3. Pour des échanges au-delà de 2 personnes ?
Email Réseau social@
Usage généralement constaté Le bon réflexe
On envoie des mails très souvent à
plus de 2 personnes. Ils contiennent
des informations ou des questions.
Toutes ces personnes répondent à des
moments différents. Le nombre de
messages explose et la conversation
est impossible à suivre.
Bilan :
• Une perte de temps pour reconstituer
les échanges
• Encore plus de mails à traiter
• Des informations perdues dans les
boites mail
Quand vous démarrez une
conversation sur un réseau social, les
membres de la communauté impliqués
ne sont pas perdus. Ils voient toutes
leurs conversations sur leur « mur ».
L’information est concentrée en un lieu
et accessible aisément.
Souvent le mode micro-blogging
contraint à être concis et précis.
Bilan :
• Des échanges facilités
• Du temps gagné
• Une capitalisation améliorée
4. La tyrannie des listes de diffusion
Email Réseau social@
Usage généralement constaté Le bon réflexe
On abuse souvent des modes Copie ou
Copie cachée. Par désir de bien
faire, de ne pas vexer ou de se
couvrir, les listes de diffusion sont aussi
très utilisées. Elles chargent les boites
avec des informations noyées ou
inintéressantes. Pire, elles sont le
moyens pour certains d’exercer
quelques pressions malsaines.
Bilan :
• De nombreux mails qui ne nous
concernent pas
• Les bonnes informations noyées dans
le flot des emails
• Un certain mal-être d’être inclus ou
pas dans les listes de diffusion
Sur un réseau social, on publie pour la
communauté, donc pour un groupe qui
se rassemble sur un intérêt commun.
Chacun est au même niveau dans
l’échange. L’information reçue dans ce
groupe a à priori un intérêt pour vous.
Bilan :
• Une information ciblée qui nous
concerne
• Pas de perte de temps sur le choix
des destinataires de l’information
• Un gain de temps dans la recherche
• Des échanges sans pression
malsaine
5. La valse des fichiers attachés
Email Réseau social@
Usage généralement constaté Le bon réflexe
Une pratique couramment constatée
dans l’entreprise est celle des envois
de fichiers attachés. Transmettre un
document part d’un bon principe. Mais
lorsque l’email est le support à du
travail collaboratif sur ce document, les
aller-retours se multiplient entre boites
email.
Bilan :
• Des boites mail surchargées
• Du temps perdu à compiler
• Le document de référence égaré
• Des commentaires non valorisés
Dans un groupe ou une
communauté, on peut déposer et
partager des fichiers. On peut y ajouter
des commentaires.
Le moteur de recherche référence
aussi bien le fichier que son contenu ou
les commentaires.
Bilan :
• La bonne information à un endroit
unique, accessible par tous
• Des commentaires partagés par tous
les membres
• Un gain de temps dans la recherche
• Une boite mail moins lourde
6. L’email pour des conversations ?
Email Réseau social@
Usage généralement constaté Le bon réflexe
Souvent lors d’échanges d’emails, de
véritables conversations se déroulent.
Les contenus peuvent être courts ou
étayés. Ils sont ensuite stockés au fond
de la boite mail. Si on emploie la
fonction « répondre à tous », de
nombreuses personnes « assistent »
aux échanges malgré elles.
Bilan :
• Pas de capitalisation des échanges
• Des destinataires non concernés
• Une ergonomie inadaptée
• Des boites mails surchargées
Dans un groupe ou une
communauté, on peut initier aussi des
conversations, échanges en général
courts sur un thème donné ou en
réaction à une publication. Ces
échanges contribuent au patrimoine
informationnel de l’entreprise. On les
retrouve facilement.
Bilan :
• Des échanges capitalisés et
accessibles par les membres
• Une participation des seuls membres
concernés
• Une ergonomie adaptée
• Une boite mail moins lourde
7. Des informations pertinentes non valorisées
Email Réseau social@
Usage généralement constaté Le bon réflexe
Dans les 300 Mo ou 2 Go de votre
boite mail dorment des quantités
d’informations. Avec cette infobésité, il
est difficile de distinguer et de valoriser
les informations pertinentes. Vous avez
beau perdre du temps à les
classer, c’est toujours très compliqué
de retrouver la bonne.
Bilan :
• Des informations mal valorisées
• Un temps d’accès important
Sur le réseau social, vous avez la
possibilité d’indiquer que vous
appréciez cette information, qu’elle est
utile pour votre activité. Vous pouvez
même l’évaluer avec une note ou la
partager avec d’autres. Comme tous
les membres peuvent faire de
même, l’information est bien valorisée.
Bilan :
• Un premier niveau de participation et
d’engagement simple
• Une information mieux valorisée
• La possibilité de savoir qui apprécie
l’information
• Une recherche plus rapide
8. Le choix des mots
Email Réseau social@
Usage généralement constaté Le bon réflexe
Il est souvent difficile de savoir quel
style adopter lors de la rédaction d’un
email. L’omniprésence des CC ou
listes de diffusion vient augmenter ce
phénomène. Ecrit-on :
Bonjour, Monsieur, sincèrement, cordial
ement ou Cdt ?
Bilan :
• Un style parfois décalé par rapport au
sujet
• Un temps de rédaction plus long
• Peu de convivialité dans les échanges
Sous l’influence des réseaux sociaux
publics, l’écriture des messages sur un
réseau social d’entreprise est plus
conviviale et décontractée. Cela ne
signifie pas écrire en SMS ou en
abrégé mais se passer des monsieur
voire des bonjours et surtout des
cordialement. Smileys, mention @ ou
liens hypertextes sont les bienvenus.
Bilan :
• Les membres sont égaux dans
l’échange
• La convivialité se développe dans le
respect
9. komunote
Pour échanger avec l’extérieur de votre entreprise
l’email reste la solution privilégiée…tant que vous
n’avez pas ouvert votre réseau social à vos clients
et fournisseurs.
Des mécanismes simples permettent d’inclure ces
emails extérieurs dans des communautés du réseau
social.
Les usages de l’email vont progressivement évoluer.
Notamment comme système de notifications
universel