La planificación de Proyectos. Exposición del Equipo 1. Maestría en Tecnología Educativa

1. República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Defensa
Universidad Nacional Experimental
de la Fuerza Armada Bolivariana- UNEFA
Maestría en Tecnología Educativa
Gerencia de Proyectos y las TIC
Caracas, 13 de Octubre de 20141

2. 1
Aspectos :
Ejemplo de EDT y Diagrama de Gantt

3. 1
Aspectos :
Proyecto
Factores de éxito de los Proyectos
Planeación de Proyectos
Procesos básicos de Planeación
Finalidad del Planeamiento
Plan de Proyecto (Elementos)
Descripción de un Plan de Proyecto
Ejemplo de EDT y Diagrama de Gantt
Aseguramiento de la Calidad
Disciplinas básicas para el Aseguramiento de la Calidad.
Gestión de Riesgos
Contratación e Implementación
Servicios y Soluciones
Outsourcing Tecnológico

4. ¿Qué es un Proyecto?
Project Management Institute (2000) "es una
iniciativa temporal que se pone en marcha para
crear un producto o servicio único."
Project Management Body of Knowledge (2000) "es
un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear
un producto, servicio o resultado único"
La UNAD (Universidad Nacional Abierta y a
Distancia) define proyecto como la unidad operativa
de la planeación.

5. ¿Qué es un Proyecto?
Esfuerzo
• Es un trabajo llevado a cabo por personas para solucionar o mitigar
necesidades o problemáticas detectadas en el diagnóstico .
Temporal
• Se realiza en un período finito de tiempo, es decir que tiene un principio y
un fin y de acuerdo a su complejidad y a los recursos puede durar días,
semanas, meses y hasta años.
Llevado a
cabo
• Se refiere a que las actividades planificadas y los recursos asignados son
llevados a la acción mediante la puesta en marcha del plan de proyecto.
Para alcanzar
un resultado
único
• Es necesario realizar un estudio de mercadeo o análisis de una situación
en particular a fin de plantearse las estrategias a aplicar para alcanzar
dicho resultado.

6. Factores de éxito de los Proyectos
Alcance
TiempoCostos
Calidad

7. ¿Qué es la Planeación de Proyectos?
Es la formulación del estado futuro deseado para una
organización y con base en éste plantear cursos
alternativos de acción, evaluarlos y así definir los
mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los
objetivos propuestos, además de la determinación de la
asignación de los recursos humanos y físicos necesarios
para una eficiente utilización.
"La planificación consiste en determinar qué se debe
hacer ,cómo debe hacerse, quién es el responsable
de que se haga y por qué ".
American Management Association.
Planificar o planear consiste adelantarse en el
tiempo, prever lo que puede suceder y actuar
en consecuencia, para concretar en la realidad
lo que imaginamos en nuestra planificación.

8. Finalidad del Planeamiento
Crear un plan de proyecto que el gerente pueda usar
para acompañar el progreso de su equipo de trabajo. La
planeación no es inmutable, es decir, puede sufrir ajustes
periódicos de acuerdo a la realidad que se presente.
Procesos básicos de Planeación

9. Briseño , A. (2003)
Diagnóstico- Título
Elementos que deben estar presentes en un plan de proyecto

10. * Es el documento fundamental para la gestión de
proyectos. Éste puede ser representado mediante
flujograma conformado por actividades y las
relaciones entre ellas.
* Es la fotografía de las acciones que se deben
tomar para alcanzar un objetivo determinado.
Engloba todos los planes desarrollados durante los
diferentes procesos de planeación o planificación.
Son útiles porque requieren que pienses en todo el
proyecto y pongas los detalles del mismo en papel.

11. Descripción de un Plan de Proyecto
1. Visión general y
organización del
proyecto
Resumen/diagrama
del proyecto
Estructura
desglosada del
trabajo (EDT)
(WBS)
Plan de
Organización
Subcontratación
Misión, Objetivos, Restricciones,
Especificaciones del
producto/servicio final,
composición del equipo.
Definir tareas o paquetes de
trabajo, Identificar responsables de
cada tarea, Duración y fecha de
entrega de las tareas, asignar coste
inicial de las tareas
Especificar como se ajusta el
proyecto a la misión organizativa,
Contemplar imprevistos del
proyecto/periodos de informes,
Identificar los informes de eventos
importantes
Especificar tipos de contratos y procesos
de licitación, Identificar subcontratista si
es posible

13. Descripción de un Plan de Proyecto
2. Programación del
proyecto
Definir relaciones de precedencia de las
tareas, Determinar la ruta crítica e inicio
y entrega de la tarea, Identificar tiempos
de holgura, Especificar un diagrama de
Gantt
Identificar los flujos de efectivo,
Determinar un método para el
seguimiento y control de gastos.
Establecer el equipo definitivo del
proyecto, determinar cómo asignar
empleados y gestores a las tareas,
Especificar las personas responsables de
aprobaciones.
Tiempos y
programación
Presupuesto
del proyecto
Asignación de
Recursos
Adquisición de
equipo y
materiales
Especificar compras de materiales ( tiempo y
cantidad), Determinar compra y renta
apropiadas de equipo

14. Las etapas de PLANEACIÓN y CONTROL, son etapas
que están muy interrelacionadas, ya que si no se elabora la
primera la segunda no existiría. Es por ello que en la etapa
de PLANEACIÓN se deben elaborar herramientas que
permitan verificar su cumplimiento una vez que se lleven
a cabo, que de hecho esa es la FUNCIÓN de la etapa
de CONTROL.
El Diagrama de Gantt, creada por el Ingeniero Henry
Gantt permite indicar, en una LÍNEA DE TIEMPO, el
conjunto de las actividades que hay que llevar a cabo y
el tiempo en el que se planea que se debe cumplir.
Esto se lleva a cabo sólo en la etapa de PLANEACIÓN
Diagrama de Gantt

15. Ejemplo Diagrama de Gantt

16. Descripción de un Plan de Proyecto
3. Supervisión y
Control del proyecto
Especificar los tiempos para informes
periódicos, Indicar documentos de
comunicación.
Especificar cómo se manejarán
instrucciones de cambios,
Procedimientos de actualización de
presupuestos y programación.
Especificar las revisiones principales y las
personas responsables
Métricas de
control para
costes
Órdenes de
cambio
Informes de
eventos
importantes

17. Descripción de un Plan de Proyecto
4.Finalización
del Proyecto
Especificar quién realizará las auditorias
posteriores.
Especificar métricas para evaluar el
éxito/ fracaso del proyecto.
Evaluación
posterior al
proyecto

18. Plan de Alcance
Proceso de definición para estructurar y subdividir el trabajo en
tareas manejables. La definición de alcance se utiliza para
seleccionar el enfoque más adecuado y estimar el costo y fecha de
terminación, evaluando el impacto de cambios potenciales del
alcance en el calendario, presupuesto, requerimientos y satisfacción
del cliente.
Plan de Tiempo
Proceso para el desarrollo de fechas de inicio y finalización para los
elementos identificados en la gestión del proyecto. Estas fechas
están basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas,
las relaciones entre ellas y la disponibilidad de los recursos para
ejecutarlas. El calendario se utiliza para comunicar a los miembros
del equipo y al cliente cuando se realizarán las tareas y cuando
estarán disponibles los entregables.
Plan de Costos
La infraestructura financiera es establecida para dar soporte a la
estimación, pronósticos, presupuestos y monitoreo económico del
proyecto, asegurando que el mismo sea terminado dentro del
presupuesto aprobado.

19. Plan de Recursos Humanos
Describe los procesos necesarios para asegurar que se realiza el uso
más efectivo del personal involucrado en el proyecto. Los miembros
del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para desempeñar
con éxito las labores asignadas.
Plan de Calidad
Proceso de definición de las inspecciones y revisiones para asegurar
que el proyecto está aplicando efectivamente las prácticas de
gestión de proyectos, para satisfacer las necesidades para las
cuales el proyecto es llevado a cabo..
Plan de Comunicación
Es el proceso utilizado para determinar que tipo de información
enviar, a quien mandarla, cuando o que tan frecuentemente y como
manejarla o formatearla para que sea efectiva. Se deben
monitorear continuamente las actividades de comunicación para
asegurarse que el proceso está establecido y es mantenido de
manera efectiva.

20. Plan de Riesgos
Plan de Adquisiciones (contrato)
Identificación y evaluación sistemática de los factores de riesgo de
un proyecto y la planeación subsecuente para mitigar, aceptar o
transferir estos factores de riesgo. Los riesgos del proyecto son
reducidos tomando acciones para prevenir el riesgo minimizando las
incertidumbres. Reducir los riesgos incrementa la probabilidad de
éxito del proyecto.
.
Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisición,
utilización y reubicación efectiva de los recursos (humanos y
materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes.
Verifican que el proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento
de los requerimientos legales, de tal forma que se reduzca la
exposición legal
Plan de Métrica
Es la evaluación que se lleva a cabo una vez finalizado el proyecto
para determinar el éxito o fracaso del mismo.

21. Aseguramiento de la Calidad
Calidad : Se define como "el conjunto de
cualidades de una persona o cosa"
Cualidad: es lo que hace que una persona
o cosa sea lo que es, por su propiedad,
atributo, características, don, virtud,
entre otras.
Existe calidad cuando las
necesidades son cubiertas.
Consiste en tener y seguir un conjunto de acciones
planificadas y sistemáticas, implantadas dentro del
Sistema de Calidad de la empresa. Estas acciones
deben ser demostrables para proporcionar la
confianza adecuada (tanto a la propia empresa como
a los clientes) de que se cumplen los requisitos del
Sistema de la Calidad.
El Aseguramiento de la Calidad

22. .
Disciplinas Básicas para el Aseguramiento de la Calidad
Decir lo que hacemos: Si no podemos describir claramente nuestro
trabajo difícilmente podemos mejorarlo de forma consistente.
Hacer lo que decimos: utilizar como referencia los documentos de
políticas y procedimientos que se dijo que se iban a utilizar.
Registrar lo que hicimos: registrar los resultados de nuestras operaciones
nos permitirá examinar la calidad de nuestra ejecución e identificar las
causas de algún problema en caso de que suceda.
Verificar: es observar los registros indicados anteriormente para saber si
se está cumpliendo con los objetivos planteados.
Actuar sobre la diferencia: al detectar un problema potencial o inminente
debemos investigar, registrar lo investigado para determinar su origen y
posterior solución. Siempre evitando su repitencia.

23. .
Gestión de Riesgo
Riesgo implica las amenazas de sufrir daños o pérdidas
(resultados negativos) y también incluye las oportunidades
(resultados positivos). Es el medio a través del cual la
incertidumbre se maneja de forma sistemática con la
finalidad de disminuir la probabilidad de ocurrencia de
resultados negativos y aumentar la probabilidad de lograr
los objetivos del proyecto.
Los objetivos de la gestión de riesgos: son identificar,
controlar y eliminar las fuentes de riesgo antes de que
empiecen a afectar al cumplimiento de los objetivos del
proyecto.
La gestión de riesgo implica:
•La Incertidumbre: el acontecimiento que caracteriza al riesgo puede o
no ocurrir.
• Pérdida de Potencial: si el riesgo se convierte en una realidad,
ocurrirán consecuencias no deseadas o pérdida.

24. Contratación e Implementación
Servicios de una FirmaSoftware Hardware
Que permita:
• Realizar gestión documental de los procedimientos certificados por la planeación hasta la
fecha y su actualización posterior.
• Creación, consulta y distribución de documentos desde cualquier ubicación virtual y de la
forma más segura.
• Indexar y facilidad para ubicar la información.
• Asignar estados a la información siguiendo la secuencia de pasos a seguir propia de la
empresa.
• Asignar perfiles y permisos en el acceso a la manipulación y/o consulta de información.

25. Servicios y Soluciones
1. Capacidad
2. Costo
3. Control
4. Comunicación
5. Competitividad
Aumentan la velocidad de procesamiento.
Aumento del volumen en el procesamiento de información.
Almacenamiento de mayor cantidad de información
 Vigilancia de los costos.
 Reducción de costos.
Mayor seguridad de información.
Menor margen de error.
Interconexión.
 Integración de áreas en las empresas.
 Permite aumentar la capacidad competitiva de la
empresa. Es una organización Transcompleja.

26. Outsourcing Tecnológico
El Outsourcing tiene como objetivo principal la reducción de gastos
directos, basados en la subcontratación de servicios que no afectan la
actividad principal de la empresa. Se incluye una entrevista con una
administradora en la cual se hace una serie de preguntas directas sobre
los beneficios, alcances, servicios y beneficios que ve al utilizar el
Outsourcing, sin dejar por un lado los riegos que ello conlleva. En fin es un
tema sumamente interesante que si es bien aplicado puede reducir
escandalosamente los costos directos de una empresa.

27. Outsourcing Tecnológico
Las mejoras en la gestión de recursos, control de tiempos de finalización de
proyectos, control sobre el entorno de la Tecnologías de la Información y
aprovechamiento de los conocimientos del personal, así como también la reducción de
riesgos tecnológicos y de los períodos de formación y costes de personal fijo, son
algunos de los beneficios asociados al outsourcing tecnológico.
Es una empresa que presta servicios tecnológicos permitiéndole a sus clientes la
posibilidad de programar en ambiente Windows así como también ambiente open
source, generando un producto adaptable para futuros cambios, amigable a los usuarios
y de alta capacidad, rendimiento y calidad para apoyar la productividad de cada cliente.

28. Referencias Consultadas
Briseño, A. (2003). Administración de proyectos. [Documento en línea]. Disponible en:
http://cmap.upb.edu.co/rid=1238421469394_535457654_2854/tema1.admondeproyectosanabrise.pdf
[Consulta: 2014, octubre 08]
Klastorin, T. (2010). Gestión de proyectos. Con casos prácticos, ejercicios resueltos, Microsoft
Project Risk y hojas de cálculo. 2da Ed. España: Editorial Profit.
Ideas Propias. (2005). Gestión de Proyectos. [Documento en línea]. Disponible
en:http://www.ideaspropiaseditorial.com/documentos_web/documentos/978-84-934553-4-7.pdf
[Consulta: 2014, octubre 08]
Muñoz. M. (s/f). Plan de Proyecto. [Documento en línea]. Disponible
en:http://sinbad2.ujaen.es/cod/archivosPublicos/pfc/pfc_manuel_herrador.pdf
[Consulta: 2014, octubre 08]