ASIGNACIN-1 Considere el siguiente proceso en una empresa de 800 empleados a principios de la dcada de 1990. Casi cualquier empleado de la empresa puede iniciar una solicitud de compra rellenando un formulario. La solicitud de compra incluye informacin sobre los bienes a comprar, la cantidad, la fecha de entrega deseada y el costo aproximado. El empleado puede nombrar un proveedor especfico. Los empleados a menudo solicitan cotizaciones de los proveedores para obtener la informacin requerida. Completar todo el formulario puede demorar algunos das ya que el empleado muchas veces no tiene los datos requeridos. El presupuesto se adjunta a la solicitud de compra. Esta solicitud completa est firmada por dos supervisores. Un supervisor debe proporcionar una aprobacin financiera, mientras que el otro supervisor debe aprobar la necesidad de la compra y su conformidad con la poltica de la empresa (p. ej., si compra una herramienta de software, es compatible con el entorno operativo estndar de TI de la empresa?). Recoger las firmas de los dos supervisores toma en promedio 5 das. Si es urgente, el empleado puede entregar personalmente el formulario, de lo contrario se distribuye por correo interno. Una solicitud de compra rechazada se devuelve al empleado. A veces, el empleado realiza modificaciones menores y vuelve a enviar la solicitud de compra. Una vez que se aprueba una solicitud de compra, se devuelve al iniciador de la solicitud. El empleado enva el formulario al departamento de compras. Los empleados a menudo hacen una copia del formulario para su propio registro, en caso de que se pierda. El departamento de compras verifica que la solicitud de compra est completa y se la devuelve al empleado si est incompleta. Luego, el departamento de compras ingresa la solicitud aprobada en el sistema empresarial de la empresa. Si el empleado no nombr a ningn proveedor, un empleado del Departamento de compras selecciona uno segn las cotizaciones adjuntas a la solicitud de compra o segn la lista de proveedores (tambin denominada lista maestra de proveedores) disponible en el sistema empresarial de la empresa. A veces, la cotizacin adjunta a la solicitud ha expirado mientras tanto. En este caso, se solicita una cotizacin actualizada al proveedor correspondiente. Otras veces, el proveedor que envi la cotizacin no est registrado en el sistema empresarial de la empresa. En este caso, el departamento de compras debe dar preferencia a otros proveedores que estn registrados en el sistema empresarial. Si dichos proveedores no estn disponibles o si los proveedores registrados ofrecen precios ms altos que los de la cotizacin enviada, el departamento de compras puede agregar el nuevo proveedor al sistema empresarial. Cuando se selecciona un proveedor, el sistema empresarial genera automticamente una orden de compra. La orden de compra se enva al proveedor por fax. Se enva una copia de la orden de compra a la oficina de cuentas por pagar. Esta oficina, parte del departame.

1. ASIGNACIN-1
Considere el siguiente proceso en una empresa de 800 empleados a principios de la dcada de
1990.
Casi cualquier empleado de la empresa puede iniciar una solicitud de compra rellenando un
formulario. La solicitud de compra incluye informacin sobre los bienes a comprar, la cantidad, la
fecha de entrega deseada y el costo aproximado. El empleado puede nombrar un
proveedor especfico. Los empleados a menudo solicitan cotizaciones de los proveedores para
obtener la informacin requerida. Completar todo el formulario puede demorar algunos das ya que
el empleado muchas veces no tiene los datos requeridos. El presupuesto se adjunta a la solicitud
de compra. Esta solicitud completa est firmada por dos supervisores. Un supervisor debe
proporcionar una aprobacin financiera, mientras que el otro supervisor debe aprobar la necesidad
de la compra y su conformidad con la poltica de la empresa (p. ej., si compra una herramienta de
software, es compatible con el entorno operativo estndar de TI de la empresa?). Recoger las
firmas de los dos supervisores toma en promedio 5 das. Si es urgente, el empleado puede
entregar personalmente el formulario, de lo contrario se distribuye por correo interno. Una
solicitud de compra rechazada se devuelve al empleado.
A veces, el empleado realiza modificaciones menores y vuelve a enviar la solicitud de compra.
Una vez que se aprueba una solicitud de compra, se devuelve al iniciador de la solicitud. El
empleado enva el formulario al departamento de compras. Los empleados a menudo hacen una
copia del formulario para su propio registro, en caso de que se pierda. El departamento de
compras verifica que la solicitud de compra est completa y se la devuelve al empleado si est
incompleta. Luego, el departamento de compras ingresa la solicitud aprobada en el sistema
empresarial de la empresa. Si el empleado no nombr a ningn proveedor, un empleado del
Departamento de compras selecciona uno segn las cotizaciones adjuntas a la solicitud de compra
o segn la lista de proveedores (tambin denominada lista maestra de proveedores) disponible en el
sistema empresarial de la empresa.
A veces, la cotizacin adjunta a la solicitud ha expirado mientras tanto. En este caso, se solicita
una cotizacin actualizada al proveedor correspondiente. Otras veces, el proveedor que envi la
cotizacin no est registrado en el sistema empresarial de la empresa. En este caso, el departamento
de compras debe dar preferencia a otros proveedores que estn registrados en el sistema
empresarial. Si dichos proveedores no estn disponibles o si los proveedores registrados ofrecen
precios ms altos que los de la cotizacin enviada, el departamento de compras puede agregar el
nuevo proveedor al sistema empresarial.

2. Cuando se selecciona un proveedor, el sistema empresarial genera automticamente una orden de
compra. La orden de compra se enva al proveedor por fax. Se enva una copia de la orden de
compra a la oficina de cuentas por pagar. Esta oficina, parte del departamento financiero, utiliza
un sistema de contabilidad que no est integrado con el sistema empresarial, donde se almacenan
las rdenes de compra.
Las mercancas siempre se entregan al departamento de entrada de mercancas. Cuando se reciben
los bienes, un empleado de este departamento selecciona la orden de compra correspondiente en
el sistema empresarial. El empleado verifica la cantidad y la calidad y genera un documento
llamado formulario de entrada de mercancas a partir de la orden de compra almacenada en el
sistema empresarial. Las mercancas se reenvan al empleado que inici la solicitud de pedido. Se
enva una copia impresa del formulario de entrada de mercancas a la oficina de cuentas por pagar.
Si hay algn problema con los bienes, se devuelven al proveedor y se enva una nota al
departamento de compras ya la oficina de cuentas por pagar para su archivo.
El proveedor finalmente enva la factura directamente a la oficina de cuentas por pagar. Un
empleado de esta oficina compara la orden de compra, la entrada de mercancas y la factura. Esta
ltima tarea se llama emparejamiento de tres vas. La comparacin tripartita requiere mucho tiempo
porque el empleado debe investigar cuidadosamente cada discrepancia. El proceso de pago tarda
tanto que la empresa a menudo no cumple con la fecha lmite para el pago de la factura y tiene
que pagar una multa.
Al final, el empleado activa la transferencia bancaria y enva un aviso de pago al vendedor.
Algunos vendedores indican explcitamente en su factura el nmero de cuenta bancaria a la que se
debe realizar la transferencia. Sucede que el nmero de cuenta bancaria y el nombre indicados en
la factura difieren del registrado en la base de datos de proveedores. A veces, los pagos se
recuperan, en cuyo caso se contacta al proveedor por telfono, correo electrnico o correo postal. Si
se dan nuevos datos bancarios, se vuelve a intentar la transferencia. Si el problema an no se
resuelve, la oficina de cuentas por pagar debe contactar nuevamente al proveedor para rastrear la
causa del pago rebotado.
1. Qu tipo de proceso es el anterior: order-to-cash, procure-to-pay, application-to-
aprobacin o asunto a resolucin?
2. Quines son los actores de este proceso? Quines son los clientes?
3. Cules son las tareas de este proceso?

3. 4. Qu valor entrega el proceso a sus clientes?
5. Cules son los posibles resultados de este proceso?
6. Tomando la perspectiva del cliente, qu medidas de desempeo se pueden
apegado a este proceso?
7. Qu problemas potenciales prev que podra tener este proceso? Qu informacin
Necesitara recolectar para analizar estos temas?
8. Qu posibles cambios cree que se podran hacer en este proceso para
abordar los problemas anteriores?