HR in beweging: hoe verandert HR?
Anita Lettink

ARINSO: innovation in HR
2006 ARINSO boosts eHR capabilities with acquisiton of OpenHR
2005 ARINSO recognized as most innovative HRO player in the industry
ARINSO launches euHReka, its one-to-many HR & Payroll Outsourcing Platform
2004 ARINSO delivers first global HRO contract and PAN European Payroll Projects
2003 Together with ACS,ARINSO wins the largest HRO deal in Europe to date
Launch of ARINSO People Services
2002 ARINSO starts servicing its first full HRO contract in the US
2000 ARINSO IPO on Euronext Brussels – Launch of Human Capital business model
1996 First SAP-HR Projects live – First international clients
1994 Foundation of ARGUS INTEGRATED SOLUTIONS
ARINSO International today:
Operating globally from 25 countries on 5 continents
Over 2,350 HR focused professionals, 300 in Netherlands
Euronext listed (BXL:ARIN)
Outstanding financial ratios
Continued strong organic growth (+17.5% inY2004; +15% inY2005)

HRM… the sky is the limit?

HR veranderingen draaien niet om HR…
…de business staat centraal!

Veranderen is van alle tijden…
“There is nothing more difficult to carry out, nor
more doubtful of success, nor more dangerous to
manage, than to initiate a new order of things. For
the initiator has enemies in all those who profit by
the old order, and only lukewarm defenders in
those who would profit the new.”
Machiavelli

Waarom verandert HR?
• Betere ondersteuning van de business;
• Tijd voor visie en ontwikkeling;
• Inspelen op HR trends
• Administratieve werkzaamheden = dis-satisfier
• Hogere servicegraad;
• Kwaliteit
• Specialisatie
• Toegevoegde waarde processen;
• Vraag neemt toe vanuit business/lijnmanagement
• Lagere kosten;
• Efficiency;
• Meer sturen op kosten

Consequenties voor HR
Kortere doorlooptijd
Betere service en kwaliteit
Reduceer en beheer kosten
Service Level Agreements
Self service voor managers en employees
Meer tijd en aandacht voor strategische en
tactische HR diensten
Geintegreerde management informatie
Support voor organisatie-ontwikkeling
Herdefinieer de rol van HR in de organisatie
Richt HR opnieuw in met behulp van nieuwe
organisatiemodellen en technologie
Nieuwe partnerships
Zet technologie in als verbindende/ondersteunende factor
HR Transformatie
Lever diensten anders Lever andere diensten

Veranderen: in theorie…
Operationaliseren corporate en HRM strategie
Vaststellen huidige situatie (As-Is)
Ontwerp gewenste situatie (To-Be)
Beoordelen consequenties (mensen, sourcing, IT)
Business case, planning
Uitvoeren transformatie
Evaluatie en verdere optimalisatie

Bekende uitdagingen...
Bij medewerkers en managers:
• Grote verschillen in:
• computervaardigheid
• toegang tot digitale hulpmiddelen
• Verwachtingen gebaseerd op
vroegere HR diensten
• Onbegrip voor service levels
• ‘Mijn HR manager doet dat altijd voor
mij’
• Acceptatie van nieuwe
processen/diensten
• Verwarring over rollen: wie moet ik
wanneer bellen?
• Gebrek aan training
Bij HR:
• Standaardisatie is nieuw
• ‘Zo doen wij dat hier niet!’
• Iedereen heeft te maken met de
verandering
• ‘Wat gaat dat mij aan?’
• Voor processen moet je
samenwerken
• ‘Waarom vraag je dit aan mij? Jullie
moeten dit zelf oplossen!!’
• Bij reorganisaties: sabotage?
• ‘Dit is mijn probleem niet meer!’
• Aanvullende activiteiten tijdens project
• ‘Daar heb ik geen tijd voor’
• Verandermoeheid
• Klantgerichte instelling is niet
eenvoudig te leren
• ‘Ik heb je al gezegd..’

Veranderen in de praktijk ...
Visie op verandering
 In lijn met de business visie
 Duidelijk beeld van de
gewenste situatie
 Iedereen ziet de noodzaak
voor verandering
Veranderstrategie
 Veranderbereidheid
 Veranderplan
 Risico-analyse
Commitment
 Stakeholders & sponsors
 Betrokkenheid
 Teambuilding
Resultaten
 Quick wins
 Waardering en beloning
 Evaluatie en verankering
Nieuwe manier van werken
 Gedrag
 Kennis en vaardigheden
 Training
Structuur en processen
 Projectaanpak
 Organisatie-impact
 Structuur, functiebeschrijvingen,
competenties
Communicatie
 Informatieplan
 Media en middelen
 Inzicht en acceptatie
Mijlpalen en maatregelen
 Prestatie-indicatoren
 Business case

Visie op verandering
• Koppel de HR visie aan de business visie als
geintegreerd geheel
Kennis- en expertisecentrum
Logistiek centrum
Centrum
voor
S&D
Spreek-
uur-
centrum
Behandel-
centrum
Verpleeg-
centrum
Huisarts
thuis
huisarts
thuiszorg
verzorgingshuis
verpleeghuis
Kennis- en expertisecentrum
Logistiek centrum
Centrum
voor
S&D
Spreek-
uur-
centrum
Behandel-
centrum
Verpleeg-
centrum
Huisarts
thuis
huisarts
thuiszorg
verzorgingshuis
verpleeghuis

Veranderstrategie: Plan
• Verandering kan hard en hevig zijn
• Schat je verandering in en verdubbel vervolgens je inschatting
• Veranderinspanning moet gericht zijn op de periode na go-live
• Weerstand is onvermijdelijk
• Wees voorbereid op de momenten waarop weerstand
gaat optreden
• Maak weerstandscurves voor de verschillende groepen
• Leer van projecten in het verleden
• Hoe verandermoe is de organisatie?CONFUSION/DENIAL
1
ANGER/BLAME
2
INTEGRATION/
MOVING ON 7
4 DEPRESSION
6 ACCEPTANCE
BARGAINING
3
PERFORMANCE
T
I
M
E
PERIOD OF LOSS
INCREASING STRESS
DECREASING STRESS
POSITIVE GROWTH
5 TESTING
CONFUSION/DENIAL
1
ANGER/BLAME
2
INTEGRATION/
MOVING ON 7
4 DEPRESSION
6 ACCEPTANCE
BARGAINING
3
PERFORMANCE
T
I
M
E
PERIOD OF LOSS
INCREASING STRESS
DECREASING STRESS
POSITIVE GROWTH
5 TESTING

Veranderstrategie:
Risico-analyse
Feb Apr Jun Aug Okt Dec
2005
HRSC visie &
business case
Detail ontwerp &
implementatie HRSC
Go-Live
2004
Dec
Bemensing
Change Management
Training
HRIS & telecommunicatie
Huisvesting
Stabilisatie
Feb Apr

Structuur en processen
• Definieer 10 geboden voor je project
• Alle acties worden daaraan getoetst
• Bied zekerheid en richting
• Duidelijke managementbeslissingen
• Vroegtijdige aankondiging van ontslag/afvloeiing (maar niet
te vroeg!)
• Individuele ontwikkelingsplannen
• Dialoog: veel persoonlijk
overleg/koffiebezoekjes/lunchmeetings
• Voorbeeldfunctie: Betrek alle medewerkers in het ontwerp,
helpt het moreel hoog te houden

Mijlpalen en maatregelen
• Mijlpalen – resultaten die gehaald moeten worden om
de doelstellingen van het project te realiseren
• Activiteitenplanning – moeten uitgevoerd worden om
mijlpalen te halen
• Takenoverzicht – taken om de activiteiten uit te voeren
• Controleer de effectiviteit van de veranderaanpak op
een aantal momenten in het project
• Korte interviews met lijnmanagers/medewerkers buiten het
project

Commitment
• Veel managementaandacht, sponsor op C-niveau is cruciaal
• Business managers hebben dit contact en HR moet dit spel leren spelen
• Zorg dat sponsors en stakeholders op alle belangrijke events
aanwezig zijn
• Stakeholder assessments op alle niveaus
• Hoe krijg je de lijn mee?
• Opdrachtgever zijn
• HR is ver weg
• Niets meer te onderhands regelen
• Integraal management
• Toegevoegde waarde
Org
Readiness
Team
Sponsors
Sustaining
Sponsors
Change
Agents &
Champions
Change
Targets
In staat stellen
In staat stellen
•Richting geven
•Coachen op acties
•Acties terugrapporteren
•Rresources leveren
•In staat stellen
•Betrekken
•Communiceren met
•Feedback ontvangen
•Train
•Betrekken
•Communiceren met
•Trainen
•Verandering steunen
•Communiceren en ontmoeten
•Hindernissen verwijderen
•Training plannen
•Resources beschikbaar stellen
In-Country
Americas
Org
Readiness
Team
Steunende
Sponsors
Verander
Agenten &
Kampioenen
Verander
Doelen
Ondersteunen met materiaal
•
•
•
•
•
•
•
•
•Trainen
•
•
•
•
•
•
•
•
Divisies-
XYZ
Org
Readiness
Team
Sponsors
Sustaining
Sponsors
Change
Agents &
Champions
Change
Targets
In staat stellen
In staat stellen
•Richting geven
•Coachen op acties
•Acties terugrapporteren
•Rresources leveren
•In staat stellen
•Betrekken
•Communiceren met
•Feedback ontvangen
•Train
•Betrekken
•Communiceren met
•Trainen
•Verandering steunen
•Communiceren en ontmoeten
•Hindernissen verwijderen
•Training plannen
•Resources beschikbaar stellen
In-Country
Americas
Org
Readiness
Team
Steunende
Sponsors
Verander
Agenten &
Kampioenen
Verander
Doelen
Ondersteunen met materiaal
•
•
•
•
•
•
•
•
•Trainen
•
•
•
•
•
•
•
•
Divisies-
XYZ

Communicatie
• Communicatie moet gericht zijn op alle betrokkenen
• De doelstelling van communicatie is om vertrouwen
te wekken in het resultaat
• Communicatie moet gericht zijn op 2 zaken:
• informatiebehoefte
• wegnemen van zorgen
• Een goed communicatieplan omvat alle media en
kanalen
• De realiteit wijkt altijd af van de verwachting
• Start na go-live een nieuwe communicatieronde op

Nieuwe manier van werken (1)
• HR heeft een klantgerichte houding (“Nee” zeggen
mag!)
• Het gaat er niet alleen WAT je levert maar ook HOE!
• Pas marketing principes van toe: HR marketing
• De klant is koning: leidt HR staf op
• Help HR klanten om hun rol te begrijpen: opleiden!
• Publiceer je eigen succes!

Intern
- Premieberekeningen
- Grondslagen
- Fiscale wetgeving
- Loontabellen
- Pensioengatreparatie
Extern
Nieuwe manier van werken (2)
• Klantomgeving:
• Spreek de taal van je klant/doelgroep
• Begrijp de ‘wereld’ van de klant

Resultaten
• Goede As-Is financiële informatie en regelmatige
updates van de business case
• Toon aan dat het project op schema loopt, dat zorgt voor
geloofwaardigheid naar de business
• Zakelijke discussie van alle scenario’s inclusief
outsourcing
• Laat na 3 maanden een audit uitvoeren op het project
en het resultaat:
• Vergroot de geloofwaardigheid
• Schenkt aandacht aan optimalisatiemogelijkheden

Tot slot…
...maar hangt af van een efficiente ondersteuning van managers en employees
door HR medewerkers
...en van het begrip voor en acceptatie van de veranderingen in de organisatie en
de processen
...en van de kwaliteit van de HR dienstverlening tegen acceptabele kosten
Succes in HCM wordt niet bereikt door toepassing van een geavanceerd HR
Dienstverleningsconcept, een nieuw HRIS, de “Look & Feel” van self
service of Service Level Agreements met de business...