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ALBERTO CARDONA LOPEZ
ESPECIALISTA EN ENTORNOS VIRTUALES DE
                          APRENDIZAJE
LICENCIADO EN ESPAÑOL Y COMUNICACIÓN
                          AUDIOVISUAL
Tecnica de archivo
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ción en
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 Esesa línea que
 debe de estar en
 cada parte de un
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   1. CONCEPTO

    Son muebles en los
    que se guardan los
    documentos pueden
    ser horizontales
    , verticales, según su
    posición que tiene las
    pestañas en las
    carpetas, no por la
    forma externa del
    mueble.
 Toda Secretaria
 debe contar con
 todo tipo de
 materiales de
 oficina para
 realizar trabajo de
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 materiales como
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 legajar
 documentos
 de acuerdo
 con el tamaño
 del papel
 desee.
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 ganchos o
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 documentos
 voluminosos
 Son máquinas
 que reducen a
 tiras o
 partículas
 irreconstructible
 s los
 documentos con
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 confidencial
   De 2 a 4 gavetas
    metálicos o de
    madera, con llave
    central para cerrar
    todas las gavetas y
    con carpeta colgante.
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    documentos para este
    archivador, conviene
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 colgantes, es
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 utiliza carpetas
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 vertical, viene
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 tamaños tiene
 buena
 capacidad.
Puede   ser
 metálicos o de
 madera, se
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 pasivos.
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especial para
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   1. CONCEPTO
    El proceso de decepcionar
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    en un lugar determinado a fin de
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    Por lo tanto es necesario
    observar reglas fijas que
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 ArchivoInactivo :
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 ALFABETICO:
 viene a ser la
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 Vienea hacer la
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    trasferencia o eliminación de
    archivos y conservar únicamente
    los que pueden ser necesarios a la
    empresa, este es el paso final en el
    ciclo de la vida de todo
    documento.
    La transferencia regular de
    documentos inactivos da como
    resultado la economía de espacio,
    equipo y mano de obra, reduce el
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    documentos muchas empresas lo
    clasifican de la siguiente manera:
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 ulos de
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 turas, estados
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 facturas, registro de
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 enviadas, recibidas
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Tecnica de archivo

  • 1. ALBERTO CARDONA LOPEZ ESPECIALISTA EN ENTORNOS VIRTUALES DE APRENDIZAJE LICENCIADO EN ESPAÑOL Y COMUNICACIÓN AUDIOVISUAL
  • 3. Esta constituido por documentos que se conservan por su valor histórico, admini strativo, etc.
  • 4. Los documentos se apoyan sobre uno de los lados cortos; uno junto al otro y el título junto al lomo.
  • 5. Proyección que sobre sale de los bordes superiores de las guías
  • 7. Constituido por documentos de uno o dos años atrás pero que son de consulta frecuente.
  • 8. Inserción que aparece escrita en la pestaña de la guía.
  • 9.  Decepcionar, clasif icar, registrar, distr ibuir
  • 13.  Esesa línea que debe de estar en cada parte de un número que se considera al clasificar.
  • 14. 1. CONCEPTO Son muebles en los que se guardan los documentos pueden ser horizontales , verticales, según su posición que tiene las pestañas en las carpetas, no por la forma externa del mueble.
  • 15.  Toda Secretaria debe contar con todo tipo de materiales de oficina para realizar trabajo de manera eficiente para lo cual existen varios materiales como son:
  • 16. Permite legajar documentos de acuerdo con el tamaño del papel desee.
  • 17. Para colocar ganchos o grapas a cajas o grupos de documentos voluminosos
  • 18.  Son máquinas que reducen a tiras o partículas irreconstructible s los documentos con información confidencial
  • 19. De 2 a 4 gavetas metálicos o de madera, con llave central para cerrar todas las gavetas y con carpeta colgante. Al hacer traslados de documentos para este archivador, conviene empezar de abajo hacia arriba de manera que equilibrando el peso.
  • 20. Tiene forma de escritorio, util iza carpetas colgantes, es de poca capacidad
  • 21.  Mueble metálico utiliza carpetas con visibilidad vertical, viene diferentes tamaños tiene buena capacidad.
  • 22. Puede ser metálicos o de madera, se utiliza para bibliotecas y archivos pasivos.
  • 24. 1. CONCEPTO El proceso de decepcionar , ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc. Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localización y manejo. Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos.
  • 25.  Representa la memoria de un negocio o conservación de los documentos. Solo se guarda los documentos importantes.
  • 26. Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser localizados con prontitud. Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, solo esa persona podría encontrarlo. Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los títulos y de esta manera poder archivar todo los documentos adecuadamente.
  • 27.  ArchivoInactivo : guardado por varios años Archivo Central : Sótano, guardado de documentos de años atrás Archivo Activo : Documentos actuales.
  • 28.  1.SISTEMA ALFABETICO: viene a ser la asociación de las letras desde la “A” hasta la “Z”. Ejemplo: EXSA, FAMESA
  • 29.  Vienea hacer la asociación de números, se ubica por los primeros ejemplos: Factura Nº 159 Factura Nº 160
  • 30. Se halla mediante el Distrito, Departamento , ciudad ,etc. Arequipa/Cesa r Tarazona Lima/Juan Palomino
  • 31. Los archivos periódicamente o continuamente deben ser revisados, para proceder a la trasferencia o eliminación de archivos y conservar únicamente los que pueden ser necesarios a la empresa, este es el paso final en el ciclo de la vida de todo documento. La transferencia regular de documentos inactivos da como resultado la economía de espacio, equipo y mano de obra, reduce el espacio que se necesita para los archivos activos en la oficina, ello permite ampliar equipo y suministros menos costosos para los documentos transferidos y simplifica los archivos inactivos, de tal manera que se pueden encontrar los documentos con la máxima eficacia. Para determinar el valor de los documentos muchas empresas lo clasifican de la siguiente manera:
  • 32.  Incluyen documentos legales de constitución, tít ulos de propiedad, escri turas, estados financieros, etc.
  • 33.  Incluyen facturas, registro de ventas, registro de compras cotizaciones, registr o de bancos, corresponde ncia como cartas enviadas, recibidas y documentos relacionados al giro del negocio
  • 34. Incluyen alguna correspondencia general como memorando, normas legales, informes, rec ibos. Todo documento que se utilice temporalmente y después de algunas semanas o hasta un año de la fecha en que fueron recibidos o emitidos se puedan destruir.
  • 35.  Incluyen anuncios, formatos , afiches, etc. Los cuales pueden ser destruidos después utilizarlo temporalmente, e n algunos casos sin la necesidad de archivarlo