Presentasjon fra CIO Forum regnskap januar 2017. Forteller om veien vi gikk for å skifte ut Visma med Xledger på under tre måneder og har fått mer fokus på kjernevirkshomheten vår og mindre regnskapsfouks
2. Aleksander Dye
• Teknologidirektør / CTO for
Confex
• Fokus på prosesser og personer
fremfor systemer og teknologi
• IT og forretning må gå samme
vei - de er ett!
• @aleksanderdye
no.linkedin.com/in/aleksanderdye
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
3. 19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
• Confex er en ledende leverandør av kurs og
konferanser i Norge og Sverige.
• Vi utvikler og arrangerer mer enn 350 kurs og
konferanser til nærmere 15.000 deltakere hvert år
4. 19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
• Har levert 481.449 kursdeltakelser siden 1997
• Leverer i premiumsegmentet
• B2B
5. Noen eksempler
• Excel Grunnleggende
• Excel for controllere og
økonomiansvarlige
• Jobb smartere, ikke mer
• Alt du trenger å vite om
personaljus
• Ble sertifisert i
forhandlingsteknikk
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
6. Datidens systemer
og prosesser
• Hva med kjernevirksomheten?
• Manuelt
• Kontrollmekanismer
• Innsikt via filter
• 2,5 årsverk
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
Foto: Jorge RoyanØsterrike, Göttweig Abbey, 2015
7. Behov og ambisjoner
(for økonomisystem)
• Regnskap vs. kjernekompetanse
• Kostander som følger inntektene
• Enkelt
• Tilgjengelig
• Standardisert
• SaaS vs. On-premises
• 1997 til i dag
• API
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
8. Hvorfor bytte?
Oppgradere Visma?
Ønsket oss
• nye prosesser
• standardisering
• flytende kostander
• innsikt og kontroll
• kjernevirksomhetsfokus
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
9. Implementeringen
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
• Dagens situasjon vs. behov
• Prosessgjennomgang og
involvering
• Datamigrering
• Nytt system med gamle og nye
data
• Starte med nytt system
• TCQ
• 2,5 måneder med oppsett
10. Nåsituasjon og
endringer
• Kontroll
• Oversikt
• Fokus på kjernevirksomhet
• Flytende kostnader
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
11. I dag
• 290’ i kostnader per år
• 130’ er papirfakturaer som vi skal få ned
• Fra 2,5 til ca. 1 årsverk på
økonomi og regnskap
• Konsulent + intern ressurs
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
12. Tips
• Rett kompetanse: system og
regnskap
• Rett involvering: «de som kan»
og «de som skal»
• Se denne presentasjonen med
notater
19.01.2017 CIO Forum Regnskap 2017 Aleksander Dye CTO
Presentasjonen legges opp på linkedinprofilen min og er blir tilgjengelig fra CIO Forum sine sider i etterkant.
Her er det klart at vi har et behov for et fleksibelt system som kan tilpasses våre aktiviteter
Med premiumsegmentet mener jeg her at vi har strenge krav til kursholdere og lokaler, til og med lunsjen skal være bra når du er på kurs med oss!
Vi leverer er en helhetsopplevelse med dyktige kursholdere som kan formidle kunnskapen til deg.
Vi leverer stort sett kun til bedrifter som sender sine ansatte for å friske opp eller få ny kompetanse, tiden er dyrebar og vi må levere på dette
Her er kursene vi har profilert på confex.no pr 18. januar 2017 som viser noe av bredden i vårt tilbud. Klikk dere gjerne inn på linkene når dere får presentasjonen senere.
«Alle» var involvert i økonomi og regnskap
Manuelle og «tilfeldige» rutiner
Manglende kontrollmekanismer
Måtte be om rapporter for å få innsikt i regnskapet
2,5 årsverk på økonomi og regnskap
Regnskap er for oss et nødvendig onde, det må gjøres og er ikke vår kjernekompetanse
Vi trenger flytende kostander som følger inntektene våre
Enkelt: Er det gjort er det gjort - Ingen dobbeltregistreringer
Et system som er tilgjengelig fra «alle» plattformer, «alltid»
Flest mulig standardiserte systemer som snakker sammen
SaaS opp mot on-premises handler om å slippe ansvaret for oppgraderinger, patching og tilgjengelighet for alle
Tilpasset systemer fra 1997 og kontinuerlig utviklet til i dag
Trenger et API for å snakke med våre systemer
Oppgradere Visma eller se etter noe nytt?
Ønsket nye prosesser som skal være standardisert også med tanke på datautveksling
Ønsket flytende kostander
Ønsket mer hands-on innsikt og kontroll
Ønsket at færre i organisasjonen var involvert i regnskap – bruke tiden på kjernevirksomhet
Hva er dagens situasjon og hva trenger vi?
Hvordan ønsker vi at prosessene skal være og hvem må involveres?
Datamigrering – hva har vi og hvordan skal dette reflekteres i nytt system?
Se at nytt system virker med gamle og nye data
Starte med nytt system – introduksjon til organisasjonen og opplæring av brukere
Time – Cost – Quality, vi hadde en tidsramme som var krevende, noe grunnet interne krav og behov og noe eksternt. Vi ville ha et nytt system testet og i drift før vi startet 2016 for å ha et komplett år når vi så januar 2017 og det klarte vi!
Ferdig tilpasset og levert etter ca 2,5 måneder da dette er et system som er klart for bruk i utgangspunktet da alt er «ferdig» vi måtte bare tilpasse dette til våre behov
Kontroll på fakturaer, forfall og hva som er ventet
Oversikt for alle som trenger det
Færre jobber med «regnskap» - mer fokus på kjernevirksomhet
Flytende kostnader i tråd med inntekter; faktura ut gir kostander, men også inntekter
Rett kompetanse = domenekunnskap: system- og regnskapskompetanse i samme hode, det er behov for et helhetsperspektiv!
Rett involvering = historisk kompetanse fra bedriften, koblet til fremtidige regler fra dag 1, tidlig involvering er nøkkel