MTA 802 Evaluate Staff Performance Bahasa Melayu

1. MTA 802
EVALUATE STAFF PERFORMANCE
Staff Performance Monitoring

2. Disediakan oleh:
Lokman Hakim bin Norazhar
Muhammad Amerrul bin Mohd Sanisham
Muhd Haziq bin Ahmad Rafizi
Muhd Azim Najmie bin Yusri
Muhd Rusyamirul Amir bin Rusdi
Muhammad Faiz bin Bakjan Abidin

3. Motivate Staff
Ciri-ciri pekerja yang bermotivasi :
1 . Momentum awal dan fokus .
Berusaha untuk memenuhi target kerja harian seawal
mungkin. atau dengan kata lain, menyiapkan kerja dengan
lebih awal.

4. 2.Bekerja dengan komited dan kesungguhan.
Menunjukkan minat dan memberi sepenuh tumpuan terhadap
tugasan kerja yang diberikan serta bijak mengendali sebarang
masalah.
3.Bersedia untuk belajar dan memberi pelajaran.
Sentiasa bersedia didalam mempelajari sesuatu yang baru
dan juga tidak kekok mengajar orang baru atau rakan sekerja
berdasarkan kemahiran yang ada.

5. Cara memotivasikan pekerja
Kenaikan pangkat
Majikan boleh memotivasikan pekerja dengan menawarkan kenaikan pangkat
dan gaji kepada pekerja yang mempamerkan prestasi memberangsangkan.
Bonus
Majikan juga boleh memotivasikan pekerja dengan menawarkan bonus kepada
para pekerja sekiranya syarikat atau organisasi mencapai target yang tertentu

6. Anugerah atau Penghargaan
Tahap motivasi seseorang pekerja akan meningkat sekiranya beliau diberikan
anugerah atau penghargaan di atas segala jasa yang ditaburkan kepada
syarikat.

7. Guide Staff
Perkara-perkara yang perlu diambil kira oleh majikan dalam
membimbing kakitangan adalah seperti berikut :-
1.Memberi sokongan secara praktikal yang bersesuaian dengan
sumber yang sedia ada.
2.Memastikan pekerja mengetahui dengan jelas keputusan prestasi
penilaian yang diperlukan dan memberi khidmat nasihat jika di
perlukan.

8. 3.Memberi program latihan dan pembangunan kepada pekerja supaya
mereka dapat mencapai prestasi yang dikehendaki.
4.Mengubahsuai pengukuran sasaran , keutamaan dan prestasi
berdasarkan kepada perubahan dalam keutamaan
organisasi,pasaran,dasar kerajaan dan sebagainya.

9. Check the progress of staff action plan
Pelan Peningkatan Prestasi (PIP), juga dikenali sebagai pelan tindakan
prestasi, adalah pelan yang terbaik untuk memeriksa perkembangan prestasi
seseorang pekerja.
Langkah 1: Dokumen Isu Prestasi
Langkah pertama dalam proses PIP adalah untuk penyelia untuk
mendokumentasikan bidang prestasi pekerja yang perlu diperbaiki.Contoh
dokumentasi terperinci adalah membangunkan pelan peningkatan prestasi, ia
secara amnya adalah amalan terbaik untuk menggunakan format yang mantap
untuk memastikan keseragaman dalam maklumat yang diberikan kepada
semua kakitangan.

10. Langkah 2: Membangunkan Pelan Tindakan
Seterusnya, penyelia perlu mewujudkan satu pelan tindakan sementara untuk
penambahbaikan, yang boleh diselaraskan berdasarkan maklumbalas pekerja
dalam mesyuarat.Pelan tindakan ini harus merangkumi objektif khusus dan
boleh diukur yang tepat, relevan dan terikat dengan masa.
Langkah 3: Mengkaji Pelan Prestasi
Penyelia perlu mendapatkan bantuan daripada pengurus untuk mengkaji PIP.
Ini pihak ketiga harus memastikan dokumentasi yang dinyatakan dengan jelas
dan tanpa pengaruh emosi.

11. Langkah 5: Susulan
Pekerja dan penyelia perlu mewujudkan mesyuarat tetap susulan (mingguan,
dua kali seminggu atau bulanan), yang boleh digariskan dalam PIP.
Langkah 6: PIP Kesimpulan
Sekiranya prestasi seseorang pekerja tidak dapat ditingkatkan atau menjadi
lebih teruk, maka majikan perlu memindahkan pekerja tersebut ke jabatan
yang lain atau atau menurunkan pangkat atau menamatkan khidmat pekerja
tersebut berdasarkan kepada keadaan tertentu.

12. Identify Staff weak and strong point
Panduan cara mengenali kelemahan dan kelebihan pekerja Instropeksi diri
Seseorang pekerja itu perlu mengenali dengan lebih terperinci mengenai pekerjaan
yang diambil, mengapa memilih bahagian pekerjaan tersebut dan kemahiran apa
yang ada pada diri.

13. Sentiasa melakukan perkara yang baik
Ketika kita melakukan sesuatu buatlah apa yang kita kerjakan itu dengan
bersunguh-sunguh dan lakukannya didalam keadaan tenang dan selesa.
Meskipun hasilnya tidak memuaskan dengan apa yang kita kerjakan namun
kelemahan itu akan membuat suatu proses dimana kita akan
memperbaikinya di kemudian hari dengan hasil yang lebih baik.

14. Bertanya Kepada Orang Lain
Kelemahan dan kelebihan tidak semuanya dapat kita ketahui sendiri. Oleh
itu,orang di sekelilinglah yang lebih berhak untuk menilai diri kita kerana
mereka dapat melihat secara jelas dengan kelemahan dan kelebihan yang
kita miliki. Dari situlah kita harus meminta dan menerima kritikan yang
membina agar diri kita menjadi lebih baik.

15. Perform evaluation technique(menjalankan teknik penilaian)
MENILAI KADAR PRESTASI
Bahagian yang paling penting dalam penilaian prestasi adalah untuk
membuat keputusan bagi prestasi individu dalam mengenalpasti matlamat
yang telah ditetapkan. Dalam membuat keputusan terdapat beberapa prinsip
yang perlu di ambilkira, antaranya ialah :-
1.Prestasi mesti dinilai bergantung kepada objektif keseluruhan, dimana ianya
akan dipecahkan kepada beberapa matlamat yang akan dipengaruhi oleh
objektif keseluruhan.
2.Objektif harus boleh digunakan untuk semua pekerja yang mempunyai
percampuran diantara pengukuran objektif dan persaingan di mana
persaingan yang digunakan harus diterangkan dengan berhati-hati dalam
bentuk kemahiran yang dapat di tunjukkan atau perlakuan.

16. 3.Terdapat beberapa jalan singkat untuk menilai prestasi. Langkah berhati-hati perlu
diberi pada setiap objektif dan matlamat. Pekiraan harus dibuat pada keadaan dimana
mereka telah capai.
4.Di dalam kadar prestasi, penilai harus mengambilkira di dalam semua aspek
pekerjaan. Pemberian kadar keseluruhan bagi sesuatu kerja sebagai merangkumi
keseluruhan dan tidak benar dan akan mempengaruhi prestasi keseluruhan.

17. KEBERKESANAN PENILAIAN PRESTASI
Terdapat beberapa faktor yang boleh mempengaruhi prestasi yang dibuat oleh
seseorang pengurus. Diantara faktor yang boleh mempengaruhi pemikiran pengurus
adalah :-
1.Umur, pengalaman pengurus dan pekerja.
2.Personaliti
3.Jantina dan Bangsa
4.Hubungan kekeluargaan
5.Prestasi pekerja yang lepas dan sekarang.
6.Kebimbangan penilai/pengurus dan reaksi individu yang dinilai/pekerja.

18. PEMANTAUAN PRESTASI
Pemantauan prestasi adalah salah satu daripada bahagian di dalam proses
pengurusan prestasi. Penilaian prestasi diadakan sekali atau dua kali
setahun dan ianya dalam bentuk temubual diantara pekerja dengan
majikan. Kadangkala hasil daripada temubual ini pekerja dapat
meningkatkan gaji dan kenaikan pangkat pekerja. Selain daripada itu hasil
daripada temubual ini akan memberikan penekanan terhadap program
latihan dan pembangunan pekerja.

19. STRATEGI MEMPERKENALKAN PENGURUSAN PRESTASI KAKITANGAN
Untuk memperkenalkan pengurusan prestasi kakitangan, beberapa strategi perlu
dibuat. Diantaranya adalah :-
1.Ianya harus berhubungkait dan menyokong misi organisasi dan nilai teras yang
berkaitrapat dengan strategi korporat.
2.Ianya mesti sehaluan dan bersesuaian dengan budaya organisasi.
3.Proses tersebut mesti mendapat komitmen atau kerjasama sepenuhnya dari pucuk
pimpinan seta pengurus dan pekerja bawahan.

20. 4.Perhubungan dan perbincangan bersama pekerja dapat menyokong
komunikasi yang baik dan latihan kepada semua yang terlibat.
5.Skim ini harus disokong dengan sistem yang komprehensif, iaitu
menetapkan objektif serta matlamat dan bidang kerja yang jelas.
6.Skim ini haruslah tetap dan sebarang perubahan dibuat jika difikirkan
perlu.

21. MENGURUS PRESTASI KAKITANGAN DALAM PENDIDIKAN
Penilaian prestasi kakitangan dalam bidang pekerjaan tidak sahaja
bergantung kepada keputusan peperiksaan individu tetapi ianya bergantung
kepada proses pembelajaran yang dapat diwujudkan oleh seseorang
pendidik semasa di dalam kelas. Penilaian prestasi seseorang pendidik itu
boleh dibuat atau dinilai daripada perspektif yang luas dan secara khusus
boleh difokuskan kepada beberapa aspek penting yang dapat menunjukkan
ciri-ciri keunggulan dan kewibawaan seseorang guru atau pendidik.

22. Prestasi yang berbeza-beza ini dapat menunjukkan wujudnya kualiti guru yang
berbeza dalam profesion perguruan khususnya berhubung dengan perkembangan
dan keterampilan seseorang guru. Antara ciri-ciri yang diambil kira dalam menilai
prestasi pendidik adalah:
1.Inisiatif/daya usaha.
Ini meliputi inisiatif guru dalam meningkatkan kemajuan profesionalisme
perguruan, inisiatif memajukan murid, daya usaha bagi meningkatkan pencapaian
matapelajaran yang diajar dan inisiatif bagi membawa pembaharuan dan
perubahan yang sesuai selaras dengan perubahan dasar-dasar baru pengajaran
dan pendidikan.

23. 2.Dedikasi.
Dapat menjalankan tugas dengan dedikasi dan bertanggungjawab, sentiasa berusaha
meningkatkan kemajuan dan menjayakan rancangan yang perlu dilaksanakan, tidak terlampau
bergantung kepada ketua atau orang lain untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggungjawab
yang mencabar.
3.Perancangan.
Dapat merancang dan melaksanakan perancangan dengan berkesan, fleksibiliti dalam
melaksanakan perancangan dapat meningkatkan prestasi dan kemajuan akademik murid,
mengadakan perancangan yang teratur dan mengurus kepada matlamat yang ingin dicapai. Dapat
mengekalkan pencapaian prestasi yang tinggi.

24. 4.Kerjasama.
Menunjukkan sikap kerjasama yang tinggi bagi menjayakan segala urusan pendidikan dan
pembelajaran murid. Komitmen dengan sebarang bentuk kerjasama, bersedia berkongsi
kepakaran dan pengalaman untuk kemajuan profesional.
5.Kepimpinan.
Menunjukkan kepimpinan yang baik dari segi sahsiah, tingkah-laku, daya intelektual dan daya
kemahiran berhubung dengan orang lain, kebolehan menyelesaikan konflik dan masalah dengan
bijaksana, bersikap adil dan bertimbang rasa, bermotivasi dan dapat memimpin untuk perubahan,
dapat memimpin kumpulan kecil dan dapat memimpin bilik darjah dengan berkesan.

25. TUJUAN PENILAIAN PRESTASI TERHADAP PEKERJA
Alat untuk penilaian dan pembangunan. Dengan melihat prestasi yang dulu untuk mengenalpasti
pencapaian dan kekurangan; dan membentuk plan yang terperinci untuk meningkatkan prestasi
dimasa hadapan.(Stephen P.Robins, 1995).
Jika penyelia dapat mengesan kekurangan pekerjanya, maka satu perancangan yang terperinci perlu
dibuat bagi membetulkan keadaan ini. Dengan memberi penekanan yang sama terhadap masa akan
datang dan yang telah lepas, pekerja tidak gemar bertindakbalas mempertahankan maklumbalas
pencapaian. Proses penilaian dapat memberi motivasi kepada pekerja untuk memperbaiki kelemahan
mereka

26. MENGAPA PENILAIAN DIPERLUKAN?
Penilaian prestasi adalah berbentuk aktiviti yang formal dan tidak formal.
Pemantauan (observation) prestasi yang formal harus dilakukan paling
minimum sekali dalam setahun atau lebih untuk kebaikan. Pemantauan dua
kali setahun bermakna semakin kurang penilaian prestasi dibuat terhadap
sesuatu penilaian tersebut. Maka, tekanan terhadap pekerja akan semakin
berkurangan.

27. APA YANG PERLU DINILAI?
Kriteria yang perlu dipilih oleh penyelia ketika membuat penilaian prestasi ke
atas prestasi kakitangan, akan memberi pengaruh yang besar ke atas apa yang
pekerja hendak lakukan. Tiga bentuk penilaian yang diperlukan dalam membuat
penilaian ke atas pekerja adalah hasil kerja individu, perlakuan dan perangai.
1.Hasil Kerja Individu.
Jika hasil kerja diambil kira berbanding dengan keupayaan, maka penyelia
perlu membuat penilain keatas hasil kerja akhir. Sebagai contoh, melalui
penilaian berdasarkan hasil kerja seseorang pencuci karpet perlu dinilai
berdasarkan berapa banyakkah bilangan meter persegi karpet yang boleh
dicucinya dalam sehari.

28. 2.Perlakuan.
Dalam sesetengah kes, adalah sukar untuk mengenal pasti hasil sebenar yang
dikaitkan terus dengan tindakan seseorang pekerja itu. Keadaan ini benar sekiranya
kerja tersebut dilakukan secara individu berbanding dengan secara berkumpulan.
Penilaian prestasi secara berkumpulan adalah lebih mudah dilakukan tetapi kerjasama
dari ahli kumpulan sukar untuk dibuat atau dikenal pasti.

29. 3. Perangai.
Bila kita menilai seseorang berdasarkan kepada kebolehtahanan, keyakinan, agressif, kesetian,
kerjasama dan sebagainya, ia merupakan penilaian berdasarkan perangainya. Menurut Michael J.
Kavangh, "Evaluating Performance," in in K. M. Rowland and G. R. Ferris (eds.), Personnel
Management. (Boston: Allyn & Bacon, 1982), pp. 187-126.
"Pakar-pakar bersetuju bahawa perangai boleh merendahkan mutu
keluaran dan perlakuan kriteria penilaian".
Perangai dirujuk sebagai potensi jangkaan terhadap prestasi dan bukan prestasi sebenar. Jadi
hubungan di antara perangai dan prestasi kerja adalah terkecuali. Namun begitu faktor perangai
masih lagi meluas digunakan dalam organisasi untuk menilai prestasi pekerja atau kakitangan.

30. PROSES PENGURUSAN PRESTASI KAKITANGAN
Mengikut Stephen P. Robins (1995), terdapat 3 cara untuk melakukan penilaian
prestasi iaitu;
1.Absolute Standard.
Pekerja tidak akan dibezakan di antara satu sama lain. Terdapat beberapa cara yang
termasuk didalam kumpulan ini, iaitu;
a.Penulisan Essei.
Adalah satu cara penilaian yang paling mudah kerana kita hanya perlu menulis
kekuatan, kelemahan, prestasi yang lalu, potensi dan cadangan untuk peningkatan.
Penulisan essei tidak melibatkan bentuk yang kompleks atau latihan intensif untuk
menyiapkannya tetapi keputusannya selalu bergantung kepada kebolehan penulis

31. 2. Relative Standard.
Kategori kedua penilaian prestasi iaitu relative standard di mana pekerja
dibandingan antara pekerja dalam penilaian prestasi pekerja. Terdapat dua cara iaitu
taraf berkumpulan dan taraf individu.
Taraf Berkumpulan.
Penilaian prestasi meggunakan pendekatan secara berkumpulan untuk
mengklasifikasikannya.

32. Perform consistence follow up on staff
Perlaksanaan susulan kakitangan
Perlaksanaan susulan kakitangan adalah suatu proses di mana pengurus
dan pekerja bekerjasama dalam merancang, memantau dan mengkaji
semula objektif kerja pekerja dan sumbangan keseluruhan kepada
organisasi

33. Satu sistem perlaksanaan susulan kakitangan yang berkesan akan:
 Menjadi kerja yang khusus, yang meliputi pelbagai pekerjaan dalam organisasi.
 Selaras dengan hala tuju strategik organisasi anda dan budaya.
 Praktikal dan mudah difahami dan penggunaan.
 Memberikan gambaran yang tepat mengenai prestasi setiap pekerja.
 Termasuk proses kerjasama untuk menetapkan matlamat dan mengkaji prestasi
berdasarkan komunikasi dua hala antara pekerja dan pengurus.
 Keputusan memantau dan mengukur (apa) dan tingkah laku (bagaimana).

34. Kitaran perlaksanaan susulan kakitangan
Terdapat banyak lagi untuk perlaksanaan susulan kakitangan daripada
mesyuarat kajian semula prestasi tahunan. Seperti yang dinyatakan dalam
pengenalan, pengurusan prestasi adalah satu proses yang berterusan
merancang, memantau dan menyemak prestasi pekerja.

36. SOALAN
• Berikan 2 ciri-ciri pekerja yang bermotivasi.
• Berikan 2 cara memotivasikan pekerja.
• Nyatakan bahagian yang paling penting dalam penilaian prestasi.
• Berikan 3 faktor yang boleh mempengaruhi prestasi yang dibuat oleh seseorang pengurus.
• Berikan 2 cara penilaian prestasi Relative Standard.
• Huraikan perlaksanaan susulan kakitangan.
• Berikan 2 kesan positif sistem perlaksanaan susulan kakitangan yang berkesan.
• Berikan maksud perlaksanaan susulan kakitangan.
• Berikan 3 cara untuk melakukan penilaian prestasi.
• Berikan 3 bentuk penilaian yang diperlukan dalam membuat penilaian ke atas pekerja.

37. Sekian
terima kasih