6. La creación de documentos en la
oficina ha cambiado…
Ayer Hoy
El papel como medio básico La tecnología digital como
de transmisión de la medio básico de transmisión
información de la información
La tecnología de copiado es La tecnología de impresión
el recurso principal de la es el recurso principal de la
creación de documentos. creación de documentos.
Funcionalidad y flujo de Funcionalidad y flujo de
trabajo secuenciales trabajo integrados
El color es el componente
El color es poco habitual integral en las
comunicaciones comerciales
7. Flujo de Trabajo de los Documentos en la Oficina (ahora...)
Creación del Documentos
Documento Digitalmente Distribuidos
Colaboración en Manejo de la Documentación Los Documentos que son
Tiempo Real en WorkFlow Impresos, Copiados.
Productividad en la Oficina :
•La definición actual de Productividad ha cambiado principalmente debido al
impacto de la tan rápida distribución de documentos
•La Productividad puede definirse como: qué tanto trabajo puede realizarse dentro
de un periodo finito de tiempo utilizando menos activos
8. …y con la nueva realidad llegan los
nuevos desafíos en la oficina.
Para el trabajador Para el proceso Para la tecnología
► Mayores expectativas ► Mejorar los flujos de ► Múltiples funciones para
de producción trabajo diarios racionalizar los equipos:
• e-mail
► Trabajar en los entornos • escaneo
► Plazos más ajustados del papel y digital de • envío de fax
manera simultánea • e-fax
• impresión
► Autosuficiencia
• copiado
► La posibilidad de hacer • almacenamiento
más con menos • administración
► Profesionalización en
del flujo de trabajo
entornos tecnológicos ► Utilización del Color en
► Controlar y administrar
forma inteligente
los costos.
► Mayor colaboración
► Seguridad de acceso y
utilización de los recursos
9. Problema Natural de las Oficinas
Entorno Actual
de las Oficinas
Impresoras Impresoras Impresoras Copiadoras Copiadoras Multifunción Fax
(Desktop) (Color) (Networked) (b/w) (Color)
► Multiples Equipos ► Exceso de Impresoras
► Diversidad de tecnologías ► Alto Costo de Consumibles
Dificultad para la Administración y Control
10. ¿Dónde estan los Costos ?
► Costos Operacionales
Inversión en Equipos
Servicio de Mantenimiento
Gasto en Consumibles
Volumen distribuido en Dispositivos
► Optimización de Activos
Capacidad adecuada de los equipos
Administración de los Equipos
Soporte de Help Desk
► Productividad de los Empleados
Productividad de la impresión
Utilización de los equipos
Integración con procesos criticos de la empresa.
Seguridad de acceso (impresión, copiado escaneo, faxeo)
Utilización del Color
11. ¿Cómo impacta en cada Sector de la Empresa?
Recursos y tiempo dedicados a la administración
Compras
de diferentes Proveedores, Contratos y Precios
Imposibilidad de calcular y controlar el gasto
Finanzas
generado por los equipos para realizar documentos
• Inversión en soporte del help desk, en instalaciones,
integración de la red y servicio al usuario.
IT • Asegurar que los usuarios cuenten con los equipos
y la tecnología correcta para lograr efeciencia en
sus tareas
Preocupación en la eficiencia de los proceso y la
Unidad de
Productividad de los trabajadores para satisfacer las
Negocios Necesidades del Cliente Final
13. La creación de documentos de manera rentable
en la oficina sólo puede ser brindada por…
Implementación
Equilibrada
Configuración de equipos
que optimiza el flujo de
trabajo y la rentabilidad.
Eficiencia total
de la oficina
Eficiencia de Eficiencia del
los Equipos Flujo de Trabajo
Equipos de Tecnología que Soluciones de software
optimizan las capacidades que optimizan la
de funcionalidad productividad y el flujo
recíproca. de trabajo de la oficina.
15. Problema Natural de las Oficinas
Entorno Actual
de las Oficinas
Impresoras Impresoras Impresoras Copiadoras Copiadoras Multifunción Fax
(Desktop) (Color) (Networked) (b/w) (Color)
► Multiples Equipos ► Exceso de Impresoras
► Diversidad de tecnologías ► Alto Costo de Consumibles
Dificultad para la Administración y Control
16. Implementación Equilibrada
Optimización de
Dispositivos
La implementación equilibrada significa:
► Menor Cantidad de Equipos ► Control de Volumenes e insumos.
► Integración de Funciones. ► Mejora de Procesos.
► Actualización Tecnológica ► Niveles de Seguridad en los Equipos
18. Multiples Soluciones de
Manejo Digital de los Documentos
Escanear para enviar por E-mail
Se puede habilitar la función de
Autenticación para evitar el acceso
no autorizado
Ingresar la dirección de
E-mail o elegir una
dirección de correo
electrónico
El e-mail se recibe
como adjunto
• TIFF
• PDF
19. Multiples Soluciones de
Manejo Digital de los Documentos
Envió de Fax directo desde la PC
PSTN
1 Seleccionar Fax desde menú de tipo de trabajo en driver
de impresión
2 Ingresar el número de fax del destinatario, o seleccionar
desde las direcciones de fax
3 Presionar OK para enviar el documento por fax
20. Accesibilidad y Administración de los Recursos
Funcionalidades
Los usuarios pueden saber el status de su trabajo
desde su Pc, tener confirmación de cualquier
problema con su trabajo y métodos para Notificación y resolución
resolverlos. Status inmediato de
las impresoras y los de Problemas
Los administradores tienen la capacidad de:
insumos Configuración e
- Configuración Remota instalación Remota de
- Administración Remota los Print Drivers.
- Notificación y Resolución de Problemas
- Alertas vía Correo Electrónico
- Localización de Fallas
21. Multiples Soluciones de
Manejo Digital de los Documentos
Scan to E-mail
Envío de Fax
Internet Fax
Scan to Mailbox
Envío de FAX por PC
Recepción x Outlook Scan to Network
Scan to Pc
Administración de Impresiones
Impresión Segura
Impresión Diferida Scan to PC
Impresión de Muestra
Desktop
Seguridad
- Autenticación ( Copiado/Impresión/Fax/Scanner )
- Sobreescritura
22. Entornos Actuales en las Oficinas
Costos Operativos Actuales Evaluación de Alternativa
COSTO MES PAGINAS COSTO MES PAGINAS
IMPRESIÓN LASER $ 172 4000 WorkCentre 118i $ 243 5775
COPIADORA $ 145 2500 WorkCentre 118i
Consideración: disminución del 25% del Volumen por:
Rollos ► Envío de Fax desde la Pc.
Impresora Laser de Red
FAX 2 $ 15 200 ► Eliminación de Copiado de Fax en Papel Térmico
Fax y envio desde la PC
INKJET Cartuchos ► impresión / Copiado Doble Faz.
Copiadora
Negro 3 $ 190 1000 ► Envío de Documentación por e-mail
Scanner / Scan to email
Gasto Resma Papel Cantidad ► Recepción de Fax entrantes por Correo Electrónico
15 $ 156 7500
Gasto Resma Papel 12 $ 121 5775
COSTO MES PAGINAS COSTO MES PAGINAS
TOTAL AL MES $ 677 7700 TOTAL AL MES $ 364 5775
Beneficios Adicionales
► Control por usuario del Volumen de Impresión y Copiado.
► Capacidad de Escaneo Documentos directo a la PC
► Edición y Almacenamiento de Documentos Digitalmente
► Instalación y Administración del Dispositivo vía Remota
► Calidad Laser constante en la impresión y Copiado
23. Situación actual (modelo de levantamiento de información)
Situación Actual
Volumen Volumen Costo Valor cuota Valor cuota Costo factura
Modelo Cantidad
unitario total suministros Unitario UF Mes Total UF Mes mes
M15i 10 4.533 45.330 0,00055 1,60 16,00 40,93
Pro420 6 9.138 54.829 0,00048 2,98 17,88 44,20
Pro423 1 12.016 12.016 0,00055 5,21 5,21 11,82
Pro45 1 13.214 13.214 0,00035 9,30 9,30 13,92
Total 18 125.389 48,39 110,87
0,00088
$ 16,36
Volumen Volumen Costo Valor cuota Valor cuota Costo factura
Modelo Cantidad
unitario total suministros Unitario UF Mes Total UF Mes mes
Impresoras otras marcas 132 1.559 205.819 0,00108 222,51
Total 132 205.819 222,51
0,00108
$ 20,00
Volumen Volumen Costo Valor cuota Valor cuota Costo factura
Modelo Cantidad
unitario total suministros Unitario UF Mes Total UF Mes mes
M15i 10 4.533 45.330 0,00055 1,60 16,00 40,93
Pro420 6 9.138 54.829 0,00048 2,98 17,88 44,20
Pro423 1 12.016 12.016 0,00055 5,21 5,21 11,82
Pro45 1 13.214 13.214 0,00035 9,30 9,30 13,92
Impresoras otras marcas 132 1.559 205.819 0,00108 - - 222,51
Total 150 331.208 48,39 333,38
0,00101
150 Equipos $ 18,62
6 Marcas
37 Modelos distintos
Desarrollamos un trabajo exhaustivo en el levantamiento de información
para generar una propuesta real que cumpla con las premisas de la
excelencia y el ahorro.