Esperienze di organizzazione negli Studi professionali: punti di forza, criticità, rischi ed opportunità

Esperienze di organizzazione
negli Studi professionali:
punti di forza, criticità, rischi e opportunità
Riproduzione vietata. Tutti i diritti riservati.

Alessandra Damiani
Managing Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
Consulente per l’organizzazione degli Studi professionali
alessandra.damiani@barbierieassociati.it

Roma, Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili
“Strumenti per l’organizzazione dello studio professionale: web, software e social network”
15 dicembre 2010 via Riva di Reno 65 – 40122 Bologna – T. 051 231125 - info@barbierieassociati.it

Cosa si propone il mio intervento?

• Sottolineare l’importanza
dell’organizzazione interna quale leva per il
governo dello Studio

• Offrirvi spunti d’esperienza per analizzare la
vostra attuale realtà alla luce del contesto
esterno / interno
• Suggerire modalità operative “sostenibili”
per gestire un eventuale riassetto
organizzativo

via Riva di Reno 65 – 40122 Bologna – T. 051 231125 - info@barbierieassociati.it

Dalla nostra esperienza diretta e dal confronto con
altri studi attenti all’organizzazione sono emersi:

• i punti di forza (S)
• le criticità (W)
• le opportunità (O)

• i rischi (T)

ricorrentemente connessi ad un progetto di
riorganizzazione nello studio professionale.


Fino a poco tempo fa i professionisti non erano molto
sensibili all’organizzazione, ma per effetto:
• della crisi economico finanziaria (dei clienti e
propria)
• dell’ evoluzione del mercato
• dell’ evoluzione dei rapporti personali con i

clienti e con i collaboratori
• della sempre maggiore difficoltà delle
materie trattate e degli adempimenti
normativi
• dell’ accrescersi delle responsabilità personali
• ecc.


sta emergendo sempre più frequentemente
l’esigenza di “prendere in considerazione” la
propria organizzazione e sviluppare un piano
strategico per la gestione dei problemi

prioritari.
• L’evoluzione in atto sta fortemente minacciando gli
equilibri delle strutture professionali. Il
perseguimento di nuovi equilibri è fattibile solo
mediante l’individuazione di nuove soluzioni
organizzative.


L’esigenza, per poter fronteggiare la crisi economica
e le richieste (nuove e diverse) dei clienti, di:

• fornire nuovi servizi
• lavorare meglio degli altri
• lavorare più in fretta degli altri

• fare di più
• imparare cose sempre nuove
• formare nuovi collaboratori
• (e tant’ altro)


impatta inevitabilmente sulla nostra attuale
organizzazione a scapito, talvolta:

• della qualità del servizio (efficacia)
• dell’efficienza con cui il servizio viene
realizzato

• dello sfruttamento delle potenzialità
operative
• dello sfruttamento delle opportunità di
sviluppo
• della qualità della vita


Riesaminare la propria organizzazione …

… è quindi una doverosa necessità.

• (IFAC – International Federation of

Accountants / 123 nazioni / 2.500.000
accountants - PM Guide)


L’importanza di definire un piano
strategico/operativo
• VISION
Come lo studio si vuole vedere nel proprio contesto

P SWOT ANALYSIS
I
A Punti di forza e di debolezza, opportunità e rischi
N
O

S

T
R
MISSION
A Cosa fare per cogliere le opportunità
T
E
G
I
C
O OBIETTIVI STRATEGICI
Strategie per perseguire la mission

STRATEGIE DI
STRATEGIE DI STRATEGIE FINANZIARIE STRATEGIE SULLE
STRATEGIE CAMBIAMENTO
MARKETING STRATEGIE SUI SERVIZI (es. come generare e PERSONE
TECOLOGICHE (es. quali sistemi usare
(es. quali tipologie di (es. quali servizi vogliamo sviluppare i ricavi, come (es. di quanti e quali
(es. quali hardware e per monitorare e
clienti e quali mercati offrire) ottimizzare l’equilibrio tipologie di collaboratori
software ci servono) rispondere al
vogliamo servire) finanziario) abbiamo bisogno)
cambiamento)
P
I
A
N
O
O
P
E PIANO OPERATIVO R.U. PIANO OPERATIVO
PIANO OPERATIVO DI PIANO OPERATIVO SUI PIANO OPERATIVO PER IL
R PIANO FINANZIARIO (es. reclutamento, TECNOLOGICO
A MARKETING SERVIZI CAMBIAMENTO
(es. patrimonio, liquidità, fidelizzazione, (es. hardware, software,
T (es. Branding, (es. determinazione (es. principi di gestione
I capitale, ricavi e costi) successione, applicazioni, sistema
promozione, CRM) offerta servizi) del cambiamento)
V pianificazione) gestione CRM)
O


L’importanza di una buona analisi

• Effettuare un’analisi sistematica della
propria organizzazione può rivelarsi
estremamente utile per conoscersi di più, e
porre le basi per la definizione di un

“proprio” modello organizzativo.


Gestione della leadership

• Vision e mission dello studio
• Responsabilità e autorità
• Funzioni

• Comunicazione


Gestione delle risorse umane e
materiali
• Posizione dei collaboratori v/lo studio
• Criteri di valutazione
• Formazione e addestramento

• Coinvolgimento
• Percorsi di carriera

• Tecnologie disponibili e grado di utilizzo


Rapporti con fornitori e partner

• Criteri di valutazione
• Monitoraggio
• Condivisione delle modalità operative

• Partnership


Rapporto con i clienti

• Atteggiamento verso i clienti (passivo,
proattivo, CRM, ecc.)
• Approccio agli incarichi

• Comunicazioni con i clienti (circolari, sito
web, ecc.)
• Gestione dei feedback (reclami, espressioni
di soddisfazione ..)


Gestione trasversale delle attività

• Sistematicità
• Analisi dei rischi
• Definizione di modalità e criteri di controllo

• Condivisione
• Monitoraggio costante
• Gestione dei feedback


Gestione puntuale delle attività

• Regole operative (chiare e condivise?)
• Controllo di qualità puntuale
• Gestione dei feedback (criticità,

performance, ecc.)


Criticità e possibili miglioramenti

• Criticità
• Analisi delle cause
• Spunti e proposte

• Obiettivi e azioni di miglioramento
• Monitoraggio e verifica di efficacia


Processo decisionale

• Intuitivo
• Basato su dati oggettivi
• Formalizzato

• (controllo di gestione)


Se da questa analisi sono emersi aspetti a voi
“familiari”, o anche solo spunti interessanti…

• … apportare alla vostra organizzazione i
miglioramenti desiderati, tenendo conto

delle vostre effettive esigenze e disponibilità,

• non è impossibile !!!


Piuttosto, è indispensabile definire ed
attuare puntualmente…
… un piano di azione adeguato rispetto ai vostri ritmi ed
alle vostre esigenze
1 2 3 4 5

1

2
3
4


Senza dimenticare che:

• i partner dello studio non possono sottrarsi al
proprio ruolo di orientamento e guida

• alla base di ogni buona organizzazione sta
l’ impegno personale e costante di chi la
conduce

• (managing partner, office manager, ecc.)


La qualità, non come “bollino” ma
come opportunità
Lo standard ISO 9001:2008
miglioramento continuativo

responsabilità

della direzione
c s
o c
r
l e
d
d
l
gestione
i q
u
delle risorse misure, analisi i
s
i
e miglioramento
e i f e
s a
n i input output z n
i
t t
i
realizz.
del o t
i servizio n
e i

Edizione 2010 22

Gli standard organizzativi attualmente
riconosciuti a livello internazionale possono
fornirci linee guida (es. UNI EN ISO
9004:2009) per perseguire non solo

strategie di successo, ma anche finalità
importanti quali:
• rispetto dell’ambiente
• sicurezza
• responsabilità sociale


Ma solo il nostro impegno diretto
nell’organizzazione può consentirci di
raggiungere risultati concreti, tra i

quali:
• economicità
• stabilità
• gratificazione professionale


…e perché no, anche qualità della vita !!!


Grazie!

alessandra.damiani@barbierieassociati.it
www.barbierieassociati.it


Barbieri & Associati Dottori Commercialisti
Sistema Qualità Certificato UNI EN ISO 9001:2008
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T. 051 23 11 25
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