Le pouvoir de l'information dans votre organisation

Le pouvoir de l’information dans
votre organisation
Julie Rodrigue
Expert-conseil en gestion d’information
21 mai 2015

Plan La gestion de quoi?
Les problèmes rencontrés
Les outils

www.gestion-indicium.ca
Pourquoi parler de gestion d’information?
Ressources financières Ressources humaines
Ressources matérielles
Ressources
informationnelles
Entreprise

Gestion
vs organisation
Planification
de la gestion
de
l’information
Collection,
création,
réception et
saisie
Organisation
Utilisation et
diffusion
Conservation,
protection et
préservation
Élimination
Évaluation
Processus de
gestion
d’information
Toutes les entreprises gèrent
de l’information
• Interne
• Externe

Ressources informationnelles
Base de données
Documents
électroniques
Intranet
Courriels
Document papiers
Connaissances
Internet
Extranet
Messagerie instantannée
Réseaux sociaux
Information reçue

Les professionnels dépensent de 5 à 15 %
de leur temps à lire de l’information et
jusqu’à 50 % pour la trouver
(Groupe Fujistu)

Mais je n’ai pas de
problème…

Les utilisateurs perdent en moyenne 30
minutes par jour à la recherche de
documents
C’est l’équivalent de 3900$ par employé
par an en perte de productivité
(Harmon.ie)

Quels sont les signes qu’il est temps de
penser à sa gestion d’information?
Travailleurs autonomes/
microentreprises
Petites et moyennes
entreprises
Grandes entreprises

Toutes les entreprises doivent répondre au
défis que posent:
L’augmentation phénoménale de l’information
Le repérage rapide de l’information
La réutilisation de l’information
La perte de connaissances
La concurrence

Impacts d’une mauvaise gestion d’information
• Stress
• Perte de temps
• Perte d’information / perte de connaissances
• Mauvaise décision
• Perte de productivité
• Mauvaise transmission d’information
• « La main droite ne sait pas ce que fait la main gauche »
• …

Maintenant, comment je fais
face au problème?

Les outils à mettre en place
Architecture d’information
Gestion des processus
Directives (façons de faire)
Formation
Outils technologiques (si nécessaires)

Architecture d’information

Gestion des processus
VS

Directives
Les normes, directives et procédures peuvent concerner :
La gestion des courriels
La numérisation des documents
Nomenclature des documents
La diffusion d’information sur les réseaux sociaux
La collecte d’information
Etc.

Formation
Gestion du changement
Formation initiale
Mise en place d’un programme
Rappel
Formation des nouveaux employés

Technologie - Contenant vs contenu
Volume d’information que les compagnies doivent gérer
Obligations légales
Repérage d’information
Automatisation de processus
Capturer Classifier Gérer Repérer Conserver

Base de données
Documents
électroniques
Intranet
Courriels
Document papiers
Connaissances
Internet
Extranet
Messagerie instantannéeRéseaux sociaux
• Architecture
d’information
• Processus
• Directives
• Formation
• Outils
technologiques

Par où attaquer le problème ?
Réfléchir à
l’architecture
• Est-ce que j’ai
besoin de
technologie?
Déterminer les
façons de faire
• Ne pas oublier la
formation
Passer
à
l’action!
Identifier les points
douloureux

Recommandations
1. Gardez le tout simple!
2. Mettez en place un système qui répond à
VOS besoins… et non pas un système
théoriquement parfait
3. Évitez le syndrome du «tout garder»
4. N’oubliez pas que vous souhaitez changer
des façons de faire
5. Évaluez avec les nouvelles réalités

Transformez votre chaos en
productivité!
Le but de la gestion d’information est de mettre en
place une solution performante pour rendre
l’information pertinente accessible et utilisable

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