Gemeentelijk informatiebeheer in de context van betere dienstverlening en bedrijfsvoering

1. Informatiebeheer op orde
Arnaud Disberg

2. Het imago van de gemeente
Bereikbaar tijdens kantooruren
Regelgeving en afspraken centraal
Werken met- en informatie bij de vakafdeling
Bureaucratisch

3. Het gewenste imago
Betrouwbaar, snel en zeker
Begrijpelijke taal
De vraag van de burger centraal
Altijd bereikbaar
In 80% van de gevallen in 1x het juiste antwoord

4. Waarop is dat imago gebaseerd?
Organisatiecultuur
Organisatiestructuur

5. De oude manier van organiseren
Vakafdelingen, specialisten en specialistische systemen
“Afdelingen werken langs elkaar heen.”
Werken op kantoor (plaatsgebonden)
Papier (informatie) in de kast van de ambtenaar
Ieder kanaal een ander afhandelproces

6. De traditionele ambtenaar
Verstaat zijn vak
Weet wat zijn taak is
Zorgt ervoor dat die taak op tijd af is
Kent de regels en afspraken
Heeft specifieke vakkennis

7. De traditionele leidinggevende
Controleert
Stuurt op inhoud
Zegt wat er gedaan moet worden
Bepaald en benadrukt de regels

8. De nieuwe manier van organiseren
Voorzieningen voor plaats- en tijd
onafhankelijk werken
Betrouwbare, eenduidige en toegankelijke
gegevens. Eenmalige opslag, meervoudig
gebruik.
Informatie tijdig, juist en volledig
Effectief, efficiënt en slim organiseren
Inzicht en grip op processen

9. De nieuwe ambtenaar
Pakt regie en neemt verantwoordelijkheid
Werkt samen met collega’s en de burger
Deelt kennis en draagt kennis over
Heeft inlevingsvermogen
Zet de vraag van de burger centraal

10. De nieuwe leidinggevende
Stuurt op resultaat
Faciliteert
Vraagt wat er nodig is
Bewaard het overzicht
Maakt teams
Motiveert

11. Hoe komen we daar?
Consistentie
Richting
Definitie “Foxes pursue many ends at the same time and see the
world in all its complexity. They never integrate their
thinking into one overall concept or unifying vision.
Hedgehogs, on the other hand, simplify a complex
Focus inspanning world into a single organizing idea, a basic principle- or
concept that unifies and guides everything.”
Strategy Safari, Mintzberg
“Those who built the good-to-great companies were, to
one degree or another, hedgehogs. Those who led the
comparison companies tended to be foxes, never
gaining the clarifying advantage of a hedgehog
concept, being instead scattered, diffused, and
inconsistent.”
Good to Great, Collins

12. Dienstverlening staat centraal
Ervaring van de publieke dienstverlening door de burger
Eén loket gedachte
Altijd bereikbaar
Direct antwoord
80% in één keer goed
Organiseren rond de burger

13. Basis op orde staat centraal
Gegevensbeheer en digitalisering informatievoorziening
Betrouwbaarheid, eenduidigheid en
toegankelijkheid van gegevens
Beschikken over digitale
informatie die tijdig, juist en
volledig is

14. Bedrijfsvoering staat centraal
Optimaliseren van processen en procedures
Effectiever, efficiënter en
slimmer organiseren
Inzicht en grip op
bedrijfsprocessen
Procesgericht-, resultaatgericht-,
en integraal werken

15. Besluit
Eerst de basis op orde
 
Ondersteunende functie
Betrouwbaar gegevensbeheer
Tijd- en plaatsonafhankelijke informatievoorziening
Voorziet in informatiebehoefte: integraal beeld van klant, dienstverlening en proces

16. Praktijk
Wat merken we hiervan als burger, ambtenaar en leidinggevende?
Burger Ambtenaar
Inzicht in zijn lopende zaken Altijd en overal beschikken over
digitale informatie die tijdig, juist
en volledig is
24/7 dienstverlening
Inzicht in het werk (zaken) en dat
van zijn collega
Manager en teamcoördinator
Managementinformatie
Overzicht zaken team