Presentación sist metropolitano de archivos 2013ago

SERVICIOS A LOS CIUDADANOS
Y LA ACCESIBILIDAD A LA DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN EN EL MUNICIPIO DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO
II SEMINARIO INTERNACIONAL
Archivos: Gestión, Accesibilidad y Preservación”
Mary Elizabeth Caleño
Directora Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Agosto 2013

MUNICIPIO DEL DISTRITO
METROPOLITANO DE QUITO

Base legal
Mary E. Caleño
• Constitución Política de la República del Ecuador
• Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
• Ley del Sistema Nacional de Archivos
• Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos
• Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública
• Ordenanza Metropolitana 236: Que sustituye el capítulo XIII, referente al Régimen Metropolitano
para la utilización de las tecnologías de la información y comunicación en la Municipalidad del
Distrito Metropolitano de Quito
• Ordenanza Metropolitana 187: Que establece el Sistema de Gestión Participativa, Rendición de
cuentas y control social del Distrito Metropolitano de Quito.
• Resolución Nº A 010 : Expide el Reglamento al Sistema de Gestión Participativa, rendición de
cuentas y control social del MDMQ (11-12-2007) Art. 51,;58.
• Resolución Nº A0002. Resolución que aprueba la organización estructural del MDMQ
• Resolución AG-84: Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y
Archivos del MDMQ/13-09-2012
• Resolución AG-43-2011: Instructivo que regula el procedimiento de Acceso a la información y
consulta de Archivos en el MDMQ/2011-08-11

SISTEMAMETROPOLITANO
DEGESTIÓNDOCUMENTAL
YARCHIVOSDELMDMQ • Accesibilidad, transparencia y buen gobierno
• Protección del patrimonio documental
• Participación ciudadana
• Control y evaluación de gestión
• Memoria colectiva
• Planeación de la ciudad
• Servicios de información y documentación
• Investigación
• Cooperación
• Desarrollo e innovación
• Sistemas de calidad

ACCESIBILIDAD
Y CONSULTA
RESGUARDO
PROTECCIÓN
CUSTODIA
GESTIÓN
DOCUMENTAL
ACCESIBILIDADY
SERVICIOSENARCHIVOS

ACCESO AL SERVICIO
SUMAK KAWSAY
O
BUEN VIVIR
DERECHO A RECIBIR SERVICIOS PUBLICOS EFICIENTES
Art. 18 de la Constitución de la República
del Ecuador, Inciso 2do.
Art. 363 del
COOTAD

DEMANTES DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN EN EL MDMQ
“DOCUMENTACIÓN E
INFORMACIÓN”
Existen, fundamentalmente, dos tipos de usuarios en los archivos:
un usuario de la misma oficina administrativa que ha generado los
documentos, y aquellos que buscan documentos para poder
defender sus derechos, como averiguar el tamaño de sus
propiedades rústicas o urbanas, pago de impuestos, planos de
edificaciones etc.

MC/CO 2011
DEMANDA DE INFORMACIÓN POR PARTE DE
LOS USUARIOS
Fuente: Secretaría de Planificación
Conceptualización del Sistema Municipal de Información (SMI-Q) del
Municipio del Distrito Metropolitano de Quito /Junio 2011

MC/CO 2011
DEPENDENCIAS QUE GENERAN MÁS
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

ACCESOS QUE DISPONE EL USUARIO PARA
RECIBIR INFORMACIÓN DEL MDMQ
SISTEMA
METROPOLITANO
DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
ARCHIVOS
PORTAL
ADMINISTRATIVO
MUNICIPAL
WEB SITE
SISTEMA
MUNICIPAL DE
INFORMACIÓN
BALCONES
DE SERVICIO
VENTANILLAS DE:
- INFORMACIÓN
- TÉCNICOS
- SOCIAL
CALL CENTER
Art. 22- LOSEP
Art. 52 –
Constitución de la
República del
Ecuador
Art. 1- Reglamento
LEY DE CONTROL DE
CALIDAD
Art. 71- LOSEP
LEY ORGANICA DEL
SERVICIO PÚBLICO
Art. 22 del Acuerdo
Ministerial Nro.
2010 del MRL
LEY DE ARCHIVOS
Resolución AG-84:
Reglamento que Regula el
Sistema Metropolitano de
Gestión Documental y
Archivos del MDMQ

MC/CO 2011
SISTEMA METROPOLITANO DE
INFORMACIÓN
“Se constituye como el Sistema de
búsqueda e intercambio de
información generada en el MDMQ…,
mediante estándares de
comunicación”.

MC/CO 2011
La Dirección Metropolitana de Gestión de Información
(DMGI), a través de la conformación de una
Infraestructura de Datos Espaciales Distrital, herramienta
estratégica de interés colectivo y necesidad
imperativa, busca propiciar la implementación del Sistema
Metropolitano de Información (SMI-Q) como medio único
que garantice el disponer de un conjunto de políticas,
acuerdos y estándares; así como programas y recursos
tecnológicos integrados de forma tal, que faciliten gestión
de la información en apoyo a la planificación, el desarrollo
y la toma de decisiones del DMQ.
DIRECCIÓN DEL SISTEMA METROPOLITANO
DE INFORMACIÓN

MC/CO 2011

MC/CO 2011
ARQUITECTURA DEL
SISTEMA METROPOLITANO DE INFORMACIÓN

DEFINICIÓN: “Se constituye como el conjunto articulado de
la red de archivos municipales, personal responsable de
manejo documental, repositorios, procesos y servicios
documentales, como unidad conceptual y funcional, gestor
de principios, normas y procedimientos para una adecuada
gestión, procesamiento, preservación, conservación,
custodia, acceso y difusión del patrimonio documental
tangible e intangible del MDMQ.”
SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

ARCHIVOS CENTRALES DE SECRETARÍAS
SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS
ARCHIVOS CENTRALES DE DIRECCIONES
ARCHIVO METROPOLITANO DE HISTORIA
ARCHIVO METROPOLITANO INTERMEDIO
ARCHIVOS CENTRALES EMPRESAS,
COORPORACIONES
ARCHIVOS CENTRALES
ADMINISTRACIONES ZONALES
ARCHIVOS DE GESTIÓN U OFICINA

•ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS DE PROTECCIÓN EN ARCHIVOS.
•DEFINICIÓN DE ESTRUCTURA DEL SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS.
•DEFINICIÓN DE LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA.
•DEFICIÓN DE COMISIONES DEL SISTEMA.
•ESTRUCTURACIÓN DE UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS.
Político
•REGLAMENTOS, MANUALES INSTRUCTIVOS Y FORMATOS QUE REGULEN LOS
PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, ARCHIVOS Y SERVICIOSNormativo
•PERSONAL DE ARCHIVO (ARCHIVISTAS).
•PLANES Y PROYECTOS DE MODERNIZACIÓN DE ARCHIVOS.
•ESPACIOS FÍSICOS Y REPOSITORIOS DE ARCHIVO.
•PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER TÉCNICO ESTANDARIZADOS.
•PLANIFICAR Y SISTEMATIZAR EL PROCESO ARCHIVÍSTICO .
Administrativo
•INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA QUE GARANTICE EL
MANEJO DOCUMENTAL.
•SISTEMA AUTOMATIZADO DE GESTIÓN DOCUMENTAL .
Técnico-
Tecnológico
21
SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL MDMQ
•Resolución AG-84: Reglamento que regula el Sistema Metropolitano de Gestión
Documental y Archivos del MDMQ/13-09-2012

MC/CO 2011
NECESIDADDEACCESOALADOCUMENTACIÓNEINFORMACIÓN
ACCESOALADOCUMENTACIÓNEINFORMACIÓN
CIUDADANOS
CIUDADANOS

MC/CO 2013
Mary Elizabeth Caleño
DIRECTORA METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS
MUNICIPIO DE QUITO
Espejo OE3-45 entre Venezuela y Guayaquil
CC Pasaje Baca, 1er piso, oficina 15
mary.caleno@quito.gob.ec
GRACIAS

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