Qualitätsprojekte / Methoden(einführungs)projekte abteilungsübergreifende Projekte externe Projekte – Kundenprojekte – unternehmensübergreifende Projekte Anlass Vorprojekte / Planungsprojekte Neuentwicklung oder Wartungsprojekte i i j k ( blö l S ) Komplexität Kleinprojekte Projekte Großprojekte / 'ProgrammeMigrationsprojekte (Ablösen alter Systeme) Großprojekte / Programme‚ Wiederholungsgrad Pionierprojekte RoutineprojekteRoutineprojekte Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 5
  • 6. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungProjektjargon Viele Projektmanager …….. Projektmanagement geschult. Ressourcenplanung Personalkapazität und Kostenbudget nicht durchgeführtRessourcenplanung Personalkapazität und Kostenbudget ….. nicht durchgeführt. U-Boot Projekte KPI´s definieren Soll sich reibungslos in die bestehenden Unternehmensprozesse einfügen ?Soll sich reibungslos in die bestehenden Unternehmensprozesse einfügen ? Also….. Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 6
  • 7. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungUnternehmensprozesse? Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 7
  • 8. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungUnternehmensprozesse? Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 8
  • 9. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung WAS NUN? Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 9
  • 10. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungZiele sind wichtig! 1.)Ziel:Einführung PCI DSS (Payment Card Industry) 2.) Ressourcen: 5 % Zeit der Mitarbeiter die aktiv im Tagesgeschäft i b d i deingebunden sind. 3.) Weitere externe Dienstleister für spezifische Themen sind möglich. 4.) Etat für IT Investitionen 5.) Klare Vorstellung und Anforderungen durch die GL 6.) Ein Workshop zur Orientierung – Dann das Konzept. 7.) Planung „on the Job“ Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 10
  • 11. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungVorgehensweise? • Organisation anpassen • Prozesse aufnehmen • Systeme konfigurieren • Dokumentation aufsetzen • Change Management einführen• Change Management einführen • Abläufe Anpassen / Ändern / neue Einführen • Mitarbeiter schulen • Methoden und Werkzeuge einführen und für Kontinuität sorgen •Mitarbeiter begeisterng •Mitarbeiter kaum bis am liebsten gar nicht belasten? •Nachhaltigkeit sicherstellen  Rezertifizierung nach 12 Monaten Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 11 g g
  • 12. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung Prozesslandkarte orientiert an der Wertschöpfungskettep g Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 12
  • 13. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungWo anfangen? Presales  Sales  ContractPresales  Sales  Contract Production Team Setup, System Setup Production Setup LIVE Production Setup Account ManagementProjektmanagement Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 13
  • 14. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungErster Schritt Presales  Sales  Contract System Setup Production Setup, Team Setup Projektmanagement Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 14
  • 15. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 15
  • 16. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungErstes Fazit Auslöser: Anfrage durch potentiellen Auftraggeber. Ausführung: Meeting zur vereinfachten Prozessdarstellung mit BPMN 2.0 in Zusammenarbeit mit Vertrieb, Projektmanagement und IT/Datenverarbeitung. 4 Mitarbeiter a 3 Stunden = 12 Mannstunden Ergebnis: Detailliertes, mit BPMN Charts versehenes Angebot wurde abgegeben Professionellere und leicht verständliche Darstellung der Leistung- Professionellere und leicht verständliche Darstellung der Leistung - Definierte Übergabepunkte sind beschrieben und dokumentiert - Externe und interne Kommunikation ist beschrieben - Grundlagen für QM/QS gebildet G dl fü V f h i / B i fi i d P d kti bild t- Grundlagen für Verfahrensanweisungen / Briefings in der Produktion gebildet Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 16
  • 17. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 17
  • 18. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungZweites Fazit Auslöser: Anfrage durch potentiellen Auftraggeber. Ausführung: Meeting zur Anpassung der in BPMN 2.0 dargestellten Prozessein Zusammenarbeit mit Vertrieb, Projektmanagement. 3 Mitarbeiter a 1 Stunde = 3 Mannstunden Ergebnis: Detailliertes Angebot mit BPMN Charts abgegeben Professionellere und leicht verständliche Darstellung der Leistung- Professionellere und leicht verständliche Darstellung der Leistung - Definierte Übergabepunkte sind beschrieben und dokumentiert - Externe und interne Kommunikation ist beschrieben - Grundlagen für QM/QS gebildet G dl fü V f h i / B i fi i d P d kti bild t- Grundlagen für Verfahrensanweisungen / Briefings in der Produktion gebildet …und die Grundsatzdiskussion warum nicht prinzipiell die Datenintegrität geprüft wird. Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 18
  • 19. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungProjektstruktur • Planung der Systemarchitektur • Installation der Applikationen • Testbeschreibungen • Produktionsplanung (Grunddaten für die Tagesplanung) • Dokumentation für PCI DSS (Changemanagement) • Meldungen für die Abrechnung • Meldungen für die Lager/Logistiksteuerung • Synergien (Schnittmengen) DIN/ISO 27001 und PCI-DSS genutzt Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 19
  • 20. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung Account Management / Kundenmanagement Projektmanagement IT - Configuration Development Implementation Test Deployment Test Live Ressource PlanningProduktion Live MonitoringInternal Reporting External ReportingQA Quality Management ISO Documentation C t l C t lli Controlling Financials Central Controlling Tool SAP Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 20
  • 21. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und OrganisationsberatungSynergien durch BPMN 2.0 Account Management / Kundenmanagement Projektmanagement IT - Configuration Development Implementation Test Packaging & Deployment Test Live Ressource PlanningProduktion Live MonitoringInternal Reporting External ReportingQA Quality Management ISO Documentation C t l C t lli Controlling Financials Central Controlling Tool SAP Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 21
  • 22. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung Ergebnisse bis dahin (Grundlagen)(Grundlagen) •Transparenz zu neuen geplanten Produktionen erhöht •Vorbereitungszeit um ca. 30% minimiert Zeit für Projektsetup um ca 30 % verkürzt BPMN •Zeit für Projektsetup um ca. 30 % verkürzt •Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert •Ressourceneinsatz um ca. 20 % reduziert (Kollaboratives modellieren) Kostenrechnung Attrirbutpflege für IT-Prozess Spezifikation  (Kollaboratives modellieren) •„Tellerandenken“ aufgeweicht Ressourcenplanung Prozessrepositiry    Weitere geplante Ergebnisse: •Einbindung der Dokumentation in ChangemanangementAutomatisiserte Dokumentation Übergang an Prozessengine    •Auslösen von Changes durch Modellierung an Prozessen •Einbettung BPMN in Störfallanalyse Alternativ Übergang in UML  Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 22
  • 23. Rammelmann.com Torsten Rammelmann Prozess und Organisationsberatung Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Torsten Rammelmann +49 (0) 177 867 32 91 torsten@rammelmann.com Rammelmann.com Torsten Rammelmann 21.10.2010 Seite 23