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Do‘s & Dont‘s im Freelancerbeschaffungsprozess
bei Projektdienstleistern
SAP Business ByDesign

2. Inhalt
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 Überblick
 Bestellung von Freelancern
 Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung
 Rechnungseingangserfassung
 WE/RE Bestände und Bereinigung
 Weitere Informationen

3. Überblick
Veranschaulichung des Prozesses
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Bestellung Wareneingang Rechnungseingang
WE/RE
Abschlussarbeiten
Bestände
prüfen
Bestände
bereinigen
Möglichkeit der
Abrechnung der
Aufwände an den
Kunden

4. Überblick
Vorteile und Risiken
 Vorteile
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 Bei Projektdienstleistern werden mehr oder weniger oft Freelancer (externe Dienstleister) in Kundenprojekten eingesetzt.
Leider ist es so, dass bei einer Abrechnung an den Kunden nicht immer auch bereits eine Rechnung des Freelancers vorliegt.
 In SAP Business ByDesign gibt es daher die Möglichkeit die Aufwände der Freelancer bereits vor dessen Rechnungstellung im
System zu erfassen und damit auch an den Endkunden weiter zu berechnen.
 Des Weiteren ermöglicht die Nutzung des Prozesses volle Transparenz über die Leistungen des Freelancers im Vergleich zu
dessen Rechnungstellung.
 Risiken
 Der Prozess birgt jedoch auch Risiken, d.h. Punkte im Prozess, deren nicht Beachten zu späteren Problemen führen kann.
Diese Risiken müssen vorher bekannt sein und werden aus diesem Grund in dieser Präsentation näher erläutert.

5. Bestellung von Freelancern
Bestellanforderung anlegen
 Im ersten Schritt muss eine Bestellanforderung aus dem Projekt angelegt werden. Es besteht allerdings auch die
Möglichkeit die Bestellung direkt anzulegen, d.h. nicht aus dem Projekt, sondern direkt im Workcenter für
Bestellungen. Dieser Fall wird hier jedoch nicht betrachtet, unterscheidet sich aber auch nicht wesentlich.
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6. Bestellung von Freelancern
Bestellanforderung anlegen
 Hierzu wird der zuvor auf Arbeitspaketebene eingetragene Dienstleister nun über den Reiter Produkte und
Einkauf bestellt.
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7. Bestellung von Freelancern
Bestellung anlegen
 Bei einem automatisiert konfigurierten Prozess erzeugt das System automatisiert eine Bestellung aus der zuvor
angelegten Projektbestellanforderung.
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8. Bestellung von Freelancern
Bestellung anlegen
 Die angelegte Bestellung findet man unter den Bestellungen.
 Wichtig zu wissen ist, dass der festgelegte Preis in der Bestellung ausschlaggebend für den weiteren Prozess ist,
daher sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass dieser dem tatsächlich mit dem Freelancer vereinbarten
Preis entspricht.
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9. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung
Möglichkeiten der Zeitrückmeldung
 Es gibt nun drei Möglichkeiten Zeiten für den Freelancer (Wareneingang) zu erfassen
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1. Der Freelancer erfasst die Zeiten selbst mit einem eigenen User im System.
2. Der Freelancer füllt eine Excel-Tabelle für einen nachgelagerten automatischen Upload ins System aus.
3. Der Projektleiter oder ein anderer zuständiger Mitarbeiter erfasst die Zeiten für den Freelancer händisch.

10. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung
Zeiterfassung mit eigenem User
 Bei dieser Möglichkeit muss für den im System angelegten Dienstleister ein User angefordert werden.
 Im Anschluss kann der Freelancer seine Zeiten wie ein Mitarbeiter erfassen.
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11. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung
Zeiterfassung via Excel Upload
 Bei dieser Möglichkeit füllt der Freelancer eine Excel-Tabelle aus, die dann 1:1 ins System hochgeladen werden
kann.
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12. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung
Erfassung durch Projektleiter
 Bei dieser Möglichkeit erfasst der Projektleiter oder eine zuständige Person die Zeiten für den Freelancer.
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13. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung
Buchungen beim Wareneingang
 Beim Wareneingang, also der Freigabe/Genehmigung der Zeitrückmeldung entsteht folgender Buchungsbeleg
(nach HGB und SKR03)
 Bei der Buchung wird bereits der Aufwand anhand des in der Bestellung festgelegten Preises für die externe
Leistungserbringung gebucht.
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Risiko
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Preis in der Bestellung mit Bedacht gewählt ist, eine Eingabe des
Preises während der Zeitrückmeldung ist nicht möglich.

14. Wareneingang bzw. Zeitrückmeldung
Kundenfakturierung
 Bereits ab diesem Zeitpunkt besteht nun die Möglichkeit die geleisteten Stunden des Freelancers an den Kunden
weiter zu fakturieren, es muss nicht auf einen Rechnungseingang gewartet werden.
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15. Rechnungserfassung
Buchungen der Eingangsrechnung
 Bei Erfassung der Rechnung im Freelancer-Prozess muss darauf geachtet werden, diese immer mit Referenz auf
die Bestellung anzulegen.
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16. Rechnungserfassung
Buchungen der Eingangsrechnung
 Das System schlägt bei dieser Art der Erfassung immer direkt die durch den Freelancer geleisteten Stunden zur
Abrechnung vor. So kann geprüft werden, ob die Rechnung des Freelancers mit den tatsächlich erbrachten
Leistungen übereinstimmt.
 Des Weiteren ist es auch sinnvoll den Leistungszeitraum einzugrenzen um zum Beispiel nur Zeiten aus einem
ganz bestimmten Monat zur Abrechnung vorgeschlagen zu bekommen.
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17. Rechnungserfassung
Buchungen der Eingangsrechnung
 Auf Positionsebene ist ersichtlich, welche Wareneingänge / Zeitrückmeldungen in die jeweilige Rechnung
einfließen.
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18. Rechnungserfassung
Buchungen der Eingangsrechnung
 Die Rechnung wird dann mit folgendem Buchungsbeleg gebucht (nach HGB und SKR03)
 Auffällig ist, dass kein Aufwand gebucht wird, aber dafür ein Transitkonto.
 Die Möglichkeit der Abrechnung an den Kunden bleibt auch hier bestehen und zeigt keine Veränderung. Es
werden auch keine, wie man vielleicht erwarten könnte, mehrfache Werte angeboten. Da die Bestellung, die
Zeitrückmeldung und die Rechnung mit einander verbunden sind, weiß das System genau was abzurechnen ist.
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19. Rechnungserfassung
Buchungen der Eingangsrechnung
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Risiko
An dieser Stelle des Prozesses können die meisten Probleme entstehen
• Erfassung der Rechnung ohne Bestellbezug
Wird die Rechnung ohne Bezug zur Bestellung erfasst, hat das System folglich auch keine Verbindung
zu den bereits beim Wareneingang erfolgten Aufwandsbuchungen und erzeugt somit erneut den
Aufwand. Des Weiteren werden die Stunden doppelt auf dem Projekt gebucht.
• Akzeptieren von Abweichungen
Werden die vom System vorgeschlagenen Stunden ignoriert, d.h. mehr Stunden in der Rechnung
eingetragen, dann fehlt für diese Stunden die Referenz zu einem Wareneingang. Die Auswirkungen
davon werden dann in einem späteren WE/RE Lauf spürbar.
• Falscher Abrechnungszeitraum
Wenn Sie den Abrechnungszeitraum nicht einschränken kann es passieren, dass Sie Stunden aus
einer falschen Periode einbeziehen, was Verschiebungen von Aufwänden zur Folge haben kann. Die
Auswirkungen davon werden dann in einem späteren WE/RE Lauf spürbar.

20. 20
Demo

21. WE/RE Bestände und Bereinigung
Bestände auswerten
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Abzurechnender Betrag = Wareneingang noch nicht berechnet
Zu erhaltender Betrag = Ware in Transit

22. WE/RE Bestände und Bereinigung
Bestände bereinigen
 Die Bereinigung bzw. der Ausgleich zwischen Wareneingängen und Rechnungen erfolgt im Workcenter
Bestandsbewertung im Bereich der WE/RE Verrechnung.
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23. Weitere Informationen
Tipps für Fehlerprävention, -findung und -behebung
 Bestellungen sollten möglichst geringe Laufzeiten haben um eine zeitnahe WE/RE Bereinigung sicher zu stellen.
 In der Sicht Einkaufsbelegpositionen im Workcenter Bestandsbewertung, kann man Bestellpositionen manuell
„endabrechnen“ um eine WE/RE Bereinigung trotz offener Bestellung zu erzwingen.
 Durch Gliederung des Berichtes „Einkaufbelegpositionen – Buchungen“ nach Buchungsperioden und
Ursprungsbelegart lassen sich Differenzen bei der Erfassung recht schnell ermitteln.
 In Eingangsrechnungen ist eine Bearbeitung der Kostenverteilung auch noch nach Buchung der Rechnung
möglich, so kann man nachträglich noch Wareneingänge der Rechnung zuordnen.
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24. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Andreas Eißmann
Beratungsleiter SAP Business ByDesign
SAP Mentor
Data One GmbH
Europaallee 5
66113 Saarbrücken
t. +49 681 989 15 182
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Twitter. andeiss

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