power point

1. Documentación requerida para la
aplicación de la norma ISO 14000
Bachiller. Luis A Velásquez
C.I: 24.437.845
Código 46

2. El mejor método para demostrar la existencia de cualquier sistema de gestión es la
documentación. Por lo tanto, la documentación representa el componente más
importante de su sistema de gestión medioambiental
Tres niveles de documentación requeridos para que un sistema de gestión
medioambiental cumpla con la ISO 14000:
¿Cómo preparar la documentación de un
sistema de gestión medioambiental
basado en la ISO 14000?
Documentos
de Nivel 1
Documentos
de Nivel 2
Documentos
de Nivel 3

3. Documentos de Nivel 1
Son declaraciones políticas para cada elemento de la Sección 4 en la ISO 14001. Estas
declaraciones políticas explican por qué una compañía está conforme con un elemento
en particular.
Cada declaración política debe nombrar una persona y título responsable de la
implementación de la política. La de una compañía típica debería ocupar una página o
menos. Todas las manifestaciones políticas, la política medioambiental global de la
compañía y un cuadro organizativo deben ser agrupados dentro de un manual de política
medioambiental

4. Documentos de Nivel 2
Son los procedimientos operativos estándar que se utilizan dentro de la
compañía.
Los documentos de Nivel II relacionados con la norma de
gestión medioambiental se agrupan en el manual de
procedimiento medioambiental.
Estos mismos procedimientos pueden formar parte de un
manual de procedimientos más extenso de la compañía.
Los procedimientos de operación estándar describen un
proceso en particular, generalmente llevado a cabo por
una serie de gente diferente.
Describirá cómo, cuando, quién, dónde y con qué
equipamiento se llevará a cabo el cumplimiento de un
proceso formado por una serie de tareas relacionadas
con él.

5. Documentos de Nivel 3
Son las instrucciones de trabajo escritas utilizadas por un individuo para
completar una de las tareas listadas en el procedimiento de operación estándar.
La tarea se descompone en
pasos identificables. Una buena
instrucción de trabajo utiliza un
mínimo de palabras para
recopilar una cantidad máxima
de información.
Las ilustraciones, diagramas,
tablas de referencia y otras
ayudas, se recomiendan para
respaldar las instrucciones de
trabajo.
Los resultados medioambientales
producidos a partir de la
implementación de políticas y del
uso de procedimientos e
instrucciones de trabajo crean lo
que a veces se denomina cuarto
nivel de documentación

6. ¿cómo utilizar los diagramas de
flujo para preparar su
documentación?Un diagrama de flujo se puede utilizar para identificar las fases más importantes
del proceso o para mostrar el flujo de tareas requeridas para completar una fase
de un proceso.
Redacción de un procedimiento: respuesta de
emergencia
El rectángulo representa una fase del proceso. Los recuadros en forma de diamante
son puntos de decisión del proceso. Se pueden utilizar otros símbolos para
representar actividades tales como conexiones con otros procesos o como
documentación producida por el proceso
Ejemplo:

7. UN MEJOR DIAGRAMA DE FLUJO
El diagrama de flujo
básico se puede modificar
para adecuarse a la
necesidad específica de
elaboración de un
procedimiento operativo
específico.
Si se divide cada fase en
las tareas específicas
implicadas, se conseguirá
la información necesaria
para redactar el
procedimiento.
Para cada tarea
identificada se añade
información sobre quién lo
hace, cuándo se hace, qué
equipamiento se utiliza,
qué rendimiento se espera
y cómo se hace.
Utilizando esta forma,
podemos elaborar un
diagrama de flujo y
después añadir la
información que
necesitamos para redactar
un procedimiento

8. Utilizando esta forma, podemos elaborar un diagrama de flujo y después añadir la
información que necesitamos para redactar un procedimiento.
Para cada una de las tareas, el equipo determinará quién será responsable del cumplimiento de la tarea, cuándo la llevará
a cabo, dónde tendrán lugar estas actividades y qué equipamiento se utilizará. Si existen instrucciones de trabajo para
completar esta tarea, se tomará nota de ella junto con la información previa en nuestro formulario.
Para cada fase describirán las tareas que se tienen que cumplir. Se haría una lista de éstas en la segunda columna
de la hoja del diagrama del flujo. Las tareas se listarán por orden de realización.
Este diagrama de flujo nuevo se representará en la primera columna de la hoja del diagrama de flujo . Después
el equipo cambiará su análisis para centrarse en cada fase del proceso en particular.
Utilizando el diagrama de flujo creado para el proceso de respuesta de emergencia, podemos cumplimentar este formulario para
ayudarnos a redactar el procedimiento de respuesta de emergencia. Ello se consigue representando en primer lugar el diagrama de
flujo en la primera columna, que se debe preparar utilizando un equipo multifuncional.

9. Flujo de
proceso
Tareas Quien Cúand
o
Dónde Equipamient
o
Instrucciones
de trabajo
relativa
Formulario tipo de gráfico de flujo para ayudar en la redacción de
procedimientos de operación estándar

10. Hay varios elementos que se pueden incluir en cualquier documentación. Estos incluyen
el título del documento, su número, una firma que indique que el documento ha sido
autorizado, el nivel de revisión, nombre de la compañía y un esquema de numeración de
páginas.
Un buen formato para los procedimientos operativos e instrucciones de trabajo es
numerar los párrafos según su nivel de descripción. Por ejemplo, el tema de «finalidad»
puede ser numerado 1.0. La descripción general de este tema se puede numerar 1.1.0.
Los principales temas a cubrir por un procedimiento operativo estándar
incluirían los siguientes:
Finalidad
Alcance y objetivos
 Responsabilidades
Procedimientos definiciones
 Documentos relacionados
 Cuestiones de auditoría

11. EL ESTILO EN LA REDACCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y LAS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Un manual de procedimientos no debe levantar una barrera para las operaciones.
La idea es hacer que su manual de procedimientos sea fácil de usar para que la gente se anime a seguir las
instrucciones de trabajo.
El formato que seleccione debe dejar algunos espacios en blanco en la página y tener un aspecto atractivo.
Los procedimientos e instrucciones de trabajo deben ser tipografiados o impresos en una impresora que tenga
un tamaño mínimo de 12 puntos y que sea fácil de leer.
Redactar procedimientos que puedan ser comprendidos por todos los empleados.
Para empezar, el procedimiento debe estar redactado de forma clara, concisa y utilizando un lenguaje sencillo.

12. Además de los procedimientos escritos, su manual de procedimientos debe estar
organizado en torno a las siguientes líneas:
En primer lugar, el manual se debe preparar utilizando una carpeta de tres anillas; de
este modo se podrán actualizar fácilmente los procedimientos existentes.
En segundo lugar, la cubierta debe indicar claramente que se trata de su manual de
procedimiento medioambiental. No dude en utilizar un logo de la compañía y en dar a
cada manual un número de control como parte de su sistema de control de documentos.
La primera página del manual debe ser una copia de su política de calidad
medioambiental global de la compañía.
Debe ir seguida de un índice que enumere todos los procedimientos incluidos y sus
correspondientes niveles de revisión. Haciendo una lista de los niveles de revisión será
más fácil que su equipo de auditoría interna pueda confirmar que su manual está al día.
Después del índice debe haber un prefacio que describa la finalidad general de su manual
de procedimiento medioambiental. Después seguirá una copia del cuadro organizativo.

13. EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LAS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Las instrucciones de trabajo también son diferentes de los procedimientos operativos
en cuanto a intención y presentación.
En primer lugar, la intención de una instrucción de trabajo es informar a un
individuo sobre cómo completar una tarea. En lugar de descomponer cada fase del
proceso en tareas, ahora tomamos una tarea y la descomponemos en pasos
identificarles La cantidad de detalle necesario dentro de una instrucción de trabajo
variará en función de varios factores, como por ejemplo:
La complejidad de la tarea
El nivel de conocimiento que posean los trabajadores
La posibilidad de que las tareas las complete un trabajador temporal
El idioma que hablen los empleados
La necesidad de ilustraciones o muestras

14. En segundo lugar, una instrucción de trabajo está presentada en un formato
diferente.
Al igual que un procedimiento, hay un bloque de apertura con el nombre de la
instrucción, la fecha de revisión, el nivel de revisión, la firma de autorización, el número
de instrucción y el número de páginas.
Después empieza la instrucción mediante la descripción de las tareas que se deben
completar, incluida una descripción del alcance de aplicación, en otras palabras, dónde
se va a utilizar esta instrucción.
Esto va seguido por una lista del equipamiento y de otros recursos necesarios para
completar la tarea.
Después empieza el proceso de descripción de cómo se van a completar las tareas.
Después puede añadir información adicional, como listas de comprobación de defectos,
criterios del profesional, precauciones de seguridad, con quién contactar si tiene dudas, y
otros

15. Lo que debe intentar es redactar una instrucción de trabajo que pueda ser seguida
por una persona responsable de la actividad, incluso si esa persona tuviese un
conocimiento limitado de su compañía producto y operaciones.
Las instrucciones deben incluir información sobre dónde obtener el equipamiento
necesario, precauciones a seguir y resultado a conseguir.
 Al mismo tiempo, debe utilizar el menor número posible de palabras para
comunicar la información, pero instrucciones suficientes para satisfacer las
necesidades de la situación particular.

16. El análisis del trabajo y de la tarea le pueden ayudar a elaborar instrucciones de
trabajo y procedimientos así como un flujo de documentos para ayudarle a
cumplir sus necesidades de formación, descripción de puestos de trabajo,
pruebas de aptitud, gestión de personas, y otras necesidades. No es la única
manera de conseguirlo, pero es uno de los caminos más eficientes para lograr un
sistema de gestión medioambiental de mejor calidad.
Conclusiones