Intervento di Giacomo Barbieri, Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti e Consulente per l'innovazione degli Studi Professionali, presso l'Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Bologna, 10/11/2014 - Bologna
Giacomo Barbieri - Sistema informatico e nuove tecnologie
1. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
SSIISSTTEEMMAA IINNFFOORRMMAATTIIVVOO,,
SSIISSTTEEMMAA IINNFFOORRMMAATTIICCOO,, TTEECCNNOOLLOOGGIIEE,,
EE NNUUOOVVEE FFOORRMMEE DDII FFUUNNZZIIOONNAAMMEENNTTOO
EE DDII GGOOVVEERRNNOO DDEELLLLOO SSTTUUDDIIOO
PPRROOFFEESSSSIIOONNAALLEE
Bologna
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
1
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
Giacomo Barbieri
Partner di Barbieri & Associati
Dottori Commercialisti
Membro della Commissione «Organizzazione
e Gestione Studio» – ODCEC di Bologna
2. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
Programmare ggllii iinnvveessttiimmeennttii iinn
Bologna
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2
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
IITT ppeerr iill 22001144
IIll ssiisstteemmaa IITT ddii uunnoo ssttuuddiioo ddeevvee
ggaarraannttiirree
aaffffiiddaabbiilliittàà
pprreessttaazziioonnii
aattttrraavveerrssoo llaa mmaassssiimmaa sseemmpplliicciittàà
•QQuueelllloo cchhee nnoonn cc’’èè nnoonn ssii rroommppee ee nnoonn vvaa «ssiisstteemmaattoo»
•QQuueelllloo cchhee cc’’èè ddeevvee sseerrvviirree aa qquuaallccoossaa
3. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
Siamo in grado
di controllare la
tecnologia e le
novità che
introduciamo o
rischiamo di
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3
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
esserne
ostaggio?
4. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
Siamo soddisfatti di come stiamo
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4
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
già gestendo le singole aree
applicative?
• Partenza obbligata sono le ppeerrssoonnee che
dovranno usare gli strumenti, altrimenti
potremmo arrivare ad una soluzione ideale
ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà
• Di quali aspetti si lamentano?
tenere traccia delle anomalie!
• Che cosa non sarebbero assolutamente in
grado di usare?
• Come valorizzare i giovani?
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
DDii ccoossaa nnoonn ssii ppuuòò ffaarree aa
Bologna
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5
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
mmeennoo??
• FFlleessssiibbiilliittàà//vveerrssaattiilliittàà//eellaassttiicciittàà
• SSccaallaabbiilliittàà
• SSiiccuurreezzzzaa
• PPrrootteezziioonnee
• MMaannuutteenniibbiilliittàà
• SSeemmpplliicciittàà
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
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6
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
DDii qquuaallii aapppplliiccaazziioonnii
hhaa bbiissooggnnoo uunnoo SSttuuddiioo??
• gestionale specifico da
commercialista
• produttività personale
• collaborazione
• archiviazione/classificazione/
ricerca
• banca dati
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
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7
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LLee sscceellttee ssttrraatteeggiicchhee
Quale dei vari software «guida» la
filiera?
(ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del
progetto?)
A quale software affidiamo
organizzazione del lavoro,
consuntivazione, fatturazione?
In quale modulo risiedono i dati critici
per la gestione dello studio?
Anagrafiche, elenco pratiche, modelli,
archivi
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
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I buoni propositi
ffiinniittee llee
ddiicchhiiaarraazziioonnii
qquueessttaa vvoollttaa
ccaammbbiiaammoo iill
ssooffttwwaarree
ggeessttiioonnaallee !!
9. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
«finite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale!»
ggllii
aaggggiioorrnnaammeennttii
ttaarrddaannoo
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9
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
PPPPeeeerrrrcccchhhhéééé????
ccoossttaa
ttrrooppppoo
nnoonn ffaa
qquueelllloo cchhee
ccii sseerrvvee
nnoonn èè
nneellllaa
nnuuvvoollaa
nnoonn
iinntteerraaggiissccee
ccooii cclliieennttii
ÈÈ lleennttoo,, èè
vveecccchhiioo
ÈÈ ttrrooppppoo
ccoommpplliiccaattoo
ll’’aassssiisstteennzzaa
ffaa aaccqquuaa
10. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
ssaarreebbbbee iill
3311 ddiicceemmbbrree ee nnoonn
ll’’aabbbbiiaammoo aannccoorraa
ccaammbbiiaattoo……
11. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
… e perché non l’abbiamo
cambiato?
CCoommee
mmaaii??
ÈÈ ggiiàà iill
3311??????
II mmiieeii
cclliieennttii nnoonn
ssoonnoo pprroonnttii
Bologna
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
CCoommee
mmaaii??
AAvveevvaammoo ppooii
ddeecciissoo ddii
ccaammbbiiaarrlloo??
EE ccoossaa ssttaattee
aassppeettttaannddoo,,
ddii ggrraazziiaa??
CCoossttaannoo
ttrrooppppoo
FFaannnnoo llee
sstteessssee
ccoossee
LLaa nnuuvvoollaa
èè uunn
rriisscchhiioo
II ccaallll cceenntteerr
ssoonnoo ttuuttttii
uugguuaallii
EE iimmppaarraarree
ttuuttttoo ddaa
ccaappoo?? AA cchhee
pprroo??
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
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IIll ssooffttwwaarree ggeessttiioonnaallee
• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti
stanno integrando funzionalità per il
controllo di gestione, la collaborazione,
l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni
paragonabili ai software specializzati?
• I limiti spesso imposti dalle soluzioni
proprietarie valgono la maggiore
integrazione con il gestionale?
• Quali elementi soffrono di più questa scelta?
Agenda, contatti e collaborazione
• Come capire quando è ora di cambiare?
• Come gestire la transizione?
13. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
LLaa pprroodduuttttiivviittàà ppeerrssoonnaallee
• Outlook: generazione di azioni partendo da
un messaggio, sincronizzazione tra
dispositivi differenti, PEC, integrazione con i
social network
• Word: stampa unione, indici/sommario,
revisioni
• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di
controllo dei dati, formattazione
condizionale
• Access: analisi dati
• Powerpoint
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
SSttrruummeennttii ppeerr llaa ccoollllaabboorraazziioonnee
• gestione agenda
• contatti
• scambio documenti
• condivisione processo di
creazione documenti nello
studio, con i clienti, con altri
professionisti, con la p.a., da
remoto
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15. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
Nuovi strumenti da valutare
• www.wetransfer.com
• www.dropbox.com
• www.evernote.com
• www.teamviewer.com
• www.webex.com
• www.ifttt.com
• www.wappwolf.com
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16. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene
aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
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17. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da
parte del perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio
automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo
traccia automatica delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei
documenti viene aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro
ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda,
sia da casa
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17
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18. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene
aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
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AArrcchhiivviiaazziioonnee // rriicceerrccaa
• Capitalizzare la conoscenza dello
Studio
• Seguire il ciclo di vita di un
documento (workflow)
• Raccolta dati dagli altri software
• Pubblicazione di dati per gli altri
software
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
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20
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BBaanncchhee ddaattii
• Sono ancora strumenti attuali?
• Perché spendere in costosi
abbonamenti se gli utilizzatori
preferiscono fare ricerche su
Google o Wikipedia?
• Qual è il valore aggiunto? Lo
stiamo realmente usando?
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Architetture a confronto
FFiissiiccaa // VViirrttuuaallee // CClloouudd
Quale è più adatta al nostro scopo?
Stiamo già usando prodotti cloud?
Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per
gestire gli end-point
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22. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
costo fisso da ammortizzare costo variabile
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UUnnaa pprrooppoossttaa ccoonnccrreettaa
Fisica / Virtuale / Cloud
per gli end-point
(con ricorso al BYOD)
periferiche
(stampanti,
multifunzione, switch,
connettività, server,
storage di rete)
per l’infrastruttura IT
(server applicativi e
desktop virtuali)
23. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
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CClliieenntt TTiippoo
PPRROOFFEESSSSIIOONNIISSTTAA
mmoobbiilliittàà
iinntteeggrraazziioonnee
eerrggoonnoommiiaa
aarrcchhiivviiaazziioonnee
ssiiccuurreezzzzaa
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24. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale
Client Tipo PROFESSIONISTA
mmoobbiilliittàà
iinntteeggrraazziioonnee
eerrggoonnoommiiaa
aarrcchhiivviiaazziioonnee
ssiiccuurreezzzzaa!!
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AAllccuunnii oobbiieettttiivvii ssppiicccciioollii vvaalliiddii ppeerr
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ttuuttttii
• Minimizzare la ripetizione dei dati
• Avere le informazioni che servono quando
servono
• Darsi delle regole di lavoro e condividerle
1)Condividere la rruubbrriiccaa tteelleeffoonniiccaa (con sé stessi sui
vari dispositivi e con i colleghi)
2)Condividere l’aaggeennddaa (dentro e fuori studio)
3)Condividere i mmooddeellllii, le checklist e l’aarrcchhiivviioo
documenti
4)Raccogliere ddaattii ggeessttiioonnaallii (timesheet, kpi sulle
pratiche)
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AA ccoossaa pprreessttaarree aatttteennzziioonnee iinn uunn
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pprrooggeettttoo CClloouudd??
• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità
• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli
diversi (tipicamente la connettività…)
• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in
violazione del segreto professionale, valorizzazione dei
vantaggi
• Controlli sulla riservatezza più serrati
• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di
riservatezza e rispetto del segreto professionale, di
protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a
responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle
variazioni tecniche, modalità di uscita)
• Standardizzare i comportamenti!
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE
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RRiifflleessssiioonnii
• OOggggii ssii ppuuòò ffaarree aa mmeennoo
ddeellll’’iinnffrraassttrruuttttuurraa IITT ccoommee
ttrraaddiizziioonnaallmmeennttee iinntteessaa??
• PPeerrcchhéé ddeevvoo mmaanntteenneerree uunn sseerrvveerr ddii
ppoossttaa iinntteerrnnoo?? CChhee vvaannttaaggggiioo mmii ddàà??
LLaa vveerrssiioonnee oonnlliinnee ddii EExxcchhaannggee ccoossttaa
7788€€//aannnnoo ppeerr uutteennttee……
• CCoommee ffaarree llaa sscceellttaa ddeell ggeessttiioonnaallee??
28. ORGANIZZARE – PIANIFICARE
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
IInn ccoonncclluussiioonnee
ccoonnvviieennee iinnvveessttiirree
iinn ssttrruummeennttii,, iinn
ssooffttwwaarree oo iinn
ccoonnoosscceennzzaa??
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Grazie dell’attenzione
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@dott_barbieri
Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna
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