Organizar un congreso
(encuentro o conferencia)

Una conferencia es una reunión de personas con un interés o una formación
en común, que tiene el propósito de permitirles conocerse , aprender y
discutir sobre problemas e ideas y de convertir ese asunto en un tema de
mutua preocupación.
Hay diferentes tipos de conferencias:
• Académicas
• De asociaciones profesionales
• De capacitación
• Relacionadas con un tema o problema determinado
¿Qué es una conferencia?

• Hay un problema que necesita ser examinado
• El campo de conocimiento necesita una conferencia
• La organización o grupo quiere comenzar con reuniones
anuales
• Hay una crisis u oportunidad que debe ser encarada
• Se quiere establecer la legitimidad del campo
• Información recibida del campo o de la comunidad la
requieren
¿Por qué organizar una conferencia?

• Un patrocinador la requiere
• Se desea reclutar gente para avanzar en el campo
• Es una cuestión de prestigio, credibilidad o credenciales para
la organización
• Es parte del trabajo
¿Por qué organizar una conferencia?

• Asociaciones y organizaciones profesionales
• Agencias gubernamentales
• Coaliciones
• Organizaciones individuales
• Instituciones educativas
• Grupos de activistas comunitarios o de apoyo
• Un grupo con una apuesta o interés en el tema de la conferencia
¿Quién puede organizar una conferencia?

• Cuando se quiere informar al campo, a un grupo en particular o al
público acerca de un tema
• Cuando se desea reunir gente con especialización para encarar un
tema que necesita ser tratado o para resolver un problema
• Cuando se necesita dar a conocer un nuevo trabajo en el campo
• Cuando se quiere (re) entusiasmar a la gente acerca de su trabajo
• Anualmente, cuando se quiere congregar al campo de
conocimiento, profesión, coalición o grupo de interés para
aprender, interrelacionarse, celebrar éxitos y enfrentar desafíos
¿Cuando organizar una conferencia?

Crear una infraestructura al:
• Elegir un equipo o comité organizador
• Designar un coordinador
• Establecer un sistema de comunicación
¿Cómo organizar una conferencia?

Planificar la conferencia:
• Acordar el propósito de la conferencia
• Identificar los participantes que interesa atraer.
• Fijar la duración y la fecha
• Planificar el contenido
• Encargándose de la logística
• Poner en claro la coordinación y la resolución de problemas
¿Cómo organizar una conferencia?

• Darle publicidad a la conferencia
• Inscribir a los participantes
• Reclutar a los presentadores
• Realizar la conferencia
• Evaluar la conferencia
¿Qué hacer?