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Información útil para el conocimiento e identificación de los documentos más utilizados en las transacciones comerciales.

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  1. 1. DOCUMENTOS COMERCIALES Prof. Betzaida A. Castillo M.
  2. 2. QUÉ SON LOS DOCUMENTOS COMERCIALES? Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.
  3. 3. Para qué nos sirven los documentos comerciales? Estos documentos nos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
  4. 4. Cuáles son los comprobantes? ○ Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. ○ Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. ○ Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).
  5. 5. Quienes están obligados a emitir documentos comerciales? ○ Quienes comercializan cosas muebles. ○ Quienes comercializan o prestan servicios. ○ Quienes se dedican a la locación de bienes. Conservación: ○ Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.
  6. 6. Qué es una Requisición? Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde tú puedes escoger la mejor para optimizar tus costos de operación. Únicamente tienes que llenar los datos de la requisición, especificar los productos o servicios que requieres y se le envía a los proveedores especializados para que envíen una respuesta con lo que ofrecen.
  7. 7. Características que contiene la Requisición: ○ NOMBRE DE LA EMPRESA ○ FECHA ○ NUMERO DE REQUISICION ○ UNIDAD SOLICITANTE ○ RENGLON ○ CANTIDAD SOLICITADA ○ DESCRIPCION DE LA CANTIDAD ○ PRECIO UNITARIO ○ PRECIO TOTAL ○ CODIFICACION PRESUPUESTARIA ○ OBSERVACIONES ○ FIRMAS SOLICITANTES Y APROBACIONES
  8. 8. Modelo de Requisición de Compras
  9. 9. Qué es una Orden de Compra? ○ Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. ○ La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura. ○ Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.
  10. 10. Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra: ○ Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido ○ Número de orden de compra ○ Nombre y dirección del proveedor ○ Fecha del pedido y fecha de entrega requerida ○ Términos de entrega y de pago ○ Cantidad de artículos solicitados ○ Número de catálogo ○ Descripción ○ Precio unitario y total ○ Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la orden ○ Firma autorizada
  11. 11. ○ La orden de compra tiene, al menos, un duplicado, ya que se entrega el original al vendedor mientras que el comprador se queda con el duplicado. De esta manera, ambos tienen constancia de la operación que se concretará: el comprador, para demostrar qué mercaderías ha solicitado; el vendedor, para preparar el pedido e iniciar el proceso de facturación. ○ Puede decirse, en definitiva, que la orden de compra es una solicitud escrita de determinados productos a un precio acordado y con ciertas condiciones de pago y entrega. Se trata de una autorización que el comprador concede a que le presenten una factura por la compra de las mercancías.
  12. 12. Modelo de Orden de Compra
  13. 13. Qué es la Factura? ○ Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. ○ Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago. ○ Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador. ○ La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
  14. 14. Requisitos respecto del vendedor: ○ Nombre y apellido, o razón social. ○ Domicilio legal. ○ Números de teléfono y fax, correo electrónico. ○ Digito Verificador del Ministerio de Economía y Finanzas ○ Fecha de emisión ○ Numeración preimpresa, consecutiva y progresiva.
  15. 15. Requisitos respecto del comprador: ○ Nombre y apellido, o razón social. ○ Domicilio. Respecto de la mercadería vendida: ○ Cantidad y descripción. ○ Precio unitario. ○ Importe total. ○ Condiciones de venta.
  16. 16. Modelo de Factura
  17. 17. Qué es un Cheque? Un cheque es una orden de pago puesta por escrito que permite a la persona que lo recibe cobrar una cierta cantidad de dinero que está estipulada en el documento y que debe estar disponible en la cuenta bancaria de quien lo expide. Es importante resaltar el hecho de que en sus orígenes los cheques fueron utilizados como una medida para evitar fraudes en los bancos gracias a que en los mismos se guardaban las firmas de quienes realizaban los distintos depósitos y estas se cotejaban cuando alguien iba a efectuar el cobro de uno de esos cheques.
  18. 18. Los cheques deben cumplir con distintos requisitos ○ la inclusión de la fecha y el sitio en que se emite, la orden de pagar una cantidad específica de dinero, el nombre de la organización de crédito y el lugar donde se desarrollará el pago, entre otros. Entre los distintos tipos de cheques, pueden mencionarse al cheque nominativo (que sólo puede cobrar el sujeto indicado en el documento), el cheque a la orden (el beneficiario puede cobrarlo o cederlo como pago a otra persona, para lo cual debe endosarlo –firmarlo–) y el cheque al portador (puede ser cobrado por cualquier persona).
  19. 19. Modelo de Cheque
  20. 20. Cheque Certificado En algunas ocasiones el beneficiario de un cheque necesita estar totalmente seguro de que este documento cuenta con los fondos suficientes para ser pagado por el banco; para lo cual solicita al librador, quien a su vez requerirá al banco certifique la existencia de estos fondos. Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona que lo expide, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular de la misma no podrá disponer de ese dinero.
  21. 21. Modelo de Cheque Certificado
  22. 22. Cheque al Portador Es aquel que no indica una persona específica a favor de quien se expide. Este tipo de cheque debe indicar la leyenda “al portador” en el espacio destinado para señalar el nombre del beneficiario. Características particulares: ○ El beneficiario del cheque puede entregarlo como pago a otra persona o empresa sin necesidad de endosarlo, ya que la persona que sea “ el portador” del cheque es quien podrá cobrarlo. ○ No es necesario presentar una identificación para realizar su cobro, ni escribir los datos del tenedor del cheque al momento de presentarlo. ○ El cheque al portador podrá ser expedido hasta por la cantidad que cada institución determine, de acuerdo a sus políticas internas.
  23. 23. Modelo de Cheque al Portador
  24. 24. Concepto de Depósito Bancario El depósito bancario de dinero, es la operación pasiva más importante de la banca por la que ésta recibe fondos de sus clientes para custodiarlos y restituirlos en la forma pactada. Este depósito se caracteriza por la captación de recursos ajenos por las entidades de crédito y que convierten a éstas en deudoras del depositante que cede sus recursos monetarios en depósito a dichas entidades quienes a su vez los utilizan para colocarlos en forma de crédito (operaciones activas) a terceros contratantes ajenos a la relación de depósito.
  25. 25. Modelo de Boletas para depósitos
  26. 26. Qué es un Recibo de Pago○ Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características. ○ Los recibos por lo general, se extienden por duplicado: El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe. ○ Un recibo puede ser de muchas maneras diferente como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. ○ Cabe mencionar que los recibos por lo general no tienen carácter impositivo, no sirven como comprobantes de cobro de Impuestos, por lo que no son reemplazo de las Facturas.
  27. 27. Modelo de Recibo de Pago
  28. 28. Pagaré El pagaré es uno de los elementos más utilizados en el ámbito comercial para documentar una deuda y una de las herramientas más eficaces para garantizar su futuro cobro. En base a nuestra experiencia notamos que una gran mayoría utiliza esta arma comercial tan importante, sin tomar los recaudos necesarios para su llenado en forma correcta.
  29. 29. Modelo de Pagaré
  30. 30. Que es la Nota de Crédito ○ Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. ○ Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
  31. 31. Modelo de Nota de Crédito
  32. 32. Qué es la Nota de Débito Llamase así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: En los bancos: cuando se carga al cliente de una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre una plaza del interior. En los comercios: cuando se pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y comisiones sobre documentos, etc.
  33. 33. Modelo de Nota de Débito
  34. 34. Gracias

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