1. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN
(RPP)
ULANGAN HARIAN
Satuan Pendidikan : SMK N 25 Jakarta
Program/Program Keahlian:Adm. Perkantoran
Mata Pelajaran : Pengantar Adm.Perkantoran
Kelas / Semester : XI Semua Program
Topik : Pengertian, tujuan, prinsip , urutan prioritas
dan evaluasi penggunaan waktu
Pertemuan ke- :
Alokasi Waktu : 2 X 45 menit
A. Kompetensi Inti
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa
dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual,prosedural dalam ilmu
pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik
sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, menyaji, dan menciptakan dalam ranah kongkret dan ranah
abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, bertindak secara efektif dan kreatif dan mampu melaksanakan tugas
spesifik dibawah pengawasan langsung.

2. B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
No. Kompetensi Dasar Indikator Pencapaian Kompetensi
1. Memiliki motivasi internal, dan
menunjukkan rasa ingin tahu
dalam pembelajaran menyiapkan,
menggunakan peralatan kantor.
.( 2.1 )
2. Menunjukan perilaku ilmiah
(jujur, disiplin, tanggung jawab,
peduli, santun, ramah lingkungan,
gotong royong) dalam melakukan
pembelajaran sebagai bagian dari
sikap ilmiah. (2.2)
3. Menjelaskan pengertian, fungsi
dan teknik manajemen waktu
berdasarkan skala prioritas,
delegasi, dan asertif (3.2)
3.2.1 Menjelaskan pengertian
pengelolaan waktu
3.2.2 Menjelaskan tujuan pengelolaan
waktu
3.2.3 Memahami prinsip-prinsip
manajemen waktu
4. Menyusun rencana pengelolaan
waktu (4.2)
4.1.1 Menentukan urutan prioritas
4.1.2 Menjelaskan evaluasi
penggunaan waktu

3. C. Tujuan Pembelajaran
Melalui proses mencari informasi, menanya, dan berdiskusi siswa dapat :
Siswa mampu menjelaskan tentang pengertian dan tujuan pengelolaan waktu dengan
menunjukan perilaku ilmiah (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah
lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran pengantar administrasi
perkantoran kedua sebagai bagian dari sikap ilmiah.
D. Materi Ajar
2.1 Pengelolaan Waktu
Manajemen waktu adalah mengontrol penggunaan waktu untuk memaksimalkan
produktifitas. Melalui waktu yang baik, manajer dapat menyelesaikan pekerjaannya
sesuai dengan uraian tugas dan tepat waktu serta lebih banyak pekerjaan yang dapat
diselesaikan yang berarti lebih produktif, sehingga memberikan kepuasan kerja.
Manajemen waktu memiliki empat prinsip yaitu komunika, perencanaan ,delegasi dan
prioritas tujuan.
Menurut Bahasa Yunani ada tiga istilah yang dapat diterapkan pada waktu, yaitu
Hora, Chronos dan Kairos. Hora memiliki pengertian waktu dalam arti sebagai suatu
jangka waktu, dan Chronos adalah waktu dalam bilangan masa seperti jam, hari, minggu,
bulan, tahun seterusnya, sedangkan Kairos adalah suatu waktu yang tidak pernah
terulang lagi, sebab itu setiap waktu adalah sebagai suatu kesempatan yang harus
dipergunakan karena tidak pernah waktu itu akan terulang lagi.
Musuh terbesar dalam karier seorang manusia adalah waktu. Waktu yang telah
terlewat dengan sia-sia atau percuma, tidak dapat kembali begitu saja dengan uang. Oleh
karena itu, manfaatkan waktu sebaik-baiknya dalam bekerja dan berkarya. Ingatlah
pepatah lama, time is money. Untuk itu dalam berkarier perlu adanya manajemen waktu
yang baik dimana produktivitas, efektivitas, dan efisiensi sebagai tolak ukurnya.
Waktu dalam kehidupan manusia sangat berharga. Siapa yang bisa memanfaatkan
waktunya dengan baik, dia akan sukses dalam hidupnya. Pentingnya waktu untuk
manusia karena waktu memiliki karakteristik yang tidak dimiliki oleh yang lainnya.
Karakteristik waktu adalah :
 Irreversible (tidak pernah kembali)
 Untransfersible (tidak bisa dipindahkan kepada orang lain)

4.  Unsubstitution (tidak tergantikan oleh apa pun)
 Unpayable (tak dapat dibeli)
2.2 Tujuan Pengelolaan Waktu
Manajemen waktu bersifat baik merupakan dengan melakukan dan membuat sebuah
data pekerjaan lalu menentukan keadaan prioritas pada setiap pekerjaan itu. Memang
disini perlu diketahui bahwa untuk setiap pekerjaan pastinya begitu penting akan tetapi
dari daftar pekerjaan penting tersebut akan ada yang menjadi lebih penting yaitu suatu
pekerjaan yang mendesak dan sepertinya berkaitan dengan deadline. Dengan begitu
maka sebaiknya menaruh pekerjaan atau aktivitas yang mendesak itu pada kolom daftar
paling atas agar segera dikerjakan hingga baru akan diikuti dengan daftar urutan
pekerjaan yang lainnya yang cenderung dapat minus angka prioritasnya. Pada teori
manajemen waktu tersebut akan memberikan hasil yang baik apabila dilakukan dengan
niat kesungguhan paling dalam dan penuh daya sikap disiplin. Lalu untuk masalah
komitmen pun pada tiap orang juga sangat diperlukan dalam menaati dan melaksanakan
manajemen waktu yang berdasarkan dengan penentuan oleh perusahaan atau dapat pula
berlaku pada pribadi sendiri yang menentukan dalam melaksanakan pekerjaan untuk
sehari-hari.
Jenis-jenis Waktu
Ada 2 jenis waktu berdasarkan pengelolaannya:
Waktu yang tidak dapat diatur. Yang dimaksus dengan waktu yang tidak daapt
diatur, adalah waktu yang tidak dapat diatur untuk melakukan atau dimanfaatkan
untuk aktivitas-aktivitas yang lain, karena waktu ini haya dimanfaatkan untuk
kebutuhan primer manusia. Waktu yang tidak dapat diatur seperti: waktu makan,
waktu istirahat, dan waktu bersosialisasi (keluarga). Waktu jenis ini haruslah
diperhatikan dan wajib untuk disediakan dalam rencana aktivitas. Karena jika
kebutuhan primer terganggu, maka akan mengganggu keseimbangan tubuh
manusia dan berakibat mengganggu aktivitas lainnya. Untuk itu waktu ini
haruslah diperhatikan dan digunakan secara bijaksana, sehingga tidak
menggganggu aktivitas lainnya.
Waktu yang dapat diatur. Jenis waktu ini dapat diatur atau dimanfaatkan untuk
aktivitas-aktivitas lain. Waktu ini dapat dijadikan potensi untuk peningkatan

5. kinerj, potensi dan hal lainnya yang berkaitan dengan pencapaian tujuan pribadi.
Jenis waktu ini dibagi 2 berdasarkan biological time manusia :
1) Waktu puncak. Waktu puncak, yakni waktu kondisi tubuh manusia
sedang prima untuk bekerja ( dari jam 07.00 hingga jam 19.00). pada saat
waktu puncak, aktivitas dapat melakukan pekerjaan-pekerjaan yang
penting dan berat. Karena pada saat ini, otak sedang bekerja dengan baik
dan tubuh dapat terpacu dengan semangat.
2) Waktu lembah. Waktu lembah, yakni saat tubuh sedang lelah atau belum
maksimal dalam bekerja (seperti sebelum jam 07.00, jam 15.00 dan jam
22.00). pada saat ini hindarkan tubuh dari aktivitas yang berlebihan,
karena tubuh kurang bersemangat. Jika dipaksakan mengerjakan aktivitas,
kadang kala hasil yang didapatkan kurang memuaskan.
A. SKALA PRIORITAS
Cara mengatur prioritas kerja adalah salah satu jenis keterampilan yang harus
dimiliki oleh pekerja professional atau profesi lainnya. Kemampuan ini mesti dimiliki
oleh mereka yang berada di semua level dari staf, manajer sampai ke direktur atau
pimpinan sekalipun. Apalagi jika seseorang yang masih baru menjabat posisi atau
kedudukan perlu usaha keras untuk beradaptasi dan memahami jenis pekerjaannya.
Kendala yang pasti dihadapi apabila prioritas tidak diterapkan di duni kerja,
mungkin terasa berat pekerjaan itu karena bnayak yang harus diselesaikan.
Konsentrasi semakin buyar dan tak satu pun pekerjaan selesai dengan baik. Masalah
lain muncul biasana berkisar dari kurang percaya diri akibat pekerjaan yang kurang
memuaskan pimpinan atau konsumen. Bahkan akumulasinya bisa menyebabkan
stress.
Demikian halya kalau seorang staf bisa membagi waktu dan memprioritaskan
pekerjaannya. Dia akan yakin dengan kemampuan diri sendiri, dan akan berani
mencoba hal atau tantangan baru. Focus di dalam bekerja akan membuat kita menjadi
lebih produktif serta dapat mengurangi beban stress. Kemudiann manajemen waktu
membuat karyawan akan bisa bekerja dengan lebiih efektif.
Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi skala prioritas:
 Tingkat urgensinya, yang mana yang harus didahulukan

6.  Kesempatan yang dimiliki
Contohya: obat, saat sakit menjadi hal utama dan yang lain menjadi hal kedua
 Pertimbangan masa depan, agar masa depan gemilang kita perlu mendapatkan
pendidikan maka dari itu pendidikan beserta pelengkapnya harus di utamakan
juga
 Kemampuan diri
 Tingkat pendapatan
 Status social
 Lingkungan
Tiga kategori prioritas waktu
 Jangan dikerjakan
 Kerjakan nanti
 Kerjakan sekarang
Tabel Kategori Prioritas Waktu
Jangan dikerjakan  Masalah dapat hilang tanpa diatasi
 Sudah kadaluarsa
 Dapat dikerjakan oleh orang lain
Dikerjakan Nanti  Tidak disertai jatuh tempo
 Dapat ditunda
 Dapat diperlambat
Alasan penundaan tugas:
 Tidak ingin memulai
 Tidak tahu dari mana memulai
 Tidak tahu dari mana memulai
meskipun ingin memulai
Dikerjakan sekarang  Kebutuhan unit operasional harian
 Kegiatan-kegiatan yang telah ditunda,
missal:
 Kebutuhan staf
 Kebutuhan peralatan
 Rapat

7. I II
III IV
Menurut Stephen R. Covey, dalam bukunya First Things First, ada kuadran
yang merepresentasikan bagaimana mengatur skala prioritas. Covey membaginya
dalam 4 kuadran, yang setiap kuadran merepresentasikan kebutuhan yang berbeda-
beda.
Gambar Skala Prioritas Stephen R. Covey
Kuadran I menunjukkan sebuah prioritas yang sangat mendesak dan juga sangat
penting. Kuadran inilah yang diprioritaskan harus diselesaikan sesegera mungkin
karena dikhawatirkan jika tidak terlaksana akan mempengaruhi kinerja secara
keseluruhan.
Kuadran II menunjukkan prioritas yang sangat penting namun tidak mendesak
kuadran ini merepresentasikan hal yang sangat penting dilakukan, namun tidak perlu
dilakukan saat ini juga.
Kuadran III menunjukkan hal yang sangat mendesak, namun tidak terlalu penting
yang merepresentasikan sebuah hal yang harus dilakukan saat itu juga, namun dari
segi substansi sebenarnya tidak terlalu berpengaruh.
Sedangkan Kuadran IV merepresentasikan hal yang tidak mendesak dan juga tidak
penting. Prioritas ini merupakan prioritas paling bawah yang perlu dilakukan jika kita
memiliki beberapa kegiatan. Aturlah kegiatan dengan prioritas kuadran ii ditemaptkan
paling bawah.
LebihMendesak KurangMendesak
LebihPenting
KurangPenting

8. B. DELEGASI
Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi kantor.
Delegasi adalah suatu pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada
orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Ada alasan mengapa diperlukan
pendelegasian, yaitu sebagai berikut:
 Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani
setiap tugas sendiri.
 Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien
 Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan
 Dapat mengembangkan keahlian bawahan sebagai suatu alat pembelajaran
dari kesalahan.
 Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam
pembuatan keputusan.
Yang memungkinkan gagalnya delegasi, yaitu:
 Atasan mereka lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan
keputusan
 Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun
gagal dalam menjalankan wewenangnya.
 Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya
 Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat
baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan.
 Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab
yang sudah diterima.
 Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas-tugas dengan benar dan
dikatakan gagal.
 Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih
besar.
C. ASERTIF
Asertif dapat diartikan sebagai kemampuan untuk menyatakan diri dengan
tulus, jujur, jelas, tegas, terbuka, sopan, spontan, apa adanya, dan tepat tentang
keinginan, pikiran, perasaan dan emosi yang dialami, apakah hal tersebut yang
dianggap menyenangkan ataupun mengganggu sesuai dengan hak-hak yang dimiliki

9. dirinya tanpa merugikan, melukai, menyinggung, atau mengancam hak-hak,
kenyamanan, dan integritas perasaan orang lain. Perilaku asertif tidak dilatarbelakangi
maksud-maksud tertentu, seperti untuk memanipulasi, memanfaatkan, memperdaya
atau pun mencari keuntungan dari pihak lain.
Inti dari perilaku asertif adalah kejujuran, yaitu cara hidup atau bentuk
komunikasi yang berlandaskan kepada kejujuran dari hati yang paling dalam sebagai
bentuk penghargaan pada orang lain, dalam cara-cara yang positif dan menetap, yang
dicirikan dengan kemampuan untuk mengekspresikan diri tanpa menghina, melukai,
mencerca, menyinggung, atau menyakiti perasaan orang lain, mampu mengontrol
perasaan diri sendiri tanpa rasa takut dan marah.
Dalam kehidupan atau komunikasi sehari-hari, orang yang asertif akan lebih
memilih pola interaksi “I’m okay, you’re okay” atau menggunakan pernyataan-
pernyataan yang lebih mencerminkan tanggungjawab pribadi, seperti penggunaan
kata-kata “saya” dari pada “aku” atau “kamu”. Misalnya, “saya sedih, marah, dan
malu ketika saya tahu …” daripada “kamu pembohong, tidak disiplin, dan tidak dapat
dipercaya karena … “.
Dengan demikian, orang yang asertif akan memiliki kebebasan untuk
meluapkan perasaan apa pun yang dirasakan, dan berani mengambil tanggung jawab
terhadap perasaan yang dialaminya dan menerima orang lain secara terbuka. Memiliki
keberanian untuk tidak membiarkan orang lain mengambil manfaat dari perasaan
yang dialaminya, tetapi orang lain pun memiliki kebebasan untuk mengungkap apa
yang dirasakannya.
 Perilaku asertif dapat dengan mudah dipahami bila dibandingkan dengan
perilaku non asertif, baik yang sifatnya pasif dan agresif. Dalam perilaku pasif,
seseorang tidak memberikan reaksi atau mengekspresikan perasaan negative
yang dialaminya secara jujur dan terbuka, tetapi dilakukan dengan menyimpan
perasaan tersebut, menarik diri, menerima, atau menggerutu. Perilaku non
asertif-pasif hakekatnya adalah bentuk ketidakjujuran emosi, kegagalan diri
atau kekalahan diri yang didasari oleh perasaan-perasaan takut, cemas,
menghindari konflik, keinginan untuk mencari jalan keluar paling mudah, dan
bahkan ketidakmampunan untuk memahami diri dan memenuhi kebutuhan
untuk bersikap sabar. Pola komunikasi yang berkembang pada kelompok
nonasertif-pasif adalah “I’m not okay, you’re okay”.

10.  Sedangkan pada perilaku nonasertif-agresif, reaksi yang diberikan
diekspresikan keluar dan dilakukan secara terbuka melalui tindakan aktif
berupa pengancaman atau penyerangan, dilakukan secara langsung atau tidak
langsung, baik dalam bentuk fisik atau verbal. Tindakan yang dilakukan secara
langsung, misalnya marah-marah, memukul, menuntut, dominan, egois,
menyerang, dsb. Sedangkan tindakan tidak langsung, misalnya dengan
menyindir, menyebar gossip, dsb. Tindakan agresif ini biasanya sengaja
dilakukan dengan maksud untuk melukai, melecehkan, menghina,
mempermalukan, menyakiti, merendahkan dan bahkan menguasai pihak lain.
Dalam pola komunikasi mereka cenderung menggunakan pola “you’re not
okay, I’m okay”.
Dengan kata lain, seseorang dikatakan bersikap non-asertif, jika ia gagal
mengekspresikan perasaan, pikiran dan pegangan/keyakinan secara tulus, jujur, sopan,
dan apa adanya tanpa maksud untuk merendahkan hak-hak atau mengancam integritas
perasaan orang lain, sehingga justru menimbulkan respon dari orang lain yang tidak
dikehendaki atau negative.
2.3 Prinsip-prinsip Manajemen Waktu
Menurut DR Jan Yager, prosedur manajemen waktu bukanlah hal yang muda,
sehingga ada yang harus diperhatikan dalam pelaksanaanya, terlebih hal ini adalah
penyelesaian tugas. Menurutya, hal yang harus dilakukan adalah: 1) selalu aktif (bukan
reaktif); 2) tentukan sasaran (tujuan); 3) tentukan prioritas dalam bertindak; 4)
pertahankan focus; 5) buat tenggang waktu yang realistis; 6) dengan menggunakan teori
“lakukan sekarang juga” (DO IT NOW), penjelasan ini dapat diperluas sebagai mana
berikut:
 D = Divide (bagi-bagi tugas)
Membagi tugas menjadi beberapa bagian pembahasan. Dengan hal ini akan lebih
mudah dalam mengerjakan, yakni dimulai dari yang paling dasar atau pokok
menuju perluasannya.
 O = Organize (atur cara pelaksanaan)
Mengerjakan dengan bertahap sesuai jadwal yang telah dibuat terlebih dahulu.
Dimulai dengan pencarian referensi hingga hasil yang harus ditulis.
 I = Ignore (abaikan gangguan)

11. Sebenarnya hal ini tidak begitu tepat jika disebut gangguna, namun karena
keadaan emosi yang tertekan dengan adanya tugas, sehingga beberapa kondisi
luar sangat berpengaruh.
 T = Take (ambil kesempatan)
Sekalipun ada tuugas yang harus dikerjakan, bukan berarti kegiatan lain akan
tersingkirkan, namun begitu perlu apa yang sebelumnya disebut dengan jadwal
kegiatan yang terencana. Dan giliran focus tugas, itulah kesempatan.
 N = Now (sekarang harus dijalankan)
Kerjakan tugas jika telah memasuki jadwal yang telah ditentukan. Dalam arti
sebagai prioritas dengan aktifitas lain. Tidak untuk dimundurkan atau digantikan
waktu yang lain.
 O = Oppurtunity (ambil kesempatan)
Perubahan aktifitas diluar rencana merupakan keuntungan waktu, sehingga hal itu
dapat digunakan.
 W = Watch Out (waspada dengan waktu)
Waktu adalah tetap, sehingga penggunaan efisien akan semakin baik.
Factor-faktor yang dapat mempengaruhi manajemen waktu yaitu:
a. Adanya target yang jelas
Dengan adanya target pencapaian maka hidup akan lebih terartah dan
waktupun dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
b. Adanya prioritas kerja
Individu dapat menjalankan manajemen waktu dengan baik akan mecurahkan
seluruh konsentrasi dan energinya untuk mencapai prioritas yang telah
ditetapkannya. Adanya prioritas dalam bekerja merupakan salah satu factor
utama yang membuat individu berhasil melakukan pekerjaan dengan baik.
c. Penundaan pekerjaan
Kebiasaan menunda pekerjaan seringkali menyebabkan kehabisan waktu dan
tenaga saat akan mengerjakannya. Sehingga bila dipaksakan
melaksanakannya maka hasilnya bukanlah yang terbaik karena dilakukan
dengan sia-sia.

12. d. Pendelegasian tugas
Sifat kurang percaya pada orang lain dan ingin semua pekerjaan selesai
dengan sempurna seringkali membuat tersitanya waktu yang kita miliki.
Perlu kiranya di ingat bahwa pekerjaan yang dilakukan orang lain mungkin
tidak sebaik jika di lakukan sendiri, akan tetapi jika pekerjaan tersebut tidak
yang utama kenapa tidak didelegasikan saja pada orang lain dengna tetap
diawasi. Hal itu dapat lebih meringankan pekerjaan, waktu yang ada dapat di
gunakan melakukan pekerjaan lain yang lebih berkualitas disamping dapat
meningkatkan rasa percaya diri, kebahagiaan dan rasa hormat dari orang
yang kita kasih tugas.
e. Penataan ruang kerja
Ruang kerja yang membosankan dapat membuat pekerja kurang merasa
nyaman dalam melakukan suatu pekerjaannya sehingga dapat mengakibatkan
sulitnya mendapat hasil kerja yang baik.
Dampak dari penggunaan manajemen waktu, antara lain:
 Memiliki prioritas yang jelas dalam bekerja
 Dapat mengurangi keterlambatan dan kesalahan dalam bekerja
 Dapat tepat waktu dalam melakukan suatu pekerjaan sehingga dapat
meningkatkan kepuasan kerja
 Memiliki kemampuan untuk tetap berkonsentrasi terhadap pekerjaan
sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja yang baik.
 Dapat melatih kebiasaan disiplin untuk hal-hal yang berhubungan dengan
waktu sehingga pekerjaan yang dilakukan akan lebih efisien.
2.4 Menentukan Urutan Prioritas
Dalam mengatur/me-manage waktu, adala penting untuk membuat skala prioritas.
Manajemen waktu yang baik adalah dengan membuat data aktifitas atau pekerjaan dan
menentukan skala priortias dari setiap pekerjaan tersebut. Disni perlu kita tahu bahwa
setiap pekerjaan pastilah penting namun dari daftar pekerjaan itu ada yang lebih penting
yaitu pekerjaan yang mendesak atau genting dan biasanya berhubungan dengan deadline.
Letakkan aktifitas yang genting pada daftar yang paling atas untuk segera dikerjakan
baru diikuti dengan daftar urutan pekerjaan lain yang kurang prioritasnya.

13. Tugas Sangat
Penting
Penting tidak
mendesak
Tidak penting
mendesak
Tidak penting
tidak mendesak
Berikut adalah langkah-langkah pengelolaan waktu yang dapat dimulai sejak dini:
o Buatlah table rencana kerja bulanan, mingguan dan harian
o Periksa kembali tujuan-tujuan yang ingin dicapai, dan buat rencana pencapaiannya
hingga pada kegiatan harian
o Urutkan kegiatan berdasarkan skala prioritas (tingkat kepentingannya, misalnya
yang paling dekat dengan tenggat waktu penyelesainnya
o Tentukan pekerjaan yang bisa didelegasikan
o Beri tanda pekerjaan yang bisa didelegasikan
o Pindahkan pekerjaan yang belum bisa diselesaikan pada hari berikutnya
o 20% dari rencana kerja terlaksana, dapat mewujudkan 80% hasil yang diharapkan
o Berikan waktu untuk tugas-tugas darurat. Apabila muncul tugas-tugas darurat,
evaluasi kembali skala prioritas.
2.5 Evaluasi Penggunaan Waktu
1. Strategi mengelola waktu di kantor
Strategi mengelola waktu di kantor adalah mengatur langkah-langkah tindakan
menggunakan waktu yang sudah disediakan seoptimal mungkin agar tugas-tugas
yang seharusnya diselesaikan tidak tertunda atau bahkan harus diselesaikan di
rumah. Mengelola penggunaan waktu di kantor yang efisien, selain membantu
kelancaran kerja di kantor, juga terbebas dan pekerjaan lembur yang seharusnya
tidak perlu. Demikian pula dengan pekerjaan yang dapat diselesaikan tepat pada
waktunya maka kepentingan orang lain yang terkait dengan pekerjaan kita tidak
terganggu.
Dibawah ini beberapa cara untuk mengelola waktu di kantor agar lebih efisien:
1) Intropeksi Diri

14. Intropeksi diri atau menilai diri sendiri adalah suatu cara untuk mengenal diri
sendiri sekaligus mengetahui kelemahan dan kekuatan yang ada pada diri
kita sendiri. Kekuatan dan kelemahan yang sudah diketahui, kemudian
dipadukan secara seimbang akan menghasilkan kualitas suatu pekerjaan di
kantor yang lebih baik. Menilai diri sendiri, dimaksudkan agar tidak keluar
jalur yang semestinya. Selain itu menilai diri sendiri juga berfungsi untuk
mengevaluasi apakah pekerjaan yang selama ini telah dikerjakan semakin
mudah, semakin sulit, semakin cepat atau malah semakin lama.
2) Mengenali segala sesuatu yang membuat waktu boros
Selama ini kita tidak menyadari bahwa banyak hal-hal yang kita lakukan dan
ternyata tidak banyak membawa manfaat dan cenderung pemborosan waktu
yang sia-sia. Padahal ini sudah berlangsung bertahun-tahun tanpa kita sadari.
Hal-hal yang dapat menyebabkan terjadinya pemborosan waktu tersebut
dapat diidentifikasikan sebagai berikut:
1. Telepon
 Beberapa kali telepon yang seharusnya bukan untuk kita atau
telepon nyasar
 Pembicaraan yang tidak focus
 Tempat kita dekat dengan telepon kantor
2. Pertemuan
 Dimulainya terlambat
 Tidak efisien, bertele-tele
 Tidak focus
3. Penundaan
 Hindari penundaan pelaksanaan tugas
 Orang lain jadi tertunda juga
 85,2% orang menunda pekerjaan akibatnya negative 93.3%
4. Tidak menemukan apa yang dicari
 Lupa sesuatu yang baru saja diterimanya, filing system
amburadul
5. Kertas kerja yang berserakan dan tidak teratur, tidak segera dibereskan
6. Interupsi yang tidak perlu
 Pembicaraan tentang kebijakan yang baru saja diambil pimpinan
 Ada argumentasi berkepanjangan

15. 7. Kemelut
 Kemelut membuyarkan konsentrasi
 Sumber pemborosan
 Menghabiskan energi
8. Adanya gangguan
 Lampu padam tiba-tiba
 Telepon
 air
9. Pelimpahan tugas yang berbalik
 Diserahkan kepada bawahan, tapi akhirnya jadi beban atasan
yang bersangkutan
3) Mengubah Kebiasaan
Pada dasarnya setiap kebiasaan bisa diubah dengan keinginan dan latihan
yang kuat. Terlebih apabila kebiasaan tersebut adalah kebiasaan buruk, maka
perubahan terhadap kebiasaan tersebut adalah suatu keharusan. Salah satu
kebiasaan yang kurang baik adalah pemborosan waktu. Ada 4 langkah
perubahan untuk menolong upaya mengubah kebiasaan lama kita, yang
selama ini dianggap sebagai suber pemboros waktu.
a. Tuliskan apa saja yang menjadi sumber pemboros waktu
Setelah anda tuliskan seluruh sumber pemboros waktu maka pilihlah
pemboros waktu yang menurut anda segera dapat diatasi, dan susunlah
pemboros lain yang membutuhkan strategi untuk diatasi.
b. Buatlah daftar masalah yang ditimbulkan oleh kebiasaan yang
memboroskan waktu (penundaan waktu)
c. Visualisasikan kebiasaan yang menghemat waktu. Membayangkan anda
dengan cepat dapat menyelesaikan segala pekerjaan dengan singkat,
dengan demikian akan mempermudah untuk melakukan pekerjaan
selanjutnya.
d. Kembangkan kebiasaan menghemat waktu.

16. E. Pendekatan, Strategi dan Metode Pembelajaran
Pendekatan : Saintifik
Strategi : Tes tertulis
Metode : Tes tertulis
F. Kegiatan Pembelajaran
Kegiatan Deskripsi
Alokasi
waktu
Pendahuluan  Memberikan salam Nilai Religius
 Melihat kepada siswa kesiapan dan kenyamanan untuk
belajar Nilai Tanggung Jawab
 Mengabsen siswa Nilai Disiplin
 Mempersilakan salah satu siswa memimpin doa Nilai
Religius
 Tanya jawab mengenai materi SOP Nilai Rasa Ingin Tahu
 Menyampaikan tujuan pembelajaran melalui power point
Nilai Rasa Ingin Tahu
5 menit
Inti  Memberikan waktu untuk siswa belajar terlebih dahulu
sebelum ulangan dimulai Nilai rasa ingin tahu, tanggung
jawab dan disiplin (Mengamati dan Menanya)
 Membagikan soal dan lembar jawaban ke seluruh siswa
Nilai disiplin (Mengamati)
 Siswa mengerjakan soal dengan tertib dan tidak mencontek
Nilai disiplin, tanggung jawab, mandiri, dan cinta tanah air
(Asosiasi)
 Mengumpulkan lembar jawaban bagi siswa yang telah
selesai mengerjakan soal Nilai disiplin (Mengamati)
10 menit
4 menit
70 menit
Penutup  Klarifikasi/kesimpulan siswa dibantu oleh guru
menyimpulkan materi komunikasi Nilai komunikatif
 Mengucapkan salam Nilai Religius
1 menit

17. G. Penilaian Hasil Belajar
a. Tes : Tes tulis (Pilihan ganda dan Uraian)
SOAL
I. Pilihan Ganda
1. Tindakan atau proses perencanaan dan secara sadar melakukan control atas
jumlah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama untuk
meningkatkan efektivitas, efisiensi atau produktivitas meruapakan pengertian dari
….
a. Manajemen
b. Manajemen waktu
c. Waktu
d. Efisiensi waktu
e. Efektivitas waktu
2. Berikut ini yang merupakan salah satu pentingnya manajemen waktu yaitu ….
a. Manajemen waktu memunculkan rasa kecewa dan stress karena banyak
pekerjaan yang dilakukan
b. Manajemen waktu mengurangi efektivitas dan efisiensi pekerjaan
c. Manajemen waktu menjadikan seseorang lebih produktif
d. Manajemen waktu membuat kegiatan terbatas
e. Semua jawaban salah
3. Dibawah ini yang bukan merupakan karakteristik waktu adalah ….
a. Time management
b. Untransfersible
c. Irreversible
d. Unsubstitution
e. Unpayable
4. Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi skala prioritas yaitu sebagai
berikut, kecuali ….
a. Tingkat urgensinya
b. Kesempatan yang dimiliki
c. Kemampuan diri
d. Tingkat pendapatan
e. Status kewarganegaraan
5. Kemampuan untuk menyatakan diri dengan tulus, jujur, jelas, tegas, terbuka,
sopan, spontan, dan apa adanya, disebut ….
a. Afektif
b. Atraktif
c. Asertif

18. d. Aktif
e. Anarkis
6. Dalam melakukan manajemen waktu ada tindakan manajemen yang digunakan,
yakni …..
a. Merencanakan, melaksanakan (pengawasan) dan mengevaluasi
b. Mengembangkan keahlian bawahan sebagai pembelajaran kesalahan
c. Atasan tidak mempunyai kemampuan dalam pembuatan keputusan
d. Waktu ini hanya dimanfaatkan untuk kebuutuhan primer manusia
e. Waktu yang tidak dapat diatur
7. Pelimpahan wewengan dan tanggungjawab formal kepada orang lain untuk
melaksanakan kegiatan tertentu disebut …..
a. Asertif
b. Prioritas
c. Delegasi
d. Efisiensi
e. Efektivitas
8. Kuadran yang menunjukkan sebuah prioritas yang sangat mendesak dan juga
sangat penting adalah kuadran nomor ….
a. I
b. II
c. III
d. IV
e. V
9. Kuadran yang menunjukkan hal yang sangat mendesak, namun tidak terlalu
penting, yang merepresentasikan sebuah hal yang harus dilakukan saat itu juga,
namun dari segi substansi sebenarnya tidak terlalu berpengaruh adalah kuadran
nomor …..
a. I
b. II
c. III
d. IV
e. V
10. Dibawah ini yang termasuk dampak dari penggunaan manajemen waktu adalah
….
a. Menetapkan tujuan
b. Menyusun prioritas
c. Menyusun jadwal
d. Menghindari penundaan
e. Memiliki prioritas yang jelas dalam bekerja

19. Jawaban :
1. B
2. C
3. A
4. E
5. C
6. A
7. C
8. A
9. C
10. E
II. Uraian
1. Sebutkan dan jelaskan 3 istilah dari Bahasa Yunani yang dapat diterapkan pada
waktu !
2. Sebutkan 5 faktor yang dapat mempengaruhi manajemen waktu !
3. Sebutkan 4 langkah perubahan untuk mengubah kebiasaan yang dianggap sumber
pemboros waktu !
4. Sebutkan kepanjangan dari istilah DO IT NOW !
5. Gambarkan dan jelaskan skala prioritas menurut Stephen R. Covey !
JAWABAN:
1. Menurut Bahasa Yunani ada tiga istilah yang dapat diterapkan pada waktu, yaitu
Hora, Chronos dan Kairos. Hora memiliki pengertian waktu dalam arti sebagai
suatu jangka waktu, dan Chronos adalah waktu dalam bilangan masa seperti jam,
hari, minggu, bulan, tahun seterusnya, sedangkan Kairos adalah suatu waktu yang
tidak pernah terulang lagi, sebab itu setiap waktu adalah sebagai suatu
kesempatan yang harus dipergunakan karena tidak pernah waktu itu akan terulang
lagi.
2. Faktor yang mempengaruhi manajemen waktu :
Adanya target yang jelas
Adanya prioritas kerja
Penundaan pekerjaan
Pendelegasian tugas
Penataan ruang kerja

20. 3. 4 langkah perubahan :
a. Tuliskan apa saja yang menjadi sumber pemboros waktu
Setelah anda tuliskan seluruh sumber pemboros waktu maka pilihlah pemboros
waktu yang menurut anda segera dapat diatasi, dan susunlah pemboros lain
yang membutuhkan strategi untuk diatasi.
b. Buatlah daftar masalah yang ditimbulkan oleh kebiasaan yang memboroskan
waktu (penundaan waktu)
c. Visualisasikan kebiasaan yang menghemat waktu. Membayangkan anda
dengan cepat dapat menyelesaikan segala pekerjaan dengan singkat, dengan
demikian akan mempermudah untuk melakukan pekerjaan selanjutnya.
d. Kembangkan kebiasaan menghemat waktu.
4. DO IT NOW
• D = Divide (bagi-bagi tugas)
• O = Organize (atur cara pelaksanaan)
• I = Ignore (abaikan gangguan)
• T = Take (ambil kesempatan)
• N = Now (sekarang harus dijalankan)
• O = Oppurtunity (ambil kesempatan)
• W = Watch Out (waspada dengan waktu)

21. I II
III IV
5. Gambar skala prioritas
Gambar Skala Prioritas Stephen R. Covey
Kuadran I menunjukkan sebuah prioritas yang sangat mendesak dan juga sangat
penting. Kuadran inilah yang diprioritaskan harus diselesaikan sesegera mungkin
karena dikhawatirkan jika tidak terlaksana akan mempengaruhi kinerja secara
keseluruhan.
Kuadran II menunjukkan prioritas yang sangat penting namun tidak mendesak
kuadran ini merepresentasikan hal yang sangat penting dilakukan, namun tidak perlu
dilakukan saat ini juga.
Kuadran III menunjukkan hal yang sangat mendesak, namun tidak terlalu penting
yang merepresentasikan sebuah hal yang harus dilakukan saat itu juga, namun dari
segi substansi sebenarnya tidak terlalu berpengaruh.
Sedangkan Kuadran IV merepresentasikan hal yang tidak mendesak dan juga tidak
penting. Prioritas ini merupakan prioritas paling bawah yang perlu dilakukan jika kita
memiliki beberapa kegiatan. Aturlah kegiatan dengan prioritas kuadran ii ditemaptkan
paling bawah.
LebihPenting
KurangPenting
Lebihmendesak Kurangmendesak

22. H. Sumber Belajar
1. Endang R, Mulyani, dkk. 2010. Prinsip-prinsip Penyelenggaraan Administrasi
Perkantoran. Jakarta: Erlangga.
2. Administrasi Perkantoran Modern, The Liang Gie.
3. Manajemen Administrasi Perkantoran.
4. Modul Administrasi Perkantoran, P4TK Bispar.
5. Manajemen Kearsipan Modern.
6. Sistem Informasi Manajemen.
Jakarta, Juli 2014
Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 25 Jakarta Guru Mata Pelajaran
Dra. Ety Purwanty, M.Pd Suyetty, S.Pd
NIP. 196603241994122002 NIP. 1962080419852003