Pengantar Administrasi Perkantoran XI SMK

1. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
(RPP)
ULANGAN HARIAN
Satuan Pendidikan : SMK N 25 Jakarta
Program/Program Keahlian:Adm. Perkantoran
Mata Pelajaran : Pengantar Adm.Perkantoran
Kelas / Semester : XI Semua Program
Topik : Pengertian, simbol-simbol, jenis, prinsip dan
teknik penyusunan POS
Pertemuan ke- :
Alokasi Waktu : 2 X 45 menit
A. Kompetensi Inti
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik
sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, menyaji, dan menciptakan dalam ranah kongkret dan ranah
abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif dan mampu melaksanakan tugas
spesifik dibawah pengawasan langsung.

2. B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
No. Kompetensi Dasar Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Memiliki motivasi internal, dan
menunjukkan rasa ingin tahu
dalam pembelajaran menyiapkan,
menggunakan peralatan kantor.
.( 2.1 )
2. Menunjukan perilaku ilmiah
(jujur, disiplin, tanggung jawab,
peduli, santun, ramah lingkungan,
gotong royong) dalam melakukan
pembelajaran sebagai bagian dari
sikap ilmiah. (2.2)
3. Menjelaskan pengertian dan
simbol-simbol prosedur operasi
standar (POS). (3.1)
3.1.1 Menjelaskan pengertian prosedur
dan prosedur operasi standar
3.1.2 Menjelaskan symbol-simbol
prosedur operasi standar
3.1.3 Memahami jenis-jenis POS dalam
adminstrasi perkantoran
4. Menyusun POS (4.1)
4.1.1 Memahami prinsip-prinsip
penyusunan POS
4.1.2 Memahami teknik penyusunan
POS

3. C. Tujuan Pembelajaran
Melalui proses mencari informasi, menanya, dan berdiskusi siswa dapat :
Siswa mampu menjelaskan tentang pengertian, symbol-simbol, jenis, prinsip dan teknik
penyusunan prosedur operasi standar dengan menunjukan perilaku ilmiah (jujur, disiplin,
tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan
pembelajaran pengantar administrasi perkantoran kedua sebagai bagian dari sikap ilmiah.
D. Materi Ajar
1.1 Prosedur dan Prosedur Operasi Standar
Sebuah perusahaan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan aturan untuk mencapai
suatu sasaran yang diinginkan, baik sasaran jangka pendek maupun jangka panjang,
maka perlu adanya pedoman/metode/dasar/aturan yang harus dijalankan secara benar
oleh semua level (top manajemen,manajemen, dan karyawan) disemua unit divisi.
Pedoman/metode/dasar/aturan tersebut disebut Standard Operating Procedure (SOP).
Istilah Standard Operating Procedure (SOP) merupakan istilah yang tidak asing lagi bagi
sebagian kalangan masyarakat terutama dikalangan professional, industriawan,
perbankan dan beberapa instansi pemerintah meskipun dengan penyebutan yang
berbeda-beda, seperti: Protap (Prosedur tetap) biasa dipakai dikalangan kemiliteran,
kepolisian, SPO (standar prosedur operasi) biasa dipakai di kalangan perkebunan, standar
operasional baku biasa dipakai di kalangan industry, SOP (Standar Operasional
prosedur) biasa dipakai di kalangan pendidikan.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang
dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau
acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian
kinerja instansi pemerintah berdasarkan indicator-indikator teknis, adminstratif dan
procedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan system kerja pada unit kerja yang
bersangkutan.
1. Menurut Muhammad Ali (2000 : 325)
“Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”

4. 2. Menurut Amin Widjaja (1995 : 83)
“Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan
gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada
gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu”
3. Sedangkan menurut Kamaruddin (1992 : 836 – 837)
“Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang
berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan
dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”.
4. Sedangkan pengertian prosedur menurut Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa
“Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang
merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan
suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang”.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan yang
dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk
menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap
yang telah ditentukan.
SOP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan,
dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan internal
maupun eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi
pemerintahan.
Manfaat Standar Operasional Prosedur:
 Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan
pekerjaan yang menjadi tugasnya.
 Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh
seorang pegawai dalam melaksanakan tugas.
 Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggungjawab
individual pegawai dan organisasi secara keseluruhan.

5.  Membantu pegawai menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi
manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinaan dalam
pelaksanaan proses sehari-hari
 Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas
 Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai cara konkrit
untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah
dilakukan
 Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintah dapat berlangsung
dalam berbagai situasi
 Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh
pegawai melaksanakan tugasnya
 Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai
 Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai
dalam melaksanakan tugasnya
Standard Operating Procedure (SOP) akan menjadi bukti otentik bagi alur pekerjaan yang
memerlukan arsip karena SOP biasanya memiliki formulir kerja semisal bertia acara
presentasi produk oleh staf marketing, berita acara kunjungan onsite layanan pelanggan, bukti
pengiriman barang, dll. Dengan adanya audit jaminan mutu berkala secara internal dan
eksternal sebagai penilaian, perbaikan-perbaikan untuk penyempurnaan harus dilakukan.
Tujuan Standard Operating Procedure (SOP)
 Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau
tim dalam organisasi atau unit kerja
 Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
 Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
 Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malprakttek atau kesalahan
administrasi lainnya.
 Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
Fungsi Standard Operating Procedure (SOP)
 Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja
 Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan
 Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak
 Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja

6.  Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
Keuntungan adanya Standard Operating Procedure (SOP)
 SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan
pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
 Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam setiap pekerjaannya
 SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa digunakan untuk
mengukur kinerja pegawai
1.2 Simbol-simbol Prosedur Operasi Standar
1. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)
Ada empat factor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan
SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:
Banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur
Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur
Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana Standard Operating Procedure
(SOP)
Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating Procedure
(SOP) ini.
Format terbaik Standard Operating Procedure (SOP) adalah format yang sederhana
dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta memfasilitasi
implementasi Standard Operating Procedure (SOP) secara konsisten sesuai dengan
tujuan penyusunan Standard Operatig Procedure (SOP).
Ada 4 jenis format umum Standard Operating Procedure (SOP), yaitu:
a) Langkah Sederhana (Simple Steps)
Simple Steps dapat digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat
sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana.
Format SOP ini dapat digunakan dalam situasi dimana hanya ada beberapa
orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun. Dan biasanya
merupakan prosedur rutin. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan
dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang umumnya
kurang dari 10 langkah.

7. b) Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika
prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan
informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan
keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi
dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.
c) Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik,
maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut
dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi
beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan
prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram. Format grafik ini
bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang ada dan
biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi (pemohon). Salah
satu varian dari Standard Operating Procedure (SOP) format ini adalah
Standard Operating Procedure (SOP) Format Annotated Picture (gambar yang
diberi keterangan) yang biasanya ditujukan untuk pemohon atau penggunaan
jasa sebuah pelayanan.
d) Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP
diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan
membutuhkan opsi jawaban (alternative jawaban) seperti: jawaban “ya” atau
“tidak”, “lengkap” atau “tidak”, “benar” atau “salah” dsb. Yang akan
mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan
mekanisme yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai
melalui serangkaian langkah-lanngkah sebagai hasil dari keputusan yang telah
diambil format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti
dan dilaksanakan oleh pra pelaksana (pegawai) melalui serangkaian langkah-
langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan format
ini melibatkan beberapa symbol yang umum digunakan dalam
menggambarkan proses (umumnya berjumlah 30 simbol). Symbol-simbo
tersebut memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada
dasarnya dikembangkan dari symbol dasar flowcharts yang terdiri dari 4
simbol, yaitu:

8. 2. Simbol-simbol dalam Prosedur Kerja
a. Format Umum Standard Operating Prosedure (SOP)
Ada 4 faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format penyusunan
SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi yaitu:
 Banyakya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur
 Banyaknya langkah dan sub langkah yang diperlaukan dalam suatu
prosedur
 Siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana Standard Operating
Procedure (SOP)
 Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan Standard Operating
Procedure (SOP) ini.
Format terbaik Standard Operating Procedure (SOP) adalah format yang
sederhana dan dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat
serta memfasilitasi implementasi Standard Operating Prosedure (SOP) secara
konsisten sesuai dengan tujuan penyusunan Standard Operating Procedure
(SOP).
Ada 4 jenis format umum Standard Operating Procedure (SOP),yaitu:
1) Langkah Sederhana (Simple Steps)
Simple steps digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya memuat
sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang bersifat sederhana.
Format SOP ini dapat digunakan daam situasi dimana hanya ada beberapa
orang yang akan melaksanakan prosedur yang telah disusun. Dan biasanya
merupakan prosedur rutin. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan
dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek yang
umumnya kurang dari 10 langkah.
2) Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps)
Format ini merupakan pengembangan dari simple steps. Digunakan jika
prosedur yang disusun panjang, lebih dari 10 langkah dan membutuhkan
informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan
keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentifikasi
dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.

9. 3) Grafik (Graphic)
Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjanag dan
spesifik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang
panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek
yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini juga bisa digunakan jika
dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau
diagram. Format grafik ini bertujuan untuk memudahkan dalam memahami
prosedur yang ada dan biasanya tujuan untuk pelaksana eksternal organisasi
(pemohon). Salah satu varian dari Standard Operating Procedure (SOP)
format ini adalah SOP format Annotated Picture (gambar yang diberi
keterangan) yang biasanya ditujukan untuk pemohon atau pengguna jasa
sebuah pelayanan.
4) Diagram Alir (Flowcharts)
Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan, jika dalam SOP
diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan
membutuhkan opsi jawaban (alternative jawaban) seperti : jawaban “ya”
atau “tidak”, “benar” atau “salah”, dsb. Yang akan mempengaruhi sub
langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang mudah
untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian
langkah-langkah sebagai hasil hari keputusan yang telah diambil. Format
ini juga menyediakan mekanisme yang mudah untuk diikuti dan
dilaksanakan oleh para pelaksana (pegawai) melalui serangkaian langkah-
langkah sebagai hasil dari keputusan yang telah diambil. Penggunaan
format ini melibatkan beberapa symbol yang umum digunakan dalam
menggambarkan proses (umumnya berjumlah 30 simbol).
b. Simbol-simbol dalam prosedur kerja
Flow chart ‘diagram alir’ telah dikenal luas dan umum digunakan untuk
menggambarkan alur proses atau langkah-langkah secara berurutan. Banyak digunakan
antara lain untuk menggambarkan proses bisnis, langkah-langkah penyelesaian masalah,
atau Standard Operational Procedure (SOP).

10. Terminal
Menunjukkan awal atau akhir dari aliran proses. Biasanya, diberi kata-kata ‘Start’,
‘End’, ‘Mulai’, atau ‘Selesai’.
Process, Manual Operation, dan Manual Input
Untuk menunjukkan sebuah proses atau operasi digunakan persegi panjang. Teks
dalam simbol proses ini harus menggunakan kata kerja seperti ‘mengambil data’,
‘memeriksa isian formulir’, atau yang lainnya dalam deskripsi yang singkat dan jelas.
Lambang proses ini sebenarnya melambangkan proses yang dilakukan
oleh komputer. Karena flow chart memang awalnya digunakan untuk menggambarkan
proses pada program komputer. Tapi kadang orang mengartikannya secara umum
sebagai proses, yang dilakukan oleh komputer atau tidak. Jika menggunakannya untuk
menggambarkan prosedur yang tidak penting untuk melihat itu dilakukan komputer atau
tidak maka tidak masalah menggunakan simbol proses secara umum. Tapi, pada kasus
dimana Anda akan menggambarkan prosedur yang terdiri dari operasi komputer dan
manual serta penting untuk membedakannya maka sebaiknya menggunakan simbol yang
berbeda pula.
Untuk proses atau operasi yang dilakukan secara manual (tidak melibatkan
komputer), dalam flow chart digambarkan dengan trapesium. Anda dapat
menggunakannya untuk menggambarkan proses seperti mengisi formulir atau memeriksa
dokumen.
Lantas, bagaimana menggambarkan proses yang melibatkan manusia dan komputer
seperti memasukkan data ke dalam komputer? Untuk proses memasukkan input ke dalam

11. sistem seperti ini dalam flow chart disebut manual input. Manual input dilambangkan
menggunakan segi empat yang bagian atasnya miring dan bagian kanan lebih tinggi dari
bagian kiri.
Data
Data dapat menjadi input suatu proses atau merupakan outputnya. Dalam flow chart
data dimodelkan dengan simbol jajaran genjang atau juga sering disebut bentuk input-
output, I/O.
Decision
Decison digunakan untuk melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur
dalam flow chart berjalan selanjutnya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu.
Decision dilambangkan dengan bentuk belah ketupat dan teks dalam simbol ini biasa
menggunakan bentuk pertanyaan.
Pertanyaan yang digunakan biasanya pertanyaan dengan jawaban ya atau tidak.
Tapi, dapat juga yang menghasilkan 3 jawaban atau lebih. Garis yang menunjukkan arah
keputusan harus diberi label dengan hasil keputusan atau jawaban pertanyaannya.
Stored Data
Ini menggambarkan informasi yang disimpan dalam media penyimpanan data secara
umum, seperti : hard drive, memory card, flash disk, atau media lain. Digunakan simbol
segi empat dengan sisi tegaknya melengkung ke kiri.
Database

12. Silinder merupakan simbol yang digunakan untuk basis data. Sebenarnya juga
digunakan untuk melambangkan data yang disimpan dalam hard drive. Namun, kadang
perlu membedakan data-data yang diakses dari database secara online dalam jaringan
atau hanya dari komputer. Jadi, Anda dapat menggunakan simbol silinder untuk data di
database dan untuk data dalam komputer dapat menggunakan stored data.
Predefined Process
Predefined process yaitu proses yang telah kita jelaskan lebih rinci dalam flow chart
tersendiri. Ini memungkinkan kita untuk menampilkan flow chart sesuai dengan tingkat
detail yang kita inginkan. Misalkan, untuk tingkat manajer pada organisasi kadang hanya
perlu gambaran prosedur secara umum, tidak dalam detail teknis. Ini dilambangkan
dengan segi empat dengan garis ganda pada sisi tegaknya.
Connector dan Off-page Reference
Connector dilambangkan dengan lingkaran kecil. Digunakan menghubungkan
elemen dalam flow chart sebagai pengganti garis untuk menyederhanakan bentuk saat
elemen yang akan dihubungkan jaraknya berjauhan dan ruwet jika dihubungkan dengan
garis.
Connector digunakan untuk menghubungkan gambar dalam satu halaman. Jika
gambar yang akan dihubungkan berada pada halaman yang berbeda maka menggunakan
off-page reference yang dilambangkan dengan segi lima. Teks/label untuk connector
dapat menggunakan huruf dan off-page reference menggunakan angka.
1.3 Jenis-jenis POS dalam Administrasi Perkantoran

13. A. Teknis
Adalah standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis.Setiap prosedur
diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. SOP
teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:
1. Pelaksana prosedur (aktor) bersifat tunggal, yaitu satu orang atau satu
kesatuan tim kerja;
2. Berisi cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan pekerjaan
SOP ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi,
antara lain pada bidang pemeliharaan sarana dan prasarana, keuangan (auditing),
kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan kepada masyarakat, dan
kepegawaian
B. Administratif
Adalah standar prosedur yang disusun bagi jenis pekerjaan yang bersifat
administrative, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau
pekerjaan yang melibatkan banyak orang, dan bukan merupakan satu kesatuan
yang tunggal (tim, panitia). SOP ini dapat diterapkan pada pekerjaan yang
menyangkut urusan keseretariatan (administrative pada unit-unit pendukung
(supporting units) dan urusan teknis (substantif) pada unit-unit teknis (operating
units).
SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan :
1. Pelaksana prosedur (aktor) berjumlah banyak (lebih dari satu orang) dan
bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan atau langkah-langkah pelaksanaan
pekerjaan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak
menggambarkan cara melakukan pekerjaan.

14. Dalam penyelenggaraan pemerintahan, jenis SOP administratif melingkupi
pekerjaan yang bersifat makro dan mikro.
Yang dimaksud dengan SOP administratif makro adalah SOP administrasi
yang menggambarkan pelaksanaan pekerjaan yang bersifat makro yang
melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro yang berisi langkah-langkah
pekerjaan yang lebih rinci, sedangkan SOP administrasi yang bersifat mikro
adalah SOP administrasi yang merupakan bagian dari SOP administrasi makro
yang membentuk satu kesinambungan aktivitas
1. SOP Teknis, yaitu standar prosedur yang sangat rinci dan bersifat teknis. Setiap
prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-
kemungkinan variasi lain. Prosedur standar ini sangat rinci (detail) dari kegiatan yang
dilakukan oleh satu orang pelaksana (aparatur) atau satu peran/jabatan.
2. SOP Administratif, yaitu SOP administratif adalah standar prosedur yang
diperuntukkan bagi jenis-jenis pekerjaan yang bersifat administratif. Prosedur standar
yang bersifat umum (tidak detail) dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu
orang pelaksana (aparatur) dengan lebih dari satu peran/jabatan.
Ciri-ciri SOP Teknis :
1. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan
meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu;
2. Berisi langkah detail atau cara melakukan pekerjaan atau langkah rinci pelaksanaan
kegiatan.
Ciri-ciri SOP Administratif
1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak (lebih dari satu aparatur) atau lebih dari satu
jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan yang tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang
bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

15. 1.4 Prinsip-prinsip Penyusunan POS
1. SOP harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah
dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu
2. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil
kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan dan tatacara
pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan
3. SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan
kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab
masing-masing pejabat/pegawai
4. SOP harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan
dan perkembangan kebijakan yang berlaku
5. SOP harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi
hambatan
1.5 Teknik Penyusunan POS
Untuk menyusun SOP perusahaan, maka harus dipahami apa visi dan misi perusahaan
tersebut, budaya kerja yang ada di perusahaan, dan alur pekerjaan yang ada di
perusahaan (bagi perusahaan besar, maka alur perkerjaan di masing-masing unit
operasional akan berbeda-beda). Ada tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan
untuk membuat suatu prosedur yang baik dan memaksimalkan semua potensi yang ada,
antara lain sebagai berikut:
1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai
Langkah awal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin dicapai.
Suatu prosedur akan berjalan dengan baik apabila dirancang dengan tujuan yang
spesifik yang ingin dicapai. Selanjutnya menentukan tujuan akhir oleh perusahaan
melalui manajemen yang baik dengan SOP yang sudah dibuat.
2. Membuat rancangan awal
Setelah tujuan selesai dibuat, langkah selanjutnya adlaah menentukan bentuk SOP
yang akan digunakan. Jika bentuk awalnya adalah flowchart, langkah awalnya
adalah menentukan point utama yang menjadi pokok permasalahan. Selanjutnya,
menentukan keputusan tentang apa yang dibutuhkan oleh pekerja untuk dilakukan
dan tindakan penanganannya.

16. Dalam membuat rancangan awal disarankana tidak membuat secara detail, sampai
didapatkan prosedur yang benar-benar sesuai dengan kenyataan.
3. Melakukan evaluasi internal
Setelah prosedur selesai dibuat, lakukan evaluasi dengan cara menyerahkan prosedur
kepada orang-orang yang bersangkutan. Dengan menyerahkan tersebut diharapkan
dapat menerima saran-saran perbaikan sehingga dapat dilakukan perbaikan supaya
menjadi dipahami dan lebih akurat.
4. Melakukan evaluasi eksternal
Hal yang paling penting dalam melakukan evaluasi eksternal adalah keberadaan tim
penasehat yang berasal dari perusahaan. Tim penasehat tersebut akan menilai dan
mengevaluasi secara murni berdasarkan ilmu yang dimiliki dan hasi perbandingan
dengan perusahaan lain yang sejenis.
5. Melakukan uji coba
Satu-satunya cara untuk mengetahui prosedur yang dibuat sudah efektif yaitu dengan
mencoba menjalankan langsung prosedur tersebut. Setelah dijalankan langsung,
maka akan diketahui apakah ada langkah-langkah pada prosedur yang tidak benar
dan tidak sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
6. Menempatkan prosedur pada unit terkait
Setelah dilakukan uji coba, SOP diletakan pada bagian atau unit yang terkait.
Peletakan SOP sebaiknya pada tempat yang memungkinkan setiap orang yang
berkepentingan dapat melihat dengan mudah. Jika memungkinkan, prosedur dicetak
dalam ukuran yang besar sehingga para operator dapat dengan mudah melihat dan
membacanya.
7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat
Langkah terakhir yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP adalah menjalankan
prosedur yang sudah dibuat sesuai dengan rancangan yang sudah dibuat. Pastikan
semua pihak bersangkutan mengerti mengapa pelaksanaan SOP harus benar-benar
dijalankan.

17. Pembuatan, modifikasi dan pengembangan prosedur kerja standar SOP harus
memasukkan 3 faktor penting yaitu (1) masukkan dari pekerja, (2) masukkan dari hasil
analisis bahaya dan risiko, (3) tahapan proses, manual mesin dan persyaratan standar
baku. Pembuatan SOP dapat dilakukan oleh team atau perorangan yang ditugaskan dan
memiliki kompetensi sesuai dengan prosedur yang dibuat. Setelah rancangan SOP
selesai, tahap selanjutnya harus dilakukan tinjau ulang atau review yang dilakukan oleh
team yang melibatkan pekerja, supervisor atau manajer berwenang yang akan melakukan
AnalisisBahaya dan
Risiko
Masukkan dari
pekerja
Tahapan/proses/m
anual/persyaratan
standar baku
Pembuatan/modifikas
i/pengembangan SOP
Implementasi SOP
Tinjau Ulang/
review
Perbaikkan
Approval dari
Manager

18. approval. Semua masukkan dari team tinjau ulang harus dimasukkan kedalam SOP
dengan melakukan perbaikan pada rancangan SOP. Setelah rancangan SOP diperbaiki
maka diserahkan kepada supervisor atau manajer yang berwenang untuk melakukan
persetujuan atau approval. Setelah SOP mendapat persetujuan oleh manajer berwenang
maka SOP sudah dapat digunakan atau diimplementasikan. Dalam proses implementasi
sebaiknya dilakukan tinjau ulang atau review berkala untuk mendapatkan umpan balik
dari pekerja yang menggunakan SOP tersebut, jika ada perbaikan maka harus dilakukan
persetujuan ulan oleh manajer berwenang.
E. Pendekatan, Strategi dan Metode Pembelajaran
Pendekatan : Saintifik
Strategi : Tes tertulis
Metode : Tes tertulis
F. Kegiatan Pembelajaran
Kegiatan Deskripsi
Alokasi
waktu
Pendahuluan  Memberikan salam Nilai Religius
 Melihat kepada siswa kesiapan dan kenyamanan untuk
belajar Nilai Tanggung Jawab
 Mengabsen siswa Nilai Disiplin
 Mempersilakan salah satu siswa memimpin doa Nilai
Religius
 Tanya jawab mengenai materi SOP Nilai Rasa Ingin Tahu
 Menyampaikan tujuan pembelajaran melalui power point
Nilai Rasa Ingin Tahu
5 menit
Inti  Memberikan waktu untuk siswa belajar terlebih dahulu
sebelum ulangan dimulai Nilai rasa ingin tahu, tanggung
jawab dan disiplin (Mengamati dan Menanya)
 Membagikan soal dan lembar jawaban ke seluruh siswa
Nilai disiplin (Mengamati)
 Siswa mengerjakan soal dengan tertib dan tidak mencontek
10 menit
4 menit
70 menit

19. Kegiatan Deskripsi
Alokasi
waktu
Nilai disiplin, tanggung jawab, mandiri, dan cinta tanah air
(Asosiasi)
 Mengumpulkan lembar jawaban bagi siswa yang telah
selesai mengerjakan soal Nilai disiplin (Mengamati)
Penutup  Klarifikasi/kesimpulan siswa dibantu oleh guru
menyimpulkan materi komunikasi Nilai komunikatif
 Mengucapkan salam Nilai Religius
1 menit
G. Penilaian Hasil Belajar
a. Tes : Tes tulis (Benar –Salah , Pilihan ganda dan Essai)
SOAL
I. Betul – Salah
1. B – S Standard Operating Procedure (SOP) adalah serangkaian instruksi
kerja tertulis yang dibakukan (terdokumentasi).
2. B – S SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat training dan bisa
digunakan untuk mengukur kinerja pegawai.
3. B – S Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan SOP
4. B – S SOP administrative adalah prosedur standar yang bersifat rinci.
5. B – S SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis
yang harus diikuti demi mencapai ketidakseragaman.
JAWABAN:
1. Benar
2. Benar
3. Benar
4. Salah
5. Salah
II. Pilihan Ganda
1. Serangkaian instruksi yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses
penyelenggaraan administrasi perusahaan ….
a. Standard Operating Procedure
b. Standar Operasi Baku
c. Standar Operasional Baku

20. d. Prosedur Manajemen
e. Prosedur Tetap
2. Ada empat factor yang dapat dijadikan dasar dalam format penyusunan SOP yang
akan dipakai oleh suatu organisasi salah satunya yaitu ….
a. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan dan mudah dilacak
b. Banyaknya keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur
c. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja
d. Sebagai dasar hokum bila terjadi penyimpangan
e. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin
3. Symbol dalam prosedur kerja dalam lingkarannya di tengahnya dibubuhi huruf M
berarti ….
a. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru ketik (clerk)
b. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan dengan mesin
c. Pekerjaan tersebut dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter)
d. Pekerjaan tersebut harus ada penundaan karena harus menunggu tindakan
e. Pekerjaan tersebut menunjukkan penyimpanan permanen
4. Simbol dalam prosedur kerja dalam lingkaran apabila di tengahnya dibubuhi
huruf T berarti ….
a. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan oleh juru ketik (clerk)
b. Pekerjaan tersebut harus dikerjakan dengan mesin
c. Pekerjaan tersebut dikerjakan dengan mesin ketik (typewriter)
d. Pekerjaan tersebut harus ada penundaan karena harus menunggu tindakan
e. Pekerjaan tersebut menunjukkan penyimpanan permanen
5. Fungsi Standard Operating Procedure (SOP) yaitu ….
a. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja
b. Sebagai standarisasi dalam menyelesaikan pekerjaan
c. Mengurangi tingkat kesalahan oleh seorang pegawai
d. Memberikan beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawain
e. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai
6. Manfaat Standar Operasional Prosedure sebagai berikut, kecuali ….
a. Sebagai standarisasi dalam menyelesaikan pekerjaan
b. Mengurangi tingkat kesalahan oleh seorang pegawai
c. Memberikan beban tugas yang dipikul oleh seorang pegawai
d. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pegawai
e. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab

21. 7. Simbol yang melambangkan pengambilan keputusan bagaimana alur dalam flow
chart berjalan selanjutunya berdasarkan kriteria atau pertanyaan tertentu , disebut
…..
a. Segi empat
b. Segi tiga terbalik
c. Lingkaran besar
d. Belah ketupat
e. Jajar genjang
8. Dibawah ini yang termasuk ciri-ciri dari jenis SOP teknis adalah ….
a. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah kegiatan yang
bersifat makro dan mikro
b. Berisi prosedur pelaksanaan kegiatan yang tidak menggambarkan cara
melakukan kegiatan
c. Pelaksanaan kegiatan berjumlah banyak
d. Pelaksanaan kegaitan lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan
kesatuan yang tunggal
e. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau kesatuan tim kerja atau satu
jabatan
9. Dibawah ini yang termasuk ciri-ciri dari jenis SOP administrative adalah ….
a. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah kegiatan yang
bersifat makro dan mikro.
b. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang
c. Pelaksana kegiatan adalah satu kesatuan tim
d. Berisi langkah detail pekerjaan
e. Berisi langkah rinci pelaksanaan kegiatan
10. Dibawah ini yang bukan termasuk prinsip-prinsip penyusunan SOP adalah …..
a. Sederhana dan tidak berbelit-belit
b. Dapat menjadi pedoman
c. Memberikan kejelasan kapan dan siapa yang melaksanakan kegaitan
d. Mudah dirumuskan
e. Tidak menggambarkan alur kegiatan yang mudah
JAWABAN:
1. A
2. B
3. B
4. C
5. A
6. C
7. D

22. 8. E
9. A
10. E
III. Uraian
1. Jelaskan pengertian Standard Operating Procedure !
2. Sebutkan dan jelaskan tujuh tahapan atau langkah yang dapat digunakan untuk
membuat suatu prosedur yag baik dan memaksimalkan semua potensi yang
ada !
JAWABAN:
1. Standard Operating Procedure adalah serangkaian instruksi kerja tertulis yang
dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan administrasi
perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa
dilakukan.
2. Tujuh tahapan dalam membuat suatu prosedur:
1. Menentukan tujuan yang ingin dicapai
Langkah awal yang harus dilakukan adalah menentukan tujuan yang ingin
dicapai. Suatu prosedur akan berjalan dengan baik apabila dirancang
dengan tujuan yang spesifik yang ingin dicapai. Selanjutnya menentukan
tujuan akhir oleh perusahaan melalui manajemen yang baik dengan SOP
yang sudah dibuat.
2. Membuat rancangan awal
Setelah tujuan selesai dibuat, langkah selanjutnya adlaah menentukan
bentuk SOP yang akan digunakan. Jika bentuk awalnya adalah flowchart,
langkah awalnya adalah menentukan point utama yang menjadi pokok
permasalahan. Selanjutnya, menentukan keputusan tentang apa yang
dibutuhkan oleh pekerja untuk dilakukan dan tindakan penanganannya.
Dalam membuat rancangan awal disarankana tidak membuat secara detail,
sampai didapatkan prosedur yang benar-benar sesuai dengan kenyataan.
3. Melakukan evaluasi internal
Setelah prosedur selesai dibuat, lakukan evaluasi dengan cara
menyerahkan prosedur kepada orang-orang yang bersangkutan. Dengan
menyerahkan tersebut diharapkan dapat menerima saran-saran perbaikan

23. sehingga dapat dilakukan perbaikan supaya menjadi dipahami dan lebih
akurat.
4. Melakukan evaluasi eksternal
Hal yang paling penting dalam melakukan evaluasi eksternal adalah
keberadaan tim penasehat yang berasal dari perusahaan. Tim penasehat
tersebut akan menilai dan mengevaluasi secara murni berdasarkan ilmu
yang dimiliki dan hasi perbandingan dengan perusahaan lain yang sejenis.
5. Melakukan uji coba
Satu-satunya cara untuk mengetahui prosedur yang dibuat sudah efektif
yaitu dengan mencoba menjalankan langsung prosedur tersebut. Setelah
dijalankan langsung, maka akan diketahui apakah ada langkah-langkah
pada prosedur yang tidak benar dan tidak sesuai dengan tujuan yang ingin
dicapai.
6. Menempatkan prosedur pada unit terkait
Setelah dilakukan uji coba, SOP diletakan pada bagian atau unit yang
terkait. Peletakan SOP sebaiknya pada tempat yang memungkinkan setiap
orang yang berkepentingan dapat melihat dengan mudah. Jika
memungkinkan, prosedur dicetak dalam ukuran yang besar sehingga para
operator dapat dengan mudah melihat dan membacanya.
7. Menjalankan prosedur yang sudah dibuat
Langkah terakhir yang harus dilakukan dalam pembuatan SOP adalah
menjalankan prosedur yang sudah dibuat sesuai dengan rancangan yang
sudah dibuat. Pastikan semua pihak bersangkutan mengerti mengapa
pelaksanaan SOP harus benar-benar dijalankan.

24. H. Pedoman Penilaian
No. Jenis Soal Banyak Soal Bobot Penilaian Jumlah
I Betul-Salah 5 4 20
II Pilihan Ganda 10 4 40
III Essay/Uraian No. 1 1 15 15
Essay/Uraian No. 2 1 25 25
Total 100
I. Sumber Belajar
1. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga.
2. Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie.
3. Manajemen Administrasi Perkantoran.
Jakarta, Juli 2014
Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 25 Jakarta Guru Mata Pelajaran
Dra. Etty Purwanty, M.Pd Suyetty, S.Pd
NIP. 196603241994122002 NIP. 1962080419852003