Este documento presenta las ventajas de la digitalización y gestión documental para empresas y gobierno. Explica las fases de la digitalización como la preparación de documentos, clasificación, digitalización e indexación. También describe cómo Athento Smart Capture automatiza estas fases para reducir costos. Finalmente, detalla cómo la plataforma de gestión documental de Athento puede agilizar los trámites gubernamentales y mejorar la transparencia y eficiencia.

1. Digitalizar y gestionar con éxito en Empresa
y Gobierno

2. Index
1.
Conceptos de digitalización. Fases:
OCR, OCR Zonal, OMR, Bar code, QR
2.
Ventajas de Digitalizar
3.
Demostración Athento Smart Capture
4.
Ventajas gestión documental en Gobierno
5.
Demostración de Gestión de Expedientes para Gobierno Electrónico
Ponentes:
Antonio de las Nieves, Athento, Miami (USA)
Sebastian Borgeaud, Puntocom, Santiago (Chile)

3. 150+ Clients including:

4. Fases de la Digitalización
Preparado, clasificación y codificación
Desgrapado y preparación. La digitalización en escáneres de alta producción requiere que todas las
hojas que componen los documentos no tengan elementos de sujeción ni partes dobladas. La
preparación de los documentos como paso previo al proceso de digitalización contribuye a la calidad
de la imagen resultante.
Clasificación y codificación. El proceso de clasificación, ordenación y codificación se centra en la
identificación, clasificación y codificación de los documentos que componen la unidad documental de
mayor nivel. Un criterio óptimo de clasificación garantizará que la consulta y acceso a los documentos
se realice de una manera ágil y precisa.
Ejemplo: Un expediente de préstamo de una Entidad Bancaria, podría establecerse una clasificación
que distinga entre los documentos: NIF de los prestatarios, declaraciones de renta, nóminas,
evaluación del riesgo etc.

5. Fases de la Digitalización:
Digitalización e Indexación
Digitalización. El proceso de digitalización es completamente flexible y se adapta a las características
particulares de cada documento. El tratamiento de la imagen se realiza utilizando los filtros y
funciones adecuados para conseguir la máxima calidad de la misma.
Indexación. El proceso de digitalización culmina con la indexación de las imágenes obtenidas
(documentos TIF, PDF…). Este proceso consiste en identificar cada imagen asociándole los
metadatos que permitirán al usuario final realizar las búsquedas y consultas de los documentos de
manera ágil, sencilla e inmediata. Por ejemplo: Si hemos digitalizado facturas de compras, podríamos
fijar como metadatos de cada factura: Número de factura, Proveedor, Fecha Factura, Base
Imponible…
CONSEJO: Optimizar los recursos realizando la clasificación de documentos
y la extracción de datos de la forma más automatizada posible.

7. ROI de la Captura
Ejemplo de Gestión Documental en papel vs Captura de documentos
ROI de la Digitalización
3 archivadores en papel, coste anual: 14.915,23 €
Coste anual Athento = 4.000 €
Recuperación de la inversión en el segundo año
Tras 5 años, el total de ahorros generados supera los 70.000 €

8. Athento Capture
Beneficios clave:
1.
Eliminación de tareas manuales relacionadas con captura.
2.
Reducción coste digitalización y aumento calidad y fiabilidad
3.
Aprovechamiento de la información contenida en documentos.
4.
Eliminación del papel en los procesos de negocio.
Vamos a la demo:
http://cloud.athento.com

9. Athento vs the rest

10. Athento eGovernment
Gestión documental en Gobierno
Problemáticas actuales:
1.
Trámites lentos y burocráticos
a. Bajo nivel de estandarización y orden
2.
Escasa visibilidad del proceso documentario
a. Bajo nivel de transparencia y control
3.
Documentación física (papel):
a. Pérdida de información
b. Información descentralizada
c. Costos de impresion, traspaso, almacenamiento, recuperación

11. Athento eGovernment
Gestión documental en Gobierno
Beneficios clave:
1.
Agilidad y control en flujos (trámites) y distribución de documentos
2.
Registro y control de las interacciones (entradas y salidas)
3.
Transparencia y recuperación información eficiente
4.
Tecnología integrable y flexible que evoluciona con la organización
(estandarización, interoperabilidad)

12. Athento eGovernment
Gestión documental en Gobierno
Fundamentos:
1.
Flujos de trabajo
a. Tareas y mensajes (integración email)
b. Tiempos y alertas
2.
Gestion documental
a. Expedientes, documentos y estados
b. Repositorio centralizado
3.
Gestión de usuarios y seguridad
a. Grupos y usuarios
b. Roles, permisología y auditorías
Vamos a la demo:
http://cloud.athento.com