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ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
SSIISSTTEEMMAA IINNFFOORRMMAATTIIVVOO,, 
SSIISSTTEEMMAA IINNFFOORRMMAATTIICCOO,, TTEECCNNOOLLOOGGIIEE,, 
EE NNUUOOVVEE FFOORRMMEE DDII FFUUNNZZIIOONNAAMMEENNTTOO 
EE DDII GGOOVVEERRNNOO DDEELLLLOO SSTTUUDDIIOO 
PPRROOFFEESSSSIIOONNAALLEE 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
1 
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
Giacomo Barbieri 
Partner di Barbieri & Associati 
Dottori Commercialisti 
Membro della Commissione «Organizzazione 
e Gestione Studio» – ODCEC di Bologna
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Programmare ggllii iinnvveessttiimmeennttii iinn 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
2 
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
IITT ppeerr iill 22001144 
IIll ssiisstteemmaa IITT ddii uunnoo ssttuuddiioo ddeevvee 
ggaarraannttiirree 
aaffffiiddaabbiilliittàà 
pprreessttaazziioonnii 
aattttrraavveerrssoo llaa mmaassssiimmaa sseemmpplliicciittàà 
•QQuueelllloo cchhee nnoonn cc’’èè nnoonn ssii rroommppee ee nnoonn vvaa «ssiisstteemmaattoo» 
•QQuueelllloo cchhee cc’’èè ddeevvee sseerrvviirree aa qquuaallccoossaa
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Siamo in grado 
di controllare la 
tecnologia e le 
novità che 
introduciamo o 
rischiamo di 
Bologna 
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3 
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
esserne 
ostaggio?
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Siamo soddisfatti di come stiamo 
Bologna 
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4 
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
già gestendo le singole aree 
applicative? 
• Partenza obbligata sono le ppeerrssoonnee che 
dovranno usare gli strumenti, altrimenti 
potremmo arrivare ad una soluzione ideale 
ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà 
• Di quali aspetti si lamentano? 
 tenere traccia delle anomalie! 
• Che cosa non sarebbero assolutamente in 
grado di usare? 
• Come valorizzare i giovani?
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
DDii ccoossaa nnoonn ssii ppuuòò ffaarree aa 
Bologna 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
mmeennoo?? 
• FFlleessssiibbiilliittàà//vveerrssaattiilliittàà//eellaassttiicciittàà 
• SSccaallaabbiilliittàà 
• SSiiccuurreezzzzaa 
• PPrrootteezziioonnee 
• MMaannuutteenniibbiilliittàà 
• SSeemmpplliicciittàà
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DDii qquuaallii aapppplliiccaazziioonnii 
hhaa bbiissooggnnoo uunnoo SSttuuddiioo?? 
• gestionale specifico da 
commercialista 
• produttività personale 
• collaborazione 
• archiviazione/classificazione/ 
ricerca 
• banca dati
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
LLee sscceellttee ssttrraatteeggiicchhee 
Quale dei vari software «guida» la 
filiera? 
(ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del 
progetto?) 
A quale software affidiamo 
organizzazione del lavoro, 
consuntivazione, fatturazione? 
In quale modulo risiedono i dati critici 
per la gestione dello studio? 
Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, 
archivi
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
I buoni propositi 
ffiinniittee llee 
ddiicchhiiaarraazziioonnii 
qquueessttaa vvoollttaa 
ccaammbbiiaammoo iill 
ssooffttwwaarree 
ggeessttiioonnaallee !!
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
«finite le dichiarazioni questa volta 
cambiamo il software gestionale!» 
ggllii 
aaggggiioorrnnaammeennttii 
ttaarrddaannoo 
Bologna 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
PPPPeeeerrrrcccchhhhéééé???? 
ccoossttaa 
ttrrooppppoo 
nnoonn ffaa 
qquueelllloo cchhee 
ccii sseerrvvee 
nnoonn èè 
nneellllaa 
nnuuvvoollaa 
nnoonn 
iinntteerraaggiissccee 
ccooii cclliieennttii 
ÈÈ lleennttoo,, èè 
vveecccchhiioo 
ÈÈ ttrrooppppoo 
ccoommpplliiccaattoo 
ll’’aassssiisstteennzzaa 
ffaa aaccqquuaa
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Bologna 
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10 
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
ssaarreebbbbee iill 
3311 ddiicceemmbbrree ee nnoonn 
ll’’aabbbbiiaammoo aannccoorraa 
ccaammbbiiaattoo……
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
… e perché non l’abbiamo 
cambiato? 
CCoommee 
mmaaii?? 
ÈÈ ggiiàà iill 
3311?????? 
II mmiieeii 
cclliieennttii nnoonn 
ssoonnoo pprroonnttii 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
CCoommee 
mmaaii?? 
AAvveevvaammoo ppooii 
ddeecciissoo ddii 
ccaammbbiiaarrlloo?? 
EE ccoossaa ssttaattee 
aassppeettttaannddoo,, 
ddii ggrraazziiaa?? 
CCoossttaannoo 
ttrrooppppoo 
FFaannnnoo llee 
sstteessssee 
ccoossee 
LLaa nnuuvvoollaa 
èè uunn 
rriisscchhiioo 
II ccaallll cceenntteerr 
ssoonnoo ttuuttttii 
uugguuaallii 
EE iimmppaarraarree 
ttuuttttoo ddaa 
ccaappoo?? AA cchhee 
pprroo??
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Bologna 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
IIll ssooffttwwaarree ggeessttiioonnaallee 
• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti 
stanno integrando funzionalità per il 
controllo di gestione, la collaborazione, 
l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni 
paragonabili ai software specializzati? 
• I limiti spesso imposti dalle soluzioni 
proprietarie valgono la maggiore 
integrazione con il gestionale? 
• Quali elementi soffrono di più questa scelta? 
Agenda, contatti e collaborazione 
• Come capire quando è ora di cambiare? 
• Come gestire la transizione?
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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LLaa pprroodduuttttiivviittàà ppeerrssoonnaallee 
• Outlook: generazione di azioni partendo da 
un messaggio, sincronizzazione tra 
dispositivi differenti, PEC, integrazione con i 
social network 
• Word: stampa unione, indici/sommario, 
revisioni 
• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di 
controllo dei dati, formattazione 
condizionale 
• Access: analisi dati 
• Powerpoint 
Bologna 
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ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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SSttrruummeennttii ppeerr llaa ccoollllaabboorraazziioonnee 
• gestione agenda 
• contatti 
• scambio documenti 
• condivisione processo di 
creazione documenti nello 
studio, con i clienti, con altri 
professionisti, con la p.a., da 
remoto 
Bologna 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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Nuovi strumenti da valutare 
• www.wetransfer.com 
• www.dropbox.com 
• www.evernote.com 
• www.teamviewer.com 
• www.webex.com 
• www.ifttt.com 
• www.wappwolf.com 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Esempio di uso di Dropbox 
Elaborazione di una stima aziendale da parte del 
perito nominato 
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 
3.comincio a caricare i documenti richiesti 
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica 
delle revisioni 
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene 
aggiornato o aggiunto 
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione 
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa 
Bologna 
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ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Esempio di uso di Dropbox 
Elaborazione di una stima aziendale da 
parte del perito nominato 
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio 
automatico 
3.comincio a caricare i documenti richiesti 
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo 
traccia automatica delle revisioni 
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei 
documenti viene aggiornato o aggiunto 
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro 
ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, 
sia da casa 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Esempio di uso di Dropbox 
Elaborazione di una stima aziendale da parte del 
perito nominato 
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 
3.comincio a caricare i documenti richiesti 
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica 
delle revisioni 
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene 
aggiornato o aggiunto 
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione 
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa 
Bologna 
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Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
AArrcchhiivviiaazziioonnee // rriicceerrccaa 
• Capitalizzare la conoscenza dello 
Studio 
• Seguire il ciclo di vita di un 
documento (workflow) 
• Raccolta dati dagli altri software 
• Pubblicazione di dati per gli altri 
software 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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BBaanncchhee ddaattii 
• Sono ancora strumenti attuali? 
• Perché spendere in costosi 
abbonamenti se gli utilizzatori 
preferiscono fare ricerche su 
Google o Wikipedia? 
• Qual è il valore aggiunto? Lo 
stiamo realmente usando?
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Architetture a confronto 
FFiissiiccaa // VViirrttuuaallee // CClloouudd 
Quale è più adatta al nostro scopo? 
Stiamo già usando prodotti cloud? 
Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per 
gestire gli end-point 
Bologna 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
costo fisso da ammortizzare costo variabile 
Bologna 
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UUnnaa pprrooppoossttaa ccoonnccrreettaa 
Fisica / Virtuale / Cloud 
per gli end-point 
(con ricorso al BYOD) 
periferiche 
(stampanti, 
multifunzione, switch, 
connettività, server, 
storage di rete) 
per l’infrastruttura IT 
(server applicativi e 
desktop virtuali)
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
CClliieenntt TTiippoo 
PPRROOFFEESSSSIIOONNIISSTTAA 
mmoobbiilliittàà 
iinntteeggrraazziioonnee 
eerrggoonnoommiiaa 
aarrcchhiivviiaazziioonnee 
ssiiccuurreezzzzaa 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Client Tipo PROFESSIONISTA 
mmoobbiilliittàà 
iinntteeggrraazziioonnee 
eerrggoonnoommiiaa 
aarrcchhiivviiaazziioonnee 
ssiiccuurreezzzzaa!! 
Bologna 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
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COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
AAllccuunnii oobbiieettttiivvii ssppiicccciioollii vvaalliiddii ppeerr 
Bologna 
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25 
10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
ttuuttttii 
• Minimizzare la ripetizione dei dati 
• Avere le informazioni che servono quando 
servono 
• Darsi delle regole di lavoro e condividerle 
1)Condividere la rruubbrriiccaa tteelleeffoonniiccaa (con sé stessi sui 
vari dispositivi e con i colleghi) 
2)Condividere l’aaggeennddaa (dentro e fuori studio) 
3)Condividere i mmooddeellllii, le checklist e l’aarrcchhiivviioo 
documenti 
4)Raccogliere ddaattii ggeessttiioonnaallii (timesheet, kpi sulle 
pratiche)
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
AA ccoossaa pprreessttaarree aatttteennzziioonnee iinn uunn 
Bologna 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
pprrooggeettttoo CClloouudd?? 
• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità 
• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli 
diversi (tipicamente la connettività…) 
• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in 
violazione del segreto professionale, valorizzazione dei 
vantaggi 
• Controlli sulla riservatezza più serrati 
• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di 
riservatezza e rispetto del segreto professionale, di 
protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a 
responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle 
variazioni tecniche, modalità di uscita) 
• Standardizzare i comportamenti!
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
RRiifflleessssiioonnii 
• OOggggii ssii ppuuòò ffaarree aa mmeennoo 
ddeellll’’iinnffrraassttrruuttttuurraa IITT ccoommee 
ttrraaddiizziioonnaallmmeennttee iinntteessaa?? 
• PPeerrcchhéé ddeevvoo mmaanntteenneerree uunn sseerrvveerr ddii 
ppoossttaa iinntteerrnnoo?? CChhee vvaannttaaggggiioo mmii ddàà?? 
LLaa vveerrssiioonnee oonnlliinnee ddii EExxcchhaannggee ccoossttaa 
7788€€//aannnnoo ppeerr uutteennttee…… 
• CCoommee ffaarree llaa sscceellttaa ddeell ggeessttiioonnaallee??
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
IInn ccoonncclluussiioonnee 
ccoonnvviieennee iinnvveessttiirree 
iinn ssttrruummeennttii,, iinn 
ssooffttwwaarree oo iinn 
ccoonnoosscceennzzaa??
ORGANIZZARE – PIANIFICARE 
COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale 
Bologna 
ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 
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10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale 
Grazie dell’attenzione 
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it 
@dott_barbieri 
Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna 
www.barbieri.it

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  • 1. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale SSIISSTTEEMMAA IINNFFOORRMMAATTIIVVOO,, SSIISSTTEEMMAA IINNFFOORRMMAATTIICCOO,, TTEECCNNOOLLOOGGIIEE,, EE NNUUOOVVEE FFOORRMMEE DDII FFUUNNZZIIOONNAAMMEENNTTOO EE DDII GGOOVVEERRNNOO DDEELLLLOO SSTTUUDDIIOO PPRROOFFEESSSSIIOONNAALLEE Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 1 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale Giacomo Barbieri Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti Membro della Commissione «Organizzazione e Gestione Studio» – ODCEC di Bologna
  • 2. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Programmare ggllii iinnvveessttiimmeennttii iinn Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 2 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale IITT ppeerr iill 22001144 IIll ssiisstteemmaa IITT ddii uunnoo ssttuuddiioo ddeevvee ggaarraannttiirree aaffffiiddaabbiilliittàà pprreessttaazziioonnii aattttrraavveerrssoo llaa mmaassssiimmaa sseemmpplliicciittàà •QQuueelllloo cchhee nnoonn cc’’èè nnoonn ssii rroommppee ee nnoonn vvaa «ssiisstteemmaattoo» •QQuueelllloo cchhee cc’’èè ddeevvee sseerrvviirree aa qquuaallccoossaa
  • 3. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Siamo in grado di controllare la tecnologia e le novità che introduciamo o rischiamo di Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 3 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale esserne ostaggio?
  • 4. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Siamo soddisfatti di come stiamo Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 4 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale già gestendo le singole aree applicative? • Partenza obbligata sono le ppeerrssoonnee che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà • Di quali aspetti si lamentano?  tenere traccia delle anomalie! • Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare? • Come valorizzare i giovani?
  • 5. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale DDii ccoossaa nnoonn ssii ppuuòò ffaarree aa Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 5 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale mmeennoo?? • FFlleessssiibbiilliittàà//vveerrssaattiilliittàà//eellaassttiicciittàà • SSccaallaabbiilliittàà • SSiiccuurreezzzzaa • PPrrootteezziioonnee • MMaannuutteenniibbiilliittàà • SSeemmpplliicciittàà
  • 6. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 6 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale DDii qquuaallii aapppplliiccaazziioonnii hhaa bbiissooggnnoo uunnoo SSttuuddiioo?? • gestionale specifico da commercialista • produttività personale • collaborazione • archiviazione/classificazione/ ricerca • banca dati
  • 7. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 7 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale LLee sscceellttee ssttrraatteeggiicchhee Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?) A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione? In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi
  • 8. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 8 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale I buoni propositi ffiinniittee llee ddiicchhiiaarraazziioonnii qquueessttaa vvoollttaa ccaammbbiiaammoo iill ssooffttwwaarree ggeessttiioonnaallee !!
  • 9. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale «finite le dichiarazioni questa volta cambiamo il software gestionale!» ggllii aaggggiioorrnnaammeennttii ttaarrddaannoo Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 9 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale PPPPeeeerrrrcccchhhhéééé???? ccoossttaa ttrrooppppoo nnoonn ffaa qquueelllloo cchhee ccii sseerrvvee nnoonn èè nneellllaa nnuuvvoollaa nnoonn iinntteerraaggiissccee ccooii cclliieennttii ÈÈ lleennttoo,, èè vveecccchhiioo ÈÈ ttrrooppppoo ccoommpplliiccaattoo ll’’aassssiisstteennzzaa ffaa aaccqquuaa
  • 10. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 10 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale ssaarreebbbbee iill 3311 ddiicceemmbbrree ee nnoonn ll’’aabbbbiiaammoo aannccoorraa ccaammbbiiaattoo……
  • 11. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale … e perché non l’abbiamo cambiato? CCoommee mmaaii?? ÈÈ ggiiàà iill 3311?????? II mmiieeii cclliieennttii nnoonn ssoonnoo pprroonnttii Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 11 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale CCoommee mmaaii?? AAvveevvaammoo ppooii ddeecciissoo ddii ccaammbbiiaarrlloo?? EE ccoossaa ssttaattee aassppeettttaannddoo,, ddii ggrraazziiaa?? CCoossttaannoo ttrrooppppoo FFaannnnoo llee sstteessssee ccoossee LLaa nnuuvvoollaa èè uunn rriisscchhiioo II ccaallll cceenntteerr ssoonnoo ttuuttttii uugguuaallii EE iimmppaarraarree ttuuttttoo ddaa ccaappoo?? AA cchhee pprroo??
  • 12. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 12 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale IIll ssooffttwwaarree ggeessttiioonnaallee • Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati? • I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale? • Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione • Come capire quando è ora di cambiare? • Come gestire la transizione?
  • 13. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale LLaa pprroodduuttttiivviittàà ppeerrssoonnaallee • Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network • Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni • Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale • Access: analisi dati • Powerpoint Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 13 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 14. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale SSttrruummeennttii ppeerr llaa ccoollllaabboorraazziioonnee • gestione agenda • contatti • scambio documenti • condivisione processo di creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 14 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 15. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Nuovi strumenti da valutare • www.wetransfer.com • www.dropbox.com • www.evernote.com • www.teamviewer.com • www.webex.com • www.ifttt.com • www.wappwolf.com Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 15 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 16. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 16 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 17. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 17 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 18. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Esempio di uso di Dropbox Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox 2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico 3.comincio a caricare i documenti richiesti 4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni 5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto 6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 18 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 19. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale AArrcchhiivviiaazziioonnee // rriicceerrccaa • Capitalizzare la conoscenza dello Studio • Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow) • Raccolta dati dagli altri software • Pubblicazione di dati per gli altri software Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 19 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 20. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 20 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale BBaanncchhee ddaattii • Sono ancora strumenti attuali? • Perché spendere in costosi abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o Wikipedia? • Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?
  • 21. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Architetture a confronto FFiissiiccaa // VViirrttuuaallee // CClloouudd Quale è più adatta al nostro scopo? Stiamo già usando prodotti cloud? Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 21 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 22. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale costo fisso da ammortizzare costo variabile Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 22 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale UUnnaa pprrooppoossttaa ccoonnccrreettaa Fisica / Virtuale / Cloud per gli end-point (con ricorso al BYOD) periferiche (stampanti, multifunzione, switch, connettività, server, storage di rete) per l’infrastruttura IT (server applicativi e desktop virtuali)
  • 23. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale CClliieenntt TTiippoo PPRROOFFEESSSSIIOONNIISSTTAA mmoobbiilliittàà iinntteeggrraazziioonnee eerrggoonnoommiiaa aarrcchhiivviiaazziioonnee ssiiccuurreezzzzaa Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 23 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 24. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Client Tipo PROFESSIONISTA mmoobbiilliittàà iinntteeggrraazziioonnee eerrggoonnoommiiaa aarrcchhiivviiaazziioonnee ssiiccuurreezzzzaa!! Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 24 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale
  • 25. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale AAllccuunnii oobbiieettttiivvii ssppiicccciioollii vvaalliiddii ppeerr Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 25 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale ttuuttttii • Minimizzare la ripetizione dei dati • Avere le informazioni che servono quando servono • Darsi delle regole di lavoro e condividerle 1)Condividere la rruubbrriiccaa tteelleeffoonniiccaa (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi) 2)Condividere l’aaggeennddaa (dentro e fuori studio) 3)Condividere i mmooddeellllii, le checklist e l’aarrcchhiivviioo documenti 4)Raccogliere ddaattii ggeessttiioonnaallii (timesheet, kpi sulle pratiche)
  • 26. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale AA ccoossaa pprreessttaarree aatttteennzziioonnee iinn uunn Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 26 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale pprrooggeettttoo CClloouudd?? • Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità • Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi (tipicamente la connettività…) • Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi • Controlli sulla riservatezza più serrati • Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita) • Standardizzare i comportamenti!
  • 27. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 27 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale RRiifflleessssiioonnii • OOggggii ssii ppuuòò ffaarree aa mmeennoo ddeellll’’iinnffrraassttrruuttttuurraa IITT ccoommee ttrraaddiizziioonnaallmmeennttee iinntteessaa?? • PPeerrcchhéé ddeevvoo mmaanntteenneerree uunn sseerrvveerr ddii ppoossttaa iinntteerrnnoo?? CChhee vvaannttaaggggiioo mmii ddàà?? LLaa vveerrssiioonnee oonnlliinnee ddii EExxcchhaannggee ccoossttaa 7788€€//aannnnoo ppeerr uutteennttee…… • CCoommee ffaarree llaa sscceellttaa ddeell ggeessttiioonnaallee??
  • 28. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 28 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale IInn ccoonncclluussiioonnee ccoonnvviieennee iinnvveessttiirree iinn ssttrruummeennttii,, iinn ssooffttwwaarree oo iinn ccoonnoosscceennzzaa??
  • 29. ORGANIZZARE – PIANIFICARE COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE Ciclo di Incontri per lo Studio Professionale Bologna ORGANIZZARE – PIANIFICARE – COMUNICARE – CRESCERE – RIPOSIZIONARE 29 10 novembre 2014 Ciclo di incontri per lo Studio Professionale Grazie dell’attenzione giacomo.barbieri@barbierieassociati.it @dott_barbieri Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna www.barbieri.it