Como escrever um email para marcar uma reunião

Lisboa, 3 de Janeiro de 2017
Como escrever um e-mail para
marcar uma Reunião
Apresentação de
Jorge Miguel Conceição
www.behavemarketing.com

COMO ELABORAR UM E-MAIL?
EM REGRA, AS PESSOAS DEMORAM CERCA DE 2,7
SEGUNDOS PARA DECIDIR SE IRÃO LER,
ENCAMINHAR OU APAGAR UM E-MAIL.
Exact Target
E-mail Provider

VAMOS ESCREVER UM E-
MAIL?
Escrever um e-mail.
Objectivo: AGENDAR UMA REUNIÃO
Qual o pretexto?
A ponte que o transportará para a Reunião?

TIPO DE INFORMAÇÃO
(Pretexto/Ponte)
SOBRE O SECTOR
REGULAMENTAÇÃO DA ACTIVIDADE
FEITOS DA EMPRESA/NOTÍCIA NA
COMUNICAÇÃO SOCIAL
INFORMAÇÃO SOBRE CONCORRÊNCIA (desde
que seja pública)
REFERÊNCIA

Assunto: Apresentação da XPTO, LDA
Bom dia Estimados,
Tomo a liberdade de vos solicitar a marcação de reunião para apresentação do nosso serviço.
A , é uma empresa que nasceu em 2003 sendo líder incontestada no
mercado de
Somos especialistas e impulsionadores da área , apresentando soluções
customizadas, adequadas ao perfil e necessidades de cada cliente.
Estamos presentes em todo o Mundo ( Europa, Ásia, América e África).
Somos uma referência e nos últimos 14 meses fomos responsáveis pelo
Apresentamos soluções inovadoras, que permitem que os nossos clientes se posicionem
e estejam identificados com soluções diferenciadoras, nomeadamente
nomeadamente
Aguardo uma data.
Cumprimentos,
UM MAU EXEMPLO: e-mail Egoísta
(nós, nós, nós)

UM MAU EXEMPLO: e-mail Egoísta
(nós, nós, nós)
MAU EXEMPLO
Apresentação da XPTO
Bom dia Estimados,
Nosso serviço, Somos, Estamos, fomos…
Apresentamos soluções inovadoras…
Aguardo uma data
COMENTÁRIO
Péssimo título; focado em si próprio
No B2B a personalização é essencial. Foi
claramente um email dirigido a várias
pessoas. Massificado
São EGOÍSTAS! Só pensam neles mesmos
Palavras sublinhadas subentendem uma
hiperligação. Devem-se evitar sublinhados
Fraco incitamento à acção. Bem pode
esperar sentado

Factores principais a ter em conta
É SIMPLES de ler?
• Se for confuso é logo apagado!
Traz VALOR para a Empresa?
• Sim, se focar nas necessidades da empresa.
Não, se se focar apenas na sua própria empresa e seus interesses.
Está ALINHADO com objectivos da Empresa?
• Necessário fazer um trabalho de casa e conhecer as necessidades e
expectactivas da empresa.
É PRIORITÁRIO?
Se não for não irá chamar a atenção.

Trabalho de Casa (o que precisa de
saber)
PEQUENAS EMPRESAS
Conhecimento de empresas
similares do sector (TI; Seguros;
Banca, etc)
Conhecimento dos cargos similares
(Directores Financeiros; DRH’s, etc)
MÉDIAS E GRANDES EMPRESAS
Tem que conhecer necessidades,
problemas e preocupações;
Conhecimento do sector, da
Indústria e Tendências dos
mercados;
Apoio no LinkedIn, Jornais,
Websites, Associações Empresariais,
subscrição de Blogs relevantes

VALOR
Se tiver Idéias,
…dicas úteis ou
conhecimento que os
possa ajudar a cumprir os
seus objectivos, então…
…as empresas vão querer
reunir com a empresa.

REGRAS BÁSICAS
DIMENSÃO
• Não mais de 90 palavras
• Para ser lido em SmartPhones
ASPECTO
• Texto simples (preto sobre branco)
• Evitar Logos e Fontes coloridas (sobretudo o
vermelho; Chama a atenção do SPAM)
LINKS
• Não mais do que um por e-mail
• Pretexto para enviar mais e-mails (com mais
outro link)

REGRAS BÁSICAS (conclusão)
ANEXOS
• Evitar no 1º e-mail;
• As pessoas não as conhecem e
receiam os anexos
TESTE
• Leia o email 3 vezes
• Veja como fica no SmartPhone;
• Imprima-o e confira a gramática

O QUE OS CLIENTES LÊEM
1) TÍTULO (o Assunto do email)
2) 1ª FRASE (15 a 17
palavras)

O que colocar como TÍTULO
MAU EXEMPLO
Apresentação da XPTO Consulting!
Solicitação de Reunião!
Apresentação de Serviços!
Consultaria Fiscal- especialmente para si!
Novo produto da XPTO! Saiba mais!
COMENTÁRIO
Mas alguém está verdadeiramente interessado na
XPTO Consulting?
Outro! Põe-te na fila!
Esta é “clássica”! Ninguém quer saber dos “seus”
serviços! Sorry!
Soa a mensagem publicitária! Venda da banha da
cobra!
Mais uma vez soa a anúncio da TV! Lixo com ele!

O que colocar como TÍTULO
Bom exemplo
Contacto do Dr. Lisboa Afonso
Idéias para optimização fiscal neste ano
Incentivos para a Grant Thornton
Nova regra fiscal para as empresas de transportes
5 Novos softwares para a Consultoria de Gestão

CREDIBILIDADE
•“Em conversa com o Dr. José Xavier, ele disse que a Susana seria a pessoa
indicada para falar consigo sobre este assunto”.Utilizar uma
REFERÊNCIA
•Mostrar assunto pertinente ao analisar o website da empresa;
•Frase que demonstre conhecimento e experiência com interlocutores de
áreas similares;
•Mostrar experiência e feitos alcançados com empresas do mesmo sector.
Mostrar TRABALHO
DE CASA
•“Sabemos que o objectivo prioritário da XPTO aponta para a
Internacionalização do negócio. Temos alguns casos de sucesso com
empresas PME Líder nesta área. Podemos agendar uma reunião no próximo
dia 20 às 15H?”
Trazer NOVAS
IDEIAS
•Partilhar Recursos que lhes possam ser úteis. Case Studies, white papers,
artigos, etc.Informação de
VALOR

CALL TO ACTION
• “Proponho agendarmos uma reunião na
próxima semana para discutirmos este
assunto”
• “Assim que leia este White Paper podemo-
nos encontrar durante 20 minutos para
discutirmos as implicações deste tema no
vosso negócio”.
Incitar à
ACÇÃO
• Esqueça despedidas demasiado formais
• Acabe com o seu nome (1.º e último),
Nome da empresa, numero directo de
telefone, numero de telemóvel e endereço
de website
DESPEDIDAS
SIMPLES

USO DA TECNOLOGIA – Email
tracking

USO DA TECNOLOGIA (exemplo)

USO DA TECNOLOGIA (exemplo)
Pode fazer follow-up assim que sabe
que o e-mail foi aberto.

USO DA TECNOLOGIA – Email
discovery

O PODER DA INFORMAÇÃO
(exemplo)

Elaboração de e-mails
Pontos principais
Foco nos problemas do cliente e não em NÓS;
Evitar frases/palavras sublinhadas (subentendem
hiperligação);
Status Quo: o seu principal concorrente
Personalização: palavra chave nos negócios B2B;
Assunto e 1.ª linha: as mais lidas em e-mails;
Vender a REUNIÃO e não os Produtos ou Empresa;

Elaboração de e-mails
Principais dicas
Texto não muito grande;
Cuidado com anexos (Anti Virus/SPAM);
Escrever quase como se fala habitualmente;
Terminar com uma situação de compromisso;
Evitar palavras tipo GRÁTIS, DESCONTOS (SPAM);
Texto Limpo (ruido de comunicação)

UM BOM EXEMPLO

WORKSHOPS
Pretende que a sua equipa marque muitas e boas reuniões com o
seu mercado-alvo?
Quer saber quais os passos para elaborar um e-mail vencedor que
abra as portas à sua empresa?
Contacte-nos pelo telefone: +351 21 409 4009 ou através de:
info@behavemarketing.com
BOAS VENDAS!

BIBLIOGRAFIA
• Snap Selling de Jill Konrath;
• Predictable Prospecting, de
Marylou Tyler e Jeremy Donovan;
• High-Profit Prospecting, de Mark
Hunter.

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